【開催報告】大阪 ユーザー交流会 2025/6/5 Zoho サービスを活用して業務をアップデート

【開催報告】大阪 ユーザー交流会 2025/6/5 Zoho サービスを活用して業務をアップデート

皆さま、こんにちは。コミュニティチームの中野です。

6/5（木）に、大阪 ユーザー交流会 を開催しました。本投稿では、その様子をお届けします。
当日の登壇資料などもこちらに共有しますので、参加できなかった皆さまもご参照ください。
（Zoho社員セッションの登壇資料については、8月に開催する福岡 ユーザー交流会の開催報告で共有予定です。）


今年初の開催となる大阪 ユーザー交流会では、akippa株式会社 内藤さんによるZoho CRM / Forms の事例セッションのほか、
「見込み客・顧客データの管理/活用方法」をテーマに、参加者同士でZohoサービス の活用方法を共有するグループワークを行いました。
登壇いただいた内藤さん、そして参加いただいたZoho ユーザーの皆さん、ありがとうございました！

Zohoサービス活用事例セッション：

Zoho サービスを活用して業務をアップデート〜目指せ、スプシ依存組織からの脱却

駐車場予約アプリ「akippa」を展開するakippa株式会社の内藤様に、営業対応・業務プロセスの属人化の解消を
目的としたZoho CRM / Forms の活用方法についてご紹介いただきました。

・Zoho の利用全体イメージ / 本日取り上げる内容

駐車場オーナー向けランディングページ(LP)に設置された、問い合わせ／資料ダウンロードフォーム（Zoho Forms）に
届いた内容への対応と、Zoho CRM へのデータ連携*についてお話ししました。

*データ連携などの具体的な設定方法については、当日ハンズオン形式でご紹介いただいたため、
本投稿での詳細な解説は割愛しております。あらかじめご了承ください。



1 業務課題をZohoで解決

以下スライドの課題に記載の通り、Zoho 導入前は特定のメンバーしかツールを活用できないなど、
通知のチェック漏れ、データ集計の手間など、多くの課題がありました。
しかし、これらの課題としていた業務をZohoサービスに置き換えることで、業務改善に繋がりました。



2 具体的なZoho 活用法

2 -1 資料ダウンロードフォーム（Zoho Forms）

LPに設置しているフォーム（資料ダウンロード）は以下画像のように3つのページに分けて構築しました。
  1. 左で個人情報（必須）
  2. 数字を入れるだけの項目
  3. 問い合わせの詳細など　

3ページに分割してフォームを運用している理由は離脱防止です。1ページ内に多くの設問数が設置されているフォームの方が、設問数の少ないフォームより離脱率が上昇する傾向があります。
また、最後に入力負荷がかかる項目を持ってきている理由については、ここで入力を辞めたらこれまで入力した労力が無駄になるという「サンクコスト効果」を意識して、意図的に最後に置いています。


2 -2 資料ダウンロードいただいた方への通知（Zoho CRM）

ワークフローで、以下2つの処理を走らせています。
  • 資料ダウンロードしていただいた方向けのメール通知
  • 社内向けにSlackの通知


前述の「資料ダウンロードしていただいた方向けのメール通知」の内容は、以下画像の通りです。
資料をすぐに表示せず、メールで案内している理由は、資料を受け取った人の反応を確認しやすくするためです。


また、資料ダウンロードがあった際には、社内コミュニケーションツールであるSlackに通知が飛ぶように設定しています。
これにより、問い合わせ内容の確認や、担当者の割り当てなどをスムーズに行えるようにしています。

まとめ

見込み客からの問い合わせ〜フォローアップに関する業務をZohoに置き換え、属人化の解消に取り組んでいます。
また、これまでさまざまなフォームツールを利用してきましたが、Zoho Formsは最も使い勝手が良いと感じていますので、
ぜひ他のユーザーの皆さんにも一度触っていただきたいです。

内藤さん資料：




グループワーク：見込み客・顧客データ、どう貯めて、どう活用していますか？

見込み客の育成方法や、既存顧客のフォローアップ時にどのようにZohoを活用しているのかを共有していただきました。

共有内容(一部抜粋)：
・CRM ポータル機能：紙のDMを送付したお客さまへのフォロー架電をテレマ会社に依頼。テレマ会社とポータルを通じて情報を共有しながら運用しています。
・CRM / Projects 連携：CRMで商談管理し、受注後にProjectsで社内外の関連メンバーと共にタスクを管理しています。
 

最後に

今後のユーザー交流会は、東京と福岡での開催を予定しています。
枠に限りがありますので、参加を希望される方はお早めに参加登録をお願いします。

6/13（金）18:00～　 東京 ユーザー交流会（AP新橋）︎

8/8（金）18:00～　福岡 ユーザー交流会
※会場調整中。博多駅近辺を予定

 
 

今後ともZoho コミュニティをよろしくお願いいたします！

ゾーホージャパン コミュニティチーム

    • Sticky Posts

    • 【6/22〜6/24開催】Zoho CRM 管理者向けトレーニングのご案内

      「Zoho CRMを導入したばかりで、初期設定や基本操作に不安がある」、「短期間で基礎から理解を深め、運用開始までをスムーズに行いたい」「Zoho CRMを基礎から再度学び直したい」といった課題や要望をお持ちの管理者に向け、Zoho CRM 管理者向けオンライントレーニングを実施します。 2022年6月の開催回よりトレーニング内容を刷新し、有償にて実施いたします。   ─────────────────────────────────── ＞詳細・お申し込みはこちら：https://www.zoho.com/jp/crm/crmtraining/

    • 【12/17(金)Meetup開催】参加者にはノベルティプレゼント！Zoho サービス相談会/情報交換会もあります

      こんにちは、Zoho Japan コミュニティチームの今成です。 12月17日（金）16:00から、今年最後のMeetup(ユーザー交流会)を開催します！ ●詳細はこちら：https://www.zohomeetups.com/ZohoJapanCommunityMeetup2021vol4/ 前半は今年9月にZoho サービスを導入したユーザー様のセッションとして、現状の利用状況とこれからどのようにZoho サービスを利用していくか、これからの構想談をお話いただきます。 後半では、Zoho CRM

    • 【6/29(火) 初心者向け】カスタム関数勉強会のご案内

      先日のMeetupでも告知しましたが、以前より多くのユーザーさまからご要望いただいていたZoho の「カスタム関数」に関する基本の勉強会を6/29(火) 17:00に、開催します！ 関数の基本的な書き方や、Zoho CRM で活用できる関数例のデモなどについて、Zoho の技術メンバーがわかりやすく解説します。 関数の基本を掴みたい方はぜひ、ご参加くださいませ。 ＞＞申し込みはこちら：‌attend.zoho.com/luy0 以下詳細です。 ーーーーーーーーーーー 日時：6月29日(火) 17:00~

    • 【3/19(金)】Meetup(ユーザー交流会)開催のご案内。Zoho CRM ユーザー事例やZoho Sign の紹介、Zoho CRM 相談会など

      こんにちは、Zoho Japan コミュニティチームの今成です。 2021年1回目となるMeetupを、3月19日（金）16:00~ 開催いたします！ ●詳細はこちら：https://www.zohomeetups.com/ZohoJapanOnlineMeetup2021vol1 毎回好評のZoho ユーザーさまによる活用事例をはじめ、Zoho の電子署名ツール「Zoho Sign」の製品デモや、グループディスカッションをご用意しています。 前半/後半のみのご参加も可能ですので、お気軽にご参加ください！

    • 【12/17(木) 16:00-】ユーザー同士で情報交換を行う、グループディスカッションもあります。オンラインMeetup Vol.4 開催のお知らせ

      Zoho コミュニティチームの今成です。最近寒くなってまいりましたが、みなさまいかがお過ごしですか？ Zoho Japan Communityでは、今年最後のオンラインMeetup（ユーザー交流会）を開催いたします！以下、詳細のご案内です。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー ＜日時＞2020年12月17日(木) 16:00-18:00 ＜参加費＞無料 ＜開催方法＞オンライン ＜概要＞ 前半（16:00〜17:00）  自社活用事例「Zoho 社員は、1日の中でどのサービスをどれくらい使っているのか」（ゾーホージャパン株式会社　コミュニティチーム）

    • Recent Topics

    • Prevent editing of a record after getting approved/rejectedr

      Hi, I'd like to block any user from editing a record after it was approved or rejected, how can I do that?

    • Formula Field/Campo de Fórmula

      Hello everyone, I have a purchase requisition form in which each department submits a request, and the request is automatically routed to the person responsible for that department. In this form, I have several fields with the following link names: Quantidade1,

    • Free Webinar: Zoho Sign for Zoho Projects: Automate tasks and approvals with e-signatures

      Hi there! Handling multiple projects at once? Zoho Projects is your solution for automated and streamlined project management, and with the Zoho Sign extension, you can sign, send, and manage digital paperwork directly from your project workspace. Join

    • Formatting Problem | Export to Zoho Sheet View

      When I export data to Zoho Sheet View, ID columns are automatically formatted as scientific notation. Reformatting them to text changes the actual ID values. For example, 6557000335603071 becomes 6557000335603070. I have attached screenshots showing this

    • Introducing Workqueue: your all-in-one view to manage daily work

      Hello all, We’re excited to introduce a major productivity boost to your CRM experience: Workqueue, a dynamic, all-in-one workspace that brings every important sales activity, approval, and follow-up right to your fingertips. What is Workqueue? Sales

    • Feature Request - The Ability to Link A Customer with a Vendor

      Hi Finance Suite Team, Many businesses buy and sell products from the same companies or individuals. For example, a car sales business may buy a car from a member of the public, and that member of the public may also buy a new car from us. This makes

    • Long table name (sync from Zoho Creator)

      Dears, How can I remove the suffix in parentheses? These tables are synced from Zoho Creator and are treated as system tables, so their names cannot be changed. This issue makes the aggregation formulas look awful.

    • [Free Webinar] Learning Table Series - Streamlining incident management process with Zoho Creator

      Hello everyone, We’re excited to invite you to another edition of the Learning Table Series webinar. As you may already know, we've moved to a purpose-based approach in the Learning Table Series this year. Each session now focuses on how a Zoho Creator

    • Unattended - Silent

      How can I hide the tray icon / pop up window during unattended remote access for silent unattended remote access?

    • Importing into Multiselect Picklist

      Hi, We just completed a trade show and one of the bits of information we collect is tool style. The application supplied by the show set this up as individual questions. For example, if the customer used Thick Turret and Trumpf style but not Thin Turret,

    • Text snippet

      There is a nice feature in Zoho Desk called Text Snippet. It allows you to insert a bit of text anywhere in a reply that you are typing. That would be nice to have that option in Zoho CRM as well when we compose an email. Moderation Update: We agree that

    • Marketing Tip #18: Make your online store mobile-friendly to improve traffic

      Most online shoppers browse on their phones first. If your store is hard to read, slow to load, or tricky to navigate on mobile, they’ll bounce fast. A mobile-friendly store doesn’t just look nice; it improves engagement, reduces drop-offs, and helps

    • [Need help] Form closed. Please contact your form administrator for further assistance.

      https://forms.zohopublic.com/cceinfoifly1/form/CCE2025CCEFocusGroupRegistrationForm2025Fall/formperma/s_8XcLETTbFxZ_TAS4r_W6W5UBl8o5oxEnIX35IBKg4 I checked we didn't exceed the usage limit and form availability is enabled, Please help us enable this form

    • Zoho People. Updating TabularData

      I am trying to update tabular data in the record. I always have the same response. I have checked many times. Section ID is correct. May be something wrong with request structure itself. Can someone help me. Body content type: form urlencoded query params

    • Automatically CC an address using Zoho CRM Email Templates

      Hi all - have searched but can't see a definitive answer. We have built multiple email templates in CRM. Every time we send this we want it to CC a particular address (the same address for every email sent) so that it populates the reply back into our

    • Unable to Send Different Email Templates for Different Documents in Zoho Sign

      Hello Zoho Community, I am facing a limitation with Zoho Sign regarding email notifications sent to customers when a document is sent for signing. Currently, whenever I send any template/document for signing, the email notification that goes to the customer

    • Reminder needs 0 minute choice

      I most use 0 minute reminders.  Every other calender service has this choice.  If I create an event in my Android calendar with 0 minute reminder it will change to 5 minute.  Please ad 0 as a reminder choice, this should be a 5 minute fix.  Thanks.

    • Customer ticket creation via Microsoft Teams

      Hi all, I'm looking to see if someone could point me in the right direction. I'd love to make it so my customers/ end users can make tickets, see responses and respond within microsoft teams. As Admin and an Agent i've installed the zoho assist app within

    • Is there a way to update all the start and end dates of tasks of a project after a calendar change?

      Hi! Here's my situation. I've built a complete project planning. All its tasks have start dates and due dates. After completing the planning, I've realized that the project calendar was not the right one. So I changed the project calendar. I now have

    • How to update task start date when project start date changes?

      Hi there, When the start date of a project changes, it's important to update the start dates of the tasks associated with that project to reflect the new timeline. Is there a way to shift the start date of all project tasks when the start date of a project

    • Issue with Picklist Dropdown Not Opening on Mobile

      Hello I am experiencing an issue with picklist values on mobile. While the arrow is visible, the dropdown to scroll through the available values often does not open. This issue occurs sporadically, it has worked occasionally, but it is very rare and quite

    • using the client script based on the look up filed i wnat to fetch the record details like service number , service rate

      based on selected service look up field iwant to fetch the service serial number in the serice form how i achive using client script also how i get the current date in the date field in the on load of the form

    • Zoho Books/Square integration, using 2 Square 'locations' with new Books 'locations'?

      Hello! I saw some old threads about this but wasn't sure if there were any updates. Is there a way to integrate the Square locations feature with the Books locations feature? As in, transactions from separate Books locations go to separate Square locations

    • Zoho Commerce - How To Change Blog Published Date and Author

      Hi Commerce Team, I'm discussing a project with a client who wants to move from Woo Commerce / Wordpress to Zoho Commerce. They have around 620 blog posts which will need to be migrated. I am now aware of the blog import feature and I have run some tests.

    • Does zoho inventory need Enterprise or Premium subsrciption to make Widgets.

      We have Zoho One Enterprise and yet we can't create widgets on inventory.

    • ZMA shows as already connected to Zoho CRM, but integration not working

      When I try to connect ZMA with Zoho CRM, it shows as already connected, but the integration doesn’t seem to be working. I’ve attached the screen recording for reference.

    • Automatic Email Alerts for Errors in Zoho Creator Logs

      Hello, We would like to request a feature enhancement in Zoho Creator regarding error notifications. Currently, Zoho Creator allows users to view logs and errors for each application by navigating to Zoho Creator > Operations > Logs. However, there is

    • Workflow Rule - Field Updates: Ability to use Placeholders

      It will be great if you can use placeholder tags to update fields. For example if we want to update a custom field with the client name we can use ${CONTACT.CONTACT_FIRSTNAME}${CONTACT.CONTACT_LASTNAME}, etc

    • Password Assessment Reports for all users

      I'm the super admin and looking at the reporting available for Zoho Vault. I can see that there is a Password Assessment report available showing the passwords/weak and security score by user. However I'm confused at the 'report generated on' value. Monitor

    • Can't change form's original name in URL

      Hi all, I have been duplicating + editing forms for jobs regarding the same department to maintain formatting + styling. The issue I've not run into is because I've duplicated it from an existing form, the URL doesn't seem to want to update with the new

    • Setting certian items to be pickup only

      How do we have some items that are pickup only? I have several items in my item's list that I do not ship. But they need to be on the website to be sold, and picked up in store. Need to be able to do this as one of these products is a major seller for

    • Using gift vouchers

      We would like to be able to offer a limited number of gift vouchers, of varying values, to our customers, and are looking for the best way to do this. We have looked at Coupons and Gift Certificates, but neither seem to fit the bill perfectly. Coupons:

    • Automatically updating field(s) of lookup module

      I have a lookup field, which also pulls through the Status field from the linked record. When the lookup is first done, the Status is pulled through - this works perfectly. If that Status is later updated, the lookup field does not update as well. As

    • Zoho Commerce and Third-party shipping (MachShip) API integration

      We are implementing a third-party shipping (MachShip) API integration for our Zoho Commerce store and have made significant progress. However, we need guidance on a specific technical challenge. Current Challenge: We need to get the customer input to

    • Adding custom "lookup" fields in Zoho Customization

      How can I add a second “lookup” field in Zoho? I’m trying to create another lookup that pulls from my Contacts, but the option doesn’t appear in the module customization sidebar. In many cases, a single work order involves multiple contacts. Ideally,

    • Can you import projects into Zoho Projects yet?

      I see some very old posts asking about importing project records into Zoho Projects. But I can't find anything up to date about the topic. Has this functionality been added? Importing tasks is helpful. But we do have a project where importing projects

    • Zoho Inventory. Preventing Negative Stock in Sales Orders – Best Practices?

      Dear Zoho Inventory Community, We’re a small business using Zoho Inventory with a team of sales managers. Unfortunately, some employees occasionally overlook stock levels during order processing, leading to negative inventory issues. Is there a way to

    • Automation #10 - Auto Assign Ticket based on Keywords

      This is a monthly series designed to help you get the best out of Desk. We take our cue from what's being discussed or asked about the most in our community. Then we find the right use cases that specifically highlight solutions, ideas and tips on optimizing

    • Automate attendance tracking with Zoho Cliq Developer Platform

      I wish remote work were permanently mandated so we could join work calls from a movie theatre or even while skydiving! But wait, it's time to wake up! The alarm has snoozed twice, and your team has already logged on for the day. Keeping tabs on attendance

    • Reusable Custom Functions Across Department Workflows

      Dear Zoho Desk Team, We appreciate the powerful workflow automation capabilities in Zoho Desk, particularly the ability to create and use custom functions within workflows. However, we have encountered a limitation that impacts efficiency and maintainability.

    • Next Page