Optimiser le dossier d'équipe au sein de WorkDrive - 2e partie

Optimiser le dossier d'équipe au sein de WorkDrive - 2e partie



La tâche de l'administrateur est de fournir l'accès juste aux bonnes personnes sans entraver l'accès aux documents quotidiens. Découvrons comment WorkDrive vous offre la possibilité d'optimiser les différentes tâches exécutées dans le dossier de l'équipe.

Éliminer les copies multiples d'un même document

L'une des façons d'éliminer les copies multiples d'un même document est la fonction de versions de la suite Zoho Office. Cela vous permet de
  • Accéder à l'ancienne version du document, sans créer plusieurs documents.
  • Connaître les modifications apportées au document.
  • Créer un document individuel à partir de n'importe quelle version. 

Contrôler l'accès aux fichiers

Pour empêcher d'autres utilisateurs de modifier un fichier, il suffit de le verrouiller. Une fois prêt à collaborer à nouveau, reprenez le fichier.

Bon à savoir

  • Un utilisateur doit au moins avoir un accès d'édition au fichier pour pouvoir l'extraire (le verrouiller). 
  • Lorsqu'un fichier est verrouillé dans un dossier d'équipe, les membres ayant un rôle d'organisateur ou d'administrateur peuvent le déverrouiller.

Extraire un fichier

  • Sélectionnez un fichier dans "Mes dossiers" ou "Dossier d'équipe".
  • Cliquez sur l'icône "Autres" dans la barre d'actions en haut, sélectionnez "Extraire" dans la liste déroulante ou encore, faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez "Extraire".
  • L'onglet Versions du fichier s'ouvre dans un nouvel écran, cliquez sur "Extraire". Lorsque vous avez extrait un fichier, vos collaborateurs ne peuvent pas le modifier ni voir les modifications que vous avez apportées.

Pour récupérer un fichier

  • Sélectionnez un document extrait, faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez "Archiver"
  • L'onglet Versions du fichier s'ouvre, ajoutez des notes de version pour référence ultérieure.
  • Vérifier pour permettre à vos collaborateurs de voir les modifications que vous avez apportées.

Organiser le dossier d'équipe

Vous avez créé un fichier dans le mauvais dossier d'équipe ? Vous souhaitez partager un document de votre dossier personnel à un dossier d'équipe ? Ou vous voulez simplement organiser vos fichiers ? Ne vous inquiétez pas, la fonction "Déplacer et copier" de WorkDrive vous aide à le faire sans perdre les données et sans les inconvénients du téléchargement.

Bon à savoir

  • Seuls les Organisateurs et Administrateurs d'un dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers dans le dossier d'équipe.
  • Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des documents de leur dossier d'équipe vers leurs "Mes Dossiers".
  • Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers de l'un vers un autre. Il doit avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier d'équipe de destination.
  • Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers de ce dossier d'équipe vers un dossier partagé. Ils doivent avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier de destination. 
  • Pour copier des fichiers et des dossiers au sein d'un dossier d'équipe, vous devez être membre du dossier d'équipe et avoir au moins le rôle d'éditeur.
  • Pour copier des fichiers et des dossiers d'un dossier d'équipe vers Mes Dossiers, vous devez être un membre du dossier d'équipe et disposer de n'importe quel rôle.
  • Un membre avec n'importe quel rôle dans un dossier d'équipe peut copier des fichiers vers un autre. Le membre doit avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier de l'équipe de destination.
  • Vous pouvez copier des fichiers et des dossiers d'un dossier d'équipe auquel vous avez un rôle quelconque vers un dossier partagé auquel vous avez au moins le rôle d'éditeur.

Afficher les propriétés du fichier

Sachez tout sur un fichier dans Zoho WorkDrive en visualisant ses propriétés. Découvrez comment visualiser les informations générales, les versions, l'activité et les statistiques d'accès d'un fichier.
  • Sélectionnez un fichier dans le dossier de l'équipe.
  • Cliquez sur l'icône "Autres" dans la barre d'action en haut. 
L'onglet Informations générales affiche les informations suivantes du fichier ;
  • Format du fichier
  • Utilisateur qui a créé le fichier et la date de création
  • Utilisateur qui a modifié le fichier et la date de modification
  • Taille (taille de la dernière version du fichier)
  • Stockage utilisé (stockage total utilisé par les différentes versions du fichier)
  • Lien permanent (lien d'accès au fichier)
  • Nombre de commentaires
  • Nombre de vues
  • Nombre de téléchargements

Sous l'onglet Versions, vous pouvez consulter la liste des versions du fichier. La taille et les notes de la version du fichier sont également indiquées.
Cliquez sur l'icône des trois points verticaux sur une version de fichier. Vous pouvez faire les actions suivantes à partir de là :
  • Restaurer la version comme version principale
  • Télécharger la version
  • Afficher un aperçu de la version
  • Enregistrer la version comme un nouveau fichier
  • Supprimer la version

Bon à savoir

  • Pour les dossiers d'équipe privés, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle supérieur pour voir les versions d'un fichier.
  • Pour les dossiers d'équipe publics, tout membre du dossier d'équipe peut visualiser les versions d'un fichier.
  • Pour les fichiers partagés, tout membre de l'équipe peut visualiser les versions de ces fichiers.
L'onglet Activité vous permet de voir toutes les activités sur le dossier par vous et vos collaborateurs, en fonction de la date et de l'heure.

Bon à savoir

  • Pour les dossiers d'équipe privés et publics, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle supérieur pour afficher l'activité d'un dossier.
  • Pour les fichiers partagés, un membre doit avoir l'autorisation de partage pour visualiser les activités sur ces fichiers.
Les statistiques d'accès avancées d'un fichier vous permettent de voir qui a accédé à votre fichier (membres de l'équipe et utilisateurs externes) et quelles actions ils ont effectuées (nombre de consultations et de téléchargements).
  • Sous accès global, vous pouvez voir le nombre de membres de l'équipe et d'utilisateurs externes qui ont accédé au fichier, ainsi que leur nombre total de consultations et de téléchargements.
  • Le lien permanent ou lien de partage externe vous affiche le nombre total correspondant de consultations et de téléchargements pour le fichier.
  • Cliquez sur Permalink pour afficher la liste des membres de l'équipe qui ont accédé au fichier, ainsi que la date et l'heure auxquelles ils y ont accédé.
  • Cliquez sur un lien de partage externe pour afficher la liste des utilisateurs externes qui ont accédé au fichier ainsi que la date et l'heure auxquelles ils y ont accédé.

Bon à savoir

  • Dans le cas d'un lien de partage externe, si les données de l'utilisateur telles que le nom, le numéro de téléphone et l'e-mail sont demandées, ces données seront également indiquées.
  • Si le nom n'est pas demandé, les utilisateurs seront appelés en tant que Guest# (dans l'ordre Guest#1, Guest#2, etc.).
  • Pour les dossiers d'équipe privés et publics, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle plus élevé pour voir les statistiques d'accès d'un fichier.
  • Pour les fichiers partagés, un membre doit avoir l'autorisation de partage pour voir leurs statistiques d'accès.

N'hésitez pas à nous faire part de vos questions dans la partie commentaires ci-dessous.
 
L'équipe Zoho France

    • Sticky Posts

    • Collaboration sans faille avec Zoho One

      Bonjour à tous, Dans cet article nous allons voir comment Zoho One permet une collaboration à différents niveaux .       La façon dont nous travaillons évolue. À mesure que les entreprises se mondialisent, la plupart des activités sont menées en équipe.

    • Recent Topics

    • Rate Limiting in Zoho Flow (OpenAI API)

      Hi Everyone, We are facing some issues when using Zoho Flow as we have a deluge script running which is making external calls to OpenAI endpoint. Sometimes the response takes more than 30 seconds meaning the script will timeout. We want to implement a

    • Placing a condition before converting the LEAD

      Hi,  I need some assistance with Lead conversion. I need to place certain conditions before allowing the user to convert the lead.  For example: up until the certain status's doesn't equal "green" don't allow to convert lead.  I tried creating this using

    • it is possible to open a widget via deluge script function

      I have one function that is workflow action I call my fucntion I need to call the internal widget it is possible to open or it have to please tell me the solution

    • Creator - Portal Custom Domain

      I will pay $100 in crypto to anyone who can actually get my Creator Custom Domain to function (actually tell me how you got yours to).  Domain verifies, Nothing. I've been fighting it a week, multiple chats to customer service. Clearly I'm doing something wrong.  Some datapoints Domain name itself unimportant, can be a string of numbers.  I need to know what registrars are working for you because GoDaddy does NOT.  Do I need hosting? I've tried both ways and nothing works.  I pushed through Cloudflare

    • steps and options to change Domain DNS/Nameservers settings

      Please share the options or steps to change  Domain DNS/Nameservers settings 

    • Employees in Leave Policy exceptions

      In the Leave Policies we should be able to add specific employees to the exception list So it will be like All Employees except A,B,C in the exception list, currently we can only add departments etc

    • How I set default email addresses for Sales Orders and Invoices

      I have customers that have different departments that handle Sales Orders and Invoices. How can i set a default email for Sales Orders that's different than the default email for Invoices? Is there a way I can automate this using the Contact Persons Departments

    • Modular Permission Levels

      We need more modular Permissions per module in Books we have 2 use cases that are creating problems We need per module export permission we have a use case where users should be able to view the sales orders but not export it, but they can export other

    • Kaizen #157: Flyouts in Client Script

      Hello everyone! Welcome back to another exciting edition of our Kaizen series, where we explore fresh insights and innovative ideas to help you discover more and expand your knowledge!In this post, we'll walk through how to display Flyouts in Client Script

    • How get stock name from other column ?

      How get stock name from other column ? e.g. =STOCK(C12;"price") where C12 is the code of the stock

    • Adding a developer for editing the client application with a single user license

      Hi, I want to know that I as a developer I developed one application and handed over to the customer who is using the application on a single user license. Now after6 months customer came back to me and needs some changes in the application. Can a customer

    • Download an email template in html code

      Hello everyone, I have created an email template and I want to download it as html. How can i do that? I know you can do it via the campaigns-first create a campaign add the template and download it as html from there. But what if i don't want to create

    • Attachment is not included in e-mails sent through Wordpress

      I have a Wordpress site with Zeptomail Wordpress plugin installed and configured. E-mails are sent ok through Zeptomail but without the included attachment (.pdf file) Zeptomail is used to send tickets to customers through Zeptomail. E-Mails are generated

    • Upcoming Changes to the Timesheet Module

      The Timesheet module will undergo a significant change in the upcoming weeks. To start with, we will be renaming Timesheet module to Time Logs. This update will go live early next week. Significance of this change This change will facilitate our next

    • Best way to schedule bill payments to vendors

      I've integrated Forte so that I can convert POs to bills and make payments to my vendors all through Books. Is there a way to schedule the bill payments as some of my vendors are net 30, net 60 and even net 90 days. If I can't get this to work, I'll have

    • Cant update image field after uploading image to ZFS

      Hello i recently made an application in zoho creator for customer service where customers could upload their complaints every field has been mapped from creator into crm and works fine except for the image upload field i have tried every method to make

    • Billing Management: #4 Negate Risk Free with Advances

      In the last post, we explored how unbilled charges accumulate before being invoiced. But what happens when businesses need money before service begins? Picture this: A construction company takes on a $500,000 commercial building project expected to last

    • Is there an equivalent to the radius search in RECRUIT available in the CRM

      We have a need to find all Leads and/or Contacts within a given radius of a given location (most likely postcode) but also possibly an address. I was wondering whether anyone has found a way to achieve this in the CRM much as the radius search in RECRUIT

    • Zoho CRM Inventory Management

      What’s the difference between Zoho CRM’s inventory management features and Zoho Inventory? When is it better to use each one?

    • Cannot Enable Picklist Field Dependency in Products or Custom Modules – Real Estate Setup

      Hello Zoho Support, I am configuring Zoho CRM for real estate property management and need picklist field dependency: What I’ve tried: I started by customizing the Products module (Setup > Modules & Fields) to create “Property Type” (Housing, Land, Commercial)

    • Get Workflow Metadata via API

      Is there a way to get metadata on workflows and/or custom functions via API? I would like to automatically pull this information. I couldn't find it in the documentations, but I'm curious if there is an undocumented endpoint that could do this. Moderation

    • Zoho Projects - Q2 Updates | 2025

      Hello Users, With this year's second quarter behind us, Zoho Projects is marching towards expanding its usability with a user-centered, more collaborative, customizable, and automated attribute. But before we chart out plans for what’s next, it’s worth

    • FSM setup

      So we have been tinkering with FSM to see if it is going to be for us. Now is the time to bite the bullet and link it to our zoho books and zoho crm. The help guides are good but it would really help if they were a bit more in depth on the intergrations.

    • Upcoming Updates to the Employees Module in Zoho Payroll (US)

      We've made a couple of updates to the Employees module in Zoho Payroll (latest version of the US edition). These changes will go live today. While creating an employee Currently, the Compensation Details section is part of the Basic Details step, where

    • Possible to Turn Off Automatic Notifications for Approvals?

      Hello, This is another question regarding the approval process. First a bit of background: Each of our accounts is assigned a rank based on potential sales. In Zoho, the account rank field is a drop-down with the 5 rank levels and is located on the account

    • ZOHO Creator subform link

      Dear Community Support, I am looking for some guidance on how to add a clickable link within a Zoho Creator subform. The goal is for this link to redirect users to another Creator form where they can edit the data related to the specific row they clicked

    • Allow Resource to Accept or Reject an Appointment

      I have heard that this can be done, is there any documentation on how?

    • Create new Account with contact

      Hi I can create a new Account and, as part of that process, add a primary contact (First name, last name) and Email. But THIS contact does NOT appear in Contacts. How can I make sure the Contact added when creating an Account is also listed as a Contact?

    • Custom Fonts in Zoho CRM Template Builder

      Hi, I am currently creating a new template for our quotes using the Zoho CRM template builder. However, I noticed that there is no option to add custom fonts to the template builder. It would greatly enhance the flexibility and branding capabilities if

    • Python - code studio

      Hi, I see the code studio is "coming soon". We have some files that will require some more complex transformation, is this feature far off? It appears to have been released in Zoho Analytics already

    • Sync desktop folders instantly with WorkDrive TrueSync (Beta)

      Keeping your important files backed up and accessible has never been easier! With WorkDrive desktop app (TrueSync), you can now automatically sync specific desktop folders to WorkDrive Web, ensuring seamless, real-time updates across devices. Important:

    • How To Insert Data into Zoho CRM Organization

      Hi Team I have this organization - https://crm.zoho.com/crm/org83259xxxx/tab/Leads I want to insert data into this Leads module, what is the correct endpoint for doing so ? Also I have using ZohoCRM.modules.ALL scope and generated necessary tokens.

    • Where can I get Equation Editor por Zoho Writer?

      I need to use Math Formulas in my document. Thank you.

    • How can I get base64 string from filecontent in widget

      Hi, I have a react js widget which has the signature pad. Now, I am saving the signature in signature field in zoho creator form. If I open the edit report record in widget then I want to display the Signature back in signature field. I am using readFile

    • Creator roadmap for the rest of 2022

      Hi everyone, Hope you're all good! Thanks for continuing to make this community engaging and informative. Today we'd like to share with you our plans for the near future of Creator. We always strive to strike a good balance of features and enhancements

    • Filtering repport for portal users

      Salut, I have a weird problem that I just cannot figure out : When I enter information as administrator on behalf of a "supplier" portal user (in his "inventory" in a shared inventory system), I can see it, "customer" portal users can see it, but the

    • Zoho Inventory. Preventing Negative Stock in Sales Orders – Best Practices?

      Dear Zoho Inventory Community, We’re a small business using Zoho Inventory with a team of sales managers. Unfortunately, some employees occasionally overlook stock levels during order processing, leading to negative inventory issues. Is there a way to

    • Zoho One - Syncing Merchants and Vendors Between Zoho Expense and Zoho Books

      Hi, I'm exploring the features of Zoho One under the trial subscription and have encountered an issue with syncing Merchant information between Zoho Expense and Zoho Books. While utilizing Zoho Expense to capture receipts, I noticed that when I submit

    • Zoho Sheet for Desktop

      Does Zoho plans to develop a Desktop version of Sheet that installs on the computer like was done with Writer?

    • BUTTONS SHOWN AS AN ICON ON A REPORT

      Hi Is there any way to create an action button but show it as an icon on a report please? As per the attached example? So if the user clicks the icon, it triggers an action?

    • Next Page