Dieser Artikel gibt Ihnen einen Überblick über die DSGVO und zeigt, wie Zoho CRM Plus die Datenschutzbestimmungen erfüllt.
Wir begleiten Sie durch einige der wichtigsten Anforderungen, die wir implementiert haben, um Kundendaten in Zoho CRM Plus zu schützen und zu sichern.
Was ist die DSGVO?
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist ein von der Europäischen Union durchgesetztes Gesetz, das den Schutz der personenbezogenen Daten aller Personen innerhalb der EU zum Ziel hat. Das Gesetz ermöglicht es Bürgern und Einwohnern der EU, die Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten zu haben. Das Gesetz trat am 25. Mai 2018 in Kraft. Die DSGVO gilt für alle Organisationen, die Daten von europäischen Einwohnern sammeln oder die Daten im Auftrag einer Organisation oder für eine in der EU ansässige Person verarbeiten. Die Verordnung gilt auch für Organisationen außerhalb der EU, die personenbezogene Daten von Personen innerhalb der EU sammeln und verarbeiten.
DSGVO in Zoho CRM Plus
In diesem Abschnitt erfahren Sie mehr über die wichtigsten DSGVO-Anforderungen, die in den Anwendungen von Zoho CRM Plus umgesetzt wurden.
Diese Funktionen unterstützen Sie dabei:
-Daten auf rechtmäßiger Grundlage zu verarbeiten
-Die Datenschutzrechte Ihrer Kunden durch Betroffenenrechte umzusetzen
-Mit personenbezogenen Daten und Sicherheitsverletzungen angemessen umzugehen
-Den Datenschutz durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu gewährleisten.
Rechtmäßige Grundlagen für die Datenverarbeitung
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) definiert sechs rechtmäßige Grundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten Ihrer Kunden. Es ist wichtig, dass Sie diese voll begreifen und in den jeweiligen Anwendungen von Zoho CRM Plus entsprechend Ihren geschäftlichen Anforderungen anwenden.
Einwilligung
Zoho CRM Plus bietet in seinen Anwendungen die notwendigen Mechanismen, um eine rechtmäßige Grundlage für Ihre Datenverarbeitungsaktivitäten durch Einwilligung sicherzustellen.
Wenn Ihr Unternehmen Kundendaten verarbeitet, müssen Sie vor der Verarbeitung personenbezogener Daten die Einwilligung des Kunden einholen. Diese Einwilligung kann durch schriftliche Erklärungen, elektronische Mittel oder eindeutige bestätigende Handlungen erfolgen, die die Zustimmung des Kunden zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten anzeigen.
Funktionen zum Einwilligungsmanagement finden Sie in CRM, SalesIQ, Campaigns, Projects, Social, Survey und Analytics.
Vertrag
Zoho CRM Plus ermöglicht es Ihnen, Verträge in den entsprechenden Anwendungen zu verwalten und so die Verpflichtungen, Verantwortlichkeiten und Haftungen gemäß den DSGVO-Richtlinien zu verstehen. Ein schriftlicher Vertrag ist unerlässlich, wenn Sie personenbezogene Daten von Kunden verarbeiten. Die Vertragsgrundlage für die Datenverarbeitung finden Sie in CRM, Desk und Social.
Rechtliche Verpflichtung
Zoho CRM Plus unterstützt Sie bei der Erfüllung aller rechtlichen Verpflichtungen, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten Ihrer Kunden verbunden sind.
Dies stellt sicher, dass Sie die gesetzlichen Vorschriften einhalten. Die rechtliche Verpflichtung als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist in CRM und Survey implementiert.
Schutz lebenswichtiger Interessen
In Notfällen können Sie personenbezogene Daten verarbeiten, um das Leben einer Person zu retten. Beispielsweise kann bei Patienten mit lebensbedrohlichen Verletzungen oder bei Epidemien die Offenlegung der Krankengeschichte erforderlich sein. Auch bei Naturkatastrophen können personenbezogene Daten erhoben werden. In CRM können Sie die lebenswichtigen Interessen Ihrer betroffenen Personen auf rechtmäßiger Grundlage schützen.
Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse
Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist zulässig, wenn bestimmte Aufgaben im öffentlichen Interesse durchgeführt werden müssen. Dies kann statistische Zwecke, Umfragen oder wissenschaftliche Forschung umfassen.
Auch für bestimmte gesetzliche, behördliche oder parlamentarische Funktionen können Daten verarbeitet werden. Die Notwendigkeit der Aufgabe im öffentlichen Interesse muss dokumentiert und in Ihrer Datenschutzerklärung erwähnt werden. CRM berücksichtigt diese Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.
Berechtigte Interessen
Zoho CRM Plus ermöglicht die Datenverarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen in verschiedenen Anwendungen.
Ein Beispiel hierfür ist die Verarbeitung von Kundendaten für Direktmarketingzwecke. Diese Rechtsgrundlage finden Sie in CRM, Campaigns, Desk, Projects, Social, Survey und Analytics.
Die untenstehende Tabelle zeigt die sechs rechtlichen Grundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf, die in den Anwendungen von Zoho CRM Plus implementiert sind.
Zoho CRM Plus Anwendungen | Die Verarbeitung personenbezogener Daten auf rechtmäßiger Grundlage |
Einwilligung | Vertrag | rechtliche Verpflichtung | lebenswichtige Interessen | Aufgaben im öffentlichen Interesse | Berechtigte Interessen |
CRM | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
SalesIQ | ✓ | - | - | - | - | - |
Campaigns | ✓ | - | - | - | - | ✓ |
Desk | - | ✓ | - | - | - | ✓ |
Projects | ✓ | ✓ | ✓ | - | - | ✓ |
Social | ✓ | ✓ | - | - | - | ✓ |
Survey | ✓ | - | ✓ | - | - | ✓ |
Analytics | ✓ | - | - | - | - | ✓
|
Hinweis:
Um zu erfahren, wie rechtmäßige Grundlagen für die Datenverarbeitung in den Anwendungen von Zoho CRM Plus gehandhabt werden, konsultieren Sie bitte die DSGVO-Hilfe, die in den jeweiligen Anwendungen verfügbar ist.
Betroffenenrecht
Eine der zentralen Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind die Rechte der betroffenen Personen. Die DSGVO stattet Einzelpersonen mit bestimmten Rechten aus, um den Schutz ihrer personenbezogenen Daten und die Wahrung ihrer Privatsphäre sicherzustellen.
Dieser Abschnitt erläutert einige der Betroffenenrechte, die Zoho CRM Plus implementiert hat, um personenbezogene Daten zu schützen und die Privatsphäre seiner Kunden zu gewährleisten.
Recht auf Information
Zoho CRM Plus unterstützt Sie dabei, Ihren Kunden detaillierte Informationen darüber bereitzustellen, wo ihre Daten verarbeitet werden und zu welchem Zweck diese in den jeweiligen Anwendungen geteilt und verarbeitet werden.
Wenn Sie beispielsweise E-Mail-Adressen von Kunden erfassen, müssen Sie sie über den Verwendungszweck ihrer E-Mail-Adresse informieren.
Recht auf Auskunft
In Zoho CRM Plus können Kunden ihre Daten, die in den jeweiligen Anwendungen kontrolliert und verarbeitet werden, einsehen, exportieren und Kopien davon erhalten. Sie können die Anfrage mündlich oder schriftlich erstellen.
Beispielsweise können Kunden personenbezogene Daten aus Patientenakten oder von Bibliotheken anfordern, um zu erfahren, wann sie ihre Mitgliedschaft erneuern müssen. Das Recht auf Auskunft haben wir in CRM, Desk, Projects und Survey implementiert.
Recht auf Vergessenwerden / Recht auf Löschung
Kunden können aus persönlichen Gründen die Löschung ihrer Daten beantragen. Wenn Kunden beispielsweise die Dienste einer bestimmten Bank, bei der sie ein Konto haben, nicht mehr in Anspruch nehmen möchten, können sie ihr Konto schließen und bei der Bank einen Antrag auf Löschung ihrer Daten stellen.
Kunden können ihre Einwilligung auch widerrufen, wenn sie mit der Verarbeitung ihrer Daten nicht einverstanden sind oder wenn sie glauben, dass ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet werden.
Zoho CRM Plus ermöglicht es Ihnen, die personenbezogenen Daten Ihrer Kunden in CRM, Campaigns, Desk, Projects, Social, Survey und Analytics zu löschen, wenn sie für die Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind.
Recht auf Datenübertragbarkeit
Zoho CRM Plus ermöglicht Ihnen die sichere Handhabung von Kundendaten in den jeweiligen Anwendungen in einem maschinenlesbaren elektronischen Format, wenn Kunden die Übertragung, Kopie oder Weitergabe ihrer Daten beantragen.
Beispiele für Datenübertragbarkeit:
-ein Kunde kann von seiner Bank aktuelle Kontostanddetails anfordern
-ein Kunde kann Kopien eingereichter Rechtsdokumente anfordern.
Das Recht auf Datenübertragbarkeit haben wir in CRM, Campaigns, Desk, Projects, Social, Survey, und Analytics implementiert.
Widerspruchsrecht und Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Kunden können der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten widersprechen, wenn diese:
-für Direktmarketingzwecke verwendet werden
-im öffentlichen Interesse erfolgt
-zur Ausübung öffentlicher Gewalt dient
-zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt
Der Widerspruch kann mündlich oder schriftlich erfolgen.
Betroffene Personen können auch die Verarbeitung personenbezogener Daten einschränken und die Nutzung ihrer Daten durch das Unternehmen begrenzen, wenn:
-die Daten ungenau sind
-die Verarbeitung unrechtmäßig erfolgt
Möchte eine Person die Daten nicht löschen, sondern nur die Verarbeitung einschränken, kann sie dies ebenfalls mündlich oder schriftlich beantragen.
In Zoho CRM Plus haben wir das Widerspruchsrecht und Recht auf Einschränkung der Verarbeitung in CRM, Desk und Projects implementiert.
Recht auf Berechtigung
Kunden oder betroffene Personen können die Berichtigung ihrer Daten beantragen, wenn diese ungenau oder unvollständig sind. Ein typisches Beispiel hierfür ist die Aktualisierung der Adresse oder Telefonnummer bei der Bank nach einem Umzug in ein anderes Land, Bundesland oder eine andere Stadt.
In Zoho CRM Plus haben wir das Recht auf Berechtigung in CRM, Desk, Projects und Survey implementiert.
Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über die in den Anwendungen von Zoho CRM Plus umgesetzten Betroffenenrechte.
Zoho CRM Plus Anwendungen | Betroffenenrechte |
Recht auf Information | Recht auf Auskunft | Recht auf Vergessenwerden / Recht auf Löschung | Widerspruchsrecht und Recht auf Einschränkung der Verarbeitung | Recht auf Berechtigung | Recht auf Datenübertragbarkeit |
CRM | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
SalesIQ | ✓ | - | - | - | - | - |
Campaigns | ✓ | - | ✓ | - | - | ✓ |
Desk | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Projects | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Social | - | - | ✓ | - | - | ✓ |
Survey | ✓ | ✓ | ✓ | - | ✓ | ✓ |
Analytics | - | - | ✓ | - | - | ✓ |
Hinweis:
Um mehr über die in den Anwendungen von Zoho CRM Plus implementierten Betroffenenrechte zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die DSGVO-Hilfe in den jeweiligen Anwendungen.
Datenschutz
Zoho CRM Plus unterstützt Sie bei der effektiven Handhabung des Datenschutzes. Es stellt sicher, dass personenbezogene Daten von Kunden oder Einzelpersonen rechtmäßig erhoben und vor Missbrauch und Ausbeutung geschützt werden. Zudem ermöglicht es Einzelpersonen oder Organisationen, selbst zu bestimmen, welche Arten von Daten sie teilen oder einschränken möchten.
Wir haben den Datenschutz in CRM, SalesIQ, Campaigns, Desk, Projects, Social, Survey und Analytics implementiert.
Meldung von Datenschutzverletzungen
Zoho CRM Plus hilft Ihnen, Datenschutz- und Sicherheitsverletzungen in den jeweiligen Anwendungen durch geeignete Maßnahmen effektiv zu handhaben.
Bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten oder der Sicherheit wird Zoho CRM Plus die zuständige Aufsichtsbehörde spätestens 72 Stunden nach Bekanntwerden des Vorfalls benachrichtigen. Kunden werden ebenfalls über die Verletzung informiert, wenn diese voraussichtlich ihre Privatsphäre beeinträchtigt.
Details zur Datenschutzverletzung und erforderliche Maßnahmen zum Schutz ihrer Daten werden kommuniziert. In Zoho CRM Plus finden Sie die Meldung von Datenschutzverletzungen in folgenden Anwendungen implementiert:
-Desk
-Projects.
Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen
Zoho CRM Plus ermöglicht Ihnen, angemessene Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen von Anfang an in den jeweiligen Anwendungen zu implementieren. Dies geschieht bereits in den frühen Phasen der Konzeption und Entwicklung der Anwendungen, in denen die Daten verarbeitet werden.
Datenschutzfreundliche Voreinstellungen werden in den relevanten Anwendungen implementiert, um die Datensicherheit und den Datenschutz zu gewährleisten. Sie finden den Datenschutz durch Technik und datenschutzfreundliche Voreinstellungen in folgenden Anwendungen:
-SalesIQ
-Desk
-Survey.
Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über die Anwendungen in Zoho CRM Plus, in denen Datenschutz, Meldung von Datenschutzverletzungen sowie Datenschutz durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen implementiert sind.
Zoho CRM Plus Anwendungen | Datenschutz | Meldungen von Datenschutzverletzungen | Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen |
CRM | | - | - |
SalesIQ | | - | |
Campaigns | | - | - |
Desk | | | |
Projects | | | - |
Social | | - | - |
Survey | | - | |
Analytics | | - | -
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