Typen benutzerdefinierter Felder

Typen benutzerdefinierter Felder

In Zoho CRM können Sie verschiedene Typen von benutzerdefinierten Feldern nach Ihren Anforderungen hinzufügen. Diese Felder sind für alle Benutzer verfügbar, die dem CRM-Konto Ihres Unternehmens hinzugefügt werden.

  • Von Zoho definierte Felder anpassen: Sie können einige der von Zoho definierten Felder bearbeiten, löschen und ausblenden. Beachten Sie dabei jedoch, dass in den obligatorischen Einstellungen einige Felder verfügbar sind, die Sie nicht löschen, entfernen, umbenennen und andern können. Diese von Zoho definierten Felder sind in Zoho CRM Pflichtfelder. Beispiele: Nachname in Leads, Thema in Aufgaben usw.
  • Feldzugriffsberechtigungen festlegen: Sie können die Felder für Benutzer mit einem speziellen Profil ausblenden oder die Felder als schreibgeschützt markieren.
Verfügbarkeit
Erforderliche Berechtigung
Benutzer mit der Profilberechtigung "Zoho CRM anpassen" können diese Funktion aktivieren.

Notes
Hinweis
  1. Die maximale Anzahl der Felder, die Sie in den einzelnen Editionen erstellen können, unterscheidet sich. Ebenso gibt es auch eine maximale Obergrenze für jeden von Ihnen erstellten Feldtyp. Siehe auch Begrenzung von benutzerdefinierten Feldern
  2. Sie können die benutzerdefinierten Felder umbenennen, der Feldtyp (z. B. Text, Ganzzahl, Datum usw.) lässt sich bei den benutzerdefinierten Feldern jedoch nicht ändern.
    Wenn Sie beispielsweise ein Textfeld erstellen, können Sie dieses nicht in ein Ganzzahlfeld ändern.

Währungsfelder

Bei einem Währungsfeld können Sie die Dezimal- und die Genauigkeitseinstellungen auf Basis Ihrer ausgewählten Landeswährung definieren. Es gibt vier Rundungsoptionen für ein Währungsfeld in Zoho CRM:

So erstellen Sie benutzerdefinierte Felder des Typs "Währung"

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Zoho CRM-Konto mit Administratorrechten an.
  2. Navigieren Sie zu Setup > Anpassung > Module und Felder.
    Modul bezieht sich auf die Registerkarten "Leads", "Konten", "Kontakte" usw.
  3. Klicken Sie in der Listenansicht der Module auf das erforderliche Modul.
  4. Ziehen Sie den Feldtyp Währung per Drag-and-Drop in den gewünschten Abschnitt des [Moduls] auf der rechten Seite.
  5. Führen Sie im Popup-Fenster Währungseigenschaften die folgenden Schritte aus:
    • Geben Sie in das Feld Feldbezeichnung einen Namen ein.
    • Wählen Sie die Länge des Feldes in der Dropdown-Liste Maximal zulässige Ziffern aus. Beispiel: 9.
    • Wählen Sie die Anzahl der Dezimalstellen in der Dropdown-Liste Nachkommastellen aus. Beispiel: 2.
    • Wählen Sie die Rundungsoption in der Dropdown-Liste aus. Beispiel: Normal.
    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Erforderlich", wenn dies ein Pflichtfeld sein soll.
    • Im Fall der Module Leads, Contacts, Accounts und Potentials sehen sie eine weitere Option namens "Auch erstellen für". Verwenden Sie diese Option, um das gleiche Feld in drei weiteren Modulen in einem Schritt zu erstellen. Diese Option ist nicht für das Feld Währung in benutzerdefinierten Modulen verfügbar.
  6. Klicken Sie auf Fertig.

Auswahllistenfelder

Auswahllistenwerte hinzufügen/umbenennen

Standardmäßig sind einige der branchenüblichen Auswahllistenwerte in jedem Modul verfügbar. Sie können neue Auswahllistenwerte gemäß dem Geschäftsprozess Ihres Unternehmens hinzufügen und vorhandene Werte umbenennen.

So fügen Sie Auswahllistenwerte hinzu oder benennen sie um

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Zoho CRM-Konto mit Administratorrechten an.
  2. Navigieren Sie zu Setup > Anpassung > Module und Felder.
    Modul bezieht sich auf die Registerkarten "Leads", "Konten", "Kontakte" usw.
  3. Klicken Sie in der Listenansicht der Module auf das gewünschte Modul.
  4. Öffnen Sie das erforderliche Auswahllistenfeld, klicken Sie auf das Symbol Einstellungen und wählen Sie die Option Eigenschaften bearbeiten aus.
  5. Im Popup-Fenster Eigenschaften der Auswahlliste können Sie folgende Schritte ausführen:

    • Um einen neuen Wert hinzufügen, klicken Sie auf das Plus-Symbol für einen Wert und fügen den Wert darunter hinzu.
    • Um einen Wert zu löschen, klicken Sie auf das  Minus-Symbol für den Wert.
    • Um einen vorhandenen Wert umbenennen, geben Sie einfach den neuen Namen an der Stelle des vorhandenen Werts ein.
    • Um die Optionen alle auf einmal hinzuzufügen, klicken Sie auf Optionen als Massenaktion hinzufügen.
      Geben Sie im Textfeld Optionen als Massenaktion hinzufügen einen Wert unter den anderen ein.
      Klicken Sie auf Auswahl hinzufügen.
    • Um die Werte zu sortieren, klicken Sie auf das Symbol Sortieren .
    • Um die Werte zu importieren, klicken Sie auf das Symbol Importieren .
    • Um das Popup-Fenster zu maximieren, klicken Sie auf das Symbol Maximieren .
  6. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Standardwert auswählen einen Wert aus.
    Wenn kein Wert ausgewählt ist, gilt der ausgewählte Standardwert für dieses Feld.
  7. Wenn das Feld ein Pflichtfeld sein soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erforderlich .
  8. Klicken Sie auf Fertig.
Notes
Hinweis
  1. Beim Hinzufügen/Umbenennen/Löschen von Werten, werden diese automatisch in den Datensätzen aktualisiert, in denen sie bereits verwendet wurden. Vor dem Speichern können Sie auf Rückgängig machen klicken, um zum ursprünglichen Auswahllistenwert zurückzukehren.

  2. Wenn Sie einen Auswahllistenwert löschen, werden die Datensätze, die mit dem Feldwert verknüpft sind, nicht gelöscht. Sie können die gelöschten Auswahllistenwerte finden, indem Sie auf die Schaltfläche Nicht verwendete Werte () klicken.
    Das Popup-Fenster zeigt die gelöschten Felder an, die Sie auswählen und wieder zur Auswahlliste hinzufügen oder durch Klicken auf das Symbol Löschen dauerhaft löschen können. Wenn dieselben Auswahllistenwerte in anderen Layouts verwendet werden, können sie nicht gelöscht werden. Sie bleiben dann als nicht verwendete Werte erhalten.

  3. Sie können die Verlaufsüberwachung für einen bestimmten Auswahllistenwert aktivieren. Mit der Verlaufsüberwachung können Sie den Verlauf eines Datensatzes über einen Zeitraum oder verschiedene Phasen hinweg anzeigen lassen. Siehe auch Auswahlliste Verlaufsüberwachung
  4.  Wenn Sie die Auswahllistenwerte in alphabetischer Reihenfolge sortieren möchten, werden die übersetzten Werte inder alphabetischen Reihenfolge der übersetzten Sprache angezeigt.

Farbschlüssel in Auswahllisten

Administratoren können verschiedenen Auswahllistenfeldern modulübergreifend Farben zuordnen, um die Datensätze visuell zu unterscheiden und zu verdeutlichen. Die farbigen Werte werden im gesamten CRM angezeigt, z. B. in zugehörigen Listen, Aufgaben, Workflow-Feldaktualisierungen und Listenansichten. Klicken Sie hier für weitere Informationen zum Farbschlüssel in Auswahllisten.

Auswahllistenwerte ersetzen

Wenn Sie die Werte eines Auswahllistenfelds so bearbeiten möchten, dass sich die Änderung auch in den Datensätzen wiederspiegelt, denen sie zugeordnet wurden, sollten Sie die Auswahllistenwerte ersetzen.

Notes
Hinweis
  1. Das Ersetzen der Auswahllistenwerte unterscheidet sich vom Hinzufügen/Umbenennen der Auswahllistenwerte.
  2. Beim Ersetzen der Werte spiegelt sich  die Änderung automatisch in den Datensätzen wieder, in denen sie verwendet wurden. Sie müssen nicht die Datensätze einzeln auswählen und die Auswahllistenfelder aktualisieren.
  3. Beim Hinzufügen/Umbenennen von Werten werden die Änderungen hingegen nicht in den vorhandenen Datensätzen wiedergespiegelt.

So ersetzen Sie Auswahllistenwerte

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Zoho CRM-Konto mit Administratorrechten an.
  2. Navigieren Sie zu Setup > Anpassung > Module und Felder.
    Modul bezieht sich auf die Registerkarten "Leads", "Konten", "Kontakte" usw.
  3. Wählen Sie in der Listenansicht der Module das erforderliche Modul aus.
  4. Öffnen Sie das erforderliche Auswahllistenfeld, klicken Sie auf das Symbol Einstellungen und wählen Sie die Option Werte ersetzen aus.

  5. Führen Sie im Popup-Fenster Auswahlliste ersetzen die folgenden Schritte aus:
    • Wählen Sie im Feld Wert ändern von einen vorhandenen Wert aus, der ersetzt werden muss.
    • Wählen Sie im Feld Wert ändern in den neuen Wert aus, der den vorhandenen Wert ersetzen soll.

      Klicken Sie auf Ersetzen.
  6. Klicken Sie auf Speichern.
    Sobald Zoho CRM die Werte in den vorhandenen Datensätzen ersetzt hat, werden Sie benachrichtigt.

Mehrfach-Auswahllistenwerte

Diese Option ermöglicht das Auswählen mehrerer Werte beim Erstellen oder Bearbeiten von Datensätzen. Zum Beispiel bietet Ihr Unternehmen vielleicht verschiedene Dienstleistungen an, und einige Ihrer Kunden könnten an mehreren Dienstleistungen interessiert sein. In diesem Fall können Sie beim Erstellen eines potenziellen Kunden den Mehrfach-Auswahllistenwert anstelle eines einzelnen Auswahllistenwerts verwenden. Sie können die Auswahllistenwerte in regelmäßigen Abständen entsprechend der Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens ändern.

So fügen Sie Mehrfach-Auswahllistenwerte hinzu

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Zoho CRM-Konto mit Administratorrechten an.
  2. Navigieren Sie zu Setup > Anpassung > Module und Felder.
    Modul bezieht sich auf die Registerkarten "Leads", "Konten", "Kontakte" usw.
  3. Wählen Sie in der Listenansicht der Module das erforderliche Modul aus.
    Der Layout-Editor wird angezeigt.
  4. Ziehen den Feldtyp Mehrfachauswahl per Drag-and-Drop aus dem Bereich Neue Felder in den gewünschten Abschnitt des [Moduls] auf der rechten Seite.
  5. Führen Sie im Abschnitt Eigenschaften der Auswahlliste folgende Schritte aus:
    • Geben Sie in das Feld Feldbezeichnung einen Namen ein.

      • Um einen neuen Wert hinzufügen, klicken Sie auf das Plus-Symbol für einen Wert und fügen den Wert darunter hinzu.
      • Um einen Wert zu löschen, klicken Sie auf das  Minus-Symbol für den Wert.
      • Um einen vorhandenen Wert umbenennen, geben Sie einfach den neuen Namen an der Stelle des vorhandenen Werts ein.
      • Um die Optionen alle auf einmal hinzuzufügen, klicken Sie auf Optionen als Massenaktion hinzufügen.
        Geben Sie im Textfeld Optionen als Massenaktion hinzufügen einen Wert unter den anderen ein.
        Klicken Sie auf Auswahl hinzufügen.
      • Um die Werte zu sortieren, klicken Sie auf das Symbol Sortieren.
      • Um die Werte zu importieren, klicken Sie auf das Symbol Importieren.
      • Um das Popup-Fenster zu maximieren, klicken Sie auf das Symbol Maximieren .
  6. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Standardwert auswählen einen Wert aus.
    Wenn kein Wert ausgewählt ist, gilt der ausgewählte Standardwert für dieses Feld.
  7. Wenn das Feld ein Pflichtfeld sein soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erforderlich .
  8. Klicken Sie auf Fertig.
Notes
Hinweis
  1. Wenn Sie einen Auswahllistenwert löschen, werden die Datensätze, die mit dem Feldwert verknüpft sind, nicht gelöscht.

Nachschlagefelder

Das Suchfeld hilft beim Erstellen von Beziehungen zwischen den verschiedenen Modulen. (Zwei unterschiedliche Module werden verknüpft: "Accounts" mit "Contacts".) Nehmen wir zum Beispiel an, einige Ihrer Kontakte empfehlen mehr Leads für Ihr Unternehmen. Sie möchten wissen, welcher Kontakt einen Lead empfohlen hat. Sie haben dafür ein Feld "Empfohlen von" in Ihrem Modul Leads, nach dem Sie es durchsuchen und den entsprechenden Kontakt auswählen können. Diese Verknüpfung wird durch Erstellen eines Suchfelds eingerichtet. Beachten Sie, dass Suchfelder nicht für Aufgaben und Veranstaltungen erstellt werden können.

So erstellen Sie ein Suchfeld

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Zoho CRM-Konto mit Administratorrechten an.
  2. Navigieren Sie zu Setup > Anpassung > Module und Felder.
    Modul bezieht sich auf die Registerkarten Leads, Accounts, Contacts usw.
  3. Wählen Sie in der Listenansicht der Module das Modul aus.
    Der Layout-Editor wird angezeigt.
  4. Ziehen den Feldtyp Suche per Drag-and-Drop aus dem Bereich Neue Felder in den erforderlichen Abschnitt des [Moduls]  auf der rechten Seite.
  5. Führen Sie im Popup-Fenster Eigenschaften für Suche die folgenden Schritte aus:
    • Geben Sie einen Namen für das Suchfeld in das Textfeld Feldbezeichnung ein. (Beispiel: Erstellen Sie im Modul Students ein Suchfeld mit der Bezeichnung Kurse. Dieses Feld ist nun beim Erstellen eines Studenten verfügbar.)

    • Wählen Sie in der Dropdown-Liste Suchtyp ein Modul aus. In dem Feld werden die Daten aus dem hier ausgewählten Modul aufgeführt. (Beispiel: Kurse. Im Suchfeld werden alle Kurse aufgelistet.)
    • Geben Sie den Titel der zugehörigen Liste ein. (Beispiel: Verknüpfte Studenten. Im Modul "Courses" wird eine verknüpfte Liste für die Datensätze erstellt.)
  6. Klicken Sie auf Fertig.
  7. Klicken Sie auf Layout speichern.
    Das Suchfeld Kurse  wird beim Erstellen von Studenten angezeigt.
    Die zugehörige Liste Verknüpfte Studenten wird auf allen Detailseiten der Datensätze im Modul "Courses" angezeigt.

Notes
Hinweis:
  1. In jedem Kriterium können maximal 5 Suchfelder hinzugefügt werden. Zum Beispiel in Workflowregeln beim Erstellen von benutzerdefinierten Ansichten, Bauplänen usw.

Suchfelder mit Mehrfachauswahl

Über ein Suchfeld mit Mehrfachauswahl können Sie zwischen zwei CRM-Modulen eine sogenannte  n:n-Beziehung erstellen.

Info
Dieses Feld ist für Enterprise und höhere Editionen verfügbar.

Betrachten Sie das Beispiel einer Versicherungsgesellschaft.

  • Viele Versicherungsnehmer können eine einzelne Versicherung haben.
  • Ebenso kann ein einzelner Versicherungsnehmer viele Versicherungen haben.

Wenn Sie über zwei Module verfügen – Insurance Policies und PolicyHolders – müssen Sie mehrere Datensätze aus den einzelnen Modulen miteinander verknüpfen. Dies ist mit einem normalen Suchfeld nicht möglich, da es nur eine 1:n-Beziehung zulässt.

In diesem Fall können Sie ein Suchfeld mit Mehrfachauswahl aus dem Bereich Neue Felder im Layout-Editor verwenden. Dadurch können Sie mehrere Datensätze aus zwei Modulen miteinander verknüpfen und damit eine n:n-Beziehung in CRM einrichten.

Um mehr über n:n-Beziehungen und das Erstellen von Suchfeldern mit Mehrfachauswahl zu erfahren, klicken Sie hier.

Selbst referenzierende Suchfelder mit Mehrfachauswahl

Sie können eine Verknüpfung zwischen den Datensätzen desselben Moduls erstellen. In einer Mitarbeiterdatenbank können Sie beispielsweise ein Suchfeld mit Mehrfachauswahl verwenden, um andere Mitarbeiter als Manager oder unterstellte Mitarbeiter zu verknüpfen.  
In der Abbildung unten sehen Sie, dass Peter, Alice und Kathy Mitarbeiter sind. Ihre Beziehung mit Kathy als Manager und unterstelltem Mitarbeiter kann in der zugehörigen Liste angezeigt werden.  


Notes
Hinweis
  1. Sie können jedem Modul jeweils nur zwei Suchfelder mit Mehrfachauswahl hinzufügen. Davon kann es sich bei einem um ein selbst referenzierendes Feld handeln.
  2. Sobald ein Datensatz verknüpft ist, können Sie ihn nicht mehr anzeigen, wenn Sie auf die Schaltfläche zum Zuweisen klicken. Bereits verknüpfte Datensätze werden nicht erneut angezeigt.
  3. Ebenso kann ein einmal verknüpfter Datensatz nicht mit einem anderen Eintrag in einer zugehörigen Liste verknüpft werden. Wenn Peter beispielsweise als Manager verknüpft ist, kann er nicht als unterstellter Mitarbeiter verknüpft werden. 

Feld mit automatischer Nummer

Benutzerdefinierte Felder des Typs "Auto-Nummer" helfen bei der Klassifizierung von Datensätzen durch eindeutige Nummern und Daten. Sobald das Feld "Auto-Nummer" im CRM-Modul hinzugefügt wurde, wird neuen Datensätzen der Reihe nach eine Nummer hinzugefügt. Dies kann auch verwendet werden, um die vorhandenen Datensätze zu aktualisieren. Beispiele: Rechnungsnummer, Angebotsnummer und Kundenauftrag. Sie können # oder { eingeben und ein Datumsmuster auswählen, damit sowohl das Datum als auch der Wert für die automatische Nummer im Datensatz angezeigt werden. Beispiel: Wenn Sie "{DD}{MM}" und die automatische Nummerierung auswählen, wird der Wert wie folgt aufgefüllt: Produktname-Datum-Monat-Produktschlüssel.


So erstellen Sie ein Feld mit Auto-Nummer

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Zoho CRM-Konto mit Administratorrechten an.
  2. Navigieren Sie zu Setup > Anpassung > Module und Felder.
    Modul bezieht sich auf die Registerkarten "Leads", "Konten", "Kontakte" usw.
  3. Wählen Sie in der Listenansicht der Module das Modul aus.
    Der Layout-Editor wird angezeigt.
  4. Ziehen Sie den Feldtyp Auto-Nummer  per Drag-and-Drop aus dem Bereich Neue Felder. 
  5. Führen Sie im Popup-Fenster Eigenschaften für Auto-Nummer die folgenden Schritte aus:
    • Geben Sie in das Feld Feldbezeichnung einen Namen ein.

    • Geben Sie im Abschnitt Format der Auto-Nummer für die Auto-Nummer die Werte für Präfix, Startnummer und Suffix ein.
      Sie können die Vorschau überprüfen.
  6. Klicken Sie auf Fertig.
  7. Klicken Sie auf Layout speichern.
Notes
 Hinweis
Notes
  1. Beim Erstellen eines Datensatzes wird eine automatische Nummer möglicherweise aufgrund von Ausnahmen wie Zeitüberschreitung oder Transaktionsfehler übersprungen. 
    Dies führt jedoch zu keinem Datenverlust. 

Benutzerfeld

Standardmäßig verfügen alle Datensätze in CRM über einen Datensatzeigentümer, der berechtigt ist, alle Aktivitäten, die in einem Datensatz stattfinden, durchzuführen und zu überwachen. Beispiele: Aktualisieren von Feldern, Hinzufügen neuer Informationen, Bearbeiten von Feldern usw. Dieser Benutzer wird als primärer Datensatzeigentümer bezeichnet. Es kann jedoch vorkommen, dass ein oder auch mehrere Benutzer ins Spiel kommen. So können Sie beispielsweise mit Ihren Kollegen zusammenarbeiten, um ein hochwertiges Geschäft abzuschließen, oder Sie können Ihre SME einbeziehen, um technisches Fachwissen zu einem bestimmten Thema bereitzustellen. Ebenso kann es mehrere Fälle geben, in denen die Beteiligung von Kollegen oder anderen Teammitgliedern an einem Datensatz unvermeidlich wird. 

In solchen Fällen können Sie das Benutzerfeld verwenden, um einen Datensatz mit mehreren Eigentümern zu versehen. Als Miteigentümer haben diese Benutzer dieselben Rechte wie der Eigentümer des Datensatzes. Sie können bei Bedarf Details des Datensatzes aktualisieren, ändern, hinzufügen oder löschen und vieles mehr. Sie können auch E-Mails aus dem Datensatz senden. 

Verfügbarkeit
Erforderliche Berechtigung
Benutzer mit Zugriff auf "Anpassung verwalten" können Benutzerfelder erstellen.

Benutzerfeld hinzufügen

Das Hinzufügen eines Benutzerfeldes zu einem Datensatzlayout erfolgt durch Verschieben von Feldern per Drag-and-Drop in den Layout-Editor. Zoho CRM bietet zwei Arten von Benutzerfeldern, die Sie je nach Ihren Anforderungen auswählen können.

  • Einzelbenutzer – Sie können bis zu 5 einzelne Benutzerfelder in einem Modul hinzufügen.
  • Mehrere Benutzer – Sie können nur 1 Feld mit mehreren Benutzern in einem Modul hinzufügen, das bis zu 10 Benutzer umfassen kann.

So konfigurieren Sie ein Benutzerfeld

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Zoho CRM-Konto mit Administratorrechten an.
  2. Navigieren Sie zu Setup > Anpassung > Module und Felder.
    Modul bezieht sich auf die Registerkarten "Leads", "Accounts", "Contacts" usw.
  3. Wählen Sie in der Listenansicht der Module das Modul aus.
    Der Layout-Editor wird angezeigt.
  4. Ziehen Sie das  Benutzerfeld per Drag-and-Drop aus dem Bereich Neue Felder .

  5. Geben Sie einen Feldnamen ein. (Beispiele: sekundärer Eigentümer, Vertriebsmanager, Miteigentümer usw.)
  6. Wählen Sie den Feldtyp aus: Einzelbenutzer oder Mehrere Benutzer.
  7. Klicken Sie auf Speichern.

   
Notes
Hinweis
  1. Sie können das Benutzerfeld für alle Module mit Ausnahme der Module Tasks, Calls und Meetings (Activities) konfigurieren.
  2. Wenn Sie das Benutzerfeld aus einem bestimmten Layout entfernen, sind die Miteigentümer nicht in der Lage, den Datensatz anzeigen zu lassen, es sei denn, das Feld wird dem Layout wieder hinzugefügt.

Zugriffsberechtigung für Datensätze regulieren

Es kann vorkommen, dass Sie den verknüpften Benutzer als einen Ansprechpartner beibehalten möchten, er aber nicht auf den Datensatz zugreifen oder Miteigentumsrechte gewähren können soll. In solchen Fällen können Sie als Administrator den Zugriff auf den Datensatz für den verknüpften Benutzer regeln.

Bei den meisten Kreditanträgen ist beispielsweise der Mitarbeiter der Kreditbearbeitung der primäre Eigentümer des Datensatzes, während der Kundenbetreuer die Produkte des Antragstellers verwaltet. Daher kann der Kundenbetreuer weiterhin Miteigentümer des Datensatzes sein, um bei Bedarf zusätzliche Unterstützung zu leisten und an der Korrespondenz mit dem Kunden teilzunehmen. Wenn Sie es jedoch vorziehen, den Datensatz und die Eigentümerschaft nicht zu teilen, kann ihm das Zugriffsrecht auf die Datensätze entzogen werden.

Dies kann erreicht werden, indem Sie die Option Zugriff auf Datensatz zulassen im Benutzerfeld deaktivieren. Mit dieser Option können Sie entscheiden, ob der Benutzer auf den Datensatz zugreifen kann oder nicht. 

So heben Sie die Zugriffsberechtigung für einen Datensatz auf

  1. Navigieren Sie zu Setup> Anpassung > Module und Felder.
  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Module das entsprechende Modul aus.
  3. Wählen Sie auf der Seite "Layouts" das entsprechende Layout aus.
  4. Klicken Sie im Layout-Builder auf das Ellipsen-Symbol (...) neben dem Benutzerfeld und wählen Sie Eigenschaften bearbeiten aus.
  5. Deaktivieren Sie auf der Seite Benutzerfeldeigenschaften die Option Eingabehilfen für Datensätze zulassen.

Notes
Hinweise:
  1. Sie können bis zu 5 einzelne Benutzerfelder und 1 Feld mit mehreren Benutzern in einem Modul hinzufügen. 
  2. In einem Feld mit mehreren Benutzern können Sie bis zu 10 Benutzer hinzufügen.
  3. Die Option für den Datensatzzugriff gilt sowohl für das Feld Einzelbenutzer als auch das Feld Mehrere Benutzer.
  4. Die Option für den Datensatzzugriff ist in den Eigenschaften des Benutzerfelds standardmäßig aktiviert. Um die Zugriffsrechte für Datensätze aufzuheben, muss der Administrator die Option deaktivieren.
  5. Auch wenn ein Benutzer Zugriff auf einen Datensatz hat, hängen die Aktionen, die er als Miteigentümer ausführen kann, von dem Profil ab, das dem verknüpften Benutzer zugewiesen ist.

Aktionen im Datensatz auf Basis der Profilberechtigung

Jedes Mitglied eines Unternehmens hat eine andere Rolle, auf deren Basis seine Profilberechtigung innerhalb des Zoho CRM-Kontos definiert ist. Ein Vertriebsmanager kann zum Beispiel ein Administratorprofil, ein Vertriebsleiter hingegen ein Standardprofil haben. Je nach Profil kann ein Miteigentümer in der Lage sein, Aktionen mit einem Datensatz durchzuführen. Siehe auch (Profilberechtigungen).

Emily Ross ist zum Beispiel eine Vertriebsmanagerin bei Zylker Inc. und verfügt über Administratorrechte im CRM-Konto. Daher kann sie in einem Datensatz, von dem sie Miteigentümer ist,  Aufgaben bearbeiten  und  Aufgaben schließen .

Verknüpfte Liste eines Datensatzes auf Basis der Rollenhierarchie anzeigen

Der Miteigentümer eines Datensatzes ist in der Lage, die zugehörige Liste des Datensatzes auf Basis seiner Rolle innerhalb des Unternehmens anzuzeigen. 

Emily Ross ist zum Beispiel Vertriebsmanagerin bei Zylker Inc. Sie kann die verknüpften Aktivitäten ihres untergeordneten Miteigentümers (Vertriebsleiter/Tim Drummond) direkt in ihrem CRM-Konto anzeigen.
So zeigen Sie verknüpfte Datensätze an
  1. Wählen Sie ein Modul aus.
  2. Zeigen Sie auf der Seite Records die Liste der Datensätze an.

Anwendungsgebiete für Benutzerfelder

Das Benutzerfeld in Zoho CRM kann auch mit anderen Funktionen verknüpft werden. Im Folgenden finden Sie die Liste der Funktionen, in denen Sie das Benutzerfeld verwenden können:

  • Workflow-E-Mail-Benachrichtigungen: In Zoho CRM Automation können Sie beim Erstellen von E-Mail-Benachrichtigungen die Miteigentümer als E-Mail-Empfänger hinzufügen.
  • Listenansicht: Die Miteigentümer können eine Listenansicht der Miteigentümer erstellen. Zum Beispiel können sie die Deals nach Deals von Miteigentümern filtern.

  • E-Mail-Felder: Sie können die E-Mail-Adressen der Miteigentümer im An/Von-Feld in allen E-Mail-bezogenen Funktionen von Zoho CRM verwenden. Zum Beispiel können Sie beim Versenden von E-Mails eine E-Mail-Adresse eines Miteigentümers zum Senden verwenden. Das Benutzerfeld kann beim Versenden von Massen-E-Mails, beim Ausführen von Makros, in Autoantworten, in Regeln für Autoantworten, in Webformularen und zur Planung von Massen-E-Mails verwendet werden.
  • Filter und Kriterien: Die Datensätze können über das Benutzerfeld gefiltert werden. Sie können die Miteigentümer aus dem Filter für Datensatzeigentümer auswählen.

  • Platzhalterfelder in E-Mail-Vorlagen: Beim Erstellen einer E-Mail-Vorlage können Sie das Benutzerfeld als Platzhalterfelder verwenden.
  • Berichte: Beim Generieren von Berichten können Sie das Benutzerfeld unter "Spalten und Kriterien" verwenden.
  • Daten importieren und migrieren: Sie können beim Importieren oder Migrieren von Daten in Ihr CRM-Konto die Miteigentümer als Datensatzeigentümer zuordnen.
Notes
Hinweis
  1. Das Mehrbenutzerfeld kann nur in Filtern und Berichten verwendet werden.

Feld "Datensatzabbild"

In Zoho CRM können Sie ein Bild zu Datensätzen in den Modulen Leads, Contacts, Accounts, Deals, Products, Cases, Solutions, Vendors und in benutzerdefinierten Modulen hinzufügen. So können Ihre Kunden und CRM-Benutzer das Datensatzbild direkt auf der Detailseite anzeigen. In der Immobilienbranche kann zum Beispiel ein Grundstücksbild sowohl durch den Käufer als auch durch den Vertriebsmitarbeiter referenziert werden. 

Beachten Sie, dass Sie als Zoho CRM Administrator das Feld "Datensatzbild" bei Bedarf deaktivieren können.

So aktivieren Sie das Feld "Datensatzbild"

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Zoho CRM-Konto mit Administratorrechten an.
  2. Navigieren Sie zu Setup > Anpassung > Module und Felder.
    Modul bezieht sich auf die Registerkarten "Leads", "Konten", "Kontakte" usw.
  3. Wählen Sie in der Listenansicht der Module das gewünschte Modul aus.
    Der Layout-Editor wird angezeigt.
  4. Aktivieren Sie auf der Seite Layout-Editor die Schaltfläche Datensatzbild.

Notes
Hinweis
  1. Das Feld "Datensatzbild" kann nur verwendet werden, wenn Sie für ein bestimmtes Modul die Canvas-Ansicht erstellen.
  2. Beim Erstellen von E-Mail-Vorlagen können Sie das Datensatzbild als Platzhalterfeld verwenden, um das entsprechende Bild in der E-Mail Ausgabe abzurufen.

Feld "Datei-Upload"

In Zoho CRM können Sie das Feld zum Hochladen von Dateien verwenden, um eine Datei oder ein Dokument, das eng mit einem Datensatz verknüpft ist, direkt im Datensatz hinzuzufügen. Nehmen wir an, Ihr Unternehmen erfordert, dass Sie Ihrem Kunden eine "Dienstgütevereinbarung", einen "Geschäftsbericht" oder eine "Grundstücksübersicht" zukommen lassen. Dokumente wie diese sind benutzerspezifisch und können daher zum Datensatz des Kunden mithilfe eines Felds "Datei hochladen" für weitere Verweise hinzugefügt werden. Sie können Dateien aus jeder der folgenden Quellen in einen Datensatz hochladen: PC, Dokumente, Zoho Docs und Andere Clouddienste. Erfahren Sie mehr über das Anhängen von Dateien und Notizen. 

Verfügbarkeit
Erforderliche Berechtigung
Benutzer mit Zugriff auf "Anpassung verwalten" in ihrem Profil können ein Feld "Dateien hochladen" hinzufügen.

So fügen Sie ein Feld zum Hochladen von Dateien hinzu

  1. Navigieren Sie zu Setup > Anpassung > Module und Felder.
    Modul bezieht sich auf die Registerkarten "Leads", "Konten", "Kontakte" usw.
  2. Wählen Sie in der Listenansicht der Module das gewünschte [Modul] aus.
    Der Layout-Editor wird angezeigt.
  3. Ziehen Sie das Feld Datei hochladen  aus dem Bereich Neues Feld per Drag-and-Drop in den Modulabschnitt.

  4. Klicken Sie auf das Symbol Mehr und dann auf Eigenschaften bearbeiten, um die Option zum Hinzufügen mehrerer Dateien oder zum Hinzufügen desselben Felds in anderen Modulen bereitzustellen.
    Wenn die Einstellung zur Einhaltung der DSGVO aktiviert ist, können Sie auch auswählen, ob die Informationen personenbezogene Daten enthalten.

  5. Klicken Sie auf Speichern.
Notes
Hinweis
  1. Sie können bis zu fünf Felder "Dateien hochladen" in einem Modul hinzufügen.
  2. Die Dateigröße darf 20 MB nicht überschreiten.

Feld "Bildupload"

Dieses Feld kann zum Hochladen von Bildern in einen Datensatz verwendet werden. Supportmitarbeiter können beispielsweise Bilder von Immobilien, Autos, Produkten usw. hochladen und den Datensatz mit Kollegen oder Kunden teilen. Außerdem kann dieses Feld über die Portale zugänglich sein, sodass die Kunden die erforderlichen Bilder in den Datensatz hochladen können, auf den sie Zugriff haben. 

Notes
Hinweis
Notes
  1. Benutzer mit der Berechtigung zur Modulanpassung können bis zu 2 Felder zum Hochladen von Bildern/Modul hinzufügen.
So fügen Sie ein Feld für ein Bild hinzu
  1. Navigieren Sie zu Setup > Anpassung > Module und Felder.
    Modul bezieht sich auf die Registerkarten "Leads", "Accounts", "Contacts" usw.
  2. Wählen Sie in der Listenansicht der Module das gewünschte [Modul] aus.
  3. Der Layout-Editor wird angezeigt.
  4. Ziehen Sie aus dem Bereich Neues Feld per Drag-and-Drop das Feld Bildupload in das Layout.

  5. Klicken Sie auf das Symbol Mehr und auf Feldeigenschaften bearbeiten oder Berechtigung festlegen.

  6. Klicken Sie auf Speichern.

Feldberechtigung festlegen

Sie können die Sichtbarkeitseinschränkungen festlegen und den Zugriff auf das Feld beschränken. 

Durch Bearbeitung der Feldeigenschaften können Sie die Feldbezeichnung ändern und auch eine QuickInfo hinzufügen. Sie können auch eine Vorschau der QuickInfo anzeigen.

Über die Option Berechtigungen einstellen können Sie
unterschiedlichen Profilen nur Lesezugriff, Lese-/Schreibberechtigungen oder Berechtigungen zum Ausblenden erteilen.

Bilder in das Feld hochladen 

Sie können bis zu 10 Bilder (maximale Dateigröße 20 MB) gleichzeitig in den Formaten JPG, PNG, JPEG, GIF und BMP hochladen (derzeit können Sie Bilder nur von Ihrem Desktop hochladen).

So laden Sie Bilder hoch
  1. Rufen Sie das Modul auf, und wählen Sie einen Datensatz aus.
  2. Klicken Sie im Feld Bildupload auf Neues Bild.
  3. Im FensterBilder anhängen können Sie die Bilder entweder per Drag-and-Drop verschieben oder von Ihrem Desktop aus durchsuchen.
  4. Klicken Sie auf Anhängen.
  5. Klicken Sie auf Speichern, um den Datensatz zu speichern.

Bilder bearbeiten und löschen

Sie können Bilder auf den Seiten zum Erstellen von Datensätzen und zum Bearbeiten von Datensatzdetails bearbeiten und löschen, indem Sie mit dem Mauszeiger über das angehängte Bild fahren. Sie können die Bilder von hier aus neu anordnen, indem Sie sie per Drag-and-Drop an die gewünschte Position ziehen. 

Sie können auf das Symbol  klicken und die Optionen im Designfenster zum Zuschneiden, Ändern der Auflösung und Drehen auswählen. 

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      Im Folgenden finden Sie die standardmäßigen Platzhalter-Felder, die in Vorlagen verwendet werden können, um relevante Daten abzurufen. Bestandsvorlagen-Tags Beim Erstellen einer Vorlage können Sie verschiedene Tags aus den Modulen Users, ...

    • Anpassung auf Feldebene

      Mit der Anpassung auf Feldebene können die Feldanforderungen von Unternehmen implementiert werden. Zu den standardmäßig bereits vorhandenen Standardfeldern können in Zoho CRM weitere branchenspezifische Felder hinzugefügt werden. Einige dieser Felder ...