Optimiser le dossier d'équipe au sein de Work Drive - 1ère partie

Optimiser le dossier d'équipe au sein de Work Drive - 1ère partie



Au cours du dernier article, nous avons découvert l'une des fonctions les plus utilisées et les plus recherchées de Zoho Work Drive, le dossier d'équipe.
Dans cet article, nous allons explorer les différentes particularités d'un dossier d'équipe.

Créer ou télécharger des fichiers et des dossiers

Étant donné que les dossiers d'équipe sont un espace partagé, tout fichier ou dossier que vous créez est automatiquement accessible à tous les membres de ce dossier d'équipe.
  • Le panneau à gauche affiche par défaut tous les dossiers d'équipe dont vous faites partie.
  • Sélectionnez le dossier d'équipe dans lequel vous souhaitez créer un nouveau fichier ou dossier. 
  • Cliquez sur le bouton + NOUVEAU dans le menu en haut.
  • Pour créer un fichier - Sélectionnez le type de fichier que vous souhaitez créer à l'aide de la suite bureautique Zoho (document, feuille de calcul ou présentation).
  • Pour créer un dossier - Sélectionnez Dossier dans le menu déroulant. Saisissez un nom et enregistrez.
  • Vous pouvez également télécharger des fichiers ou des dossiers à partir de votre bureau ou un service de stockage cloud. 
  • Les services de stockage cloud concernés sont : Google Drive, Box, Dropbox, OneDrive et Evernote.


Bon à savoir

  • Les nouveaux fichiers créés à l'aide de la suite bureautique Zoho dans un dossier d'équipe sont par défaut en "brouillon". Ils restent masqués aux autres membres du dossier d'équipe jusqu'à la sélection de l'option "Marquer comme prêt". Cette fonctionnalité vous donne le temps et la liberté de travailler sur vos premières versions sans que les autres puissent vous faire des commentaires avant que ces dernières ne soient terminées. 


  • Vous pouvez télécharger des fichiers aux formats .docx, .pptx, .xlsx, etc. et les visualiser dans Zoho WorkDrive. Pour modifier ces fichiers, vous devez les convertir au format de Zoho WorkDrive.  La suite bureautique intégrée de Zoho vous aide à modifier des documents, des feuilles et des présentations en utilisant respectivement Writer, Sheet et Show.

Restaurer des fichiers et des dossiers

Seuls les membres disposant des droits d'administrateur et d'organisateur peuvent déplacer des fichiers et des dossiers vers la corbeille du dossier d'équipe correspondant.
La mise à la corbeille de fichiers et de dossiers partagés avec d'autres membres de l'équipe supprimera également ces fichiers et dossiers pour eux.
  • Sélectionnez votre dossier d'équipe
  • Cliquez sur la flèche déroulante à côté du nom de votre dossier d'équipe en haut.
  • Sélectionnez corbeille dans la liste déroulante.
  • Sélectionnez le fichier ou le dossier que vous souhaitez restaurer et cliquez sur l'icône de restauration en haut de la liste de la corbeille. Vous pouvez également passer la souris sur le fichier ou le dossier et cliquer sur l'icône de restauration pour le restaurer.


Bon à savoir

  • Les Admins et les Organisateurs peuvent restaurer les fichiers et dossiers supprimés de la corbeille d'un Dossier d'équipe.
  • Seuls les Admins peuvent supprimer des fichiers et des dossiers de la corbeille d'un Dossier d'équipe.
  • Pour renforcer la sécurité des données, une fois que les éléments de la corbeille sont supprimés, ils sont déplacés temporairement vers les éléments supprimés dans la console d'administration.

Gérer les fichiers supprimés dans "Les dossiers d'équipe" et dans "Mes dossiers" des membres de votre équipe

L'onglet "Administration des données" de votre console d'administration vous permet de contrôler entièrement les données de votre équipe. À partir de cet onglet, vous pouvez :
  • Trouver des fichiers dans les dossiers de l'équipe.
  • Trouver des fichiers dans "Mes dossiers" des membres de votre équipe.
  • Gérer les fichiers supprimés dans les dossiers de l'équipe et dans les dossiers personnels des membres de l'équipe.
Cela vous permet de prendre le contrôle des fichiers de l'équipe en cas de besoin, par exemple lorsqu'un appareil a été perdu ou qu'un compte a été compromis.
  • Accédez à la console d'administration et sélectionnez "Administration des données".
  • Passez à l'onglet "Gérer les éléments supprimés" et choisissez un dossier d'équipe pour trouver tous les fichiers supprimés dans ce dernier. 
  • Vous pouvez restaurer n'importe quel fichier dans les dossiers d'équipe ou dans les dossiers personnels des membres de l'équipe pendant une période de trois mois à partir du moment où il a été supprimé. Pour restaurer un fichier, sélectionnez le fichier ou le dossier en question et cliquez sur le bouton de restauration .
Restaurer dans les dossiers d'équipe


 
                                                                              Restaurer dans les dossiers personnels

Bon à savoir

  • Les éléments supprimés dans la console d'administration ne prennent pas d'espace de stockage.
  • L'administration des données n'est disponible que dans l'édition Business de WorkDrive.
 
L'équipe Zoho France

    • Sticky Posts

    • Collaboration sans faille avec Zoho One

      Bonjour à tous, Dans cet article nous allons voir comment Zoho One permet une collaboration à différents niveaux .       La façon dont nous travaillons évolue. À mesure que les entreprises se mondialisent, la plupart des activités sont menées en équipe.

    • Recent Topics

    • sync data from outside of zoho plateform

      hii team , i am creating a platform using zoho platform, i want to sync the data from out side of the platform like people-soft, but i am not able to sync the data , if it is possible , then suggest me how can i do it , i want to sync data from other

    • How to add a Data Updated As Of: dynamically in text?

      I need to add a "Data Updated As Of" in the dashboard to show when was the last date the data was updated. I tried to create a widget but it does not look really good, see below. Is there a way I can do this through the text widget and update it automatically

    • Automate search in customer list and easilly initiate email

      Hello and happy new year ! I have a customer list with name, telephone, emails and some criterias like location, type of customer, etc. I want to search that form to extract part of it, for example all customers that have a location of "Québec city" and

    • "Select All" item in the context menu

      In the Client on Android, there is a “Select all” item in the note’s context menu. There is no such item in the PC client. Can it be added in future versions of the client?

    • Syncing Leave Calendar With Shared Google Calendar Does Not Remove Canceled Leaves

      Our organization has each employee sync their Leaves calendar with a shared Google calendar, but am I right that if an employee cancels a Leave in Zoho that it will not be removed automatically from the shared Google calendar through the same sync m

    • Is it possible to display formulas in cells instead of calculated results?

      I want to export my Zoho sheet as tab separated text without losing the formulas. In excel, I would use the settings Options - Advanced - show formulas in cells instead of their calculated results then save as tab separated values. How do I do this in

    • Creator Simplified #11: Create a custom button to download files

      Hey there! This time, let's see how to create custom buttons to download the files uploaded in the file upload field. Sample use-case A training app has a module that provides the materials for all the available courses. Students can click on the corresponding

    • Zoho vault uses only password to unlock not a TouchID

      TouchID works when normally openning app but when called from keyboard while browsing or trying to log to another app it shows only password option to unlock. This behaviour is only on iPad Mini witch latest 18.2OS

    • Batch Tracking Enhancements In Zoho Inventory

      Hello users, We’re excited to announce that we’ve taken batch tracking to a whole new level in Zoho Inventory! We’ve made it more accessible and easier to use than ever. Here’s a quick look at the improvements: 1) A New Way To Create or Modify Batches

    • Zoho Payroll's Year in Review 2024

      As we roll into 2025, we'd like to pay tribute to all the milestones we hit in 2024! From releasing out new features that streamlined your workflows to updates that made payroll management smoother, we’ve had a prolific year—all while keeping you, our

    • Zoho Desk Mobile App Year-End Roundup - 2024

      Hello Everyone, Greetings! As you gear up for the festive season, we are excited to share a quick journey into all that is released in 2024! Availability of each feature in iOS and Android released in 2024 are as follows: For more information on the above

    • Task Completion vs Estimated Time

      I need to represent the Estimated Date vs Actual Completion Date for multiple Tasks. How Can I Do this in Zoho Analytics.

    • Upload Field - cannot be checked in rules configuration.

      We wanted to create a process to verify whether the upload fields are empty or not. If empty, then it should deny during submission. We don't want to use the mandatory field setting because in a 10 pager form, some upload field located in page 1 will

    • CRM x WorkDrive: File storage for new CRM signups is now powered by WorkDrive

      Availability Editions: All DCs: All Release plan: Released for new signups in all DCs. It will be enabled for existing users in a phased manner in the upcoming months. Help documentation: Documents in Zoho CRM Manage folders in Documents tab Manage files

    • Is it possible to hide Developer Space for all user in Zoho Projects

      Hello! I am Zoho admin in a company and we want to use Zoho Project to manage projects, but after a few days of testing we are not able to "hide" the Developer Space from all kind of users except the admin. To sum up, I want to hide this for all users.

    • Chat function not working properly

      Ever since upgrading to plus, the chat is all messed up. it is coming up behind the web page so that I cannot see what I'm typing and cannot read replies. I can only see the bottom of the text box at the bottom of the page, and then it is blocked. I've

    • Wrong Time on Exported Records

      Hello, All records in my exported Notes .csv file have the incorrect time for Created Time. They are all 8 hours ahead. I've already verified that my time zone is correct in both Personal Settings and Company Settings. Is there any way to fix this?

    • Sync workspace - table

      I have connected two workspaces and I have imported two different query tables from one workspace to the other one, that was a succes. But now I want to import another query table from the same workspace to the other but I get an error. Why is that? (there

    • Subir o Preço Unitário já acrescido de um valor

      To com um desafio grande, e se alguém conseguir me ajudar, seria ótimo! O que eu preciso é que o na hora de adicionar um item no subformulário dos itens cotados do módulo Orçamentos, o preço de lista do item venha acrescido de 20% automaticamente e de

    • Ring in the New Year with Guided Conversations for Smooth Offline Support

      As we step into the new year, it’s time to refocus, re-energize, and gear up for fresh opportunities. But what about your customers as they begin the year with their own set of challenges or queries to resolve? With Zoho Desk’s Guided Conversations (GC),

    • Exploring SalesIQ's Top Features of 2024: An Insider's Look 🔍

      As we wrap up another year at Zoho SalesIQ, it's time to reflect on how far we've come. This year has been incredible for us in our journey to build a more powerful, flexible, and customer-centric engagement platform. We've introduced several features

    • Free user licenses across all Portal user types

      Greetings everyone, We're here with some exciting and extensive changes to the availability of free user licenses in CRM Portals. This update provides users with access to all Portal user types for free to help them diversify their user licenses and explore

    • How to map a global picklist from one module to another

      Hi there, i currently have a new field that is called sales office which we use for permission settings between our different offices located in different countries. It is a global set picklist with three different options: MY, SG and VN. I want to be

    • updateTask Zoho Connect API

      When I do POST request by https://connect.zoho.com/pulse/api/updateTask with parameters scopeID, taskId, title, status and with header Zoho-oauthtoken, I got next response: {'updateTask': {'reason': 'You are not authorized to do this action.', 'result':

    • Alert for Back Navigation in Zoho Creator Widgets on Mobile Apps

      In Zoho Creator widgets, when a user navigates back on mobile devices, the data within the widget is reset. This leads to a loss of any unsaved changes or inputs, causing frustration for users. To enhance user experience, we need to implement a confirmation

    • Can Creator integrate with a CRM Sandbox

      zoho & Creator Noob -  I would like to build a Creator App and integrate it to the CRM Sandbox.  Then, when I have the bugs worked out integrate it to the production CRM account.  Can Creator do this ?  I built a test Creator App and integrated it to the CRM in a test zoho account fairly easily.  

    • Allow Multiple Scheduled Appointments with Zoho Support

      Dear Zoho Team, I hope you're doing well. First, thank you for introducing the option to schedule support calls via the Zoho CRM booking link. This has been a fantastic enhancement, eliminating the need for back-and-forth coordination when scheduling

    • Zoho CRM - best way to search an account and assign to a deal

      Hi Everyone I am looking for some advice. I want to find the best way to complete the below steps. We have a deal and once it reaches a certain stage we need to allocate a supplier / vendor to this deal along with the salesperson. I want to add (ideally

    • Zia Call Intelligence only up 10 License

      I have been trying to install Call Intelligence for two days now, but strangely, the button is missing at this point. The documentation could be better, but most importantly, someone should inform small businesses like us that they don’t even bother enabling

    • Accrue Leave by Hours Worked?

      My locality (Michigan, US) has enacted a law that requires that 1 hour of sick leave be accrued for every 30 hours worked. I cannot see how to implement this policy in Zoho People. There does not appear to be a mechanism for accruing leave proportional

    • Fixed assets recording

      Hello there, I recorded a bill for a vendor contain (Computer) so the PC is a fixed assets, do I need to do a manual journal to include this PC under the fixed assets category (furniture & equipment)? If yes, please take me through the manual journal

    • error in importing customers

      get this error message while importing customers, there is no column for COUNTRY CODE in sample excel file

    • Workflow Based on Manual Journal

      Manual journal entries are one of the few areas that cannot kick off a workflow automation in Zoho Books currently. I would propose considering adding that. My use case is that the payroll provider I use (a flavor of SurePayroll) has a Zoho Books automation

    • Digest Décembre - Un résumé de ce qui s'est passé le mois dernier sur Community

      Bonjour chers utilisateurs, Toute l'équipe Zoho france vous souhaite une année remplie de joie, de réussite et de prospérité. Alors que nous débutons cette nouvelle année avec des projets innovants, des astuces, des produits et bien d'autres choses encore,

    • New Year Wishes to the Zoho Finance Developer Community!

      Hello developers, Happy New Year! As we step into 2025, we wish you a journey filled with growth, success, and exciting opportunities ahead. We’re thrilled to announce that we have something exciting in store for you. Welcome to the Zoho Finance Developer

    • Button Display Conditions

      Hi Guys, Is it at all possible to have extra button conditions? Context: We have data in our deals module which has a custom button which converts the deal into contacts + set up relationships between them. At the end of the conversion we set a field

    • Ayuda con zoho creator x zoho Crm

      Hola a todos, Estoy teniendo dificultades al sincronizar datos entre Zoho Creator y Zoho CRM. Mi objetivo es lo siguiente: Busque un registro en el módulo Contactsde Zoho CRM utilizando el correo electrónico del registro de Zoho Creator. Si se encuentra

    • How to Replace an Assessment in a Job Opening on Zoho Recruit

      Hi everyone, I’m currently using Zoho Recruit and would like to replace the assessment linked to a specific job opening. I want to remove the existing assessment and add a new one. What is the best way to do this without losing any important data or affecting

    • Fixed asset management

      I want to know if there is any individual module for fixed assets management

    • Input GST Reversal for damaged goods

      In our line of business, some items are damaged and we are doing inventory adjustments to remove them from stock. However, as per GST guidelines, there is a specific rule that we have to reverse Input GST availed for such items and needs to be reported

    • Next Page