Optimiser le dossier d'équipe au sein de WorkDrive - 2e partie
La tâche de l'administrateur est de fournir l'accès juste aux bonnes personnes sans entraver l'accès aux documents quotidiens. Découvrons comment WorkDrive vous offre la possibilité d'optimiser les différentes tâches exécutées dans le dossier de l'équipe.
Éliminer les copies multiples d'un même document
L'une des façons d'éliminer les copies multiples d'un même document est la fonction de versions de la suite Zoho Office. Cela vous permet de
- Accéder à l'ancienne version du document, sans créer plusieurs documents.
- Connaître les modifications apportées au document.
- Créer un document individuel à partir de n'importe quelle version.
Contrôler l'accès aux fichiers
Pour empêcher d'autres utilisateurs de modifier un fichier, il suffit de le verrouiller. Une fois prêt à collaborer à nouveau, reprenez le fichier.
Bon à savoir
- Un utilisateur doit au moins avoir un accès d'édition au fichier pour pouvoir l'extraire (le verrouiller).
- Lorsqu'un fichier est verrouillé dans un dossier d'équipe, les membres ayant un rôle d'organisateur ou d'administrateur peuvent le déverrouiller.
Extraire un fichier
- Sélectionnez un fichier dans "Mes dossiers" ou "Dossier d'équipe".
- Cliquez sur l'icône "Autres" dans la barre d'actions en haut, sélectionnez "Extraire" dans la liste déroulante ou encore, faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez "Extraire".
- L'onglet Versions du fichier s'ouvre dans un nouvel écran, cliquez sur "Extraire". Lorsque vous avez extrait un fichier, vos collaborateurs ne peuvent pas le modifier ni voir les modifications que vous avez apportées.
Pour récupérer un fichier
- Sélectionnez un document extrait, faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez "Archiver"
- L'onglet Versions du fichier s'ouvre, ajoutez des notes de version pour référence ultérieure.
- Vérifier pour permettre à vos collaborateurs de voir les modifications que vous avez apportées.
Organiser le dossier d'équipe
Vous avez créé un fichier dans le mauvais dossier d'équipe ? Vous souhaitez partager un document de votre dossier personnel à un dossier d'équipe ? Ou vous voulez simplement organiser vos fichiers ? Ne vous inquiétez pas, la fonction "Déplacer et copier" de WorkDrive vous aide à le faire sans perdre les données et sans les inconvénients du téléchargement.
Bon à savoir
- Seuls les Organisateurs et Administrateurs d'un dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers dans le dossier d'équipe.
- Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des documents de leur dossier d'équipe vers leurs "Mes Dossiers".
- Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers de l'un vers un autre. Il doit avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier d'équipe de destination.
- Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers de ce dossier d'équipe vers un dossier partagé. Ils doivent avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier de destination.
- Pour copier des fichiers et des dossiers au sein d'un dossier d'équipe, vous devez être membre du dossier d'équipe et avoir au moins le rôle d'éditeur.
- Pour copier des fichiers et des dossiers d'un dossier d'équipe vers Mes Dossiers, vous devez être un membre du dossier d'équipe et disposer de n'importe quel rôle.
- Un membre avec n'importe quel rôle dans un dossier d'équipe peut copier des fichiers vers un autre. Le membre doit avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier de l'équipe de destination.
- Vous pouvez copier des fichiers et des dossiers d'un dossier d'équipe auquel vous avez un rôle quelconque vers un dossier partagé auquel vous avez au moins le rôle d'éditeur.
Afficher les propriétés du fichier
Sachez tout sur un fichier dans Zoho WorkDrive en visualisant ses propriétés. Découvrez comment visualiser les informations générales, les versions, l'activité et les statistiques d'accès d'un fichier.
- Sélectionnez un fichier dans le dossier de l'équipe.
- Cliquez sur l'icône "Autres" dans la barre d'action en haut.
L'onglet Informations générales affiche les informations suivantes du fichier ;
- Format du fichier
- Utilisateur qui a créé le fichier et la date de création
- Utilisateur qui a modifié le fichier et la date de modification
- Taille (taille de la dernière version du fichier)
- Stockage utilisé (stockage total utilisé par les différentes versions du fichier)
- Lien permanent (lien d'accès au fichier)
- Nombre de commentaires
- Nombre de vues
- Nombre de téléchargements
Sous l'onglet Versions, vous pouvez consulter la liste des versions du fichier. La taille et les notes de la version du fichier sont également indiquées.
Cliquez sur l'icône des trois points verticaux sur une version de fichier. Vous pouvez faire les actions suivantes à partir de là :
- Restaurer la version comme version principale
- Télécharger la version
- Afficher un aperçu de la version
- Enregistrer la version comme un nouveau fichier
- Supprimer la version
Bon à savoir
- Pour les dossiers d'équipe privés, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle supérieur pour voir les versions d'un fichier.
- Pour les dossiers d'équipe publics, tout membre du dossier d'équipe peut visualiser les versions d'un fichier.
- Pour les fichiers partagés, tout membre de l'équipe peut visualiser les versions de ces fichiers.
L'onglet Activité vous permet de voir toutes les activités sur le dossier par vous et vos collaborateurs, en fonction de la date et de l'heure.
Bon à savoir
- Pour les dossiers d'équipe privés et publics, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle supérieur pour afficher l'activité d'un dossier.
- Pour les fichiers partagés, un membre doit avoir l'autorisation de partage pour visualiser les activités sur ces fichiers.
Les statistiques d'accès avancées d'un fichier vous permettent de voir qui a accédé à votre fichier (membres de l'équipe et utilisateurs externes) et quelles actions ils ont effectuées (nombre de consultations et de téléchargements).
- Sous accès global, vous pouvez voir le nombre de membres de l'équipe et d'utilisateurs externes qui ont accédé au fichier, ainsi que leur nombre total de consultations et de téléchargements.
- Le lien permanent ou lien de partage externe vous affiche le nombre total correspondant de consultations et de téléchargements pour le fichier.
- Cliquez sur Permalink pour afficher la liste des membres de l'équipe qui ont accédé au fichier, ainsi que la date et l'heure auxquelles ils y ont accédé.
- Cliquez sur un lien de partage externe pour afficher la liste des utilisateurs externes qui ont accédé au fichier ainsi que la date et l'heure auxquelles ils y ont accédé.
Bon à savoir
- Dans le cas d'un lien de partage externe, si les données de l'utilisateur telles que le nom, le numéro de téléphone et l'e-mail sont demandées, ces données seront également indiquées.
- Si le nom n'est pas demandé, les utilisateurs seront appelés en tant que Guest# (dans l'ordre Guest#1, Guest#2, etc.).
- Pour les dossiers d'équipe privés et publics, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle plus élevé pour voir les statistiques d'accès d'un fichier.
- Pour les fichiers partagés, un membre doit avoir l'autorisation de partage pour voir leurs statistiques d'accès.
N'hésitez pas à nous faire part de vos questions dans la partie commentaires ci-dessous.
L'équipe Zoho France
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Collaboration sans faille avec Zoho One
Bonjour à tous, Dans cet article nous allons voir comment Zoho One permet une collaboration à différents niveaux . La façon dont nous travaillons évolue. À mesure que les entreprises se mondialisent, la plupart des activités sont menées en équipe.
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Hello, I'm trying the free version of your produtc. It is veryyy good!!!! I don't know if in the Standard plan, I can overview a Gantt Graph for 2 or more Projects Milestone. This would be very helpfull for managing teams and taking decisions about who I will assign a task to. In the paid plan Do I have this possibility? Thank you.Integrating a Zoho Project Gantt Chart into Reports
Is is possible to integrate a Zoho Project Gantt Chart into a Zoho Report Dashboard. I am in the process of creating Project Status Dashboards for the projects that we track in Zoho Projects and I would like to incorporate the gantt chart within Reports. Please let me know! ThanksZOHO BOOKS - EXCESSIVELY SLOW TODAY
Dear Zoho Books This is not the first time but it seems to be 3 times per week now that the system is extremely slow. I work on Zoho Books 95% of my day so this is very frustrating. Zoho you need to do something about this. I have had my IT guy checkGantt Chart - Zoho Analytics
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Hi, My colleague liked to see to which sales orders, the quote has been converted. Quote shows Invoices, but not SO. Same, they would like to see the quotes in the sales order, as they can see invoices, packages, shipment, How can we achieve this ? ThankTip of the Week #71–Auto-move incoming messages to the right inboxes with keywords
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How would I go about clearing a follow-up field date from my deals? Currently I cannot set the new value as an empty box.Bigin: filter Contacts by Company fields
Hello, I was wondering if there's a way to filter the contacts based on a field belonging to their company. I.e.: - filter contacts by Company Annual Revenue field - filter contacts by Company Employee No. field In case this is not possibile, what workaroundSending emails from an outlook account
Hi, I need to know if it's possible to send automatic emails from an Outlook account configured in Zoho CRM and, if so, how I can accomplish that. To give you some context, I set up a domain and created a function that generates PDF files to be sent laterIs there any way to recall an email sent using Zoho CRM?
If an email is sent using Zoho Mail, there is a recall option/functionality that is available to the sender. Is there any way to recall an email if it was sent using Zoho CRM? I can't seem to find that option. Any help would be appreciated.Quick Create needs Client Script support
As per the title. We need client scripts to apply at a Quick Create level. We enforce logic on the form to ensure data quality, automate field values, etc. However, all this is lost when a user attempts a "Quick Create". It is disappointing because, fromis it possible to add more than one Whatsapp Phone Number to be integrated to Zoho CRM?
so I have successfully added one Whatsapp number like this from this User Interface it seems I can't add a new Whatsapp Number. I need to add a new Whatsapp Number so I can control the lead assignment if a chat sent to Whatsapp Phone Number 1 then assignProblem with reports due to "Connected" items change - Yes this IS a problem
Now that the change has been made to use "connected" items I can no longer run the reporting I need in CRM. I should be able to start with Deals as the parent, connect down to the Account (Account_Name) on the deal as the child, then to any child itemsZoho sheet desktop version
Hi Zoho team Where can I access desktop version of zoho sheets? It is important as web version is slow and requires one to be online all the time to do even basic work. If it is available, please guide me to the same.Introducing notifications in the vendor portal
Imagine this: You're a recruiter working with multiple vendors on a high-volume hiring project. You’ve just updated a job description after a last-minute change from the hiring manager. One of your vendors, however, is still working off the older versionSignup forms behaviour : Same email & multiple submissions
My use case is that I have a signup form (FormA) that I use in several places on my website, with a hidden field so I can see where the contact has been made from. I also have a couple of other signup forms (FormB and FormC) that slight differences. AllCRM limit reached: only 2 subforms can be created
we recently stumbled upon a limit of 2 subforms per module. while we found a workaround on this occasion, only 2 subforms can be quite limiting in an enterprise setting. @Ishwarya SG I've read about imminent increase of other components (e.Settings Icon No Longer in ZOHO Desk?
In ZOHO desk, there has been a gear icon for settings. as of yesterday, it is no longer there. I showed up briefly this morning but is gone again. Anybody else experiecing this?LESS_THAN_MIN_OCCURANCE - code 2945
Hi I'm trying to post a customer record to creator API and getting this error message. So cryptic. Can someone please help? Thanks VarunHow to update "Lead Status" to more than 100 records
Hello Zoho CRM, How do I update "Lead Status" to more than 100 records at once? To give you a background, these leads were uploaded or Imported at once but the lead status record was incorrectly chosen. So since there was a way to quickly add records in the system no matter how many they are, we are also wondering if there is a quicker way to update these records to the correct "Lead Status". I hope our concern makes sense and that there will be a fix for it. All the best, JonathanAnalytics for notes created
Is there a way I can see how many notes were created per day? Via reporting or analytics?Add Custom Reports To Dashboard or Home Tab
Hi there, I think it would be great to be able to add our custom reports to the Home Tab or Dashboards. Thanks! ChadCannot update Recurring_Activity on Tasks – RRULE not accepted
Hello, I am trying to update Tasks in Zoho CRM to make them recurring yearly, but I cannot find the correct recurrence pattern or way to update the Recurring_Activity field via API or Deluge. I have tried: Sending a string like "RRULE:FREQ=YEARLY;INTERVAL=1"Add image to report...
Greetings, I send a weekly color coded report via Creator email. I would like to add the legend somewhere in the report. Header, footer where ever. I have the legend saved on Google Drive and can access it via shared link. Sure someone has wanted to addMore controls for User Fields in CRM
Dear All, We are here with a minor but crucial enhancement to the user fields—now set accessibility permissions to the records for user field. User field allows you to extend co-ownership of records to your peers. You can collaborate with them for certainCalls to accounts rather than leads or contacts?
So..... We have a dilemma and I'm hoping someone has encountered this before and figured out a fix. We have just migrated to Zoho. It's great.....expect for how "Calls" are handled.... We are B2B. We do not use the leads module. A "Lead/Prospect" forImage Upload Field | Zoho Canvas
I'm working on making a custom view for one of our team's modules. It's an image upload field (Placement Photo) that would allow our sales reps to upload a picture of the house their working on. However, I don't see that field as a opinion when buildingPower of Automation :: Automated 'Delayed & Closed' Status Update Based on Due Date
Hello Everyone, A custom function is a software code that can be used to automate a process and this allows you to automate a notification, call a webhook, or perform logic immediately after a workflow rule is triggered. This feature helps to automateNimble enhancements to WhatsApp for Business integration in Zoho CRM: Enjoy context and clarity in business messaging
Dear Customers, We hope you're well! WhatsApp for business is a renowned business messaging platform that takes your business closer to your customers; it gives your business the power of personalized outreach. Using the WhatsApp for Business integrationLead Blueprint transition in custom list view
Hi, Is It possible to insert the Blueprint transition label in a custom Canvas list view? I am using Lead module. I see the status, but it would be great if our users could execute the Blueprint right from the list view without having to enter the detailedRange names in Zoho Sheet are BROKEN!
Hi - you've pushed an update that has broken range names. A previously working spreadsheet now returns errors because the range names are not updating the values correctly. I've shared a video with the support desk to illustrate the problem. This spreadsheetCan Zoho Flows repeat Actions more than once?
I'm attempting to make an intentional Zoho Flow loop using the below layout. However, when "WithinLimit" condition is met, the program fails to execute the action "Get & Add Request Co..." again. Is this by design? Is Zoho Flows unable to repeat actionsHas anyone integrated SMS well for Zoho Desk?
Our company does property management and needs to be able to handle inbound sms messages which create a ticket for Zoho Desk. We then need to be able to reply back from Zoho desk which sends the user an sms message. This seems like a fairly common thingpopulate email address and name in zoho desk?
Is it possible to populate the email address and name in the zoho desk widget? We only use it in the context of an authenticated user, so we already know the user's name and email. Thanks,Are there default/pre-built dashboards in Zoho Desk?
Hi, I am looking for some pre-built dashboard templates in Zoho Desk, similar to what we can find in CRM/Projects, etc Thank youEnable Locations for Expense
Hi, please enable Locations (ex Branches) for Zoho Expense so that there is consistency between this app and Zoho Books. Thanks in advance.Adding branded signature to tickets reply
Hi, i am unable to figure out how to add signatures with logo to tickets reply. please advice .Next Page