Pack débutant : vos premiers pas sur Zoho Bigin
Dans cet article nous verrons comment paramétrer votre CRM Bigin en 4 étapes : renseigner vos informations, gérer vos utilisateurs ainsi que leurs rôles et profils.
Renseigner les informations de votre organisation
Vous venez de vous inscrire à Zoho Bigin, et avant toutes choses il est important de renseigner les informations de votre entreprise dans le CRM comme le fuseau horaire, votre monnaie, votre logo ...
Pour cela voici la marche à suivre :
- Paramètres,
- Cliquez sur Organisation,
- Appuyez sur le stylet pour modifier vos informations
Gérer les différents utilisateurs
La prochaine étape pour configurer votre compte Bigin est la gestion des utilisateurs.
Les employés de votre entreprise peuvent-être ajoutés comme utilisateurs et vous pouvez ensuite leur assigner un rôle ou définir leur profil pour leur accorder ou non l'accès à certaines actions ou informations.
Les personnes dont la position leur donne le droit de "Gérer les utilisateurs" peuvent ajouter, modifier ou supprimer les différents utilisateurs.
Ajouter un nouvel utilisateur
Voici la marche à suivre pour ajouter un nouvel utilisateur :
- Connectez-vous à Bigin avec un profil "Administrateur"
- Allez dans les Paramètres > Utilisateurs et Contrôles
- Allez dans l'onglet Utilisateurs
- Cliquez sur le bouton "Nouvel Utilisateur"
- Renseignez ensuite les différents champs : Nom, Prénom, E-mail, Rôle et Profil
Cliquez sur "Inviter un utilisateur" et la demande de connexion lui sera envoyée
Une fois que votre utilisateur est créé, vous pouvez modifier les informations le concernant à condition d'avoir le profil Administrateur.
Pour cela, allez sur la page avec les différents utilisateurs et cliquez sur le stylet pour modifier les informations d'une personne en particulier. Ajoutez ensuite toutes les informations que vous avez sur l'employé pour profiter d'un profil complet.
Vous pouvez aussi afficher les utilisateurs en fonctions de certains critères : actifs, inactifs, invités ou supprimés. Pour cela choisissez l'affichage que vous souhaitez dans le menu déroulant.
Activer ou désactiver un utilisateur
Il est possible que vous ayez besoin pendant une certaine période de désactiver un utilisateur, pendant un congé maladie par exemple. En désactivant le compte de cet utilisateur, il ne pourra plus avoir accès à ses données.
Pour cela allez dans le tableau avec tous les utilisateurs et sélectionnez la vue "Utilisateurs actifs" si vous souhaitez désactiver un compte ou "Utilisateurs inactifs" pour l'inverse. Cliquez ensuite sur les (...) à droite et Activez ou Désactivez l'utilisateur.
Bon à savoir : Il est impossible de désactiver le Super Admin, vous devez d'abord transmettre le Profil à un autre utilisateur pour ensuite le supprimer.
Supprimer un utilisateur
Si un employé quitte votre entreprise vous pouvez supprimer son compte. Pour cela vous n'avez qu'à cliquer sur la corbeille et l'utilisateur sera supprimé.
Bon à savoir : cette action est irréversible, il est conseillé de transférer en amont les données de l'utilisateur supprimé à une personne restant dans votre entreprise (même si la suppression d'un utilisateur n'impact aucune de ses données qui restent sur Bigin)
Gérez les rôles de votre organisation
Continuons notre processus de réglage des paramètres Bigin avec la définition des rôles au sein de votre entreprise.
Il existe une hiérarchie au sein d'une équipe, basée sur les différents rôles/position des employés. Cette structure détermine le niveau d'information auquel le salarié peut accéder selon son rôle : un manager peut avoir accès aux données de son équipe mais l'inverse n'est pas toujours nécessaire.
C'est pour cela qu'il est important de créer au sein de votre CRM Bigin une délimitation d'accès pour chaque rôle.
Comment créer un rôle
NB : il n'est pas possible de créer plus de 2 rôles dans la version gratuite
- Allez dans les Paramètres > Utilisateurs et contrôle
- Cliquez sur Rôle
- Cliquez sur le (+) à droite du rôle que vous souhaitez dupliquer
- Entrez ensuite les informations sur ce nouveau rôle, nom, à qui il rend des comptes, s'il peut ou non échanger ses informations avec ses collègues ainsi qu'une description
- Enregistrez : votre rôle est paramétré
Comment assigner les rôles à votre équipe
Une fois que votre feuille hiérarchique est établie au sein de votre CRM Bigin vous devez attribuer à votre équipe les rôles qui lui correspondent.
- Allez dans les paramètres > Utilisateurs et contrôles
- Sélectionnez l'onglet Utilisateurs
- A côté de l'utilisateur en question, cliquez sur le stylet pour modifier ses informations
- Dans la partie rôle, sélectionnez celui adapté à l'utilisateur
Comment supprimer un rôle
Vous pouvez supprimer un rôle s'il ne convient plus aux besoins de votre entreprise, mais cette suppression ne sera efficace qu'une fois le rôle transféré à un autre pour éviter toutes pertes de données.
- Allez dans les paramètres > Utilisateurs et contrôles
- Sélectionnez l'onglet Rôle
- A côté du rôle en question, cliquez sur la corbeille puis sélectionnez la personne qui reprendra les fonctions de ce rôle
- Cliquez sur Supprimer
Gérer les profils de votre organisation
Voici la dernière étape pour paramétrer votre compte Bigin : définir les profils. Les profils vous aident à définir un ensemble d’autorisations pour chaque utilisateur ainsi que les actions qu’ils peuvent exécuter au sein de Bigin. Un manager n'aura pas les mêmes besoin qu'un employé, par exemple il devra avoir accès à certains paramètres administratifs, pouvoir ajouter un utilisateur, créer un workflow ... et ce sont ces accès qui sont déterminés dans les profils.
Voici où trouver les différents profils de votre entreprise :
- Allez dans les paramètres
- Puis sélectionnez > Utilisateurs et contrôles
- Cliquez sur l'onglet Profil
Il existe par défaut deux profils :
- Administrateur : donne accès à tous les paramètres de Bigin
- Standard : ne donne pas accès à la partie administrative
Vous pouvez aussi créer vos propres profils pour être au plus proche des besoins de votre organisation
Les autorisations liées au Profil
Les autorisations de base rassemblent, les Transactions, les Contacts et Sociétés, les Produits, les Notes, les Activités et le Tableau de bord. Vous pouvez ensuite choisir le niveau d'accès : Afficher, Créer, Modifier ou Supprimer.
Note : Pour le tableau de bord seul deux options existent : Afficher et gérer
Les fonctions avancées vous permettent d'effectuer des actions plus spécifiques comme :
- Workflows : pour automatiser certaines actions pour gagner en temps et en efficacité comme suivre un nouveau contact, assigner une tâche à un utilisateur...
- Formulaires web : entrer automatiquement des contacts dans votre CRM lorsqu'ils renseignent leurs coordonnées dans un formulaire sur votre site web
- Gestion des utilisateurs : donner accès ou non à certaines fonctions aux différents utilisateurs
- Actions en bloc : effectuer des tâches groupées, envoyer un mail, changer de propriétaire, supprimer mettre à jour...
- Administration des données : analyser l'intégrité des données pour garder celles qui sont fiables
- Divers : autres actions, rechercher, fusionner ou gérer les vues personnalisées
Canaux : le point de contact avec vos clients, vous pouvez choisir de donner accès au profil aux informations venant des réseaux sociaux ou des emails
Créer un profil
Pour créer un profil voici la marche à suivre :
- Allez dans les Paramètres
- Cliquez sur l'onglet Profil
- Cliquez sur le bouton "+ Nouveau Profil"
- Entrez le nom de ce nouveau profil
- Renseignez profil sur lequel il va être cloné, et dont il aura les mêmes autorisations (que vous pourrez modifier par la suite si besoin)
- Écrivez une description de ce nouveau profil
- Enregistrez-le
Supprimer un profil
Pour supprimer un profil voici la marche à suivre :
- Allez dans les Paramètres > Utilisateurs et contrôles
- Cliquez sur l'onglet Profil
- Cliquez sur les (...) à droite du profil à supprimer
- Choisissez Supprimer
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Florence Barbier
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Bigin - Astuce #5 : Comment transférer le statut Super Admin ?
Bonjour Community France, Découvrons comment transférer le statut de Super Administrateur. Sachez que le statut de super administrateur ne peut être transféré à un autre utilisateur administrateur que par le super administrateur lui même. Pour transférerNouveau forfait Bigin Premier : Multi-devises, flux de travail avancés et plus encore !
Bonjour à tous, Nous sommes ravis d'annoncer une toute nouvelle édition de Bigin qui contient plusieurs nouvelles fonctionnalités comme la multidevise, des flux de travail avancés, des champs de recherche personnalisés et plus encore : l'édition Premier.Nouveauté Bigin : associez plusieurs contacts à une même affaire!
Bonjour à tous, Une transaction implique souvent plusieurs décideurs. Prenons l'exemple de l'entreprise Zylker qui utilise Bigin pour gérer ses pipelines de vente. Ils souhaitent acheter des meubles. Pour valider la vente, différents employés, de différentsPack débutant : vos premiers pas sur Zoho Bigin
Dans cet article nous verrons comment paramétrer votre CRM Bigin en 4 étapes : renseigner vos informations, gérer vos utilisateurs ainsi que leurs rôles et profils. Renseigner les informations de votre organisation Vous venez de vous inscrire à Zoho Bigin,Anniversaire Bigin : le CRM pour les petites entreprises évolue
Bonjour à tous ! Nous sommes de retour avec quelques annonces passionnantes. Mais d'abord, joyeux anniversaire à nous ! Bigin a eu un an récemment et nous avons un nouvel ensemble de fonctionnalités que nous sommes impatients de partager avec vous. Nous
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Exported Slide Image Lacks Portion of the Background Image
This does not always happen, but when I export (or "download") the rendered image of a slide, it sometimes lacks a portion of the background image. I created a sample slide deck to demonstrate it and shared it with the admins. It is also publicly availableZoho Projects - Task Owner filter at Project level
Hi Projects Team, The feature requests I would like to raise is the ability to create a custom view at the project level for projects with tasks owned by a user or users. For example "Ashley's Projects" custom view might contain a list of project in whichHow do I increase the email attachment size in Zoho CRM ?
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Hi, I’m really interested in seeing how others have built their application using Zoho Creator, especially those designed for external users (clients, vendors, or the public). If you’ve developed something along those lines and don’t mind sharing, I’dSuper Admin Logging in as another User
How can a Super Admin login as another user. For example, I have a sales rep that is having issues with their Accounts and I want to view their Zoho Account with out having to do a GTM and sharing screens. Moderation Update (8th Aug 2025): We are workingIn arattai received message can't be deleted
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Hello all, We have a small sales organization therefore, it's helpful for everyone on the sales team to be able to view the full list of accounts to assist in preventing duplicate accounts from being created. However we want to prevent people from creatingUnified customer portal login
As I'm a Zoho One subscriber I can provide my customers with portal access to many of the Zoho apps. However, the customer must have a separate login for each app, which may be difficult for them to manage and frustrating as all they understand is thatWebhook not firing.
I created a webhook using the Web UI, it looks very nice and the testing worked without an issue, but when i save/ update a ticket, the webhook is not firing. Here are the details of the web-hook i get from using the API "modifiedTime": "2019-10-22T09:23:37.380Z",Is it posssible to add Asap Widget on Wordpress?
I have tried to add the ASAP widget so users could iniciate chats and see the KB information but nothings seems to work. I have tried to add the script using a php snippet that adds the to the footers and also tried one for the header in the functioIs it possible to embed Youtube shorts?
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I have a few tables from a ZohoSheet in a ZohoWriter document that will remove the images in the cells when I refresh from the source. The source still has the images in the table when I go to refresh. After updating from the source, as you can see theUnable to Receive Emails on Zoho Mail After Office 365 Coexistence Setup – Error: 553 Relaying Disallowed
Hello, My domain name is bigniter.com, and I’ve been using Zoho Mail as my email service provider without any issues. Recently, I followed the steps outlined in the Zoho documentation to enable Coexistence with Office 365: 🔗 https://www.zoho.com/mail/help/adminconsole/coexistence-with-office365.html#multi-serverAPI Pagination Error: 'from' Parameter Limit
Hello, I am encountering an error while paging through the Zoho Desk API results: Status code: 422 - {"errorCode":"UNPROCESSABLE_ENTITY","message":"The value passed for field 'from' exceeds the range of '0-4999'."} Is 5000 the maximum number of recordsHow to go to the next open ticket in the queue when agents closes ticket
Zoho Desk When agent closes a ticket - eg when they choose 'Send and Close" - where is the setting that automatically redirects them to the next open ticket in the queue?External download link limit
Can You please help us to understand this For Zoho WorkDrive external users, the download limit is a maximum of 5 GB total download size and a maximum of 50 first-level files and folders What is the meaning of first level? We are using these files inCRM verify details pop-up
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Hello folks, In addition to the existing IMAP and POP options, you can now integrate your Outlook/Office 365 inbox with Zoho CRM via Graph API. Why did we add this option? Microsoft Graph API offers a single endpoint to access data from across Microsoft’sAny way to "Pay with Check" or "Refund with Check" for Credit Notes?
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