Pack débutant : vos premiers pas sur Zoho Bigin

Pack débutant : vos premiers pas sur Zoho Bigin



Dans cet article nous verrons comment paramétrer votre CRM Bigin en 4 étapes : renseigner vos informations, gérer vos utilisateurs ainsi que leurs rôles et profils.

























Renseigner les informations de votre organisation

Vous venez de vous inscrire à Zoho Bigin, et avant toutes choses il est important de renseigner les informations de votre entreprise dans le CRM comme le fuseau horaire, votre monnaie, votre logo ...

Pour cela voici la marche à suivre : 
  1. Paramètres,
  2. Cliquez sur Organisation,
  3. Appuyez sur le stylet pour modifier vos informations



Gérer les différents utilisateurs


La prochaine étape pour configurer votre compte Bigin est la gestion des utilisateurs.

Les employés de votre entreprise peuvent-être ajoutés comme utilisateurs et vous pouvez ensuite leur assigner un rôle ou définir leur profil pour leur accorder ou non l'accès à certaines actions ou informations.
 
Les personnes dont la position leur donne le droit de "Gérer les utilisateurs" peuvent ajouter, modifier ou supprimer les différents utilisateurs.

Ajouter un nouvel utilisateur

Voici la marche à suivre pour ajouter un nouvel utilisateur : 
  • Connectez-vous à Bigin avec un profil "Administrateur"
  • Allez dans les Paramètres > Utilisateurs et Contrôles
  • Allez dans l'onglet Utilisateurs
  • Cliquez sur le bouton "Nouvel Utilisateur"
  • Renseignez ensuite les différents champs : Nom, Prénom, E-mail, Rôle et Profil
Cliquez sur "Inviter un utilisateur" et la demande de connexion lui sera envoyée




Une fois que votre utilisateur est créé, vous pouvez modifier les informations le concernant à condition d'avoir le profil Administrateur.
Pour cela, allez sur la page avec les différents utilisateurs et cliquez sur le stylet pour modifier les informations d'une personne en particulier.  Ajoutez ensuite toutes les informations que vous avez sur l'employé pour profiter d'un profil complet.
​



Vous pouvez aussi afficher les utilisateurs en fonctions de certains critères : actifs, inactifs, invités ou supprimés.  Pour cela choisissez l'affichage que vous souhaitez dans le menu déroulant.



Activer ou désactiver un utilisateur

Il est possible que vous ayez besoin pendant une certaine période de désactiver un utilisateur, pendant un congé maladie par exemple. En désactivant le compte de cet utilisateur, il ne pourra plus avoir accès à ses données.
 
Pour cela allez dans le tableau avec tous les utilisateurs et sélectionnez la vue "Utilisateurs actifs" si vous souhaitez désactiver un compte ou "Utilisateurs inactifs" pour l'inverse.  Cliquez ensuite sur les (...) à droite et Activez ou Désactivez l'utilisateur.




Bon à savoir : Il est impossible de désactiver le Super Admin, vous devez d'abord transmettre le Profil à un autre utilisateur pour ensuite le supprimer.

Supprimer un utilisateur

Si un employé quitte votre entreprise vous pouvez supprimer son compte.  Pour cela vous n'avez qu'à cliquer sur la corbeille et l'utilisateur sera supprimé.



Bon à savoir : cette action est irréversible, il est conseillé de transférer en amont les données de l'utilisateur supprimé à une personne restant dans votre entreprise (même si la suppression d'un utilisateur n'impact aucune de ses données qui restent sur Bigin)


Gérez les rôles de votre organisation

Continuons notre processus de réglage des paramètres Bigin avec la définition des rôles au sein de votre entreprise.
Il existe une hiérarchie au sein d'une équipe, basée sur les différents rôles/position des employés. Cette structure détermine le niveau d'information auquel le salarié peut accéder selon son rôle : un manager peut avoir accès aux données de son équipe mais l'inverse n'est pas toujours nécessaire.
C'est pour cela qu'il est important de créer au sein de votre CRM Bigin une délimitation d'accès pour chaque rôle.

Comment créer un rôle

NB : il n'est pas possible de créer plus de 2 rôles dans la version gratuite
  • Allez dans les Paramètres > Utilisateurs et contrôle
  • Cliquez sur Rôle
  • Cliquez sur le (+) à droite du rôle que vous souhaitez dupliquer
  • Entrez ensuite les informations sur ce nouveau rôle, nom, à qui il rend des comptes, s'il peut ou non échanger ses informations avec ses collègues ainsi qu'une description
  • Enregistrez : votre rôle est paramétré



Comment assigner les rôles à votre équipe

Une fois que votre feuille hiérarchique est établie au sein de votre CRM Bigin vous devez attribuer à votre équipe les rôles qui lui correspondent.
  • Allez dans les paramètres > Utilisateurs et contrôles
  • Sélectionnez l'onglet Utilisateurs
  • A côté de l'utilisateur en question, cliquez sur le stylet pour modifier ses informations
  • Dans la partie rôle, sélectionnez celui adapté à l'utilisateur 


Comment supprimer un rôle

Vous pouvez supprimer un rôle s'il ne convient plus aux besoins de votre entreprise, mais cette suppression ne sera efficace qu'une fois le rôle transféré à un autre pour éviter toutes pertes de données.
 
  • Allez dans les paramètres > Utilisateurs et contrôles
  • Sélectionnez l'onglet Rôle
  • A côté du rôle en question, cliquez sur la corbeille puis sélectionnez la personne qui reprendra les fonctions de ce rôle
  • Cliquez sur Supprimer



Gérer les profils de votre organisation

Voici la dernière étape pour paramétrer votre compte Bigin : définir les profils. Les profils vous aident à définir un ensemble d’autorisations pour chaque utilisateur ainsi que les actions qu’ils peuvent exécuter au sein de Bigin.  Un manager n'aura pas les mêmes besoin qu'un employé, par exemple il devra avoir accès à certains paramètres administratifs, pouvoir ajouter un utilisateur, créer un workflow ... et ce sont ces accès qui sont déterminés dans les profils.
 
Voici où trouver les différents profils de votre entreprise : 
  • Allez dans les paramètres
  • Puis sélectionnez > Utilisateurs et contrôles
  • Cliquez sur l'onglet Profil
 
Il existe par défaut deux profils :
  • Administrateur : donne accès à tous les paramètres de Bigin
  • Standard : ne donne pas accès à la partie administrative 
Vous pouvez aussi créer vos propres profils pour être au plus proche des besoins de votre organisation

Les autorisations liées au Profil

Les autorisations de base rassemblent, les Transactions, les Contacts et Sociétés, les Produits, les Notes, les Activités et le Tableau de bord. Vous pouvez ensuite choisir le niveau d'accès : Afficher, Créer, Modifier ou Supprimer.



Note : Pour le tableau de bord seul deux options existent : Afficher et gérer
 
Les fonctions avancées vous permettent d'effectuer des actions plus spécifiques comme :
  • Workflows : pour automatiser certaines actions pour gagner en temps et en efficacité comme suivre un nouveau contact, assigner une tâche à un utilisateur...
  • Formulaires web : entrer automatiquement des contacts dans votre CRM lorsqu'ils renseignent leurs coordonnées dans un formulaire sur votre site web
  • Gestion des utilisateurs : donner accès ou non à certaines fonctions aux différents utilisateurs
  • Actions en bloc : effectuer des tâches groupées, envoyer un mail, changer de propriétaire, supprimer mettre à jour...
  • Administration des données : analyser l'intégrité des données pour garder celles qui sont fiables
  • Divers : autres actions, rechercher, fusionner ou gérer les vues personnalisées



Canaux : le point de contact avec vos clients, vous pouvez choisir de donner accès au profil aux informations venant des réseaux sociaux ou des emails



Créer un profil 

Pour créer un profil voici la marche à suivre :
  • Allez dans les Paramètres
  • Cliquez sur l'onglet Profil
  • Cliquez sur le bouton "+ Nouveau Profil"
  • Entrez le nom de ce nouveau profil
  • Renseignez profil sur lequel il va être cloné, et dont il aura les mêmes autorisations (que vous pourrez modifier par la suite si besoin)
  • Écrivez une description de ce nouveau profil
  • Enregistrez-le



Supprimer un profil

Pour supprimer un profil voici la marche à suivre :
  • Allez dans les Paramètres > Utilisateurs et contrôles
  • Cliquez sur l'onglet Profil
  • Cliquez sur les (...) à droite du profil à supprimer
  • Choisissez Supprimer






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                                                                                      MVP Corner







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                                                                                            Writer is a powerful online word processor, designed for collaborative work.

                                                                                              Zoho CRM コンテンツ






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                                                                                                            Disclaimer: I’m not a professional coder! Do you need to use Zoho Mail API? Me too. It lets you do all sorts of things — like reading the complete header of an email, or forwarding an email with its attachments — which is what I wanted to do. But setting

                                                                                                          • Zoho CRM Android app updates: Kiosk and multiple file upload support for subforms

                                                                                                            Hello everyone, We've rolled out new enhancements to the Zoho CRM Android app to bring better mobile CRM experience and efficiency. Let's take a quick look at what's new: Kiosk Multiple file uploads for subforms Kiosk Kiosk is a no-code tool in Zoho CRM

                                                                                                          • Revenue Deferrals

                                                                                                            Does ZOHO books and subscriptions handle Revenue Deferrals?   

                                                                                                          • Can I make a website open inside Zoho whenever I log in?

                                                                                                            Hi Zoho Team, Every day, I check a few websites for updates, for example, Rojgar--result, where I see the latest government job results and notifications. I was wondering if there’s any option in Zoho to make a website like that open inside Zoho whenever

                                                                                                          • Zoho Analytics & SQL Server - Live connect

                                                                                                            Below are the steps I did Created a fresh database and table in my own virtual server Created a new data source connection with live connect I was able to select the tables and created the data source successfully I am getting the error when I try to

                                                                                                          • Kaizen #214 - Workflow APIs - Part 2

                                                                                                            Welcome back to another week of Kaizen! Last week, we discussed how Zylker Cloud Services used the Workflow APIs to discover and audit all the automations in their CRM, listing every workflow, checking triggers, and understanding their automation limits.

                                                                                                          • Playback and Management Enhancements for Zoho Quartz Recordings

                                                                                                            Hello Zoho Team, We hope you're all doing well. We would like to submit a feature request related to Zoho Quartz, the tool used to record and share browser sessions with Zoho Support. 🎯 Current Functionality As of now, Zoho Quartz allows users to record

                                                                                                          • Zoho CRM Community Digest - September P1 | 2025

                                                                                                            Hello Everyone! September's Here! Before we jump into product updates, and community highlights, here's a quick spotlight! Zoho has launched a Professional Sales Rep Certification course on Coursera, tailored for sales professionals to strengthen their

                                                                                                          • Upload my theme.

                                                                                                            Hello. I would like to upload my own theme, this one: https://themeforest.net/item/panagea-travel-and-tours-listings-template/21957086 Is it compatible and where I upload it? If not I will hire a developer, what do I have to ask when I search for one?

                                                                                                          • Explore the Redesigned Quotes Module in Zoho Billing

                                                                                                            Dear users, We’re excited to introduce a refreshed look for the Quotes details page in Zoho Finance applications! This update brings you a more efficient user interface experience without changing your existing workflow. We've enhanced layouts with organized

                                                                                                          • Default/Private Departments in Zoho Desk

                                                                                                            1) How does one configure a department to be private? 2) Also, how does one change the default department? 1) On the list of my company's Zoho Departments, I see that we have a default department, but I am unable to choose which department should be default. 2) From the Zoho documentation I see that in order to create a private department, one should uncheck "Display in customer portal" on the Add Department screen. However, is there a way to change this setting after the department has been created?

                                                                                                          • Product Updates in Zoho Workplace applications | September 2025

                                                                                                            Hello Workplace Community, Let’s take a look at the new features and enhancements that went live across all Workplace applications this September. Zoho Mail Attach email as EML file in Compose Effortlessly attach emails as EML file in Compose by simply

                                                                                                          • 🤝 Rencontres, partage et inspiration au Zoho Community Meetup de novembre

                                                                                                            Chers utilisateurs, Bonne nouvelle 🎉 : notre Meetup Zoho Community approche, et nous serions ravis de vous y voir ! 📍 Toulouse : le 25 novembre 📍 Lyon : le 27 novembre (🎯 Il ne reste que quelques places !) Que vous soyez débutant ou utilisateur avancé,

                                                                                                          • Need Help Mapping GST Registration Number Field Between Zoho Books & Zoho CRM + Slow Sync Issues

                                                                                                            am facing an issue with field mapping between Zoho Books and Zoho CRM. I want to map the GST Registration Number field from the Customer module in Zoho Books to a custom GST field inside the Accounts module in Zoho CRM. However, I am getting a warning

                                                                                                          • Notification received when self-assigning tickets

                                                                                                            When I assign tickets in Zoho Desk the relevant agent gets a notification email. When assigning myself a ticket in Zoho Desk, I get a notification email. Now, as I am the person who assigned the ticket to myself, getting a notification in this regard

                                                                                                          • Nouveauté dans Zoho Writer - Création de documents et de modèles assistée par l'IA

                                                                                                            Zia, l’assistant IA de Zoho Writer, soutient les utilisateurs dans l’amélioration de leur écriture et la création de contenus : correction orthographique et grammaticale en temps réel, suggestions adaptées au contexte, détection du plagiat, révisions

                                                                                                          • When moments in customer support get "spooky"

                                                                                                            It’s Halloween again! Halloween is celebrated with spooky symbols and meanings based on history and traditions, with each region adding its own special touch. While we were kids, we would dress up in costumes along with friends, attend parties, and enjoy

                                                                                                          • Personalized demo

                                                                                                            can I know more about the personalized demo we are construction company and

                                                                                                          • Session Expired

                                                                                                            I constantly get "Session Expired" and need to relogin or close and open the application again. This gets really frustrating during the day. Is this something that can be solved? This really makes me want to leave the app as it is no go to need to reopen

                                                                                                          • Integrate your Outlook/ Office 365 inbox with Zoho CRM via Graph API

                                                                                                            Hello folks, In addition to the existing IMAP and POP options, you can now integrate your Outlook/Office 365 inbox with Zoho CRM via Graph API. Why did we add this option? Microsoft Graph API offers a single endpoint to access data from across Microsoft’s

                                                                                                          • Disable Buttons for Users with Profiles without permission

                                                                                                            Hey, I've noticed that users without permission of setting up things in the marketplace, can still see the icon: On a click, you see this: It would be way better, if they couldn't see this menu icon at all. (Aside from the fact that it completely misplaced

                                                                                                          • Mapping a new Ticket in Zoho Desk to an Account or Deal in Zoho CRM manually

                                                                                                            Is there any way for me to map an existing ticket in Zoho desk to an account or Deal within Zoho CRM? Sometimes people use different email to put in a ticket than the one that we have in the CRM, but it's still the same person. We would like to be able

                                                                                                          • Zoho製品と生成AIツールの活用について

                                                                                                            いつもありがとうございます。 弊社では、Zoho Oneを契約し、CRMを軸として、見込み客の管理から商談、その後の受注や請求の管理、サポート業務（Desk）、業務データのレポーティング（Analytics）などを行っております。 Zohoサービス自体には、Ziaというツールが搭載されているかと存じますが、それ以外の外部の生成AIツールと連携した活用などもできるのでしょうか？具体的には、CopilotなどがZohoに登録されているデータや情報を見て、対話型で必要なデータを提示してくれたり、商談や蓄積されたメモなどを分析してユーザが知見を得られるような活用ができないか、と考えております。

                                                                                                          • Zoho Analytics - Make text clickable in underlying data

                                                                                                            Hi Community, I have a simple sales report based on a Invoice query table. I have included a link on to each invoice on the table and sent the Invoice number URL to the link. This works find in the query table, but when I click underlying data on the

                                                                                                          • Credit Management: #5 Advanced Refund Policy

                                                                                                            You're subscribed to a well-known SaaS design tool. You've used it to manage your team's projects, create marketing visuals, brochures, and so on. But your needs change over time. Your company may switch to another tool or hire an in-house designer who

                                                                                                          • Exported Slide Image Lacks Portion of the Background Image

                                                                                                            This does not always happen, but when I export (or "download") the rendered image of a slide, it sometimes lacks a portion of the background image. I created a sample slide deck to demonstrate it and shared it with the admins. It is also publicly available

                                                                                                          • Subform Disabled Fields Should Remain Disabled on Edit/View

                                                                                                            Currently, when we disable a subform field using on user input or on add new row, it works perfectly during the initial data entry. However, when the record is saved and reopened for viewing or editing, these disabled fields become editable again. This

                                                                                                          • How to create a Zoho Mail extension similar to Outlook's OnSend add-in?

                                                                                                            Hi, I want to create a Zoho Mail extension similar to Outlook’s OnSend add-in. The extension should: Let the user select headers and footers from a taskpane while composing an email. When the user clicks Send, the extension should: Automatically insert

                                                                                                          • Effective Inbox Organization: Folders vs Tags in Zoho Mail?

                                                                                                            I'm exploring the best ways to organize a busy inbox, especially when managing multiple clients or project using Zoho Mail. I’d love to know what works best for others: 1. Do you prefer **folders** (possibly with sub-folders) for each client or project?

                                                                                                          • Piss poor service in Support in Domains and email

                                                                                                            Srijith Narayanan B contacted me today. Very pleasant fellow. Just didn't want to tell him how bad your support service is. You help the person, but you leave before we can finish the next stage. Which causes a lot of frustration. It's been 8 days now

                                                                                                          • Zoho Mail android app update: Block & reject future emails, Report phishing, Spam alerts, Suspicious URL detection

                                                                                                            Hello everyone! In the most recent Zoho Mail Android app update, we have brought in support for the following features: Block & reject future emails Report Phishing Spam alerts in the mail details screen. Suspicious URL detection. Block & reject future

                                                                                                          • Zohomail does not support additional fields in mailto links

                                                                                                            Hello, I set up Zohomail as default composer in Firefox according to manual here: https://www.zoho.com/mail/help/defaultcomposer.html#alink2 Later, I wanted to use this functionality to answer in a Linux mailing list thread using mailto link: mailto:xxxxx@kernel.org?In-Reply-To=%3C727o0521-q24p-s0qq-66n0-sn436rpqqr1p@example.com%3E&Cc=xxxxx%example.org&Subject=Re%3A%20%5BPATCH%20v2%28%29

                                                                                                          • Emails not being received from a particular domain

                                                                                                            Cannot receive any emails sent from atco.com Domain is in the spam whitelist so should be no reason for it not to be coming through. Have filed a ticket and besides a generic response of we are looking at it - it seems there is no actual support workers

                                                                                                          • Email address for forwarding is not saving and there's no confirmation ema

                                                                                                            Steps to reproduce: 1. Enter my forward email in the email forward section of the account 2. Click save 3. See a notification stating saved successfully 4. Refresh the page, no forward email is saved 5. No email confirmation received at the forwarding

                                                                                                          • This domain is not allowed to add in Zoho. Please contact support-as@zohocorp.com for further details

                                                                                                            This is the error i keep getting when trying to use my Zoho Domain Mail. This domain is not allowed to add in Zoho. Please contact support-as@zohocorp.com for further details Find attached. I hope this can be resolved very quickly so i can go on and make

                                                                                                          • Auto CC - Moving Departments

                                                                                                            We have Auto CC e-mail replies to your support mailbox enabled. We have two departments: Helpdesk (helpdesk@domain.com) Delivery (delivery@domain.com) If we create a Helpdesk ticket, and reply, replies are CC'd to helpdesk@domain.com (OK) We then move

                                                                                                          • I have error AS101 when I try to add paypal@mydomain.com to Zoho

                                                                                                            Please help me with this. I tried to call the help line 4 times but don't get any response.

                                                                                                          • unable to send message reason 554 5.1.8 Email outgoing blocked

                                                                                                            unable to send message reason 554 5.1.8 Email outgoing blocked

                                                                                                          • Zoho Mail Android app update: Manage folders

                                                                                                            Hello everyone! In the latest version(v2.9) of the Zoho Mail Android app update, we have brought in support for an option to manage folders. You can now create, edit, and delete folders from within the mobile app. You can also manage folders for the POP

                                                                                                          • Mailk got blocked / Inquiry About Email Sending Limits and Upgrade Options

                                                                                                            Dear Zoho Support Team, My name is Kamr Elsayed I created this account to use for applying for vocational training in Germany. As part of this process, I send multiple emails to different companies. However, after sending only 8 emails today, I received

                                                                                                          • Next Page