Contrôles administratifs granulaires : un atout pour la sécurité des e-mails

Contrôles administratifs granulaires : un atout pour la sécurité des e-mails


La moindre erreur dans votre système de messagerie peut coûter très cher à votre entreprise, tant en argent qu’en conformité et en image de marque. Pour beaucoup d’organisations, ce risque est bien réel. Les e-mails véhiculent quotidiennement des informations sensibles, des stratégies internes et des données clients. Il suffit qu’un employé transfère un rapport financier confidentiel au mauvais contact ou modifie une signature d’e-mail de manière inappropriée pour exposer l’entreprise.
Une seule mauvaise manipulation ou une signature non conforme peut ouvrir la porte à de graves failles. Plus de 90 % des cyberattaques commencent par un e-mail, et pourtant, nombre d’entreprises utilisent encore des contrôles administratifs génériques et trop larges pour prévenir efficacement ces menaces.
C’est précisément là qu’interviennent les contrôles administratifs granulaires. Grâce à une gestion précise, fondée sur les rôles et adaptée à chaque utilisateur, Zoho Mail permet aux équipes IT de sécuriser la messagerie tout en préservant la productivité et l’agilité des collaborateurs.

La sécurité des e-mails évolue

Avec le travail hybride, les e-mails sont consultés partout et sur tout type d'appareils, souvent en dehors des périmètres protégés. Cela multiplie les risques : phishing, erreurs humaines, partages non autorisés... Les exigences réglementaires, elles aussi, deviennent plus strictes. Les stratégies de contrôle globales, trop simples et trop rigides, ne répondent plus aux besoins actuels. Les entreprises doivent adopter une gouvernance plus fine, plus intelligente, qui protège les données tout en respectant le rythme de travail des équipes.
C’est exactement ce que permettent les contrôles administratifs granulaires.

Qu’est-ce qu’un contrôle administratif granulaire ?

Le contrôle administratif granulaire permet aux administrateurs IT d’appliquer une gouvernance précise et adaptée aux rôles pour toutes les actions liées à la messagerie. Contrairement aux politiques globales tout-ou-rien, ce type de contrôle autorise la création de règles ciblées pour un utilisateur, un groupe ou un département spécifique.
Ainsi, il devient possible de définir qui peut échanger avec l’extérieur, quels formats de pièces jointes sont acceptés, ou comment les signatures, modèles et polices doivent être utilisés. Les permissions basées sur les rôles permettent également d’ajuster les règles selon les responsabilités de chacun : direction, finance, marketing, etc.
L’objectif : créer un environnement de messagerie sûr, conforme et uniforme, protégeant les données et l’image de marque, sans entraver la productivité.

Pourquoi les entreprises ont besoin de contrôles granulaires

Les e-mails transportent quotidiennement des informations sensibles. Même une petite erreur peut provoquer des fuites de données ou des sanctions de non-conformité.
  1. Sécurité renforcée - Les contrôles granulaires limitent les risques de fuites accidentelles, de phishing ou d’abus internes. Les administrateurs peuvent gérer l’envoi d’e-mails externes, contrôler les pièces jointes et définir des permissions spécifiques par rôle.
  2. Conformité simplifiée - Pour respecter des réglementations comme le RGPD ou HIPAA, il est crucial d’appliquer les règles de manière uniforme dans toutes les équipes et zones géographiques.
  3. Protection de la marque - Des signatures, modèles et formats cohérents renforcent l’identité de l’entreprise. Les contrôles granulaires permettent de faire respecter ces standards sans nuire à la productivité.
Ainsi, sécurité, conformité et image de marque sont assurées, créant un environnement de messagerie plus sûr et professionnel.

Les situations où les contrôles granulaires sont essentiels

  1. Finance et juridique : éviter les fuites accidentelles de rapports confidentiels.
  2. Marketing et ventes : garantir une image de marque cohérente et professionnelle.
  3. Secteurs réglementés : appliquer les règles de conformité par département ou région.
  4. Travail hybride : sécuriser les accès multi-appareils sans freiner la productivité.
En ciblant précisément les règles, les contrôles administratifs granulaires créent un environnement de messagerie sûr, conforme et efficace. Zoho Mail offre aux administrateurs IT une supervision complète tout en maintenant la flexibilité des équipes.

Ce que Zoho Mail offre et comment cela aide les entreprises

Zoho Mail fournit aux administrateurs un ensemble complet d’outils pour sécuriser les communications, garantir la conformité et maintenir une image professionnelle.
  1. Politiques de messagerie : définir qui peut envoyer ou recevoir des e-mails, limiter les échanges à des domaines de confiance, appliquer des règles spécifiques par équipe.
  2. Restrictions d’accès : contrôler les connexions par IP, réseau ou appareil, avec intégration Active Directory et MDM.
  3. Restrictions de transfert : bloquer ou limiter le transfert vers des domaines non vérifiés pour protéger les informations sensibles.
  4. Sécurité des pièces jointes : filtrer les fichiers à risque, scanner les dossiers compressés et bloquer les contenus dangereux ou confidentiels.
  5. Signatures uniformes : appliquer des modèles de signature et de disclaimer à l’échelle de l’organisation pour renforcer l’identité de marque.
  6. Politiques de mot de passe et de session : imposer des mots de passe robustes, réinitialisations régulières et délais d’inactivité pour chaque session.
  7. Contrôle d’accès par rôle : attribuer des droits précis selon le rôle, le département ou l’équipe, pour une gouvernance sécurisée.
  8. Journaux d’audit et suivi : surveiller les actions administratives, l’accès aux boîtes aux lettres et les changements de configuration.
  9. Conservation des données et eDiscovery : gérer les périodes de rétention, rappeler des messages et traiter les demandes de droits des utilisateurs rapidement.
Zoho Mail permet ainsi aux entreprises de créer un environnement de messagerie sécurisé, conforme et professionnel, tout en préservant la productivité des équipes. Les administrateurs peuvent appliquer des règles fines sans limiter la productivité des équipes, tandis que chaque action administrative est suivie pour assurer la sécurité et conformité. Zoho Mail assure des échanges cohérents, professionnels et sûrs.

Prenez le contrôle de vos e-mails et renforcez la sécurité de votre organisation avec la Console d’administration de Zoho Mail.

L'équipe Zoho France

    • Sticky Posts

    • Collaboration sans faille avec Zoho One

      Bonjour à tous, Dans cet article nous allons voir comment Zoho One permet une collaboration à différents niveaux .       La façon dont nous travaillons évolue. À mesure que les entreprises se mondialisent, la plupart des activités sont menées en équipe.

      • Recent Topics

      • Emails sent through Bigin are not posting in IMAP Sent folder

        I have set up my email to work from within Bigin using IMAP.  I am using IMAP so I can sync my email across multiple devices - phone / laptop / desktop / iPad / etc.  I want all my emails to populate my email client (outlook & iphone email) whether or

      • 日本語フォントの選択肢拡充についての要望

        日本語フォントの選択肢がとても少ないと感じたことはありませんか？ 多くのアプリ（たとえば Invoice）ではフォントが1種類しかなく、正直あまり使いやすい・見た目が良いとも言えません。 そろそろ、もっと多くの日本語フォントを追加してほしい、そしてすべてのアプリで同じフォント選択肢を使えるようにしてほしいと、私たちユーザーが声を上げる時期だと思います。 ご存じのとおり、現状ではアプリごとにフォント周りの仕様にほとんど一貫性がありません。 みなさん、一緒に要望を出していきましょう！

      • Ask the Experts 26: Brighten every customer interaction with Zoho Desk all year long

        Hello everyone, Greetings and welcome to Ask the Experts 26. As we wrap up 2025, we are excited to invite you to the 26th episode of our Ask the Expert series. 🎄The Merry Metrics Edition = Best of Zoho Desk [Best Practices + Holiday Automation + Year-End

      • Painfully Slow Zoho mail

        Since yesterday Zoho Mail seems to have starting functioning very slowly and having a few bugs. It's slow to open mails, slow to send, slow to change between email accounts. Sometimes clicking on a particular folder (eg Sent folder) stops working and

      • GPS tracking only or Check out facility

        Dear Team, Zoho CRM is quite robust CRM but till date i was waiting for the feature of having GPS tracking of Sales employees which is a common demand by all customers for thier field sales executives. We cover them by saying that CRM provides Checkin

      • Can I use a Standalone CRM Function as the Callback URL For Async Export Data API?

        I am creating an export job using this API https://www.zoho.com/analytics/api/v2/bulk-api/export-data-async/create-export/view-id.html There is a "callbackUrl" key in the CONFIG object. I tried copying the URL for a standalone function in CRM which can

      • Discount on the transaction level in POS

        "Is it possible to apply a discount on the total bill before tax in Zoho POS?" I want to apply a discount on the total transaction amount in Zoho POS, but the discount should be calculated before the taxes are applied. Is there an option to do this in

      • Zoho DataPrep switching Date Format

        When using a pipeline that is importing Zoho Analytics data into Zoho DataPrep, the month and day of date fields are switched for some columns. For example, a Zoho Analytics record of "Nov. 8, 2025" will appear in Zoho DataPrep as "2025/08/11" in "yyyy/MM/dd"

      • Create Tasklist with Tasklist Template using API v3

        In the old API, we could mention the parameter 'task_template_id' when creating a tasklist via API to apply a tasklist template: https://www.zoho.com/projects/help/rest-api/tasklists-api.html#create-tasklist In API v3 there does not seem to be a way to

      • Introducing Dedicated Modules for Plans, Addons, and Coupons in Zoho Billing

        We’ve enhanced the way you manage Plans, Addons, and Coupons in Zoho Billing. Previously, all three grouped together under Subscription Items. Now, each one has its own dedicated module, giving you a cleaner and more intuitive experience. This update

      • Send Automated WhatsApp Messages and Leverage the Improved WhatsApp Templates

        Greetings, I hope all of you are doing well. We're excited to announce a major upgrade to Bigin's WhatsApp integration that brings more flexibility, interactivity, and automation to your customer messaging. WhatsApp message automation You can now use

      • Converting Sales Order to Purchase Order

        Hi All, Firstly, this code works to convert a sales order(SO) to a purchase order (PO) via a button, however I am running into an issue when I convert the SO where the values from the line items are not pulled across from the SO to the PO. The ones in

      • Gain control over record sharing with portal users through our new enhancement: criteria-based data exposure

        Dear Customers, We hope you're well! Portals is a self-service avenue through which your clients can access and manage their direct and related data in Zoho CRM. This empowers them to be more independent and enables them to experience a sense of transparency

      • Jobs at multiple locations

        Hi A lot of times we have same job open at multiple locations. So I would like an option where we can create a job and choose multiple locations. Currently we have to create individual jobs for each location. If we can create one job and mention multiple

      • From Zoho CRM to Paper : Design & Print Data Directly using Canvas Print View

        Hello Everyone, We are excited to announce a new addition to your Canvas in Zoho CRM - Print View. Canvas print view helps you transform your custom CRM layouts into print-ready documents, so you can bring your digital data to the physical world with

      • Passing the CRM

        Hi, I am hoping someone can help. I have a zoho form that has a CRM lookup field. I was hoping to send this to my publicly to clients via a text message and the form then attaches the signed form back to the custom module. This work absolutely fine when

      • Tag Adding Option in Kanban Card Customization Bigin CRM Mobile App

        I would like to request an option to add and display tags on Kanban cards in the Bigin CRM mobile app. This feature would make it easier to categorize deals and quickly identify priorities while working on the go.

      • Empowered Custom Views: Cross-Module Criteria Now Supported in Zoho CRM

        Hello everyone, We’re excited to introduce cross-module criteria support in custom views! Custom views provide personalized perspectives on your data and that you can save for future use. You can share these views with all users or specific individuals

      • Canva Integration

        Hello! As many marketing departments are streamlining their teams, many have begun utilizing Canva for all design mockups and approvals prior to its integration into Marketing automation software. While Zoho Social has this integration already accomplished,

      • Ticket Status email

        Good day, This was discussed in the past, but it would be helpful if we could have the system assign a custom response to a status. We have various statuses for tickets, e.g. "closed due to no response", or "Pending Status", it would be helpful for the

      • WhatsApp Voice Message Sending Option in Bigin CRM

        I would like to request a feature that allows users to send WhatsApp voice messages directly from Bigin CRM. This would help improve communication efficiency and make it easier for teams to respond quickly to customer inquiries.

      • CRM: hosting a single html file in Zoho and displaying it as a widget

        I have seen that CRM offers the option of uploading a web project to Zoho itself and displaying it as a widget in CRM. The instructions then talk about setting a development environment with Node and developing an application to upload to Zoho. But I

      • Synchronise item image between Zoho Commerce and Zoho Books/Inventory/CRM

        Here is a blindingly simple idea to tie several Zoho products together. Zoho - please include a method to synchronise the item image (or images) from one Zoho application to another. For example, if you upload an item image in Zoho Inventory, a user should

      • How to change position button transtition of Blueprint?

        Hi Everyone, Look at my screenshoot, it is possible move the reject button to the right? I couldn't find that setting in the blueprint. Thank you.

      • Marketer’s Space - WhatsApp Pricing Update: What Marketers Need to Know and Do

        Hello Marketers, Welcome back to Marketer’s Space! WhatsApp made changes to their pricing model on July 1, 2025, moving from conversation-based pricing to a per-message pricing model. This week’s post focuses on what these changes mean for your WhatsApp

      • Zoho Desk Limitations

        Good day, all, I would like to know whether others share my frustration with some of Zoho's limitations. Don't get me wrong, I like Desk (and I also have a subscription for Analytics), I have been with them for close to 10 years, and unfortunately, I

      • Multi file upload

        Hi, I just wonder if one could upload multiple files in one shot, say between one and three files, without adding multiple File Upload fields? Thanks, Alalbany

      • Sorting Descending in a lookup

        I have a case number lookup on multiple forms. I need the most recent added to appear at the top of the lookup or as the list of cases grom it's too much to scroll. Is there a way to have a look up sort descending?

      • Can we add custom fields to portal community profiles?

        How do we add custom fields to our profile pages in our portal community? If we have the ability to add custom fields, will we be able to access those fields via API? We want to use our Desk community in our help portal as our primary community and would

      • Auto-upload Creator Files to WorkDrive

        Hi everyone, I’m working on a workflow that uploads files from Zoho Creator to specific subfolders in Zoho WorkDrive, as illustrated in the attached diagram. My Creator application form has two multi-file upload fields, and I want—on successful form submission—to

      • Asap Widget 2.0

        Where's the documentation for the new ASAP widget? https://www.zoho.com/desk/developers/asap/#introduction this one is outdated How can we dynamically navigate between different views? How can we prefill ticket forms using ASAP 2.0?

      • Update date & time when a cell is edited

        Hi All, I am desiring to have a cell update with the current date and time when another cell is edited. Any ideas?  Thank you

      • CRM x WorkDrive: File storage for new CRM signups is now powered by WorkDrive

        Availability Editions: All DCs: All Release plan: Released for new signups in all DCs. It will be enabled for existing users in a phased manner in the upcoming months. Help documentation: Documents in Zoho CRM Manage folders in Documents tab Manage files

      • Can the Trigger be changed?

        I'm afraid I already know the answer, but here goes... After activating a workflow (under Campaigns > Automations), Then later choosing to Edit the workflow, Can the Workflow's Trigger be changed? Currently the entire Trigger section + options are gone

      • Marketer's Space: Proven tips to improve open rates – I

        Hello Marketers! Welcome back to another post in Marketer's Space! In this week's post, we'll discuss the ever-important concept of open rates. This will be a multi-part series, as we have a range of topics to cover. Open rates—which measure the percentage

      • Holidays

        Hi; For defining Holidays, you need to add logic to handle the year as well as the month & day. We need to be able to enter Holidays for the next year. I need to add a holiday for January 2, 2017, but I can't until January 1st, which is a Sunday and we

      • Creating Custom PDF Template from Form

        I am trying to create a custom PDF from form submissions. I have the standard subscription and it indicates that PDF forms are included. I cannot find anywhere to create PDF forms. I try to follow the instructions from here: https://help.zoho.com/portal/en/kb/forms/form-settings/pdf-settings/pdf-editor/articles/creating-your-own-pdf-template#Creating_your_template_from_the_scratch

      • Important Update: Facebook Metrics Deprecation & Impact on Zoho Analytics

        Dear Zoho Analytics users, Facebook has deprecated a set of metrics from the Facebook Pages Insights API, effective November 15, 2025. As a result, these changes will affect any reports and dashboards in Zoho Analytics that rely on Facebook Pages data.

      • Quick Copy Column Name

        Please add the ability to quickly copy the name of a column in a Table or Query View. When you right-click the column there should be an option to copy the name, or if you left-click the column and use the Ctrl+C keyboard shortcut it should copy the

      • Conditional Field Visibility in Bigin CRM

        I would like to request support for conditional field visibility within Bigin CRM. This feature should allow administrators to configure show/hide rules for fields based on predefined criteria (e.g., field values, picklist selections, stage changes,

      • Next Page