Pack débutant : vos premiers pas sur Zoho Bigin

Pack débutant : vos premiers pas sur Zoho Bigin



Dans cet article nous verrons comment paramétrer votre CRM Bigin en 4 étapes : renseigner vos informations, gérer vos utilisateurs ainsi que leurs rôles et profils.

























Renseigner les informations de votre organisation

Vous venez de vous inscrire à Zoho Bigin, et avant toutes choses il est important de renseigner les informations de votre entreprise dans le CRM comme le fuseau horaire, votre monnaie, votre logo ...

Pour cela voici la marche à suivre : 
  1. Paramètres,
  2. Cliquez sur Organisation,
  3. Appuyez sur le stylet pour modifier vos informations



Gérer les différents utilisateurs


La prochaine étape pour configurer votre compte Bigin est la gestion des utilisateurs.

Les employés de votre entreprise peuvent-être ajoutés comme utilisateurs et vous pouvez ensuite leur assigner un rôle ou définir leur profil pour leur accorder ou non l'accès à certaines actions ou informations.
 
Les personnes dont la position leur donne le droit de "Gérer les utilisateurs" peuvent ajouter, modifier ou supprimer les différents utilisateurs.

Ajouter un nouvel utilisateur

Voici la marche à suivre pour ajouter un nouvel utilisateur : 
  • Connectez-vous à Bigin avec un profil "Administrateur"
  • Allez dans les Paramètres > Utilisateurs et Contrôles
  • Allez dans l'onglet Utilisateurs
  • Cliquez sur le bouton "Nouvel Utilisateur"
  • Renseignez ensuite les différents champs : Nom, Prénom, E-mail, Rôle et Profil
Cliquez sur "Inviter un utilisateur" et la demande de connexion lui sera envoyée




Une fois que votre utilisateur est créé, vous pouvez modifier les informations le concernant à condition d'avoir le profil Administrateur.
Pour cela, allez sur la page avec les différents utilisateurs et cliquez sur le stylet pour modifier les informations d'une personne en particulier.  Ajoutez ensuite toutes les informations que vous avez sur l'employé pour profiter d'un profil complet.
​



Vous pouvez aussi afficher les utilisateurs en fonctions de certains critères : actifs, inactifs, invités ou supprimés.  Pour cela choisissez l'affichage que vous souhaitez dans le menu déroulant.



Activer ou désactiver un utilisateur

Il est possible que vous ayez besoin pendant une certaine période de désactiver un utilisateur, pendant un congé maladie par exemple. En désactivant le compte de cet utilisateur, il ne pourra plus avoir accès à ses données.
 
Pour cela allez dans le tableau avec tous les utilisateurs et sélectionnez la vue "Utilisateurs actifs" si vous souhaitez désactiver un compte ou "Utilisateurs inactifs" pour l'inverse.  Cliquez ensuite sur les (...) à droite et Activez ou Désactivez l'utilisateur.




Bon à savoir : Il est impossible de désactiver le Super Admin, vous devez d'abord transmettre le Profil à un autre utilisateur pour ensuite le supprimer.

Supprimer un utilisateur

Si un employé quitte votre entreprise vous pouvez supprimer son compte.  Pour cela vous n'avez qu'à cliquer sur la corbeille et l'utilisateur sera supprimé.



Bon à savoir : cette action est irréversible, il est conseillé de transférer en amont les données de l'utilisateur supprimé à une personne restant dans votre entreprise (même si la suppression d'un utilisateur n'impact aucune de ses données qui restent sur Bigin)


Gérez les rôles de votre organisation

Continuons notre processus de réglage des paramètres Bigin avec la définition des rôles au sein de votre entreprise.
Il existe une hiérarchie au sein d'une équipe, basée sur les différents rôles/position des employés. Cette structure détermine le niveau d'information auquel le salarié peut accéder selon son rôle : un manager peut avoir accès aux données de son équipe mais l'inverse n'est pas toujours nécessaire.
C'est pour cela qu'il est important de créer au sein de votre CRM Bigin une délimitation d'accès pour chaque rôle.

Comment créer un rôle

NB : il n'est pas possible de créer plus de 2 rôles dans la version gratuite
  • Allez dans les Paramètres > Utilisateurs et contrôle
  • Cliquez sur Rôle
  • Cliquez sur le (+) à droite du rôle que vous souhaitez dupliquer
  • Entrez ensuite les informations sur ce nouveau rôle, nom, à qui il rend des comptes, s'il peut ou non échanger ses informations avec ses collègues ainsi qu'une description
  • Enregistrez : votre rôle est paramétré



Comment assigner les rôles à votre équipe

Une fois que votre feuille hiérarchique est établie au sein de votre CRM Bigin vous devez attribuer à votre équipe les rôles qui lui correspondent.
  • Allez dans les paramètres > Utilisateurs et contrôles
  • Sélectionnez l'onglet Utilisateurs
  • A côté de l'utilisateur en question, cliquez sur le stylet pour modifier ses informations
  • Dans la partie rôle, sélectionnez celui adapté à l'utilisateur 


Comment supprimer un rôle

Vous pouvez supprimer un rôle s'il ne convient plus aux besoins de votre entreprise, mais cette suppression ne sera efficace qu'une fois le rôle transféré à un autre pour éviter toutes pertes de données.
 
  • Allez dans les paramètres > Utilisateurs et contrôles
  • Sélectionnez l'onglet Rôle
  • A côté du rôle en question, cliquez sur la corbeille puis sélectionnez la personne qui reprendra les fonctions de ce rôle
  • Cliquez sur Supprimer



Gérer les profils de votre organisation

Voici la dernière étape pour paramétrer votre compte Bigin : définir les profils. Les profils vous aident à définir un ensemble d’autorisations pour chaque utilisateur ainsi que les actions qu’ils peuvent exécuter au sein de Bigin.  Un manager n'aura pas les mêmes besoin qu'un employé, par exemple il devra avoir accès à certains paramètres administratifs, pouvoir ajouter un utilisateur, créer un workflow ... et ce sont ces accès qui sont déterminés dans les profils.
 
Voici où trouver les différents profils de votre entreprise : 
  • Allez dans les paramètres
  • Puis sélectionnez > Utilisateurs et contrôles
  • Cliquez sur l'onglet Profil
 
Il existe par défaut deux profils :
  • Administrateur : donne accès à tous les paramètres de Bigin
  • Standard : ne donne pas accès à la partie administrative 
Vous pouvez aussi créer vos propres profils pour être au plus proche des besoins de votre organisation

Les autorisations liées au Profil

Les autorisations de base rassemblent, les Transactions, les Contacts et Sociétés, les Produits, les Notes, les Activités et le Tableau de bord. Vous pouvez ensuite choisir le niveau d'accès : Afficher, Créer, Modifier ou Supprimer.



Note : Pour le tableau de bord seul deux options existent : Afficher et gérer
 
Les fonctions avancées vous permettent d'effectuer des actions plus spécifiques comme :
  • Workflows : pour automatiser certaines actions pour gagner en temps et en efficacité comme suivre un nouveau contact, assigner une tâche à un utilisateur...
  • Formulaires web : entrer automatiquement des contacts dans votre CRM lorsqu'ils renseignent leurs coordonnées dans un formulaire sur votre site web
  • Gestion des utilisateurs : donner accès ou non à certaines fonctions aux différents utilisateurs
  • Actions en bloc : effectuer des tâches groupées, envoyer un mail, changer de propriétaire, supprimer mettre à jour...
  • Administration des données : analyser l'intégrité des données pour garder celles qui sont fiables
  • Divers : autres actions, rechercher, fusionner ou gérer les vues personnalisées



Canaux : le point de contact avec vos clients, vous pouvez choisir de donner accès au profil aux informations venant des réseaux sociaux ou des emails



Créer un profil 

Pour créer un profil voici la marche à suivre :
  • Allez dans les Paramètres
  • Cliquez sur l'onglet Profil
  • Cliquez sur le bouton "+ Nouveau Profil"
  • Entrez le nom de ce nouveau profil
  • Renseignez profil sur lequel il va être cloné, et dont il aura les mêmes autorisations (que vous pourrez modifier par la suite si besoin)
  • Écrivez une description de ce nouveau profil
  • Enregistrez-le



Supprimer un profil

Pour supprimer un profil voici la marche à suivre :
  • Allez dans les Paramètres > Utilisateurs et contrôles
  • Cliquez sur l'onglet Profil
  • Cliquez sur les (...) à droite du profil à supprimer
  • Choisissez Supprimer






      • Recent Topics

      • Import from GoHighLevel to Zoho CRM

        Has anyone been successful with this? I don't want to integrate with GoHighLevel just import/migrate everything over to Zoho

      • booking link that expires

        I have a suggestion that is  crucial. When i send booking URL to clients they keep the link and they book appointment whenever they want multiple times. You should give us the Booking URL feature. We should be able to send it and the user can use it only

      • Locking Certain Feilds

        Hello! I was wondering if there was a way to lock certain fields from being changed until another field had been filled in. For example, my origination has a chain of blueprints that have to be filled in for someone to properly convert from the "Leads"

      • Webform & spam

        Hi, We set up 2 webform on our website, fowarding the content to Zoho CRM. Since it has been opened up, we are getting lot of spam message (for now about 20 a day). To lower the  amount of false new leads we added the captcha field and new enquieries are send to the Approval Leads list. However we still get some spam. Is there any "anti spam" mechanism built in Zoho CRM, or how is the best way to avoid these kind of spam ? Thanks

      • US to EU Data Migration done / Workflows and Custom Functions stopped working

        Hello, I need help to restore my workflow rules and custom functions to work. My data was transferred from the US to the EU (Data center migration). Now all Workflow Rules and Custom Functions not working. I have no idea how to restore them to work again.

      • Accessing Subform Data using getRecordByID

        I am getting data from Zoho Creator using deluge zoho.creator.getRecordByID task, from another application. The report contains a subform, and that subform is in the detail view of the report. I do not appear to have any subform data in the JSON response,

      • Track Contact's Employment/Account History

        Thank you in advance for all of your help! Is there a way, within Zoho, to keep track of a contact's employment history? For example, if John Doe is my contact at Account 1, but leaves the company and is hired by Account 2, can I... ...maintain John Doe as a former employee under Account 1, while simultaneously listing him as a current employee of Account 2? ...view John Doe's employment history on his contact page in addition to the account he is currently associated with? I'm sure there is a way

      • Pre-fill TO and CC fields for Email Templates

        This would be a game changer to be able to set either specific email addresses or merge fields based on deal role titles into email templates. Please pass this along to *hopefully* add to future features of Zoho CRM.

      • Leads and Deals Issue

        Hi! Is Zoho having trouble today? I've been experiencing issues today. When I move a deal to closed/won, it previously would require a closing date but today the screen just went blur and the closing date did not pop up. And then under leads, I was trying

      • QR codes in templates

        I'm excited about the new QR code generator. I have included a QR code that contains the record ID setting "${ID}" as input data. In the report detail it works perfectly but when printing it in a template the code is not shown.

      • How do I hide all leads from Standard users in my CRM ZOHO

        I want to configure my crm zoho in such a way that standard users will only see leads owned or assigned to them. How do I go about doing this? I have tried all i could, but nothing...can anyone help me?

      • Custom view for Milestones

        Hi, Just an idea for the future... would it be possible to create custom views for the Milestones view under Work Overview ? I usually need to look at this view filtered by project group but the filter doesn't remain when navigating away. A custom view

      • attributed automatically database section

        Hello everyone and happy holidays... here in zoho CRM, I created 3 bases: - Properties (House, apartment ...) - Transactions (Notaries, ...) - Real estate ads I want when the address is identical on these three bases, that in "Properties" the transactions

      • How to Implement Time-Based Filters in Zoho Workflows?

        Hi everyone, I’m looking for a workaround to implement time-based filters in Zoho workflows. Specifically, I need a workflow to trigger only within certain hours (e.g., between 10:00 AM and 8:00 PM, Sunday to Friday). Currently, Zoho workflows execute

      • is there a better way to routinely export my project timesheets?

        Hi there, I am somewhat happy with how Zoho books handles time.  One thing that is missing is more user driven control over my data.  I have a workflow where I constantly need to give customers feeds of work done.  So I pick a project, and would ideally

      • Portal Default View

        Hello! My company is about roll out portals for some users, but we were wondering if it was possible to set the Record Detail Page View to default to a custom view that we made. That way the information they need would be streamlined and easier to see.

      • Zoho Books API Limit Is RIDICULOUS!!!!!!!!!!!!!

        The 2,500 API call limit in Zoho Books is about as useful as AOL dialup.  Seriously Zoho, not only can I use up 2,500 API calls in no time with my own app but YOUR OWN STUPID IPAD APP blows through them super fast too, so if any one of my clients wants

      • Unlocking New Horizons: A Year in Review

        As we bid farewell to 2024, let's celebrate and revisit the key highlights of the year. From adding a new edition to cross-platform enhancements, here’s a roundup of all the feature updates designed to simplify accounting, optimize financial management,

      • Does zoho rest api support token exchange from microsoft entra id token

        i want to get access token from the Microsoft user token in rest api. so it is possible to exchange microsoft user access token to zoho's access token or auth token ( token should be user specific not super admin).

      • Important: DKIM verification needed for unauthenticated email domains

        Hi all, This post is to inform users who are currently using unauthenticated email domains as their sender email for their notifications. We have mandated DKIM verification for all domains used as sender email addresses for the outgoing emails by 01-Jan-2025.

      • How do I define a weekend

        I noticed the default for weekends does not seem to include Saturdays. How can i define weekends to include both Saturdays and Sundays? Thank you.

      • Assistance Required: Custom Model Record Not Visible in Zoho CRM Sandbox

        Dear Team, I hope this message finds you well. I have created a custom model in the Zoho CRM Sandbox account and am currently adding records to it using Python. While I am able to fetch the module data programmatically through Python, I am unable to see

      • Custom Status for Purchase Orders

        Currently Zoho books has functionality to create custom statuses for Sales Orders. Can this be extended to include custom status for purchase orders as well? It was a great decision to add this functionality to sales orders. Our use case is for tracking

      • Remove Address from credit card payment

        I would like to remove the need to add address when paying by credit card. I only want the customer to have to add their credit card details.

      • Top Menu Disappeared from Blog Page

        Hi, Our top menu disappeared at Blog Posts page. However, it's still visible any other page on the website. I attached two screenshots, so it can be understood clearly. How can we bring back top menu? Thanks, K.

      • Subforms and automation

        If a user updates a field how do we create an automation etc. We have a field for returned parts and i want to get an email when that field is ticked. How please as Zoho tells me no automation on subforms. The Reason- Why having waited for ever for FSM

      • My Zoho mail has been blocked for suspicious activity. cannot unblock it! need urgent help!

        Hi, I was accessing my email on an airplane which for some reason resulted in my mail being blocked. I have managed to unblock my incoming however outgoing is still blocked. I have contacted all your support emails but it still says contact support when I try to unblock outgoing emails. Its now been over 8 days with the same issue which is really serious as I'm not able to send several business emails during this period. I have followed all your steps to unblock this and contacted your support 5

      • Copy Widget to another Dashboard

        I can see the option to clone a widget to the same dashboard but is it possible to copy it to another dashboard?

      • Error while importing products Purchase Price: Value in the field does not match with the data type supported by us.

        I am trying to import items into zoho inventory using an excel spreadsheet. I keep getting this error Purchase Price: Value in the field does not match with the data type supported by us. no matter how i format the cells this comes up and will not import

      • Quotes Module - import data

        Hello Zoho, is it possible to import Quotes records? I was trying and i have no results. Raport shows no data imported. Could you help me please how to do it?

      • Year-End Wrap: Disconnect now; Reconnect later with Offline Mode

        🎄Happy Holidays🎄 Let's say you are travelling home to spend the holiday season with your loved ones. Before you even board the train, you check your phone only to find your inbox rapidly filling with urgent emails that need your attention. There’s no

      • Exploring SalesIQ's Top Features of 2024: An Insider's Look 🔍

        As we wrap up another year at Zoho SalesIQ, it's time to reflect on how far we've come. This year has been incredible for us in our journey to build a more powerful, flexible, and customer-centric engagement platform. We've introduced several features

      • Resource booking functionality questions

        I'm exploring the resource booking functionality in Zoho Bookings for my organisation's needs. I have a few questions about the available Zoho Bookings functionalities. Is it possible to force all users to sign up for an account before they book a resource?

      • How to create a Field with answers as Yes, No> Further if no is selected a new field to be visible to give details

        Dear All, I am creating a feedback form in HR Letter. The question is were you satisfied with the work allotted. Expected answer to this is Yes, No. Further if the response is no, then a field to be give to fill more details as to why no was selected.

      • Modify the way a phone number is shown in footer on ZOHO Booking Page

        The default display of the phone number field in the footer is not customer friendly - See image below. We would like it to use the accepted standards of phone number display: +61 (0)2 88545440, or allow us to choose. At the moment ZOHO Booking sets how

      • Zoho Bookings Multilingual ?

        Hello, Not sure if there is a way to do it currently, but it would be very helpful if Zoho bookings allowed multilingual translations so we could have our booking pages and notifications setup in multiple languages. Thanks,

      • Allow customers to choose meeting venue and meeting duration on booking page

        My business primarily involves one-to-one meetings with my clients. Given the hybrid-work world we now find ourselves in, these meetings can take several forms (which I think of as the meeting "venue"): In-person Zoom Phone call I currently handle these

      • Problem viewing document imported from google drive.

        Hello, When I add a document via my google drive, it is impossible to preview it. I get the error “Files without extensions cannot be previewed. Download to view this file”. Could you please help me? Also, and this is more of a question: is there a way

      • Two way sync Zoho Mail and Bookings

        Hi, I know it’s possible to view Bookings appointments in Zoho Mail, but is there a way to see my Zoho Mail meetings in the Bookings calendar?

      • Modifying iframe data of Zoho booking iframe

        Hello, I have integrated a Zoho Bookings embedded iframe into my website. Currently, I am pre-filling the booking form with default values as part of our process flow. However, I want to ensure that if an input field is already populated with a default

      • Next Page