Para estar un paso más adelante en el ámbito comercial, debe conocer cada cambio vital en sus métricas empresariales clave. Ya sea que se cumpla un objetivo o se produzca un evento inesperado, la alerta de datos le informará de esto de inmediato. Esta función lo ayuda a adoptar las medidas correctas con rapidez para abordar los cambios en las métricas empresariales clave.   

Alerta de datos: aspectos básicos

1. ¿Qué son las alertas de datos?

Para tomar decisiones comerciales informadas, debe conocer los cambios en sus datos comerciales. Cuando monitorea manualmente grandes cantidades de datos que aumentan a diario, es posible que omita información crucial que necesita de su atención. Las alertas de datos lo ayudan a evitar esto.  Esta función lo alerta sobre cambios comerciales importantes (los que establece como condiciones) mediante una notificación por correo electrónico o en la aplicación. De esta forma, puede adoptar medidas oportunas y adecuadas para aprovechar las oportunidades.

2. ¿Quién puede utilizar las alertas de datos? 

Los usuarios con una cuenta de pago (a partir del plan Estándar) pueden hacer uso de esta característica.  Para obtener más información, consulte nuestra página de Precios. 

Los administradores de cuentas, de espacios de trabajo y de la organización pueden crear alertas de datos.

3. ¿En qué vistas puedo crear una alerta de datos?

Puede crear alertas de datos en las siguientes vistas.

• Gráficos
  
• Vista dinámica
  
• Summary View
  

4. ¿Cómo funcionan las alertas de datos?

A continuación, se muestra un flujo de trabajo básico de las alertas de datos.

• Seleccione el informe en el cual desea realizar un seguimiento de las métricas clave.
  
• Especifique las condiciones que se deben verificar para agregar una alerta.
  
• Especifique con qué frecuencia se deben verificar las condiciones.
  
• Especifique cómo se debe enviar notificaciones y el canal para hacerlo (correo electrónico o en la aplicación).
  
• Zoho Analytics lo alertará cuando se cumplan las condiciones establecidas. 
  

Crear o editar una alerta de datos

1. ¿Cómo creo una alerta de datos: flujo simple?

2. ¿Cómo creo una alerta de datos para los gráficos: flujo detallado?

3. ¿Cómo creo una alerta de datos para las vistas dinámicas: flujo detallado?

4. ¿Cómo creo una alerta de datos para las vistas de resumen?

La creación de una alerta de datos para una vista de resumen será similar a la de un gráfico. Las condiciones aplicadas se emparejarán con la celda de datos de la vista de resumen. 

5. ¿Puedo crear varias alertas para un informe?

Sí, puede crear varias alertas para un informe. Podrá crear tantas alertas como su plan lo permita. Para obtener más información sobre este tema, consulte nuestra página de precios.

Notificaciones de alertas de datos

1. ¿Cuáles son los diferentes canales para enviar notificaciones debido a alertas?

Zoho Analytics admite configurar notificaciones de alerta en los siguientes canales.

• Correo electrónico
  
• Notificaciones en la aplicación
  
• Mensaje por Slack
  
• Mensajes por Microsoft Teams
  
• Solicitudes de webhook
  

2. ¿Quién puede recibir notificaciones cuando se cumplen las condiciones de alerta?

Puede notificar a los administradores de cuentas, de la organización y del espacio de trabajo por correo electrónico. Además, puede enviar notificaciones por correo electrónico a cualquier usuario mediante su dirección de correo electrónico.

Se puede enviar las notificaciones dentro de la aplicación a los administradores de cuentas, de la organización y del espacio de trabajo, a los usuarios compartidos.

3. ¿Cómo configuro las notificaciones por correo electrónico de las alerta de datos?

4. ¿Puedo enviar el informe por correo electrónico junto con la notificación?

Sí, puede agregar informes desde la opción Incluir informes. Puede agregar el informe ya sea como mensaje en el cuerpo del texto o como archivo adjunto. 

Nota: el tamaño del informe adjunto varía según los datos de su vista actual. En caso de que el tamaño exceda los 15 MB, no se podrá enviar el informe. Solo se activará el correo de notificación sin el informe adjunto. 

5. ¿Cómo configuro las notificaciones en la aplicación de las alerta de datos?

6. ¿Cómo configuro las notificaciones por Slack de las alerta de datos?

7. ¿Cómo configuro las notificaciones por Microsoft Teams de las alerta de datos?

8. ¿Cómo configuro una solicitud de webhook para las alerta de datos?

9. ¿Cómo configuro un flujo de trabajo en Zoho Flow para las alerta de datos?

10. ¿Cómo configuro un flujo de trabajo en Zapier para las alerta de datos?

Administrar las alertas de datos

1. ¿Cómo administro todas las alertas de mi espacio de trabajo?

Zoho Analytics le permite administrar todas las alertas de datos creadas en un espacio de trabajo en una sola página para acceder a ellas con facilidad.

Siga los pasos para ver y administrar todas las Alertas en su espacio de trabajo. 

1. Abra la página Configuración del espacio de trabajo. 
   
2. Haga clic en la pestaña Alertas. Se enumerarán todas las alertas creadas en este espacio de trabajo. 
   
3. Cuando pase el cursor sobre una alerta, aparecerá una lista de opciones contextuales. Puede realizar las siguientes operaciones con estas opciones.
   

• Ejecutar: haga clic en esta opción para ejecutar al instante la verificación de la alerta. 
  
• Editar: haga clic en esta opción para editar la alerta de datos.
  
• Borrar: haga clic en esta opción para borrar la alerta de datos.
  
• Ver historial: haga clic en esta opción para ver el historial activado por la alerta.
  
• Ver alerta: haga clic en esta opción para ver la alerta de datos.
  

Como alternativa, también puede administrar todas las alertas creadas en un informe. Siga los pasos para ver y administrar todas las alertas en un informe.

1. Abra el informe en el cual se creó la alerta.
   
2. Haga clic en el ícono Alertas y, luego, seleccione Administrar alertas.
   
3. Se abrirá la página Administrar alertas con una lista de todas las alertas creadas para el informe.
   

2. ¿Cómo puedo editar las alertas de datos?

Puede editar la alerta de datos cuando sea necesario. Para ello, siga los pasos que se indican a continuación.

1. Abra el informe en el cual se creó la alerta.
   
2. Haga clic en el ícono Alertas y, luego, seleccione Administrar alertas.
   
3. Se abrirá la página Administrar alertas. Pase el cursor sobre la alerta que desea editar y aparecerá un menú con un grupo de acciones.
   
4. Haga clic en el ícono Editar. 
   
    
   
   
5. Se abrirá la sección Editar alerta de datos. Puede modificarla si es necesario. 
   

3. ¿Con cuánta frecuencia se verificará la alerta de datos?

Las alertas de datos se verifican en el intervalo que usted determine.  

Las siguientes son las opciones disponibles: 

• Por hora 
  
• Diario 
  
• Semanal  
  
• Mensual
  

4. ¿Cómo puedo ver el historial activado por alertas?

Puede ver el historial activado por alertas. Para ello, siga los pasos que se indican a continuación.

1. Abra el informe en el cual se creó la alerta. 
   
2. Haga clic en el ícono de alertas y, luego, seleccione Administrar alertas.
   
3. Se abrirá la página Administrar alertas. Pase el cursor sobre la alerta que desea editar y aparecerá un menú con un grupo de acciones. 
   
   
   

    
   

    
4. Haga clic en el ícono Historial de alertas.
   
5. Se abrirá una vista de calendario en la que resaltará en rojo los días en que se activaron las alertas. Si hace clic en esta opción, se mostrará el tiempo de ejecución de la alerta, la hora de activación y la copia del informe cuando se activa. 
   

5. ¿Puedo ejecutar la alerta de datos al instante?

Sí, puede editar la alerta de datos cuando sea necesario. Para ello, siga los pasos que se indican a continuación.

1. Abra el informe en el cual se creó la alerta. 
   
2. Haga clic en el ícono de alertas y, luego, seleccione Administrar alertas.
   
3. Se abrirá la página Administrar alertas. Pase el cursor sobre la alerta que desea editar y aparecerá un menú con un grupo de acciones. 
   
   
   
4. Haga clic en el ícono Ejecutar. Las condiciones de alerta se verificarán al instante. 
   

6. ¿Puedo borrar las alertas de datos?

Sí, puede borrar las alertas de datos al instante. Para ello, siga los pasos que se indican a continuación.

1. Abra el informe en el cual se creó la alerta. 
   
2. Haga clic en el ícono de alertas y, luego, seleccione Administrar alertas.
   
3. Se abrirá la página Administrar alertas. Pase el cursor sobre la alerta que desea editar y aparecerá un menú con un grupo de acciones. 
   
   
   

    
   

    
4. Haga clic en el ícono “Más acciones” y, luego, seleccione Borrar. 
   
5. Se le solicitará que confirme la acción. Haga clic en Sí para confirmar. 
   
   
   
6. Se borrará la alerta de datos.