Las instantáneas de datos permiten capturar y conservar datos históricos de un informe. La función realiza instantáneas periódicas de los datos de un informe determinado y las almacena en una tabla con el fin de crear y analizar informes históricos. 

Instantáneas de datos: aspectos básicos

1. ¿Qué es una instantánea de datos y cuáles son sus usos?

Las instantáneas de datos permiten capturar y conservar datos históricos de un informe. La función realiza instantáneas periódicas de los datos de un informe determinado y las almacena en una tabla con el fin de crear y analizar informes históricos. Supongamos que tiene un informe para Clientes potenciales por fuente y estado. Mediante una instantánea de datos, puede realizar un seguimiento del cambio en el estado de los clientes potenciales durante un período, ya sea cada mes, semana, día u hora.

2. ¿Qué planes admiten las instantáneas de datos?

Las instantáneas de datos están disponibles para todos los usuarios de Zoho Analytics con el plan Estándar y superiores. Para obtener más detalles, consulte nuestra página de precios. 

3. ¿Quién puede configurar una instantánea de datos? 

El administrador de la cuenta y los administradores de espacios de trabajo de un espacio de trabajo en Zoho Analytics pueden configurar instantáneas de datos. 

4. ¿En cuáles informes puedo crear una instantánea de datos?

Puede crear instantáneas de datos en los siguientes informes.

• Gráficos
  
• Vista dinámica
  
• Summary View

Nota:

• No puede crear una instantánea de una vista dinámica con agrupación de columnas.
  
• En caso de que haya establecido un valor predeterminado para el filtro de usuario en el informe, puede crear una instantánea solamente del informe con el valor predeterminado. 
  

5. ¿Cómo puedo configurar o crear una instantánea de datos?

En el siguiente video, se muestra cómo configurar una instantánea de datos. 

6. Creé una instantánea de datos sobre un informe, pero no puedo editar el informe. ¿Por qué?

Una vez que cree una instantánea, se restringirá la edición del informe. No puede eliminar una columna ni cambiar la función de resumen que se aplica sobre ella.  Sin embargo, puede agregar más columnas o reorganizar las columnas. Asegúrese de realizar todas las modificaciones necesarias a la vista antes de configurar una instantánea.

7. ¿Puedo editar o eliminar datos de una tabla de instantánea de datos?

No, no puede editar ni eliminar ninguno de los datos de una tabla de instantáneas. Esto se debe a que los datos en la tabla de instantáneas son el historial real de las columnas de informes y no se deben alterar. 

8. ¿Puedo crear varias instantáneas de datos en un informe?

Sí, puede crear varias instantáneas en un informe. 

9. ¿Con qué frecuencia puedo crear una instantánea de un informe?

Puede crear una instantánea de un informe en las siguientes frecuencias:

• Por hora 
  
• Diario 
  
• Semanal  
  
• Mensual
  

También puede optar por no programar la instantánea y crearla manualmente. 

10. ¿Por cuánto tiempo puedo retener los datos de la instantánea?

Puede conservar los datos de la instantánea durante uno de los siguientes intervalos: 

• Últimos 7 días
  
• Últimos 30 días
  
• Últimos 3 meses
  
• Últimos 6 meses
  
• Últimos 12 meses
  
• Todas las instantáneas
  

Los datos para el intervalo especificado se conservarán en la tabla y se eliminarán los datos más antiguos. 

Administración de instantáneas de datos

1. ¿Cómo administro todas las instantáneas de datos en mi espacio de trabajo?

Las instantáneas de datos son una fuente de datos para la tabla correspondiente. Por lo tanto, se enumerará como una de las fuentes de datos del espacio de trabajo. Puede administrar todas las instantáneas creadas en un espacio de trabajo desde la página Fuentes de datos. 

Siga los pasos a continuación para ver y administrar todas las instantáneas de datos en su espacio de trabajo. 

1. Abra el Espacio de trabajo. 
   
2. Haga clic en Fuentes de datos. Se abrirá la página Fuentes de datos y se mostrará una lista de todas las fuentes de datos del espacio de trabajo. 
   
           
   
3. Haga clic en Instantáneas. Se enumerarán todas las instantáneas en el espacio de trabajo. 
   
4. Pase el mouse sobre la instantánea y aparecerá una lista de opciones contextuales. Puede realizar las siguientes operaciones.

• Ejecutar: haga clic en esta opción para ejecutar inmediatamente la instantánea de datos e importar las columnas del informe. 
  
• Ver historial: haga clic en esta opción para ver el historial de instantáneas de datos.
  
• Ver configuración de instantánea: haga clic en esta opción para ver la configuración de la instantánea de datos.
  
• Editar: haga clic en esta opción para editar la configuración de la instantánea de datos.
  
• Reiniciar: haga clic en esta opción para eliminar todos los registros existentes de la tabla de instantáneas y reiniciar la importación.
  
• Desconectar: haga clic en esta opción para desconectar la instantánea del informe asociado.
  
• Eliminar: haga clic en esta opción para eliminar la instantánea y la tabla de datos correspondiente.
  

2. ¿Cómo puedo editar una instantánea de datos?

Para editar la configuración de la instantánea en cualquier momento, siga los pasos a continuación.

1. Abra el espacio de trabajo en el que configuró la instantánea. 
   
2. Haga clic en Fuentes de datos. Se abrirá la página Fuentes de datos y se mostrará una lista de todas las fuentes de datos del espacio de trabajo. 
   
3. Haga clic en Instantáneas. Se enumerarán todas las instantáneas en el espacio de trabajo. 
   
4. Pase el mouse sobre la instantánea que desea editar. Aparecerá un menú contextual.
   
5. Haga clic en el ícono de más y, luego, seleccione Editar. 
   
   
   
   
    
6. Se abrirá el cuadro de diálogo Editar instantánea. Puede modificar lo siguiente:

• Nombre de la tabla de instantáneas
  
• Intervalo para crear la instantánea 
  
• Período de retención de los datos
          

3. ¿Cómo puedo ver la configuración de la instantánea de datos?

Siga los pasos a continuación para ver la configuración de la instantánea.

1. Abra el espacio de trabajo correspondiente. 
   
2. Haga clic en Fuentes de datos. Se abrirá la página Fuentes de datos y se mostrará una lista de todas las fuentes de datos del espacio de trabajo. 
   
3. Haga clic en Instantáneas. Se enumerarán todas las instantáneas en el espacio de trabajo. 
   
4. Pase el mouse sobre la instantánea cuya configuración desea ver. Aparecerá un menú contextual.
   
5. Haga clic en el ícono de información. Se mostrarán los detalles de la instantánea. 
   
           
   

4. ¿Puedo ver el historial de instantáneas de datos?

Sí, puede ver un historial detallado de cuándo se crearon las instantáneas. Siga los pasos a continuación para ver el historial de instantáneas:

1. Abra el espacio de trabajo correspondiente. 
   
2. Haga clic en Fuentes de datos. Se abrirá la página Fuentes de datos y se mostrará una lista de todas las fuentes de datos del espacio de trabajo. 
   
3. Haga clic en Instantáneas. Se enumerarán todas las instantáneas en el espacio de trabajo. 
   
4. Pase el mouse sobre la instantánea cuyo historial desea ver. Aparecerá un menú contextual.
   
           
   
5. Haga clic en el ícono de historial. Se abrirá una vista de calendario, en la cual se resaltarán los días en que se registraron los datos del informe. El historial de instantáneas se mantendrá durante 90 días.  
   
6. Si hace clic en la fecha de la instantánea, se mostrará la cantidad de veces que se ejecutó la instantánea, la hora de captura de datos y la cantidad de filas y columnas importadas. 
   
           
   

5. ¿Puedo ejecutar una programación de instantánea de datos al instante?

Sí, puede ejecutar una instantánea inmediatamente. Para ello, siga los pasos que se indican a continuación.

1. Abra el espacio de trabajo correspondiente. 
   
2. Haga clic en Fuentes de datos. Se abrirá la página Fuentes de datos y se mostrará una lista de todas las fuentes de datos del espacio de trabajo. 
   
3. Haga clic en Instantáneas. Se enumerarán todas las instantáneas en el espacio de trabajo. 
   
4. Pase el mouse sobre la instantánea que desea ejecutar inmediatamente. Aparecerá un menú contextual.
   
5. Haga clic en el ícono de ejecutar. La instantánea se ejecutará inmediatamente e importará los datos del informe. 
   
           
   

6. ¿Puedo eliminar los registros existentes de la tabla de instantáneas y reiniciar la instantánea?

Sí, puede eliminar los registros existentes de la tabla de instantáneas e iniciar la instantánea nuevamente. Para ello, siga los pasos que se indican a continuación.

1. Abra el espacio de trabajo correspondiente. 
   
2. Haga clic en Fuentes de datos. Se abrirá la página Fuentes de datos y se mostrará una lista de todas las fuentes de datos del espacio de trabajo. 
   
3. Haga clic en Instantáneas. Se enumerarán todas las instantáneas en el espacio de trabajo. 
   
4. Pase el mouse sobre la instantánea que desea reiniciar. Aparecerá un menú contextual.
   
5.  Haga clic en el ícono de más y, luego, seleccione Reiniciar. Los registros de instantáneas existentes en la tabla se eliminarán y se agregará un nuevo registro de instantánea en el intervalo programado. 
   
           
   

7. ¿Puedo pausar una programación de instantánea de datos?

Sí, puede pausar el programa de instantáneas y detener la importación de más datos hasta que cambie el estado. Para ello, siga los pasos que se indican a continuación.

1. Abra el espacio de trabajo correspondiente.  
   
2. Haga clic en Fuentes de datos. Se abrirá la página Fuentes de datos y se mostrará una lista de todas las fuentes de datos del espacio de trabajo. 
   
3. Haga clic en Instantáneas. Se enumerarán todas las instantáneas en el espacio de trabajo. 
   
4. Pase el mouse sobre la instantánea que desea poner en pausa. Aparecerá un menú contextual.
   
5. Haga clic en el botón alternador Estado para establecerlo como Inactivo.
   
           
   

La instantánea se pausará y no importará más datos hasta que el estado cambie a Activo. Puede volver a configurar el estado como Activo en cualquier momento. 

8. ¿Puedo desconectar una instantánea del informe asociado?

Sí, puede desconectar la instantánea del informe asociado. 

Siga los pasos a continuación para desconectar la instantánea.

1. Abra el espacio de trabajo correspondiente. 
   
2. Haga clic en Fuentes de datos. Se abrirá la página Fuentes de datos y se mostrará una lista de todas las fuentes de datos del espacio de trabajo. 
   
3. Haga clic en Instantáneas. Se enumerarán todas las instantáneas en el espacio de trabajo. 
   
4. Pase el mouse sobre la instantánea. Aparecerá un menú contextual.
   
5. Haga clic en el ícono de más y, luego, seleccione Desconectar. La instantánea de datos se desconectará del informe correspondiente. Sin embargo, aún podrá acceder a esta tabla con los datos existentes.
   
           
   

Nota: Una vez que se desconecte, la instantánea de datos se eliminará de la tabla para siempre. No podrá configurar la conexión de la instantánea de datos en esta tabla.

9. ¿Cómo puedo eliminar una tabla de instantáneas de datos?

No puede eliminar la tabla de instantáneas directamente. Para eliminar la tabla de instantáneas, debe eliminar la instantánea de datos.

Siga los pasos a continuación para eliminar la instantánea.

1. Abra el espacio de trabajo correspondiente. 
   
2. Haga clic en Fuentes de datos. Se abrirá la página Fuentes de datos y se mostrará una lista de todas las fuentes de datos del espacio de trabajo. 
   
3. Haga clic en Instantáneas. Se enumerarán todas las instantáneas en el espacio de trabajo. 
   
       
   
4. Haga clic en el ícono de más y, luego, seleccione Eliminar. Se eliminará la instantánea de datos junto con las vistas dependientes. 
   

10. ¿Puedo restaurar la tabla de instantáneas de datos que se eliminó?

Sí, puede restaurar la instantánea de datos, siempre y cuando el informe correspondiente siga estando disponible. Para restaurar la tabla de instantáneas, abra la página Papelera del espacio de trabajo y haga clic en el ícono de restaurar. 

Nota:

• En caso de que se elimine el informe principal o se borren las columnas involucradas del informe, no podrá restaurar la instantánea de datos. 
  
• La instantánea de datos en la papelera se conservará solo durante 45 días. Después de ese lapso, ya no podrá restaurarla.