• datos mezclados de varias fuentes;
  
• datos ingresados por diferentes personas;
  
• falta de estandarización de los datos almacenados.
  

Por ejemplo, si utiliza una base de datos de CRM, varios representantes de ventas podrían ingresar datos y cada uno de ellos tendrá su propia forma de hacerlo. Con el tiempo, esta inconsistencia afectará la calidad de los datos. Uno de estos casos comunes es que algunos representantes podrían usar la abreviatura de un país (CA para Canadá), mientras que otros prefieren escribir la palabra completa.    

Estas variaciones dañarán poco a poco la buena calidad de los datos y, a su vez, afectarán la precisión del análisis. Zoho Analytics le permite limpiar y estandarizar los datos en sus tablas mediante la opción “Buscar y reemplazar”. Esta opción lo ayudará a encontrar un valor en una columna y reemplazarlo por otro valor. Es extremadamente útil cuando se trabaja con grandes conjuntos de datos que se deben limpiar con rapidez.  

Veamos cómo podemos utilizar la opción Buscar y reemplazar en Zoho Analytics para limpiar los datos.

El siguiente conjunto de datos ficticio contiene datos de ventas de tiendas de varios países del mundo.

En la imagen anterior, los nombres de los países fueron ingresados de forma desigual. Veamos cómo podemos utilizar la opción Buscar y reemplazar para estandarizar los datos.

Realice estos pasos:

• Haga clic con el botón derecho en la columna País y seleccione Buscar y reemplazar.
  

• En el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar que se abre, ingrese los datos pertinentes en los campos Buscar y reemplazar. En este ejemplo, reemplazaremos “CA” por “Canadá”.
  

• Si selecciona la opción Actualización masiva, se reemplazarán todos los valores de la columna con la información ingresada en la sección Reemplazar por. 
  
• Si selecciona No reemplazar los valores nulos (durante la actualización masiva), se reemplazarán todos los valores durante la actualización masiva, excepto los que tienen valores nulos en las celdas.
  
• Si selecciona Coincidir toda la celda, se reemplazará el contenido de las celdas solo si el valor completo de esta coincide con la información ingresada en la sección Buscar.
  
• Una vez que seleccione las opciones necesarias, haga clic en Reemplazar todo.
  

La siguiente imagen muestra los nombres de los países después de limpiarlos utilizando la opción Buscar y reemplazar.

Aspectos para tener en cuenta cuando utilice Buscar y reemplazar:

• En la operación Buscar y reemplazar se distingue entre mayúsculas y minúsculas.
  
• Los usuarios pueden buscar y reemplazar valores vacíos o nulos si dejan vacíos los cuadros correspondientes. En este sentido, si desea reemplazar una celda vacía con un valor, deje la sección Buscar vacía e ingrese el valor con el que desea reemplazar la celda vacía en la sección Reemplazar por y viceversa.
  
• No ingrese símbolos en los campos Buscar y reemplazar para los tipos de datos de moneda y porcentaje.
  
• La función Buscar y reemplazar se aplicará a los datos filtrados si aplicó un filtro a la tabla.

Buscar y reemplazar por datos de fecha

En esta sección, veremos cómo buscar y reemplazar una fecha en la columna. 

Realice estos pasos para buscar y reemplazar un valor en la columna de fecha:

• Haga clic con el botón derecho en la columna Fecha y seleccione Buscar y reemplazar.

• En el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar que se abre, seleccione la fecha que desea buscar y reemplazar. Ingrese la fecha que aparece en la sección Buscar y la fecha que se reemplazará en la sección Reemplazar por.
  En el siguiente ejemplo buscaremos la fecha del 1 de oct. del 2019 y la reemplazaremos con 8 de nov. del 2019.

Nota: también puede reemplazar componentes individuales de las fechas. Supongamos que le gustaría cambiar el año del 2019 al 2021. Puede hacerlo ingresando el año en la sección Año correspondiente, como se muestra en la siguiente imagen.

Se reemplazará el año 2019 por 2021 en las fechas. Además, se puede hacer lo mismo con cualquier otro componente de las fechas. Solo debe dejar vacíos los otros componentes, como se muestra en la imagen, e ingresar la información solo en el campo que se debe modificar.

• Si selecciona la opción Actualización masiva (reemplazar todos los valores de la columna), se reemplazarán todos los valores de la columna con la fecha en la sección Reemplazar por.
  
• Si selecciona No reemplazar los valores nulos (durante la actualización masiva), se reemplazarán todos los valores durante la actualización masiva, excepto los que tienen valores nulos en las celdas.
  
• Una vez que seleccione las opciones necesarias, haga clic en Reemplazar todo.

Aspectos para tener en cuenta cuando utilice Buscar y reemplazar por datos de fecha:

• Las horas ingresadas deben estar en formato de 24 horas (de 0 a 23).
  
• La función Buscar y reemplazar se aplicará a los datos filtrados si aplicó un filtro a la tabla.
  

Esta función no solo se puede aplicar a este tipo de datos, sino que puede buscar y reemplazar de manera similar otros tipos de datos, como números, URL, porcentajes, monedas, etc.