Los correos electrónicos intercambiados con los clientes contienen información importante que puede ser requerida como referencia por varios otros equipos involucrados en el proceso de negocio. Por ejemplo, un contrato intercambiado con una empresa puede ser requerido por el equipo legal para preparar un acuerdo de asociación. De igual manera, los detalles de la negociación discutidos en el correo electrónico pueden ser necesarios para que el equipo de pagos prepare la factura.
Hay múltiples casos en los que el correo electrónico de un cliente debe ser accesible para más de una persona dentro de la organización. Para facilitar el acceso a los correos electrónicos, Zoho CRM ofrece opciones para compartir correos electrónicos.
Los administradores de Zoho CRM tienen el privilegio de establecer las opciones de compartición de correo electrónico para usuarios individuales o roles específicos. También pueden permitir que los usuarios configuren sus propios permisos de compartición de correo electrónico.
Hay cuatro tipos de opciones para compartir:
- Compartición pública: Cada correo enviado o recibido será accesible para todos los usuarios en la organización.
- Compartir personalizado: El usuario puede compartir los correos electrónicos utilizando la opción de compartir registros.
- Compartición privada: Los correos electrónicos no serán accesibles para nadie en la organización, excepto para el usuario al que se le envió. Incluso si el registro es compartido con otros usuarios, los correos electrónicos dentro de él no se mostrarán.
- Elección del usuario: Los usuarios pueden configurar sus propios permisos de uso compartido (privado, público o personalizado).
La siguiente tabla ofrece una visión detallada de cada tipo de opción de compartición.
| Tipo de Compartición | Descripción |
| Privado | ¿Qué significa?
¿Quién puede usar esta opción? CEOs y otros miembros del equipo de alta dirección que desean mantener sus comunicaciones confidenciales. |
| Personalizado | ¿Qué significa? Los usuarios solo pueden compartir correos electrónicos a través de la opción de compartir registros. Ellos pueden seleccionar registros individuales y marcar la casilla Compartir correo electrónico en la Lista Relacionada de Correos Electrónicos. El administrador, al configurar el permiso de uso compartido, puede especificar los usuarios o roles con quienes se pueden compartir los correos electrónicos. ¿Quién puede usar esta opción? Solo los representantes de ventas y gerentes directamente responsables de la interacción diaria con los clientes pueden compartir los correos electrónicos únicamente con los miembros relevantes del equipo. |
| Público | ¿Qué significa? Los correos electrónicos recibidos o enviados a los usuarios cuya opción de compartición es pública serán visibles para otros en la organización. ¿Quién puede usar esta opción? Los representantes de ventas y gerentes directamente responsables de la interacción diaria con los clientes pueden usar esta opción. |
| Elección del usuario | ¿Qué significa? Los usuarios con rol no administrativo tendrán permiso para configurar la preferencia de compartir su correo electrónico como pública, privada o personalizada. También podrán decidir qué dominios excluir. ¿Quién puede usar esta opción? Usuarios que trabajan de manera independiente y que pueden necesitar compartir correos electrónicos con algunos de sus colegas u otros miembros del equipo según lo requiera el negocio. |
¿Cómo se comparten los correos electrónicos en Zoho CRM?
En Zoho CRM, los correos electrónicos se pueden compartir de dos maneras:
I. A través del intercambio de registros:
- Cuando el permiso para compartir correos electrónicos está configurado como Personalizado, los usuarios pueden compartir los correos electrónicos utilizando la opción de compartir registros.
- Correos electrónicos que se originan en Zoho CRM, como notificaciones de flujo de trabajo, rechazos de aprobación, enviar correo electrónico (directamente desde un registro), etc.
- Correos electrónicos adjuntados a través del complemento de Outlook.
II. A través del intercambio por correo electrónico:
Cualquier correo electrónico enviado o recibido a través de la integración con otros servicios de correo. Por ejemplo, los correos enviados o recibidos desde una cuenta de Gmail se sincronizan con Zoho CRM y pueden verse en la lista relacionada. Este correo solo puede ser visto por otros usuarios mediante la opción de compartir correo electrónico.
Configurando el permiso para compartir correos electrónicos
Los administradores pueden definir el permiso de uso compartido de correos electrónicos para usuarios individuales o roles (Consulta también Preferencias de correo electrónico). Al establecer los permisos, se deben mencionar los siguientes detalles:
- Tipo de compartición - Para cada usuario se debe especificar un tipo de compartición según el requisito del negocio. Puedes seleccionar privado, público, personalizado o a elección del usuario.
- Dominios excluidos - Los correos electrónicos recibidos de los dominios excluidos no se compartirán con otros. Por ejemplo, si zylker.com está excluido, entonces cualquier correo electrónico recibido de o enviado a este dominio no se mostrará a otros. Se puede excluir un máximo de 20 dominios.
