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El correo electrónico sigue siendo una herramienta principal de comunicación con los clientes en muchas organizaciones. Sin embargo, hacer el seguimiento de las interacciones para múltiples correos enviados a través de un sistema CRM puede ser todo un desafío.
Preguntas clave podrían incluir: ¿El cliente ha abierto el correo electrónico? ¿Interactuó con alguno de los enlaces proporcionados? Si un correo no se abre, ¿cuál podría ser la razón subyacente?
 
Comprender cómo funcionan tus correos electrónicos es esencial para determinar si tus estrategias de comunicación son efectivas y para ayudar a planificar futuras campañas de correo electrónico.
La función de Email Insights de Zoho CRM ofrece valiosas herramientas para enfrentar estos desafíos al proporcionar las siguientes capacidades:
Supervisa las respuestas a los correos electrónicos en contexto: Esto te permite ver cómo interactúan los destinatarios con tus correos electrónicos dentro del contexto más amplio de su recorrido como cliente. Por ejemplo, si notas que los correos enviados después de una llamada de servicio al cliente tienen tasas de interacción más altas, podrías decidir integrar correos de seguimiento en tu proceso posterior a la llamada.
Utiliza los estados de correo electrónico para filtrar registros: Puedes segmentar tu base de datos de clientes según sus interacciones con tus correos electrónicos. Por ejemplo, podrías crear una lista de contactos que no han abierto correos recientes para dirigirles una campaña de reactivación.
Recopila análisis detallados de correos electrónicos: Obtén datos completos sobre tasas de apertura, tasas de clics y métricas de conversión. Estos datos te ayudan a optimizar el contenido y el momento de envío de tus correos electrónicos. Por ejemplo, si los análisis muestran que los correos enviados los miércoles por la mañana tienen la mayor tasa de apertura, puedes programar comunicaciones importantes para ese horario.
Haz un seguimiento del rendimiento de tus plantillas de correo electrónico: Analiza cuáles plantillas son más efectivas para alcanzar tus objetivos. Si una plantilla en particular tiene un bajo rendimiento de forma constante, puede que necesite ser revisada o reemplazada. Esto asegura que tus correos electrónicos se mantengan frescos y relevantes para tu audiencia.
Al aprovechar estas funciones, puedes mejorar tus estrategias de email marketing, haciéndolas más orientadas a los datos y adaptadas a los comportamientos y preferencias de los clientes.
Activar información de correo electrónico  
Disponibilidad
Permiso requerido: Los usuarios con perfil de administrador pueden acceder a esta función.

 
Nota:
En la edición Standard, solo está disponible la respuesta contextual de correos electrónicos.
Esta función no está disponible en la edición Gratuita de Zoho CRM.
Los filtros avanzados tendrán opciones limitadas en Estado del correo electrónico para la edición Estándar
Para habilitar los insights de correo electrónico
En tu cuenta de Zoho CRM, navega a Configuración > Canales > Correo electrónico > Inteligencia de correo electrónico.
 
En la página de Información de correo electrónico, activa la función de Información de correo electrónico.
Nota:
Los Insights de correo electrónico están habilitados de forma predeterminada en una cuenta de Zoho CRM. 
Los resultados de los insights de correo electrónico se capturarán solo por un período de 100 días.
No se rastrearán insights para correos electrónicos enviados a múltiples destinatarios, en los campos "para", "cc" y/o "bcc".
 
Monitorea la respuesta de correos electrónicos de forma contextual  
Los detalles de la interacción de un cliente específico con tu correo electrónico están disponibles de manera contextual. El estado de los correos electrónicos individuales se puede ver en la sección de Correos de cada Posible Cliente, Contacto o Negocio.
Para ver los detalles de la actividad de un cliente en tu correo electrónico
Ve al módulo deseado.
Haz clic en el registro para el que deseas ver el estado del correo electrónico. 
En la página de Detalles del Registro, desplázate hacia abajo hasta la sección de Emails.
Después de enviar un correo electrónico, la barra de estado mostrará uno de los siguientes mensajes de estado:
Entregado: El correo electrónico ha llegado al destinatario.
Rebotado: El correo electrónico no pudo llegar al destinatario.
Abierto: El correo electrónico ha sido visto y abierto.
Cuando pasas el cursor sobre el estado Abierto, se mostrarán los siguientes detalles sobre las aperturas en un cuadro de información:
Número total de veces que el correo ha sido abierto. 
La primera vez que se abrió el correo. 
La última vez que se abrió el correo.

 
Clickeado: Se han hecho clics en los enlaces del correo electrónico. Cuando pases el cursor sobre el estado Clickeado, se mostrarán los siguientes detalles sobre los clics en un cuadro de información:
Número total de aperturas.
La primera y la última vez que se abrió el correo.
Número total de clics registrados en el correo. 
La primera vez que se registró un clic. 
La última vez que se registró un clic.
Los detalles de cómo un cliente interactúa con tus correos electrónicos están disponibles dentro del contexto de sus interacciones específicas. Puedes ver el estado de correos electrónicos individuales en la sección de Correos ubicada en cada registro de Posible Cliente, Contacto o Negocio.
Para acceder a los detalles de la actividad de correo electrónico de un cliente:
Navega al módulo deseado.
Selecciona el registro cuyo estado de correo electrónico deseas verificar. 
En la página de Detalles del registro, desplázate hacia abajo hasta la sección de Correos electrónicos.
Nota:
El término "Entregado" se refiere técnicamente a que el correo electrónico no fue rechazado y se entregó correctamente al destinatario.
Si el remitente hace clic en un correo electrónico enviado, entonces las estadísticas de "correo abierto" considerarán que el correo se abrió.
¿Cómo realiza el seguimiento Zoho CRM de la actividad de correo electrónico?  
Utilizamos el rastreo mediante balizas web, el estándar de la industria seguido por los proveedores de servicios de correo electrónico, para el seguimiento de correos electrónicos. Un pequeño gráfico (de un píxel por uno) se inserta en la parte inferior de los correos electrónicos en HTML enviados desde Zoho CRM. Cuando un destinatario abre el correo y elige Mostrar imágenes, esta pequeña imagen se descarga desde nuestro servidor. Esta descarga permite a Zoho CRM rastrear las aperturas y clics en tu correo electrónico.
 
Este es un método sencillo y ampliamente utilizado para rastrear correos electrónicos. Sin embargo, esto tiene su propio conjunto de limitaciones.

Nota:
Como esto es una imagen, solo se puede insertar en correos electrónicos HTML. Por lo tanto, los correos en texto sin formato no pueden ser rastreados por Zoho CRM.
Una "Apertura" solo se registra cuando el destinatario decide mostrar las imágenes en el correo electrónico. De lo contrario, el correo no será rastreado.
Para un seguimiento más preciso, por favor pide a tus clientes que agreguen tu dirección de correo electrónico a su libreta de direcciones o que se aseguren de mostrar las imágenes en el correo electrónico.
Filtrar registros por estado de correo electrónico  
Zoho CRM ahora te permite ordenar los registros según las prioridades de ventas asociadas, como tareas, llamadas, eventos y correos electrónicos, además de los parámetros de búsqueda habituales.
 
Con Email Insights activado en tu cuenta, el Estado del Correo Electrónico se encuentra entre las prioridades según las cuales puedes realizar búsquedas. Por ejemplo, usando los filtros avanzados, puedes buscar “contactos que han abierto correos en los últimos 3 días”. O “contactos a los que se les han enviado correos pero no los han abierto esta semana.”
 
Nota: Si se envía un correo electrónico al cliente en el Día 1 y el cliente envía un correo electrónico en el Día 2 (que no es en respuesta al correo enviado en el Día 1), entonces el estado se considerará como "Recibido", NO se considerará como "Enviado". Esto se debe a que el estado más reciente del registro es la recepción de un correo electrónico, por lo tanto, el estado del correo enviado previamente será reemplazado por el del último correo recibido.

Mira algunos escenarios en los que el Estado del Correo Electrónico se utiliza como uno de los criterios de búsqueda en los filtros avanzados:
Correos electrónicos que han sido enviados a los contactos en los últimos siete días, pero que no han sido abiertos.
 
Correos electrónicos que se han enviado a los leads en los últimos dos días y que han sido rebotados.

Correos electrónicos que han sido clickeados por los clientes potenciales.
Correos electrónicos que han sido respondidos por el destinatario y aquellos que han sido abiertos pero no respondidos.
Usar esto en combinación con otros criterios proporcionará conocimientos aún más valiosos. Por ejemplo, considera el siguiente ejemplo:
Filtrar ofertas
 
Que están cerrando este mes
 
Para cuáles correos electrónicos se ha respondido.
Si esta búsqueda arroja resultados, es posible que desees hacer un segundo seguimiento sobre estos potenciales. Para profundizar aún más la búsqueda, también puedes ingresar un monto potencial. Por ejemplo, si el monto potencial es mayor a 50.000$. De esta manera, puedes atender estos potenciales primero.
Puedes aplicar acciones instantáneas en los registros filtrados usando los filtros avanzados, como Actualización masiva, Correo masivo, Macros, entre otros.
De esta manera, los filtros avanzados abren las puertas a todo tipo de descubrimientos en los datos de tu Zoho CRM. Al incluir el Estado del Correo Electrónico entre los criterios de búsqueda, la búsqueda mejora aún más.
Ver reportes de correo electrónico  
Una vez que hayas habilitado Insights de Correo Electrónico en tu cuenta de Zoho CRM, tendrás acceso a los siguientes informes de correo electrónico:
Análisis de correo electrónico
Informe de análisis de correos electrónicos y llamadas
Estado del envío de correo electrónico 
Los 10 mejores plantillas por tasa de apertura 
Los 10 mejores plantillas por tasa de clics 
Los 10 principales usuarios
Analítica de correos electrónicos  
El informe de Análisis de Correos Electrónicos en Zoho CRM te ofrece estadísticas de los correos enviados a través de Zoho CRM y SalesInbox. El Análisis de Correos Electrónicos es un resumen del estado de los correos según la fecha, plantilla, módulo y usuario.
Para consultar las analíticas de correo electrónico:
Haz clic en el módulo de Reportes. 
Selecciona la carpeta Reportes de correo electrónico. 
En la carpeta Reportes de Email, haz clic en Analítica de Email.
En la página de Analítica de correos electrónicos, podrás elegir los parámetros por los cuales se filtrarán las estadísticas de los correos electrónicos. Por ejemplo, Rango de fechas, Grupos, Columnas, Filtros avanzados, y así sucesivamente.


Al seleccionar el botón de editar para agregar o quitar columnas y aplicar filtros, podrás ver todas las estadísticas de correo electrónico que hayan sido filtradas según las condiciones que especificaste para los reportes, usando el mismo botón de editar.
Las estadísticas de correo electrónico presentadas en las siguientes columnas bajo Reportes son:
Enviado: Solo se rastrearán los correos electrónicos que se envíen desde Zoho CRM y SalesInbox.
Sin embargo, los correos electrónicos que se envíen mediante la configuración IMAP (Zoho Mail o Gmail, etc.) no serán rastreados.
Rebotados: Total de correos electrónicos que no se pudieron entregar. 
Rastreado: Correos electrónicos que están siendo rastreados por Zoho CRM para medir el desempeño. Zoho CRM podrá determinar si los correos rastreados han sido abiertos o si se ha hecho clic en ellos.
Normalmente, todos los correos enviados desde Zoho CRM son rastreados. Cuando este no es el caso, el número de correos bajo "Rastreado" te indica cuántos de los correos enviados en total están siendo realmente rastreados. Este número será menor o igual al total de correos enviados.
Rebotados entre los rastreados: El número de "correos electrónicos rastreados" que han rebotado. Este número es menor o igual al Total de Correos Rebotados. Un icono de exclamación adicional te da detalles adicionales sobre el tipo de rebote (rebote duro o rebote suave).
Ver también >> Entendiendo los rebotes de correo electrónico
Abiertos: Correos electrónicos que han sido vistos y abiertos por los destinatarios. 
Clics: Correos electrónicos en los que los destinatarios han hecho clic en los enlaces. 
Recibidos: Correos electrónicos que los representantes de ventas han recibido de los destinatarios.
Respondido: Correos electrónicos a los que los destinatarios han respondido. 
Respondido: Correos electrónicos a los que los representantes de ventas han respondido.
Nota:
Un correo electrónico no será rastreado si la función de Email Insights ha sido desactivada en Zoho CRM.
La analítica de correos electrónicos solo rastreará aquellos correos enviados desde Zoho CRM y SalesInbox. Cualquier correo enviado desde plataformas como Gmail o Zoho Mail no aparecerá en el estado de correos enviados, ya que estos no pueden ser rastreados por Zoho CRM.
La estadística de Respuestas está disponible solo para organizaciones que tengan habilitados los nuevos informes.
Analítica de correos y llamadas  
El informe de Análisis de Correos Electrónicos y Llamadas te ayuda a obtener una vista general del total de llamadas y correos electrónicos recibidos y realizados por tus representantes de ventas en un momento determinado. Estas estadísticas te ayudarán a medir la efectividad de la comunicación con los clientes.
Para ver análisis de correos electrónicos y llamadas:
 
Haz clic en el módulo de Reportes.
Selecciona la carpeta Reportes de correo electrónico.
En la carpeta Reportes de correo electrónico, haz clic en Reporte de Analítica de Correo y Llamadas.
En la página de Reporte de Analítica de Correos y Llamadas, introduce tus criterios para filtrar los reportes.

Puedes resumir este reporte según la Fecha, Día, Semana o Mes, o puedes especificar un Rango de Fechas.
Al aplicar las opciones de filtro, podrás ver las estadísticas completas de correo electrónico filtradas según las condiciones aplicadas.
Las Analíticas de Correo Electrónico y Llamadas se presentan en las siguientes columnas tanto en el Informe Resumido como en el Informe Detallado.
Correo enviado: Total de correos enviados en la fecha seleccionada/ por el usuario de Zoho CRM seleccionado.
Correo recibido: Total de correos recibidos en la fecha seleccionada/por el usuario de Zoho CRM seleccionado.
Correo Electrónico Respondido: Total de correos electrónicos respondidos al cliente en la fecha seleccionada/por el usuario de Zoho CRM seleccionado. 
Llamadas Atendidas: Total de llamadas realizadas a los clientes y atendidas por ellos en la fecha seleccionada/por el usuario de Zoho CRM seleccionado. 
Marcadas no atendidas: Total de llamadas realizadas a clientes y no atendidas por ellos en la fecha elegida/por el usuario de Zoho CRM seleccionado.
Llamadas recibidas: Total de llamadas recibidas (y atendidas) de clientes en la fecha seleccionada/por el usuario seleccionado.
Llamadas Perdidas: Total de llamadas perdidas de clientes en la fecha elegida/por el usuario seleccionado. 
Duración total de llamadas (en minutos): Duración total de las llamadas entrantes y salientes.
 
Estado de correo enviado  
El informe de Estado de Correos Enviados te mostrará la lista de correos electrónicos que se enviaron a través de Zoho CRM.
Nota: Este informe no mostrará los correos electrónicos enviados desde Gmail, Zoho Mail, etc., ya que estos correos no pueden ser rastreados por Zoho CRM.
Para acceder al informe de estado de correos electrónicos enviados:
Haz clic en el módulo de Reportes.
Selecciona la carpeta Reportes de correo electrónico.
En la carpeta de Informes de correo electrónico, haz clic en el informe de Estado de correos enviados.
En la página de Estado del correo enviado, verás un informe como el siguiente:
Puedes obtener el reporte para un rango de fechas específico utilizando los Filtros del reporte.
Puede Exportar el informe, Editarlo o Enviarlo por correo electrónico a otros usuarios de Zoho CRM.
A continuación, se presentan algunos de los otros informes incluidos en la carpeta de Informes por Email:
 
El informe de los 10 principales usuarios, que se determina según la cantidad de correos electrónicos enviados por los usuarios.
Las 10 plantillas principales por tasa de clics se determinan en función de las tasas de clics de las plantillas.
Las 10 plantillas principales según la tasa de apertura se determinan en función de las tasas de apertura de las plantillas.
Supervisa el rendimiento de las plantillas de correo electrónico  
El rendimiento de la plantilla te permite evaluar el desempeño de cada plantilla, así como de las diferentes versiones de la misma plantilla.
 
Aunque puedes ver las tasas de apertura y no apertura de una plantilla, también puedes profundizar aún más y ver hasta qué punto los cambios menores o mayores en la plantilla han afectado el desempeño. Después de cada cambio, se creará una nueva “versión” de la plantilla y cada versión tendrá sus propias estadísticas.
 
Por ejemplo, supongamos que Zylker Inc ha creado una plantilla llamada Retención de Usuarios. Editar el asunto de esta plantilla de “Zylker te considera importante” a “Eres importante para nosotros” podría marcar una diferencia en las tasas de apertura. Puedes confirmar esto revisando el desempeño de ambas versiones.
Para rastrear el rendimiento de la plantilla de correo electrónico:
Ve a Configuración en tu cuenta de CRM
En Personalización, haz clic en Plantillas > Plantillas de correo. 
En la página de Plantillas de correo, puedes ver la lista completa de plantillas de correo electrónico en varias carpetas. 
Haz clic en uno de los siguientes íconos de la columna llamada Estadísticas.
Alternativamente, puedes cambiar entre la vista Tabular y la vista Gráfica en la ventana de Estadísticas, para ver tanto las estadísticas de la plantilla como el historial de versiones.
La Vista de Gráfica te muestra las estadísticas de apertura de correos electrónicos en tres formatos diferentes:
Porcentaje
 
Por cantidad
 
Por versión

Pasar el cursor sobre cada barra mostrará un tooltip con más detalles.
Puedes ajustar la fecha para consultar las estadísticas de la plantilla durante un periodo de tiempo específico. También puedes buscar una plantilla en particular en la pestaña de Búsqueda de la ventana de estadísticas.

La vista Tabular muestra el desempeño de las diferentes versiones de la misma plantilla, junto con información sobre la fecha en que se realizaron los cambios, quién los hizo y los comentarios ingresados por el usuario cuando se realizaron los cambios.

De esta manera, puedes determinar qué cambios a una plantilla ayudarán y cuáles no.

Nota:
Las estadísticas de la plantilla también pueden accederse cuando eliges una plantilla de correo electrónico para enviar en las siguientes áreas dentro de Zoho CRM:
Correo masivo 
Ventana de redacción de correo 
Acción de flujo de trabajo "Enviar correo electrónico"

VER TAMBIÉN
Entendiendo los Rebotes de Correo Electrónico
Envío y Recepción de Correos
Asociación de Correos con Negocios