Una advertencia de rebote indica que uno o más de tus correos electrónicos han sido rechazados por el servidor de correo del destinatario. Esto puede deberse a diversos factores, como una dirección de correo electrónico inválida, un buzón lleno o un dominio bloqueado. Es importante entender la causa del rebote y tomar medidas para evitar que vuelva a ocurrir. Esto puede incluir actualizar tu lista de contactos para eliminar direcciones de correo inválidas, asegurarte de que tus correos no sean marcados como spam y evitar enviar demasiados correos en un corto período de tiempo. Además, Zoho CRM ofrece herramientas para ayudarte a monitorear tu tasa de rebote y tomar acciones correctivas. Con estas herramientas, puedes identificar y solucionar rápidamente cualquier problema que esté causando que tus correos sean rebotados.
Vigilando una alta tasa de rebote
La "tasa de rebote" se refiere al porcentaje de destinatarios de correo electrónico que no recibieron los correos que les enviaste. Aunque un pequeño número de rebotes es de esperarse en envíos masivos de correos, se emitirá una advertencia cuando la tasa de rebote supere cierto límite. Como referencia, una tasa de rebote inferior al 5% en Zoho CRM es aceptable. Cualquier cifra superior necesita ser atendida de inmediato.
Lee más para aprender cómo puedes evitar los rebotes de correo electrónico.
Cómo evitar los rebotes de correo electrónico
Tus correos electrónicos pueden rebotar por múltiples razones. Según la causa, los rebotes pueden clasificarse en dos grandes categorías: rebotes duros y rebotes blandos.
- Las direcciones de correo electrónico se clasifican como rebotes duros cuando Zoho CRM determina que los correos no pueden entregarse de forma permanente a esas direcciones. En consecuencia, estas direcciones de correo serán bloqueadas, impidiendo que se envíen correos futuros desde Zoho CRM.
- Las direcciones de correo electrónico se clasifican como rebotes suaves cuando Zoho CRM determina que los correos electrónicos no pueden ser entregados temporalmente a esas direcciones.
En Zoho CRM, los rebotes de correo electrónico se dividen en dos tipos: Temporales y Permanentes. Los rebotes temporales incluyen rebotes suaves y ciertos tipos de rebotes duros. Si una dirección de correo electrónico está bloqueada temporalmente, puedes desbloquearla directamente. Sin embargo, los rebotes duros suelen ser permanentes y no pueden ser desbloqueados dentro de Zoho CRM.
Si crees que una dirección de correo electrónico rebotada permanentemente ahora es entregable, puedes solicitar asistencia a nuestro equipo de soporte en
support@zohocrm.com proporcionando los detalles relevantes y tomaremos las medidas necesarias para incluir Zoho CRM en la lista blanca.
Verificación de detalles para direcciones de correo electrónico rebotadas
Puedes encontrar los detalles del tipo de rebote y la categoría de las direcciones de correo electrónico que rebotaron en las siguientes secciones de tu Zoho CRM:
Página de detalles del registro
Si una dirección de correo electrónico en la página de detalles del registro rebota, se mostrará un icono de advertencia. Pasa el cursor sobre el icono de advertencia para ver los detalles sobre la categoría del rebote.
- Lista relacionada de correos electrónicos
Si un correo electrónico no puede ser entregado, la lista relacionada de correos electrónicos mostrará su estado junto con información sobre el tipo de rebote.
- Vista de módulo/Vista de lista
Cuando aplicas el filtro al campo de correo electrónico bloqueado en la página de vista de módulo o vista de lista de los registros, verás iconos de advertencia similares para los diferentes tipos de rebote. -
Comprendiendo los diferentes tipos y categorías de rebote
La siguiente tabla presenta varios mensajes de advertencia de rebote que pueden encontrarse para direcciones de correo electrónico bloqueadas. Antes de resolver los correos electrónicos rebotados, te aconsejamos revisar los enfoques sugeridos para rebotes temporales y permanentes.
Categorías de rebotes suaves y rebotes duros temporales
Categoría
| Definición
| Recomendaciones
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Fallo Temporal de Dominio
| No se puede encontrar el dominio asociado a esta dirección de correo electrónico.
| Algunas razones por las que no se puede encontrar un dominio pueden ser que el registro del dominio haya expirado o sido dado de baja, que los registros DNS del dominio estén incompletos, o que el nombre del dominio esté mal escrito en la dirección de correo electrónico. Para resolver este problema, te recomendamos que verifiques que el dominio del correo sea válido y luego contactes al destinatario por otros medios de comunicación para comprobar el estado de su dominio.
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Fuera de la oficina
| El destinatario no está disponible para revisar sus correos electrónicos o está de vacaciones.
| Cuando el destinatario ha configurado una opción de "fuera de la oficina" en su buzón, recibirás un mensaje automático indicando su ausencia. Te recomendamos esperar hasta que el destinatario esté disponible nuevamente o contactar a otra persona mencionada en su respuesta automática para cualquier otra consulta.
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Error de autenticación
| El correo electrónico ha sido rechazado o bloqueado debido a las restricciones de políticas del servidor del destinatario, o de los servidores de retransmisión de correo electrónico.
| Cuando no has autenticado tus dominios de envío de correo electrónico en Zoho CRM mediante los protocolos SPF, DKIM, o ambos, cualquier correo que envíes utilizando dominios no autenticados podría ser rebotado por motivos relacionados con políticas. Este problema también puede ocurrir si la política de correo electrónico establecida por la organización del destinatario rechaza tus IPs o dominios. Asegúrate de haber completado la autenticación de tus dominios dentro de Zoho CRM, o ponte en contacto con tus destinatarios y pídeles que revisen sus políticas y, de preferencia, incluyan en la lista blanca las IPs del remitente usadas por tu cuenta para enviar correos electrónicos (tanto las direcciones IP predeterminadas de Zoho CRM mencionadas en la siguiente sección, como tus propias IPs si tu organización ha configurado servidores de retransmisión de correos electrónicos).
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Buzón lleno
| El buzón del destinatario ha alcanzado su límite de almacenamiento.
| Cuando el buzón del destinatario ha alcanzado su límite de almacenamiento o está muy cerca de hacerlo, o cuando el destinatario recibe correos electrónicos con archivos adjuntos grandes que su proveedor de correo no admite, tus correos podrían ser rebotados indicando 'Buzón lleno'. Te recomendamos que contactes al destinatario y le pidas que libere espacio de almacenamiento. También puedes verificar si los correos que le enviaste contienen archivos adjuntos grandes que podrías omitir.
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Error de red temporal
| Su servidor de retransmisión de correo electrónico no pudo enviar el correo al buzón de destino.
| La retransmisión se refiere al proceso de transferir correos electrónicos de un servidor de correo a otro para entregarlos al destinatario. Si ocurre algún problema al realizar esta acción a través de los servidores de retransmisión de correo electrónico que ha configurado en Zoho CRM, entonces el correo podría rebotar indicando 'Error de red temporal' como motivo. Le recomendamos que solucione los problemas de su servidor de retransmisión de correo configurado y que también se comunique con el destinatario para preguntar si su proveedor de correo, dominio o sistemas internos han tenido algún cambio o interrupción importante recientemente.
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Relacionado con el contenido
| Este correo electrónico ha sido marcado como spam por el servidor de correo del destinatario.
| Cuando un correo electrónico ha sido marcado manualmente como spam por tu destinatario, o si está siendo filtrado automáticamente por los filtros de spam del servidor de tu destinatario, esos correos pueden rebotar citando "Relacionado con el contenido" como la razón. Te recomendamos revisar tu correo para identificar posibles motivos por los que pudo haber sido marcado como spam. Esto incluye el contenido que envías, las URL en tu correo, el tipo de archivos adjuntos que intentas enviar, entre otros. Además, asegúrate de haber autenticado los dominios vinculados a tus direcciones de correo, a través de SPF, DKIM o ambos mediante Zoho CRM, para reducir la posibilidad de que tus correos lleguen a la carpeta de spam.
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Otros
| El buzón del destinatario no es accesible por razones desconocidas.
| Cuando el motivo del rebote de un correo electrónico no entra en ninguna de las categorías mencionadas anteriormente, se marcará como 'Otros'. Una de las posibles soluciones es pedirle a la organización de tu destinatario que agregue a la lista blanca las direcciones IP que utiliza tu cuenta de Zoho CRM para enviar correos electrónicos. Esto incluye las direcciones IP predeterminadas, como se muestra en la sección siguiente, pero también podría incluir tus propias direcciones IP si has configurado servidores de retransmisión de correo.
Recomendamos que resuelvas el problema con tus destinatarios antes de desbloquearlos en Zoho CRM para futuros envíos de correos electrónicos. Continúa monitoreando los correos enviados para evitar futuros bloqueos, lo cual también tendrá un impacto en tu entregabilidad.
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IPs predeterminadas de Zoho CRM
EE. UU.
135.84.80.0/24
UE
185.20.211.0/24
31.186.226.0/24
IN
103.117.158.0/24
CN
163.53.94.0/27
JP
103.163.153.0/25
AU
103.138.129.0/24
Categorías de rebote permanente (Hard bounce)
Categoría
| Definición
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| Remitente denegado | No se puede enviar correo a esta dirección, ya que el dominio de tu remitente ha sido bloqueado por el destinatario.
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Dominio incorrecto
| La dirección de correo electrónico del destinatario contiene un dominio que no existe o ya no está activo.
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Buzón no válido
| La dirección de correo electrónico del destinatario no existe o ya no está activa.
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Relacionado con la política
| No se puede enviar correo electrónico a esta dirección debido a restricciones del servidor del destinatario o de tus servidores de retransmisión de correo.
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Error de protocolo
| No se puede enviar un correo a esta dirección debido a problemas técnicos en tus protocolos de correo y/o servidores SMTP.
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Relé prohibido
| No se pueden enviar correos electrónicos a esta dirección ya que los servidores de retransmisión de correo que has configurado no te reconocen como un usuario autenticado.
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Error de enrutamiento
| No se puede enviar correo electrónico a esta dirección, ya que el destinatario tiene problemas con la configuración de su servidor de correo.
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Posible spam
| Esto ocurre cuando el servidor de correo del destinatario detecta el correo como spam.
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Otro
| El buzón del destinatario no está disponible, o recibimos motivos de rebote que no pueden explicarse usando las categorías listadas arriba.
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Desbloquear direcciones de correo rebotadas
Para las direcciones de correo principales y secundarias que se rebotan por motivos temporales, puedes desbloquearlas desde tu Zoho CRM.
Puedes desbloquear correos electrónicos rebotados desde los siguientes lugares:
- Página de detalles del registro
- Vista de módulo/Vista de lista
- Acción masiva para desbloquear correos electrónicos
Para desbloquear correos electrónicos rebotados desde la página de detalles del registro:
- Ve al campo de correo electrónico para el cual la dirección de correo rebotó.
- Pasa el cursor sobre el ícono de información para ver detalles sobre el tipo de rebote.
- Haz clic en Desbloquear dirección de correo electrónico.
- Marca la casilla de confirmación indicando que el motivo del bloqueo ha sido resuelto.
- Haz clic en Confirmar.
Para desbloquear correos electrónicos rebotados desde la página de vista de lista:
- Ve a la vista de lista del módulo.
Aplica filtros para los correos bloqueados:
- Selecciona Temporal, Permanente o Ambos.
- Además, puedes aplicar filtros para el tipo específico de rebote o filtrar por cualquier tipo.
- Pasa el cursor sobre el símbolo de advertencia junto al correo electrónico rebotado y sigue los pasos para desbloquear correos rebotados desde la página de Detalles del registro.
Para desbloquear correos electrónicos rebotados usando la acción masiva:
- Selecciona los registros que deseas desbloquear.
- En el botón de acciones, haz clic en Desbloquear dirección de correo.
- Marca la casilla de confirmación después de resolver el motivo del rebote.
- Haz clic en Confirmar.
Si tanto la dirección de correo electrónico principal como la secundaria están temporalmente rebotadas, puedes seleccionar si deseas desbloquear la dirección de correo electrónico principal, la secundaria o ambas durante la acción masiva.
Desbloqueo periódico basado en condiciones
Hemos establecido una revisión periódica cada seis meses en la que el sistema desbloqueará automáticamente las direcciones de correo electrónico previamente bloqueadas si se han resuelto los problemas que llevaron a su bloqueo.
Por ejemplo, las direcciones que fueron bloqueadas por razones relacionadas con políticas serán restablecidas si podemos confirmar la autenticación adecuada del correo electrónico.
Mejores prácticas para evitar rebotes de correo electrónico
Independientemente del tipo de rebote de correo electrónico, es una buena práctica seguir las sugerencias mencionadas a continuación para continuar enviando correos electrónicos desde Zoho CRM sin inconvenientes.
Evita problemas de formato al importar una lista en Zoho CRM
A menudo, cuando importas clientes potenciales y contactos en Zoho CRM, puede haber errores de formato en tu hoja de importación que hayas pasado por alto. Asegúrate de revisar los siguientes puntos al importar una lista:
- En tu hoja de importación, busca y elimina cualquier carácter adicional en el campo de dirección de correo electrónico, como comas, comillas, espacios, etc.
- Asegúrate de que cada columna esté titulada correctamente, según los nombres de los campos correspondientes. Por ejemplo, Nombre, Apellido, Dirección de correo electrónico, y así sucesivamente.
Evita enviar correos electrónicos a listas de correos antiguas y obsoletas
Una de las razones más comunes por las que los correos electrónicos rebotan puede ser que tu lista de contactos esté desactualizada.
Cuando decimos "lista obsoleta", puede significar cualquiera de lo siguiente:
- Las direcciones de correo electrónico ya no son válidas
- Los contactos no han estado recibiendo correos electrónicos tuyos durante un largo período (digamos, más de seis meses).
- Tus prospectos y contactos cambiaron su dirección de correo electrónico hace un tiempo.
- Tus contactos no han usado su cuenta de correo electrónico durante mucho tiempo, por lo que la cuenta ha dejado de funcionar y ha comenzado a devolver rebotes.
- Los dominios de correo electrónico de los destinatarios han expirado.
En cualquiera de estos casos, existe una buena probabilidad de que tus correos reboten. Es una buena práctica revisar y actualizar la lista de prospectos y contactos de forma regular. Si ha pasado mucho tiempo desde que enviaste un grupo de correos, vuelve a confirmar tu lista de contactos antes de enviar otro conjunto de correos.
Evita usar una dirección de dominio público como tu dirección de "Remitente"
Es muy probable que tus correos electrónicos sean rechazados si has estado utilizando una dirección de webmail pública como tu dirección "De".
Los dominios web gratuitos sí tienen políticas estrictas para evitar el spam. Sin embargo, cuando usas una dirección de correo electrónico de este tipo para enviar tus correos a través de Zoho CRM, es muy probable que tus correos reboten. Por ejemplo, si envías correos electrónicos por medio de Zoho CRM usando
example-id@yahoo.com, los servidores receptores identificarán que el correo no proviene directamente de Yahoo, sino que se envía a través de otra plataforma. En este caso, los servidores pueden rechazar los correos electrónicos, lo que resulta en un rebote de correo.
Por esta razón, recomendamos encarecidamente que utilice su propia dirección de correo electrónico basada en un dominio privado en Zoho CRM para enviar correos masivos a los clientes.
Evita comprar direcciones de correo electrónico de fuentes no legítimas
Si las direcciones de correo electrónico de tus prospectos y contactos han sido recolectadas en diferentes momentos de fuentes no confiables, es probable que sean falsas o inválidas. Es mejor no enviar correos a listas compradas o recolectadas. Se recomienda altamente que verifiques y confirmes el interés de tus prospectos y contactos en recibir los correos antes de enviarles correos masivos.
Eliminar dirección de correo electrónico no válida
Para asegurarte de que tus listas de contactos no se vuelvan obsoletas, verifica las direcciones de correo electrónico a intervalos regulares. Con el tiempo, es probable que algunas direcciones de correo electrónico se cierren por inactividad prolongada y se vuelvan inválidas. Elimina esas direcciones de correo electrónico inválidas.
Para revisar los rebotes de correos electrónicos, Zoho CRM te ofrece por defecto un informe de Rebotes de Correo Electrónico. Este informe se puede acceder desde Informes > Informes de correo electrónico > Informe de rebotes.
