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La comunicación por correo electrónico es fundamental para el buen funcionamiento de los negocios, ya que cumple diversos propósitos, desde programar reuniones hasta captar clientes potenciales. Si bien muchas organizaciones utilizan una plantilla de correo estándar para mantener la coherencia, hay ocasiones en las que se requiere un enfoque personalizado para cumplir con ciertos estándares profesionales.
 
En Zoho CRM, la Configuración de Redacción de Correos permite a los usuarios personalizar los correos enviados a clientes potenciales, contactos, tratos y más, directamente desde los módulos correspondientes. De manera predeterminada, los correos de estos módulos adoptan un estilo definido por el sistema, incluyendo la fuente y el color, el cual no ofrece opciones de personalización. Sin embargo, con la Configuración de Redacción, los usuarios pueden personalizar estos aspectos para alinearlos con la identidad de su empresa. Esto incluye seleccionar fuentes, colores e incluso la dirección de remitente predeterminada, asegurando que cada correo no solo cumpla con las necesidades únicas del negocio, sino que también mantenga la coherencia y el profesionalismo en todas las comunicaciones.
Nota: Esta es una funcionalidad incorporada de Zoho CRM disponible en todas las ediciones.
Configurando las opciones de redacción
Las opciones de redacción permiten a los usuarios de Zoho CRM personalizar la interfaz de correos predeterminada según sus preferencias. Estas opciones están disponibles para todos los usuarios de Zoho CRM, permitiendo una personalización individual.
En las opciones de redacción, puedes personalizar lo siguiente: 
 
Tipo de fuente
Tamaño de fuente
Dirección de remitente predeterminada
Dirección de respuesta predeterminada
Firmas de correo 
Tipo de fuente:  Los usuarios pueden seleccionar una fuente predeterminada de la lista de tipos de fuente proporcionada o elegir agregar fuentes personalizadas para todos los correos electrónicos enviados desde Zoho CRM. Pueden agregar hasta cinco tipos de fuentes personalizadas para adaptarse a los requisitos únicos de su negocio.
 
Nota: Las fuentes personalizadas agregadas a Zoho CRM son específicas del dispositivo. Si la fuente no está disponible en el dispositivo del usuario, se mostrará un error cuando se seleccione el tipo de fuente en la página de configuración. Esto normalmente ocurre cuando un usuario agrega un tipo de fuente personalizada desde un dispositivo y luego intenta seleccionar esa fuente personalizada al acceder a Zoho CRM desde otro dispositivo.
Tamaño de fuente: Los usuarios pueden seleccionar un tamaño de fuente predeterminado de la lista proporcionada o elegir añadir tamaños de fuente personalizados para todos los correos enviados desde Zoho CRM utilizando la opción Enviar correo electrónico. Pueden definir hasta cinco tamaños de fuente personalizados para seleccionar como tamaño predeterminado.
 
Nota: Cualquier valor entre 9 y 99, con hasta dos decimales, puede establecerse como tamaño de fuente predeterminado.
Dirección "De" predeterminada: Las direcciones de correo electrónico añadidas bajo los correos electrónicos de la organización o configuradas mediante integración IMAP o POP3 aparecerán en la lista de direcciones "de" predeterminadas. Los usuarios pueden seleccionar una de estas direcciones como su dirección "de" predeterminada. Esta dirección se mostrará automáticamente al redactar correos electrónicos para tus clientes. Lee más sobre los correos electrónicos de la organización.
Nota: Al configurar los ajustes de redacción, los usuarios solo pueden ver aquellas direcciones de correo de la organización que han sido compartidas con ellos. Por ejemplo, si sales@zylkertest.com no se comparte con el perfil de administradores de marketing, entonces esta dirección de correo electrónico no se mostrará para los usuarios de ese rol al configurar la dirección predeterminada.
 
Dirección de respuesta predeterminada: Ahora los usuarios pueden especificar la dirección de respuesta predeterminada dentro de la configuración de redacción de correo electrónico. Pueden elegir configurar su dirección de respuesta como una de las direcciones "de" configuradas o como alguna de las direcciones de correo electrónico organizacionales disponibles.

Esto es útil cuando el correo se envía desde una dirección de correo de la organización que no está integrada con Zoho CRM, o desde una dirección de correo "no-reply". Tener una dirección de respuesta predeterminada asegurará que las respuestas puedan ser rastreadas en Zoho CRM si el buzón de respuesta está conectado con Zoho CRM.

 
Firmas de correo electrónico: Las direcciones de correo electrónico de la organización, el correo personal del usuario y aquellas configuradas mediante integración IMAP o POP3 se presentarán como opciones para configurar firmas de correo electrónico. Los usuarios pueden crear hasta cinco firmas, y cada firma puede ser aplicada a varias direcciones de correo electrónico.
 
Por ejemplo, sales@zylker-eu.com y sales@zylker.com pueden tener una firma común:
 
Saludos cordiales de la familia Zylker,
 
Contáctanos al: +71888999900
 
PD: Recibes este correo porque tu dirección está registrada con nosotros. Si deseas dejar de recibir estos correos, escríbenos a: noemails@zylkerservices.com
 
Al redactar el correo, la firma asociada se autocompletará.
Nota: El contenido de la firma no debe exceder los 32.000 caracteres.
Para configurar los ajustes de redacción:
 

Funcionalidades en la barra de herramientas de correo electrónico:   
 
Para enviar un correo electrónico, los usuarios deben navegar a un registro en cualquier módulo, como Clientes Potenciales, Contactos, Tratos o Cuentas. En la página de detalles del registro, haz clic en Enviar correo electrónico.








La barra de herramientas en la ventana de redacción de correo electrónico ofrece una variedad de opciones para formatear y personalizar el contenido del correo. A continuación se destacan algunas de las opciones principales, junto con herramientas de formato adicionales disponibles para su uso.

Hay numerosas opciones disponibles en la barra de herramientas, y algunas de ellas están resaltadas a continuación. Además, existen varias opciones de formato que se pueden utilizar para personalizar el contenido del correo electrónico.
Insertar tabla: Puedes insertar una tabla y personalizar sus filas, columnas, tamaño de borde y tipo de encabezado, así como su ancho, alto y alineación.
Insertar imagen: Puedes subir una imagen en formato PNG, JPEG, JPG o GIF, o puedes insertar una imagen usando una URL web.
Revisión ortográfica y autocorrección están disponibles para el contenido de correo electrónico en varios idiomas.

 
Autocompletado: Esta función sugiere frases apropiadas mientras escribes. Presiona la barra espaciadora para aceptar una frase sugerida automáticamente.
 
 
Ten en cuenta que la función de autocompletado solo está disponible si Zia está habilitado en tu cuenta de Zoho CRM.

 
Paleta de colores disponible para seleccionar colores de fondo y texto.
Agrega una plantilla, un enlace de encuesta o un enlace de Zoho SalesIQ.
Redactando un correo electrónico:
 
Puedes redactar correos electrónicos para clientes potenciales, contactos, tratos y módulos personalizados directamente desde tu cuenta de Zoho CRM.
 
Cuando minimices la ventana de redacción, aparecerá un ícono de Correo en el panel inferior de la cuenta de Zoho CRM. Haz clic en este ícono para volver a abrir la ventana.
 

 
Mientras redactas un correo electrónico, puedes: 
 
Redimensiona la ventana de redacción y arrastra el panel para consultar fácilmente la información del registro. 

Minimiza la ventana de redacción para acceder a otros módulos. Un borrador de tu correo electrónico se guardará automáticamente en la sección de Correos de la lista relacionada para el registro, donde podrás acceder a él más tarde. Puedes tener hasta cinco ventanas de redacción de correo abiertas al mismo tiempo.

En la lista relacionada de correos, puedes seleccionar Borradores para ver todos los borradores de correo guardados.
Notas:
Para el propietario del borrador, el correo en borrador se abre directamente en la ventana de redacción, permitiéndole continuar editando y enviando el correo.
Para otros usuarios, el correo en borrador se abre en modo de visualización. Si el usuario tiene los permisos necesarios para editar el borrador, habrá disponible un botón de "Editar". Al hacer clic en este botón, el borrador se abrirá en la ventana de redacción de correo y podrán realizar cambios.

Aprende más sobre los permisos de uso compartido de datos para correos electrónicos.
Programa el correo electrónico para la siguiente hora: 
Mejor momento para enviar correos
Una hora después de ser compuesto
Siguiente día por la noche a las 8 PM (según la zona horaria de la organización)
Fecha y hora personalizadas junto con una zona horaria específica.
Notas:
El mejor momento para enviar un correo electrónico solo estará disponible si las predicciones de correo de Zia están activadas y Zia tiene algunos datos para comparar.
La posibilidad de editar o eliminar un correo programado antes de que se envíe depende de la configuración de uso compartido de datos para correos electrónicos dentro de la organización. Más información.
Envía archivos adjuntos por correo electrónico como archivos, imágenes y documentos desde los siguientes lugares:
Escritorio
Google Drive
Zoho Docs
Documentos
Zoho Workdrive
Registro: se enumerarán todos los archivos adjuntos presentes en la lista relacionada de un registro.
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