Una vista de lista es una agrupación de registros basada en un conjunto definido de criterios. Las vistas de lista son útiles para mostrar datos específicos del cliente de acuerdo con las necesidades de su empresa. Por ejemplo, quizás le interese realizar un seguimiento de los clientes potenciales creados durante la última semana, revisar las tareas atrasadas o filtrar grandes acuerdos. La mejor manera de manejar estas situaciones es filtrar los registros con las vistas de lista. También puede usar las vistas de lista para cambiar los propietarios de registros, eliminar registros de forma masiva y enviar correos electrónicos masivos.

Zoho CRM proporciona un conjunto de vistas de lista estándar que están listas para su uso por parte de todos los usuarios de la organización. Además, también puede crear vistas de lista y compartirlas con colegas de su organización.

• Vistas de lista estándar: Puede modificar las vistas estándar y definir el orden de las columnas en la lista. No puede eliminar estas vistas de lista.
  
• Vistas de lista personalizadas: Puede crear, modificar y eliminar las vistas personalizadas, así como definir el orden de las columnas en la lista. La información se registrará en el registro de auditoría.
  

Las vistas de lista se clasifican en las siguientes categorías:

• Favoritas: se mostrarán las vistas que marque como favoritas.
  
• Creadas por mí: se mostrarán las vistas personalizadas que creó usted (el usuario).
  
• Compartidas conmigo: se mostrarán las vistas personalizadas compartidas explícitamente con usted por parte de cualquier usuario de su cuenta de CRM.
  
• Vistas públicas: se mostrarán las vistas accesibles para todos los usuarios de su cuenta de CRM.
  
• Vistas de otros usuarios: se mostrarán las vistas personalizadas creadas por otros usuarios en su cuenta de CRM, que no se incluyen en las categorías anteriores. Solo los administradores podrán ver las vistas creadas por otros usuarios.
  

Vistas de lista estándar

Estas vistas son conjuntos predefinidos de vistas de lista que están listas para su uso por parte de todos los usuarios de su organización. En función de sus necesidades, puede modificar las vistas estándar y definir el orden de las columnas en la lista. Sin embargo, las vistas de lista estándar no se pueden eliminar. Puede seleccionar una vista de lista en la página de inicio del módulo con un clic en el ícono Ver.  Algunas de las vistas de lista estándar son las siguientes: Todos los registros, Mis registros, Registros creados recientemente, Registros modificados recientemente, Registros vistos recientemente, etc.

Crear vistas de lista personalizadas

Puede definir criterios y crear su propia vista de lista y los registros se filtrarán en función de los criterios establecidos. Puede modificar, eliminar y también ordenar las columnas de una vista de lista personalizada. Las vistas de lista creadas por el usuario se muestran en Creadas por mí.

Permiso requerido
Los usuarios que cuenten con permiso para administrar vistas personalizadas pueden acceder a esta función.

Para crear vistas personalizadas

1. Haga clic en la pestaña [Módulo]  (por ejemplo, “Clientes potenciales”, “Contactos”, “Cuentas”, etc.).
   
2. En la página de inicio de [Módulo], mueva el cursor del mouse hacia el cuadro de selección de la vista de lista.
   
3. Haga clic en el enlace Crear vista. 
   
4. En la página Nueva vista, realice los pasos que se indican a continuación:
   
   • Ingrese el nombre de la vista personalizada.
     
   • Márquela como favorita, si es necesario.
     Las vistas de lista personalizadas marcadas como favoritas se mostrarán primero en el cuadro de selección de la vista de lista.
   • Especifique los criterios para filtrar los registros.
     Las etiquetas también se pueden utilizar como parte de los criterios para filtrar los registros. 
     
   • Seleccione las columnas que se mostrarán en la vista del módulo.
     
   • En la sección Compartir esto con, elija quién puede acceder a esta vista.
     
5. Haga clic en Guardar.
   

Especificar los criterios de la vista de lista

En la siguiente tabla, se muestran las opciones de criterios para ciertos tipos de campo:

Nota

1. Puede agregar hasta 25 criterios.
   
2. Especifique los números sin espacios. Por ejemplo, escriba 15 000 como 15000.
   
3. Si selecciona la opción Ninguno, la vista personalizada no se creará.
   
4. La opción “Antigüedad en días” es muy útil en los campos “Fecha” y “Fecha y hora”. Se puede usar para filtrar registros, como los clientes potenciales que se crearon en los últimos 15 días, los acuerdos que se cerraron en los últimos 10 días o los usuarios cuya suscripción se renovó en los últimos 5 días.
   
5. “Vence en días” es una opción que le permite establecer criterios para los campos “Fecha” y “Fecha y hora” en función de un número específico de días de vencimiento. Por ejemplo, si desea filtrar acuerdos que se deben cerrar en 6 días, puede crear una vista personalizada en el módulo de acuerdos con los criterios "Fecha de cierre", "Plazo en días = 6".
   
6. “Nombre completo” es una combinación del nombre y el apellido. El nombre completo se mostrará en las vistas de lista de los módulos Clientes potenciales y Contactos como Nombre de cliente potencial y Nombre de contacto respectivamente. 
   
7. Seleccionar las columnas de la vista de lista
   
8. Los detalles “Creado por” y “Modificado por” se mostrarán en la página de vista personalizada.
   

En la sección Elegir columnas en el cuadro de lista Columnas disponibles, puede seleccionar las columnas que se deben mostrar en la vista de lista. Después de seleccionar las columnas en el cuadro de lista Columnas seleccionadas, puede cambiar el orden o quitar las columnas innecesarias.

Nota

1. Se recomienda seleccionar menos de 10 columnas para evitar el desplazamiento horizontal en la vista de lista.
   

Establecer los permisos de la vista de lista

En la sección Detalles de accesibilidad, defina la accesibilidad del usuario para ver las listas personalizadas. Las siguientes opciones están disponibles:

• Todos los usuarios pueden ver esta vista personalizada.
  
• Solo yo puedo ver esta vista personalizada.
  
• Permitir que los usuarios siguientes vean esta vista personalizada.
  

Seleccionar todos los registros en una vista de lista personalizada

Zoho CRM le permite seleccionar todos los registros que pertenecen a una vista personalizada específica de una sola vez.

Considere la siguiente situación. Desea cambiar el propietario del registro de todos los clientes potenciales en la vista personalizada denominada Clientes potenciales de la feria comercial. Supongamos que tiene más de 20 000 clientes potenciales en esta vista personalizada. Sería engorroso ir hasta la página "Siguiente" y tener que seleccionar todos los clientes potenciales en cada página.

En su lugar, simplemente haga clic en el enlace Seleccionar todo [registros] en esta vista y los 20 000 clientes potenciales se seleccionarán de una sola vez, y podrá cambiar el propietario de todos estos registros fácilmente.

Para seleccionar todos los registros en una vista personalizada

1. Vaya al módulo que desee revisar.
   
2. Seleccione la vista de lista personalizada deseada.
   
3. Haga clic en la casilla de verificación Seleccionar todo en la primera página.
   
4. Haga clic en el botón Seleccionar todo [registros] en esta vista que se muestra.
   
   Se seleccionarán todos los registros de esa vista de lista.

1. Actualización masiva
   
2. Cambiar propietario
   
3. Eliminar
   

Nota

1. El enlace Seleccionar todo [registros] en esta vista está disponible solo en las ediciones Empresa y Ultimate de Zoho CRM.
   
2. Existen dos casos en los que el enlace Seleccionar todo [registros] en esta vista no aparece:
   
1. Si existen más de 50 000 registros en la vista de lista personalizada.
   
2. Si existe una actualización masiva de la vista de lista ya en curso.
   
3. Supongamos que tiene una regla de flujo de trabajo para el módulo seleccionado en el que las acciones ”Actualización masiva”, “Cambiar propietario” o “Eliminar” están asociadas como activadores o acciones. Imagine que existe una regla en la que se indica que “Cada vez que se eliminen clientes potenciales de la feria comercial, enviar un correo electrónico al gerente de ventas”. En tal caso, la regla de flujo de trabajo se aplicará si el total de registros seleccionados es inferior a 1000. Si hay más de 1000 registros seleccionados en la vista de lista, la regla de flujo de trabajo no se aplicará.
   

Editar patrones de criterios

El editor de patrón de criterios en las vistas de lista personalizadas lo ayuda a definir filtros avanzados utilizando la lógica simple como y/o.

Permiso requerido
Los usuarios con acceso a la vista de lista personalizada pueden utilizar esta opción.

Nota

1. Puede especificar un máximo de 25 criterios para una vista de lista.
   

Para editar patrones de criterios

1. Haga clic en la pestaña Módulo. 
   
2. Seleccione una Vista de lista en la lista desplegable.
   
3. Haga clic en Editar.
   
4. En la página Editar vista, revise los criterios existentes y haga clic en el enlace Cambiar patrón. 
   
5. En el cuadro Editor de patrón , modifique los filtros y haga clic en el enlace Guardar. 
   
6. Guarde la vista personalizada modificada.
   

Ejemplo:
Desea filtrar los clientes potenciales registrados como visitantes de un sitio web o de una feria comercial de California o Texas, cuya industria es una gran empresa.

La fuente de clientes potenciales contiene “Visitante de sitio web” o “Feria comercial”, el estado es “California” o “Texas” y la industria es “Gran empresa”.

Puede crear estos criterios fácilmente utilizando la opción “Criterios” que se indica a continuación:

El patrón de criterios se establecerá automáticamente como sigue:

Dado que el patrón de criterios no coincide con el requisito, puede editarlo de la siguiente manera:

1. Paréntesis: ( ).
   
2. y/u operadores.
   
3. Número de fila de criterios.
   

Puntos para tener en cuenta

1. Cuando el cuadro ”Cambiar patrón” está abierto, no se puede agregar ni eliminar una fila de criterios en la sección “Especificar criterios”. 
   
2. La precedencia del operador no se tomará en cuenta si no se especifica entre paréntesis. Por ejemplo, si especifica los criterios como 1 o 2 y 3, se considerará como ((1 o 2) y 3).
   
3. Puede cambiar “y” u “o” de las filas de criterios, y se actualizará en el editor que aparece abajo.
   
4. Puede cambiar la condición “y” u “o” en el patrón, y se actualizará en las filas de arriba.
   
5. Si especifica 1 y 2 , y lo guarda, durante la edición de la vista, el patrón se muestra como (1 y 2). Para “(1 y 2) o 3”, el patrón se muestra como “( (1 y 2) o 3 )”.
   
6. Si agrega más filas en el editor y las elimina una por una, se mostrarán paréntesis adicionales en el patrón. Por ejemplo, si se agregan 5 filas y elimina la fila 4, se mostrará como “( ( ( ( 1 y 2 ) o 3) ) o 4 )” y, si la fila 3 se elimina nuevamente, se mostrará como “( ( ( ( 1 y 2 ) ) ) o 3 )”. Si la primera fila se elimina, entonces se mostrará como “( ( ( ( 1 ) ) ) o 2 )”. Sin embargo, cuando se guarden los criterios, cambiará a “( 1 o 2 )”. Aparecerá ( ( ( 1 y 2 ) y 3 ) ) si se elimina el último criterio.
   
7. Asegúrese de no utilizar la siguiente condición, ya que son valores no válidos: (), (y) u (o).
   
8. Si los paréntesis no coinciden, se determinará como no válido.
   
9. Recibirá un mensaje de error si el número de filas y los números especificados en el patrón no coinciden y, también, si faltan números en el patrón.
   
10. Los botones “Guardar” y “Cancelar” de la vista personalizada estarán ocultos durante la edición del patrón de criterios.
    
11. En caso de que falten los últimos paréntesis, habrá una diferencia en el Editor de patrón de criterios y su modo de visualización.
    

    Su patrón de criterios en el editor	Su patrón de criterios en el modo de visualización
    ( 1 y 2 ) o ( 3 y 4 ).	(( 1 y 2 ) o ( 3 y 4 ))
    1 y 2 y 3 y 4	(1 y 2 y 3 y 4 )
    ( 1 o 2 ) y ( 3 o 4 )	( ( 1 o 2 ) y ( 3 o 4 ) )

Nota

1. Esta opción solo es compatible con Clientes potenciales, Cuentas, Contactos, Acuerdos y módulos personalizados.
   
2. La “Última hora de actividad” en los criterios de la vista de lista y la hora de “Última actualización” en la página “Detalles del registro” son las mismas.
   
3. Puede usar este criterio solo para las vistas de lista personalizadas.
   

Permiso requerido
Los usuarios con acceso a la vista de lista personalizada pueden utilizar esta opción.

Las actividades y las actualizaciones que se registrarán como Hora de la última actividad:

1. el nombre de la vista;
   
2. los criterios utilizados para crear la vista personalizada;
   
3. las columnas mostradas en la vista;
   
4. el permiso decompartir la vista personalizada. 
   
   

Los administradores de CRM y aquellos que tienen permiso para administrar la vista personalizada pueden bloquear la vista personalizada. Solo los administradores de CRM y el usuario que creó la vista personalizada pueden desbloquearla.

1. Haga clic en la pestaña [Módulo] (p. ej., Clientes potenciales, Contactos, Cuentas, etc.).
   
2. En la vista de lista de módulos, haga clic en el cuadro de selección de vista y seleccione “+ Nueva vista personalizada”.
   
   
3. En la página “Crear nueva vista”, seleccione la casilla de verificación Bloquear esta vista para evitar que se realicen cambios adicionales.
   Esta opción aparecerá solo si comparte la vista.
   
   
4. Haga clic en Guardar.
   

Editar la vista de lista estándar

1. Haga clic en la pestaña [Módulo].  (P. ej., Clientes potenciales, Contactos, Cuentas, etc.).
   
2. En la página de inicio de [Módulo], seleccione la vista de lista que desea editar.
   
3. Haga clic en el enlace Editar. 
   
4. En la página Editar vista, seleccione y mueva los campos al cuadro de lista Columnas disponibles.
   Después de seleccionar las columnas, puede cambiar el orden o eliminar las que sean innecesarias del cuadro de lista Columnas seleccionadas. 
5. Haga clic en Guardar.
   

Trabajar con la vista de lista

1. Definido por el sistema: filtra los registros utilizando campos definidos por el sistema como registros tocados, registros intactos, listas relacionadas, actividades, etc.
   
2. Actividad del sitio web: filtra los registros utilizando campos como chats, navegador, motor de búsqueda, etc. Tenga en cuenta que esta sección se mostrará solo si SalesIQ está habilitado.
   
3. Filtrar por campos: filtra los registros según los diferentes campos del módulo. Se pueden utilizar tanto los campos estándar como los personalizados para encontrar registros.