Los formularios web simplifican el proceso de captura de la información de los visitantes o los usuarios desde la página web a Zoho CRM. Están diseñados para automatizar la importación de datos desde la página web a Zoho CRM y permitirles a los usuarios no técnicos diseñar y publicar sus propios formularios web. Los formularios web de Zoho CRM para Google Sites ayudan a los usuarios de G Suite a utilizar los formularios web en Google Sites para recopilar información de los visitantes.

Antes de ajustar el formulario web, asegúrate de comprobar lo siguiente:

• Crea una plantilla de correo electrónico predeterminada para enviar respuestas automáticas a los visitantes de la página web luego de enviar sus detalles.
  
• Crea una regla de asignación si deseas asignar los registros entrantes a usuarios específicos. De forma predeterminada, todos los registros entrantes se asignan al administrador.
  
• Personaliza los campos que se agregarán en el formulario web.
  

Se requiere permiso
Todos los usuarios de G Suite con permiso de Web a [módulo] pueden acceder a esta función.

 

Crear formularios web y publicar en Google Sites

Para generar formularios web para clientes potenciales, contactos, casos y módulos personalizados

1. Ve a Configuración > Espacio de desarrolladores > Formularios web.
   
2. En la página Formularios web, elige el módulo en la lista desplegable.
   Los formularios web existentes del módulo seleccionado aparecerán en la lista.
3. Haz clic en Crear formulario web.
   
4. En el creador de formularios web, haz lo siguiente:
   
   • Crea un formulario 
     
     • Arrastra y suelta los campos necesarios en el formulario web.
       
     • Inserta un captcha.
       
     • Agrega la opción de subir archivos.
       
     • Marca los campos como obligatorios.
       
     • Oculta los campos en el formulario.
       
     • Proporciona sugerencias o enlaces de ayuda para los campos.
       
     • Establece la fuente y el diseño del formulario.
       
     • Cambia los nombres de los botones.
       
   • Especifica los detalles del formulario y otras opciones
     
     • Agrega detalles del formulario como el nombre del formulario, la dirección URL de inicio, la dirección URL de ubicación del formulario.
       
     • Establece la regla de asignación de registros.
       
     • Configura las opciones de notificación
       
   • Copia el código del formulario web y las opciones de incrustación 
     
     • Obtén el código de incrustación en Google Sites.
       El código está disponible en tres formatos diferentes: código fuente HTML, código de incrustación y código iFrame.

 Paso 1: Crear un formulario

Arrastra y suelta los campos en el editor WYSIWYG, que también ofrece varias otras opciones para crear un formulario. Consulta también Generar formularios web 

Agregar campos

Arrastra y suelta los campos que necesites en el formulario y cambia el estilo de fuente y su tamaño, el color del fondo, la alineación de los campos, etc.

Para agregar campos y establecer la fuente y el diseño del formulario

1. En la pestaña Lista de campos, haz clic en un campo, arrástralo y suéltalo en el creador de formularios.
   
2. Haz cambios a la fuente, el color de fondo, la alineación de la etiqueta de campo y el ancho del formulario.
   
   

Marca los campos como obligatorios

Marca campos como obligatorios para recopilar información importante, como el nombre, la dirección de correo electrónico, el número de teléfono móvil, etc. de los visitantes que completan el formulario web.

Para marcar los campos como obligatorios:

1. Mueve el puntero del ratón sobre el campo que deseas marcar como obligatorio.
   
2. Haz clic en el icono Configuración.
   
3. En la ventana emergente Propiedades del campo, selecciona la casilla de verificación Marcar como campo obligatorio.
   
4. Haz clic en Finalizado.
   
   

Marcar campos como ocultos

Agrega un campo oculto y su valor en el formulario. Estos valores ocultos se envían junto con el formulario web, pero están ocultos para los visitantes que completan el formulario. Por ejemplo, si has alojado el mismo formulario en varias páginas web, el campo oculto te ayudará a identificar qué registro se genera desde un formulario web alojado en una página web específica.

Para ocultar campos en el formulario:

1. Mueve el puntero del ratón sobre el campo que deseas ocultar en el formulario.
   
2. Haz clic en el icono Configuración.
   
3. En la ventana emergente Propiedades de campo, selecciona la casilla de verificación Marcar como campo oculto.
   
4. Especifica el valor del campo y haz clic en Listo.
   
   

 Paso 2: Especificar los detalles del formulario

1. Escribe el nombre del formulario (por ejemplo: comentarios, ponte en contacto con nosotros, etc.).
   
2. Especifica una dirección URL de página de destino. El visitante que envía el formulario será redirigido a la dirección URL especificada aquí. Debe comenzar con "http:// o https://".
   La longitud de la dirección URL de retorno no debe superar los 255 caracteres. (Ejemplo: https://www.zillum.com/thank-you.html)
3. Especifica una dirección URL de la ubicación del formulario. Esta debe ser la página web donde se alojará el formulario web. Debería comenzar con “http://” o “https://”. (Por ejemplo: https://www.zillum.com/contact-us.html).
   Si vas a alojar el formulario web en varios sitios web o no estás seguro de dónde se alojará el formulario web, introduce un * en este campo. Esto evita el correo no deseado y permite que solo se capten los formularios enviados a través del dominio particular como información válida.
   
   
4. Elige una de las siguientes opciones para asignar la propiedad a los registros que se envían a través del formulario web.
   
• Elegir un usuario: selecciona uno en la lista desplegable. Todos los registros generados a través del formulario se asignarán al usuario seleccionado.
  
• Crear/elegir la regla de asignación de clientes potenciales/contactos/casos para asignar la propiedad: selecciona una regla de asignación existente o crea una nueva. Los registros se asignarán a los usuarios según la regla. Con las reglas de asignación, puedes implementar el método Round Robin para asignar registros a los usuarios. Consulta también Reglas de asignación 
  

• Elige una de las siguientes casillas de verificación
  
• Notificar al propietario del registro cuando se envíe el formulario: selecciona una plantilla de correo electrónico que se enviará al propietario del registro.Notificar a los visitantes cuando se envíen los detalles: utiliza una de las reglas de respuesta automática existentes o una plantilla de correo electrónico para enviar correos electrónicos.
• Cuando los detalles recopilados mediante el formulario web no satisfacen los criterios de la regla de respuesta automática, entonces la plantilla de correo electrónico seleccionada aquí se enviará como un correo electrónico de confirmación.
  

• Selecciona la casilla de verificación Solicitar aprobación si deseas enviar los registros para la aprobación. Consulta también Aprobar registros 
  Ten en cuenta que los usuarios con el permiso Aprobar Web a [módulo] en el perfil pueden aprobar los registros.
• Haz clic en Guardar.
  

Nota

• La opción Solicitar aprobación te ayudará a validar los registros generados manualmente y, a continuación, agregarlos al módulo correspondiente en Zoho CRM. Si esta opción no está seleccionada, todos los registros generados a través del formulario web se agregan directamente a los módulos correspondientes.
  
• Si el nombre de dominio en la dirección URL de ubicación no coincide con la dirección URL donde está alojado el formulario web, entonces la información no se recopilará. O bien, puede introducir [*] en el campo URL de aterrizaje para recopilar desde otros/múltiples dominios.
  

 Paso 3: Utilizar código del formulario web para incrustación

El código del formulario web está disponible en 3 formatos: código fuente, código de incrustación, código iFrame. El código también está disponible para algunos sitios de terceros: WordPress, Facebook, Google Sites y Joomla. Ten en cuenta que el código de Script y iFrame solo está disponible en las ediciones de pago.

1. Haz clic en Google Sites para obtener el código correspondiente. 
   
   
2. Copia el código y pégalo en la página web donde quieres que esté el formulario web.
   
3. Haz clic en Listo.
   

Nota

• Para evitar el correo no deseado, el formulario Web generado (archivo HTML) se debe publicar en un servidor web activo (Apache, Microsoft, IIS, etc.).
  
• El formulario web no funcionará si envías los valores del formulario desde tu escritorio.
  
• Cuando el código HTML se genera para el formulario web, algunas entidades quedan ocultas de forma predeterminada. Si quitas esas entidades ocultas, el formulario web no funcionará. Este es el fragmento de código que no debe eliminarse del código del formulario web:
  
  <input type="hidden" name="xnQsjsdp" value="" /> <input type="hidden" name="xmIwtLD" value="" /> <input type="hidden" name="actionType" value="" />

 Paso 4: Probar el formulario web

Una vez que el formulario se publica, se recomienda que pruebes el formulario web en todos los navegadores antes de implementarlo para usarlo en tiempo real. Ten en cuenta que si el formulario web tiene más de 7 campos:

• No podrás ver el formulario completo en los navegadores Internet Explorer.
  
• Necesitas utilizar la tecla Tabulación para navegar por el formulario.
  

1. Especifica los detalles en el formulario web publicado.
   
   
2. Envía los detalles del formulario. Los detalles estarán disponibles en tu cuenta de Zoho CRM.