Zoho CRM proporciona una variedad de opciones de correo electrónico para que los usuarios seleccionen la más adecuada en función de sus requisitos. Una opción es el complemento de Zoho Mail. Con el complemento de Zoho Mail, puedes configurar tu cuenta de correo electrónico en Zoho CRM con uno de los dos protocolos: POP3 o IMAP, o bien mediante el uso de API de Gmail.

IMAP: te permite trabajar con los correos electrónicos sin tener que descargarlos en la computadora primero. IMAP permite almacenar los correos electrónicos en servidores remotos. Este protocolo bidireccional también permite la sincronización de correo electrónico en varios dispositivos.

POP3: descarga los correos electrónicos a tu ordenador y, generalmente, elimina la versión del servidor remoto. Este protocolo no permite la sincronización de correo electrónico en varios dispositivos. Si lees tu correo desde más de un dispositivo, es posible que veas correos electrónicos leídos como no leídos y ninguna forma de saber cuáles eliminaste, leíste o marcaste. Las carpetas que creaste en un dispositivo no se replicarán en los otros.

API de Gmail: para los usuarios de Gmail, esta API es la mejor opción para obtener acceso autorizado a los datos de Gmail de un usuario. Esto no almacena ningún correo electrónico en alguna base de datos de terceros, por lo que brinda más seguridad y privacidad a sus correos electrónicos.

Los usuarios de Gmail pueden recibir sus correos electrónicos en Zoho CRM mediante cualquiera de estos métodos.
Una de las principales diferencias es que, si usas el protocolo POP3/IMAP, los correos electrónicos se almacenan en la base de datos de Zoho CRM, mientras que la API de Gmail no almacena los correos electrónicos en la base de datos de Zoho CRM. Todos los correos electrónicos que aparezcan en tu cuenta se muestran directamente desde los servidores de Gmail a través de las API.

Solamente si habilitas MailMagnet, se almacenarán algunos detalles de los correos electrónicos, incluidos el ID del correo (ID alfanumérico), la dirección “De” y la hora de recepción.

Si configuras tu cuenta de Gmail con la API de Gmail, podrás hacer lo siguiente:

• Enviar y recibir correos electrónicos.
• Ver los correos electrónicos en contexto junto con los detalles de los contactos.
• Compartir los correos electrónicos con otros usuarios de Zoho CRM.
• Separar los correos electrónicos en función de tres categorías en su cuenta de Gmail: acuerdos que se cerrarán este mes (CTM), acuerdos abiertos y clientes.
  

Disponibilidad

Permiso requerido
Los usuarios con permiso de integración de Zoho Mail en su perfil pueden acceder a esta función.

Configurar una cuenta de Gmail

Para configurar una cuenta de Gmail

1. En Zoho CRM, haz clic en Configuración > Canales > Correo electrónico.
2. Haz clic en Comenzar para conectar tu bandeja de entrada de correo electrónico.
3. Elige Gmail > API.
4. En la ventana emergente, introduce la dirección de correo electrónico y la contraseña de tu cuenta de Gmail, y haz clic en “Siguiente”.
5. En la ventana emergente, comprueba los permisos de acceso y haz clic en Permitir.
6. Habilita MailMagnet si deseas recibir notificaciones de los mensajes recibidos de los clientes.
7. Habilita
   
   Etiquetar correo electrónico en Mailbox, si es necesario.
   
   Se crearán tres etiquetas en tu cuenta de Gmail. Los correos electrónicos de los contactos se clasificarán en estas etiquetas en función de los siguientes criterios.
   
   • Acuerdos que se cerrarán este mes (CTM): contactos que cerrarán al menos un acuerdo en el mes actual.
   • Acuerdos abiertos: contactos que tienen al menos un acuerdo en curso. No incluye los contactos con acuerdos que se cerrarán en el mes actual.
   • Clientes: contactos que tienen al menos un acuerdo cerrado y ganado. Esto no incluye los correos electrónicos de las categorías anteriores.
8. Selecciona uno de los permisos de uso compartido de correo electrónico.
   Según la opción seleccionada, otros usuarios podrán acceder al correo electrónico que corresponda a los contactos en tu cuenta de Zoho CRM.
9. Haz clic en Guardar.

Nota

• Puedes desactivar la configuración de la API de Gmail en cualquier momento. Debido a que los correos electrónicos no se almacenan en la base de datos de Zoho CRM, no estarán disponibles en la página de detalles de un registro cuando desactive la API.
• Los correos electrónicos se etiquetarán cada 10 minutos en su cuenta de Gmail.
• Cuando los correos electrónicos se clasifiquen con una de las tres etiquetas, se eliminarán de la bandeja de entrada.
• Si se cambian los correos electrónicos de una etiqueta a una de estas tres, una copia del correo electrónico también estará disponible bajo la etiqueta primaria.
• Solo podrá habilitar las etiquetas en el buzón de correo si habilita MailMagnet.