Configurar la integración con Zoho Projects

Configurar la integración con Zoho Projects

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Activar la integración de Zoho Projects

Para activar la integración
  1. Inicia sesión en tu cuenta de Zoho CRM con privilegios de administrador.
  2. Ve a Configuración > Marketplace > Zoho > Zoho Projects.
  3. En la página Integración de Zoho Projects, haz clic en Comenzar.
    Los usuarios de la edición gratuita pueden probar esta función durante 15 días.

Pasos de integración

La integración de Zoho Projects con tu cuenta de Zoho CRM consiste en cuatro pasos principales.
1. Configuración del portal/Portal de Zoho Projects
En Zoho Projects, un portal es un lugar central donde se pueden gestionar y acceder a todos los proyectos. Puedes configurar un portal de Zoho Projects en esta integración. Al integrar, todos los proyectos asociados con el portal seleccionado se incorporarán en Zoho CRM y podrán ser gestionados desde dentro de Zoho CRM. Existen tres casos posibles en la configuración del portal.
  1. Configura tu propio portal de Zoho Projects
  2. Configurar el portal de otro usuario
  3. Crea un portal en Zoho Projects
2. Configuración del cliente
La sección de Configuración del Cliente muestra información sobre cómo tus clientes de Zoho Projects están vinculados a tu Zoho CRM. Un cliente en Zoho Projects corresponderá a un Contacto, y la empresa del cliente corresponderá a una Cuenta. La configuración está definida por el sistema y no puede ser modificada.
3. Lista relacionada de Zoho Projects en Zoho CRM
  1. Puedes seleccionar los módulos para mostrar una lista relacionada de Zoho Projects con los detalles del proyecto durante la integración.
  2. También puedes mapear los campos del módulo con Zoho Projects para representar con precisión los detalles de tu proyecto.
  3. Puedes mapear los campos de Zoho Projects con los campos correspondientes de Zoho CRM de los módulos seleccionados. Tanto los campos estándar como los personalizados de Zoho Projects se muestran en la asignación de campos.
  4. Al mapear los campos, se asegurará que los campos se autocompleten dentro de Zoho CRM cada vez que se cree un nuevo proyecto.
4. Permisos para usuarios de Zoho CRM
Debes establecer los permisos para todos los usuarios de Zoho CRM según sus perfiles. Al configurar los permisos para los perfiles, todos los usuarios de Zoho CRM bajo los respectivos perfiles se agregan automáticamente a Zoho Projects. El rol de los usuarios de Zoho CRM que se agregan a Zoho Projects se establece por defecto como "Empleados". Si los usuarios de Zoho CRM ya existían en Zoho Projects antes de esta integración, sus roles permanecen sin cambios.
Vamos a revisar los pasos uno por uno.

1.1. Configuracion del Portal

Un portal, en Zoho Projects, es un lugar central donde se pueden gestionar y acceder a todos los proyectos. Puedes configurar un portal de Zoho Projects en esta integración. Al integrarse, todos los proyectos asociados con el portal seleccionado se transferirán a Zoho CRM y podrán ser gestionados desde Zoho CRM. Hay tres casos posibles en la configuración del portal.
  • Configura tu propio portal de Zoho Projects
  • Configura el portal de otro usuario
  • Crea un portal en Zoho Projects

I. Configura tu propio portal de Zoho Projects

Para configurar tu portal

  1. Ve a Configuración > Marketplace > Zoho > Zoho Projects.
  2. En la página de Integración con Zoho Projects, bajo Nombre del portal selecciona un portal de la lista desplegable.
    Aquí se mostrarán todos tus portales.

Info
II. Usar el portal de otro usuario

Para configurar el portal de otro usuario

  1. En la página de Configuración de Zoho Project, haz clic en el enlace Usar el/los portal(es) de otro usuario.

  2. Introduce la dirección de correo electrónico del administrador y haz clic en Enviar para aprobación.
    Se enviará un correo de invitación a esa dirección.

    Debes esperar hasta que el administrador del proyecto complete la confirmación. En caso de que el correo no se reciba, puedes reenviarlo desde la página de configuración.
  3. Una vez aprobada, la página de configuración mostrará Aprobado.
  4. Puedes hacer clic en Continuar o Cancelar integración.

Notes
Nota
  1. Al reenviar la invitación, se enviará un correo de recordatorio al administrador del proyecto. Al cancelar la invitación, la solicitud enviada dejará de ser válida.  
  2. Se envía una notificación por correo electrónico al aprobarse; puedes hacer clic en Continuar con la integración. Una vez que abortes la integración, podrás enviar una nueva solicitud. 

¿Cómo aprobará el administrador de Zoho Projects la solicitud del portal?

El administrador de Zoho Projects recibirá un correo electrónico del solicitante (administrador de Zoho CRM). Debes confirmar la solicitud y seleccionar el portal al que deseas otorgar acceso. 

El administrador puede rechazar la solicitud si no desea dar acceso a los portales.
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Si los portales no están disponibles, el sistema rechazará automáticamente la solicitud y se enviará una notificación por correo electrónico al solicitante y al administrador. 
Para aprobar la solicitud del portal
  1. Abre el correo electrónico de solicitud del portal y haz clic en Haz clic aquí.
    Serás redirigido a la página de Zoho Accounts.
  2. Haz clic en Confirmar.

Recibirás un mensaje de éxito. También se enviará un correo electrónico de aprobación al solicitante.


 
Notes
Nota

Si los portales activos no están disponibles, el administrador recibirá un mensaje indicando que la URL no es válida.

Info
III. Crear un portal en Zoho Projects

En caso de que no tengas ningún portal, puedes crear uno nuevo desde Zoho CRM.

  1. En Zoho CRM, en Configuración del portal, haz clic en Crear nuevo portal.


     
  2. Introduce un Nombre del portal.
  3. Haz clic en Crear.
  4. Elige el portal de la lista desplegable y haz clic en Guardar.

    Tu nuevo portal ahora está creado e integrado con Zoho CRM.
     


     

1.2. Configuración del cliente

Esta sección muestra la asignación de los detalles de tu cliente de Zoho Projects con Contactos y Cuentas en Zoho CRM. Tu cliente de Zoho Projects se asigna a Contactos en tu Zoho CRM, y la empresa del cliente se asigna a Cuentas.

 
La configuración del cliente está establecida de forma predeterminada y no se puede cambiar. El campo de vinculación para el cliente en este escenario es su dirección de correo electrónico en el módulo de contactos.
 

1.3. Configurar las listas relacionadas de Zoho Projects en Zoho CRM

Durante la integración, puedes seleccionar los módulos que mostrarán una lista relacionada con Zoho Projects con los detalles del proyecto. Además, puedes asegurarte de que los detalles de tu proyecto se representen con precisión dentro de estos módulos alineando los campos del módulo con los de Zoho Projects.
 
Para agregar listas relacionadas de Zoho Projects en los módulos de Zoho CRM
  1. Navega a Configuración > Marketplace > Zoho > Zoho Projects.
  2. En la página de integración de Zoho Projects, en la sección Lista relacionada de Zoho Projects en Zoho CRM, haz clic en Agregar módulos.

     
  3. En las listas relacionadas en la ventana de Zoho CRM:
    1. Asigna los campos del módulo de Zoho CRM a los campos correspondientes de Zoho Projects.

       
    2. Agrega más módulos para mostrar la lista relacionada si es necesario y asigna los campos del módulo en cuestión.

       


Notes
Nota:
  1. Los módulos compatibles para configurar la lista relacionada de Zoho Projects en Zoho CRM son: Contactos, Cuentas, Tratos, Productos, Casos, Cotizaciones, Órdenes de venta, Órdenes de compra, Facturas y Campañas.

1.4. Configurar permisos para los usuarios de Zoho CRM

Para configurar los permisos para los perfiles
 
  1. En Permisos para usuarios de CRM, haz clic en Setup.
  2. Puedes habilitar el acceso a la integración de Projects para perfiles específicos activando el botón de permisos.

     
  3. Selecciona las casillas de verificación para los perfiles correspondientes para establecer los permisos de la lista relacionada de Zoho Projects, Ver, Crear, Editar y Eliminar para los usuarios de Zoho CRM.
  4. Haz clic en Guardar.
    Si deseas cambiar los permisos del perfil en el futuro, puedes hacerlo haciendo clic en el enlace Editar Configuración.

Asignación de cuentas de clientes

La asignación de cuentas de cliente es una opción que se ofrece como parte de esta integración. En este paso, puedes hacer coincidir los clientes (en Zoho Projects) con las cuentas (en Zoho CRM). Una vez que se encuentra la coincidencia exacta, los proyectos clasificados bajo esos clientes se asocian automáticamente con la cuenta correspondiente que coincide en Zoho CRM, ahorrándote así mucho tiempo y esfuerzo. Además, con la ayuda de la asignación personalizada, puedes seleccionar manualmente los clientes desde Projects y asociarlos con las cuentas correspondientes en Zoho CRM.


 

Si deseas asignar automáticamente los proyectos de esos cliente(s) a Cuenta(s), haz clic en Sí, asignar registros coincidentes. Los registros se asignan y se envía un correo electrónico a los administradores con información sobre los registros asignados y no asignados, junto con el motivo por el cual algunos registros no fueron asignados.
 

Si no quieres usar esta opción, haz clic en No, omitir para asignar los registros manualmente más tarde.


Notes
Nota
  • La asignación de cuentas de clientes es un proceso que se realiza una sola vez. Una vez que omites este paso en este punto, no podrás volver a asignar automáticamente clientes con cuentas, a menos que desactives el portal de Zoho Projects y lo vuelvas a asociar con Zoho CRM.
  • La asignación de cuentas de clientes también implica la asignación de usuarios clientes (en Zoho Projects) con contactos (en Zoho CRM). Esta asignación se realiza en segundo plano y no se muestra a los usuarios durante la integración.
  • Los usuarios de contacto son los contactos disponibles en tu Zoho CRM que se pueden agregar como contactos en Zoho Projects. Si es un contacto, este no obtendrá acceso a la cuenta de Zoho Projects. Sin embargo, los usuarios clientes sí tienen acceso a los proyectos asociados.
     

Desactivar la integración con Zoho Projects

Como administrador de Zoho CRM, puedes desactivar Zoho Projects desde tu cuenta de Zoho CRM. Al desactivar:
  1. Los proyectos asociados a cualquier módulo ya no serán visibles en Zoho CRM.
  2. Los proyectos creados dentro de Zoho CRM seguirán estando disponibles en Zoho Projects, y los usuarios asociados a los proyectos continuarán teniendo acceso a ellos.
  3. Las tareas sincronizadas se desasociarán y no se sincronizarán automáticamente, incluso si el mismo portal se configura nuevamente.

Para desactivar la integración con Zoho Projects

  1. Inicia sesión en Zoho CRM con privilegios de administrador.
  2. Navega a Configuración > Marketplace > Zoho > Zoho Projects.
  3. En la página de Zoho Projects, haz clic en DesactivarZohoProjects.

     
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