Cuando configures tu cuenta de CRM, el próximo paso implicará agregar a usuarios y determinar sus funciones y permisos en torno a los cuales realizarán tareas específicas. Un usuario corresponde a la persona que administra registros dentro de la organización, ya sean propios o los que comparten otros usuarios. Puedes agregar usuarios según la edición que adquirió y la cantidad de licencias de usuario que se autorizan. Todos los usuarios pueden iniciar sesión en sus cuentas con una dirección de correo electrónico y una contraseña. A todos los usuarios se les asigna una función en CRM según su puesto jerárquico dentro de la organización. De manera predeterminada, se encuentran disponibles las funciones de gerente y director ejecutivo, pero puedes agregar más funciones según la estructura de su empresa; por ejemplo, gerente de ventas, representante de ventas, entre otros, y establecer una jerarquía de funciones. La creación de funciones te permitirá brindar un nivel adecuado de acceso a los usuarios dependiendo de su puesto. 

El perfil es una colección de permisos que da a los usuarios acceso a un conjunto de herramientas y funciones. Una vez que haya definido las funciones de los usuarios, tendrá mayor claridad con respecto a los tipos de acciones que deseas que lleven a cabo dentro de CRM y, en torno a tales acciones, puedes crear perfiles y asignarlos a los usuarios correspondientes. 

Hay dos tipos de permisos predeterminados de perfil disponibles:

• Administradores: los usuarios que pueden acceder a todo el sistema. Debe haber al menos un administrador para acceder a todos los datos y las funciones de tu cuenta de Zoho CRM. Ejemplo: un director ejecutivo o un funcionario superior o directivo de máxima autoridad.
  
• Usuarios estándar: los usuarios que pueden acceder a los datos según los permisos definidos (perfiles) y las funciones de la organización. Por ejemplo: gerentes de ventas, gerentes de marketing, agentes de asistencia, etc.
  

Además, dependiendo de las necesidades de tu empresa, puedes restringir o permitir el acceso a funciones específicas mediante el uso de la opción de administración de permisos de perfil. En ocasiones, se requiere que distintos integrantes del equipo participen activamente en un proyecto o acuerdo en particular. En tales casos, puedes habilitar las reglas de uso compartido de datos para conceder acceso ininterrumpido de equipos y departamentos a los registros. 

Usuarios, funciones y perfiles 

• Usuarios:  agrega usuarios a la cuenta de CRM y asígnales funciones y perfiles. Ten en cuenta que solo podrás agregar nuevos perfiles y funciones después de agregar un usuario a la cuenta. En el caso del primer usuario que agregues, se puede asignar la función (director ejecutivo, gerente) y el perfil  (administrador, estándar) definidos por el sistema. Consulta también Preguntas frecuentes
  
• Perfiles: crea perfiles que definan los permisos de acceso a los distintos módulos y funciones de CRM.
  
• Funciones: además, configura la estructura jerárquica a nivel de toda la organización mediante la creación de funciones y su asignación a los usuarios.