Campos y diseños de la tarea

Campos y diseños de la tarea

Zoho Projects admite campos y diseños personalizados para las tareas. Cree sus propios campos y diseños de tareas, y utilícelos para crear tareas según los requisitos de su negocio.
  • Disponibilidad de funciones: plan Empresa.
  • Vaya a > Personalización > Diseños y campos > Tareas a fin de crear campos y diseños personalizados para las tareas. Si es administrador, pero no puede acceder a la ruta anterior, escriba a support@zohoprojects.com.

¿Qué es un diseño?

Un diseño es una interfaz gráfica que se utiliza para diseñar un formulario. Se utiliza un diseño de tarea para crear un formulario de tarea.

En un inicio, todos los proyectos se asocian con el diseño estándar. Si se modifica el diseño estándar, los cambios se reflejarán en todos los proyectos asociados.

Diseño estándar

  • Cada portal tendrá un diseño predeterminado con el que comenzar. Lo llamamos diseño estándar.
  • El diseño estándar tiene una sección predeterminada y cinco campos predeterminados.
  • Los campos Estado, Fecha de vencimiento, Duración, Prioridad y Porcentaje de completado son los campos predeterminados.
  • Los campos predeterminados no se pueden editar ni eliminar. Solo se pueden reordenar.
  • Cuando un usuario intenta crear un nuevo diseño por primera vez, puede clonarlo inicialmente desde el diseño estándar. Después de la clonación, podrá agregar nuevas secciones y campos al nuevo diseño.

Crear un diseño

  1. Haga clic en en la esquina superior derecha de la barra de navegación superior.
  2. Vaya a Personalización > Diseños y campos > Tareas.
  3. Haga clic en Crear diseño en la esquina superior derecha. Este botón está habilitado solo para usuarios Premium y Empresa.

  4. Seleccione un diseño base según el cual desea crear (clonar) el nuevo diseño. Si no hay diseños creados, el sistema solo enumerará el diseño predeterminado en el cuadro de selección.
  5. Ingrese un nombre de diseño.
  6. Haga clic en Crear.
  • El diseño estándar no se puede eliminar ni reordenar. Sin embargo, se puede editar tantas veces como sea necesario.
  • Se puede eliminar un diseño personalizado.
  • Solo los usuarios Premium y Empresa podrán crear y editar diseños; sin embargo, los usuarios de todos los planes (Gratis, Exprés, Premium y Empresa) podrán acceder a la sección Diseños y editar el diseño estándar.
  • Para ver la lista de diseños disponibles en un portal, vaya a > Personalización > Diseños y campos > Tareas > Diseños.
  • También puede editar el nombre de un diseño editando su nombre de forma directa en la pantalla del editor de diseño.

Asociar el diseño a un proyecto

  1. Haga clic en en la esquina superior derecha de la barra de navegación superior.
  2. Vaya a Personalización > Diseños y campos > Tareas.
  3. Haga clic en el ícono más a la derecha del diseño seleccionado.
  4. Seleccione uno o más proyectos del cuadro de selección para asociarlos. También puede asociar plantillas de proyecto a un diseño.
    • Cuando un proyecto se cambia del “Diseño A” al “Diseño B”, los campos en A no estarán disponibles en el proyecto después del cambio de diseño, pero los datos almacenados en esos campos no se perderán.
    • La asociación de un proyecto con un diseño sobrescribirá la asignación de diseño actual, si la hubiera.

  5. Confirme su acción.
  6. Haga clic en Asociar.
  • Para ver la lista de proyectos asociados de cualquier diseño, vaya a > Personalización > Diseños y campos > Tareas > Diseños.
  • Los nombres de proyectos asociados se mostrarán debajo de cada diseño.
  • Se puede asociar un diseño a un proyecto mientras crea o edita el proyecto.

Ver diseño

  1. Haga clic en en la esquina superior derecha de la barra de navegación superior.
  2. Vaya a Personalización > Diseños y campos > Tareas.
  3. Haga clic en la sección Diseños para ver la lista de diseños de tareas que ya se han creado.
    • Los diseños que aparecen en la lista no se pueden eliminar ni reordenar.
    • Puede asociar un diseño con cualquier proyecto o plantilla de proyecto que coincida con sus requisitos comerciales. 

Eliminar diseño

  1. Haga clic en en la esquina superior derecha de la barra de navegación superior.
  2. Vaya a Personalización > Diseños y campos > Tareas. 
  3. Haga clic en la sección Diseños.
    • Pase el cursor sobre un diseño que desee eliminar y haga clic en el ícono de papelera .
    • Confirme su acción.

Esto ocurre cuando el diseño que está intentando eliminar tiene asociaciones de proyectos. Vuelva a asignar los proyectos asociados a un diseño diferente e intente eliminarlos. Haga clic aquí para obtener más información sobre cómo cambiar la asociación de diseño de un proyecto. Si aún no puede eliminar un diseño, no dude en escribir a support@zohoprojects.com.

Cambiar el diseño

El diseño de tareas se puede cambiar mediante la edición de un proyecto. Seleccione el nuevo diseño en el campo Diseño de tarea en el formulario Editar detalles del proyecto y guarde el proyecto. 

Si el nuevo diseño no contiene los estados con los que se asocian las tareas, se le solicitará al usuario que asigne las tareas a los estados en el diseño de destino. Haga clic en Asignar estado y asociar proyecto, y, a continuación, guarde el proyecto. 

¿Qué es una sección?

Un conjunto de secciones forman un diseño. Se colocan atributos similares dentro de una sección. Cada diseño tendrá una sección predeterminada. También puede crear su propia sección y utilizarla en su diseño.

Una sección denominada Revisiones de programa puede incluir campos como Primera revisión, Segunda revisión y Tercera revisión.

Crear o editar una sección

  1. Haga clic en  en la esquina superior derecha de la barra de navegación superior.
  2. Vaya a Personalización > Diseños y campos > Tareas.
  3. Haga clic en un diseño para agregar una sección.
  4. Arrastre y suelte el componente Agregar nueva sección desde la bandeja izquierda hasta el editor de diseño (panel principal). Al inicio, las secciones se llamarán “Sección sin título”, “Sección sin título 1”, “Sección sin título 2” y así de forma sucesiva mientras sigue agregando nuevas secciones en el editor de diseño.
  5. Pase el cursor sobre el nombre de la sección y edítela.
    • También puede agregar campos personalizados nuevos o existentes a la sección.
  6. Haga clic en Guardar diseño.
Una sección no puede estar vacía en un diseño. 

Eliminar una sección

  1. Haga clic en  en la esquina superior derecha de la barra de navegación superior.
  2. Vaya a Personalización > Diseños y campos > Tareas.
  3. Haga clic en un diseño para agregar una sección.
  4. Pase el cursor sobre la sección y haga clic en el ícono de papelera .
    • El ícono estará visible solo cuando se quiten todos los campos personalizados dentro de la sección. Le recomendamos que primero quite los campos personalizados y, después, elimine la sección.
  5. Confirme su acción.

¿Qué es un campo?

Un campo es una parte integral de un diseño. Puede agregar un nuevo campo o un campo existente a un diseño.  Propietario, Estado, Fecha de inicio, Fecha de vencimiento, Fecha de completado, Duración, Prioridad y Porcentaje de completado son los campos predeterminados en un diseño.

  • Excepto por Estado, los campos predeterminados no se pueden editar ni eliminar. Solo se pueden reordenar. 
  • El campo Estado se puede modificar, pero no se puede eliminar. También se puede reordenar.

Diferencia entre un campo nuevo y un campo disponible

Un campo nuevo es un campo personalizado que aún debe crearse. Un campo disponible es un campo personalizado que ya se ha creado, pero no se ha utilizado en el diseño actual. Siempre puede asociar un campo disponible al diseño actual en cualquier momento.


Administrar campos predeterminados

Los siguientes campos están presentes de forma predeterminada en un diseño de tarea:

Nombre de campo
Editable
Extraíble
Propietario
No
No
Estado
Sí
No
Fecha de inicio
No
No
Fecha de vencimiento
No
No
Duración
No
No
Prioridad
No
No
Porcentaje de completado
No
No
Horas de trabajo
Sí
Sí
Fecha de completado
No
No
  • Un campo predeterminado no se puede modificar ni quitar de un diseño. Solo se puede reordenar.
  • Aunque Estado es un campo predeterminado, se puede personalizar, pero no se puede quitar del diseño.
  • Los usuarios de todos los planes (Gratis, Exprés, Premium y Empresa) podrán reordenar los campos predeterminados.

Cree un campo personalizado

  1. Haga clic en en la esquina superior derecha de la barra de navegación superior.
  2. Vaya a Personalización > Diseños y campos > Tareas.
  3. Haga clic en un diseño para agregar un campo personalizado.
  4. Arrastre y suelte un tipo de campo de la bandeja Campos nuevos en el editor de diseño (panel principal).
  5. Haga clic en Agregar a diseño para incluir el campo en el diseño. Cuando hace clic en Cancelar, el campo no se almacena en ningún lugar.
  6. Haga clic en Guardar diseño.

Se puede crear un máximo de 255 campos personalizados y no se pueden duplicar.

Tipo de campo
Una descripción.
Texto de línea única
Agregue una línea de texto. Los campos de texto de línea única se pueden marcar como que contienen información de identificación personal (PII, por sus siglas en inglés). Si selecciona Encriptar campo, los datos se encriptarán en el servidor.
Texto de varias líneas
Agregue varias líneas de texto. Presione Intro para ingresar más información. Los campos de texto de varias líneas se pueden marcar como que contienen información de identificación personal (PII). Si selecciona Encriptar campo, los datos se encriptarán en el servidor.
Lista de selección
Cree su propio cuadro de selección con una lista de selección. Establezca valores y agrúpelos en una lista de selección según sus necesidades comerciales.
Lista de selección múltiple
Cree cuadros de selección con varias selecciones.
Lista de selección de usuarios
Utilice este campo cuando necesite almacenar nombres de usuario y funciones.
Lista de selección de varios usuarios
Utilice este campo cuando tenga que almacenar y seleccionar varios usuarios en el cuadro de selección.
Fecha
Almacene fechas en este campo.
Número
Almacene números en este campo. Un número puede tener un máximo de 19 dígitos. Los campos numéricos se pueden marcar como que contienen información de identificación personal (PII). Si selecciona Encriptar campo, los datos se encriptarán en el servidor.
Decimal
Almacene números decimales en este campo. Un número puede tener un máximo de 14 dígitos antes de la coma decimal. Los campos decimales se pueden marcar como que contienen información de identificación personal (PII). Si selecciona Encriptar campo, los datos se encriptarán en el servidor.
Campo de fórmula
El campo de fórmula calculará y obtendrá de forma automática su valor consultando el valor de los campos especificados o los valores numéricos, de texto o de fecha proporcionados en la fórmula. Más información.
Teléfono
Almacene números de contacto en este campo. Este campo se puede marcar como información de identificación personal (PII). Si selecciona Encriptar campo, los datos se encriptarán en el servidor.
Correo electrónico
Almacene direcciones de correo electrónico en este campo. Este campo se puede marcar como información de identificación personal (PII). Si selecciona Encriptar campo, los datos se encriptarán en el servidor.
Dirección URL
Almacene URL o enlaces en este campo. Este campo se puede marcar como información de identificación personal (PII). Si selecciona Encriptar campo, los datos se encriptarán en el servidor.
Porcentaje
Ingrese el valor de porcentaje en este campo.
Moneda
Almacene el valor de moneda en este campo. Este campo se puede marcar como información de identificación personal (PII). Si selecciona Encriptar campo, los datos se encriptarán en el servidor.
Casilla de verificación
Cree campos de tipo de casilla de verificación.
Fecha y hora
Almacene la fecha y la hora en este campo.
Tipo de facturación
Utilice este campo para establecer el tipo de facturación predeterminado para las tareas.
  • Solo los usuarios de tipo Empresa pueden crear campos personalizados.
  • Los campos personalizados solo se pueden editar en el plan Empresa.
  • Cuando se cambia el nombre de un campo personalizado, el nuevo nombre se reflejará en todos los diseños asociados. Sin embargo, las otras propiedades pueden variar entre dos diseños diferentes.

Editar los campos personalizados

  1. Vaya a > Personalización > Diseños y campos > Tareas.
  2. Abra el editor de diseño específico y pase el cursor sobre el campo personalizado que desea editar.
  3. Haga clic en para realizar cambios en el campo personalizado.

Editar valores de la lista de selección

Los valores de la lista de selección y la lista de selección múltiple se pueden editar desde el formulario Propiedades del campo de lista de selección.
  1. Vaya a > Personalización > Diseños y campos > Tareas.
  2. Abra el editor de diseño específico y pase el cursor sobre la lista de selección o la lista de selección múltiple que desea editar y haga clic en .
  3. Haga clic en Editar propiedades.
  4. Pase el cursor sobre un valor y haga clic en .
  5. Actualice el valor y haga clic en Listo.

  6. Haga clic en Aplicar cambios y, luego, en Guardar diseño.

Eliminar valores de la lista de selección no utilizados

Los valores de la lista de selección y la lista de selección múltiple se pueden eliminar desde el formulario Propiedades del campo de lista de selección.
  1. Si el valor se utiliza en otro diseño, no se puede eliminar.
  2. Si el valor se utiliza en una tarea, se debe asignar a un nuevo valor antes de eliminarlo.
  3. Si el valor no se utiliza en ningún diseño o tarea, se eliminará.
  1. Vaya a > Personalización > Diseños y campos > Tareas.
  2. Abra el editor de diseño específico y pase el cursor sobre la lista de selección o la lista de selección múltiple que desea editar y haga clic en .
  3. Haga clic en Editar propiedades.
  4. Pase el cursor sobre un valor no utilizado y haga clic en .
  5. Haga clic en Aplicar cambios y, luego, en Guardar diseño.

Quitar un campo personalizado de un diseño

  1. Vaya a > Personalización > Diseños y campos > Tareas.
  2. Abra el editor de diseño específico y pase el cursor sobre el campo personalizado que desea eliminar.
  3. Haga clic en el ícono de cruz .
  4. Confirme su acción.
  • Quitar un campo de un diseño no lo eliminará de la base de datos de forma permanente.
  • El campo se moverá a la bandeja Campos disponibles y se puede volver a utilizar en cualquier momento después desde esta bandeja
  • Los datos almacenados en el campo no se perderán. Sin embargo, eliminar un campo del portal lo hará.

Administrar campos disponibles

  1. Haga clic en en la esquina superior derecha de la barra de navegación superior.
  2. Vaya a Personalización > Diseños y campos > Tareas.
  3. Haga clic en un diseño para agregar un campo personalizado disponible.
  4. Haga clic en la bandeja Campos disponibles. 
  5. Arrastre y suelte un campo en el editor de diseño (panel principal).
    • Si tiene que buscar un campo disponible, escriba el nombre del campo en la barra de búsqueda que se encuentra dentro de la bandeja.
  6. Edite las propiedades del campo según sea necesario.
    • Cuando edite el nombre del campo, el nuevo nombre se verá reflejado en todos los diseños asociados en todos los proyectos en el portal.
    • Los cambios realizados en las propiedades, excepto el nombre del campo, permanecerán intactos y se aplicarán solo en el diseño específico.
  7. Haga clic en Agregar a diseño.
  8. Haga clic en Guardar diseño.

Ver el número de campos restantes

  1. Haga clic en en la esquina superior derecha de la barra de navegación superior.
  2. Vaya a Personalización > Diseños y campos > Tareas.
  3. Haga clic en un diseño para el que desea ver la división del recuento de campos usados y el número de campos que quedan en cada tipo de campo.
  4. Haga clic en el enlace Campos restantes en el panel izquierdo debajo del componente Agregar sección.
    • Puede obtener el recuento de cuántos campos de cada categoría ya se han creado y cuántos hay disponibles.

Eliminar un campo personalizado de un portal

  1. Vaya a > Personalización > Diseños y campos > Tareas > Campos.
  2. Pase el cursor sobre el campo que desea eliminar.
  3. Haga clic en el ícono de papelera .
    • La eliminación de un campo personalizado afectará las tareas asociadas. 
    • Los datos almacenados en el campo se perderán. 
  4. Confirme su acción.
  • Eliminar un campo de un portal lo eliminará de la base de datos de forma permanente.
  • Si un campo está asociado con más de 1000 tareas, no podrá eliminarlo.

Crear o editar un estado de tarea personalizado

  1. Vaya a > Personalización > Diseños y campos > Tareas.
  2. Abra el editor de diseño específico y pase el cursor sobre el campo Estado en la sección Información de la tarea.
  3. Haga clic en el enlace Personalizar con un ícono de engranaje en la parte superior del campo.
  4. Haga clic en el enlace +Agregar estado para crear un nuevo estado de tarea.
    • Abierto y Cerrado son los dos tipos de estado predeterminados y no se pueden eliminar.
    • El nuevo estado que cree estará en cualquiera de los dos tipos de estado anteriores.

  5. Asigne un nombre de estado.
    1. Haga clic en o a la izquierda del nombre de estado para asignar un color. Elija cualquier color de la paleta que coincida con el nombre y tipo de estado.
  6. Haga clic en Aplicar cambios.

    El color de estado se puede establecer mientras edita el campo Estado en el editor de diseño o la vista Kanban de tareas.


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