Blueprint de Zoho Projects lo ayuda a definir y diseñar un flujo de trabajo para automatizar los procesos de manera organizada. Los componentes principales de un blueprint son los estados y las transiciones:

• Un estado indica en qué etapa se encuentra una tarea en un punto específico del flujo de trabajo.
  
• Una transición es un enlace entre dos estados y permite que una tarea se mueva de un estado a otro.
  

Para ilustrar esto, veamos el flujo de trabajo del proceso de revisión de contenido en Zylker, Inc. La revisión de contenido es una tarea asignada al equipo de Contenido. Utilizan Blueprint para automatizar el flujo de trabajo del proceso de revisión. Puede diseñar un blueprint personalizado para su proceso comercial.

En este blueprint, el estado de revisión se actualiza a medida que pasa por varias transiciones. Por ejemplo, el estado de la tarea se actualizará de Abierto a En curso a través de la transición Enviar para revisión.

Esta guía de ayuda le mostrará cómo diseñar un blueprint con estados y transiciones, configurar las transiciones y ejecutar un blueprint.

• Disponibilidad de funciones: planes Premium y Empresa.
  
• Vaya a > Automatización de tareas > Blueprint para crear un blueprint. Si es administrador, pero no puede acceder a la ruta anterior, escriba a support@zohoprojects.com.
  

Creación de un Blueprint

1. Haga clic en en la esquina superior derecha de la barra superior.
   
2. Vaya a Automatización de tareas > Blueprint. 
   
3. Haga clic en Nuevo blueprint.
   
4. En la ventana emergente que se abre, seleccione el módulo, seleccione un diseño e ingrese una descripción para su blueprint.
   
5. Puede especificar los criterios según los cuales se ejecutará el blueprint:
   
   • Si desea que se ejecute el blueprint para una tarea en particular, especifique el nombre de la tarea en los criterios. 
     
   • Si no especifica ningún criterio, el blueprint se ejecutará para todos los módulos.
     
6. Haga clic en Guardar.
   

Diseñar un blueprint

Una vez creado el blueprint, puede personalizar su diseño en el editor de blueprints. Arrastre y suelte los estados desde la sección Estado disponible al editor de blueprints o agregue nuevos estados de tarea.

Para establecer una conexión entre los estados de las tareas, haga lo siguiente:

• Conecte los nodos de un estado al siguiente estado en el flujo de trabajo.  
  
• Arrastre un nodo desde un estado en el editor de blueprints para crear un nuevo estado.
  

Los estados disponibles son los estados de tareas que están actualmente en su diseño de tareas. También puede agregar nuevos estados de tareas. Obtenga más información sobre el estado personalizado de la tarea.

Agregar nuevo estado

1. Haga clic en Agregar junto a Estado disponible.
   
2. Ingrese el nombre del estado de la tarea.
   
3. Seleccione el tipo de estado. Los tipos predeterminados son Abierto y Cerrado.
   
4. Puede elegir un color para el estado.
   
5. Haga clic en Guardar.
   

• El estado recién agregado en el blueprint se guardará en los diseños solo cuando publique el blueprint.
  
• Si está reutilizando el mismo estado en más de un blueprint, los tipos de estado correspondientes también serán los mismos.
  

Editar o quitar un estado

• Para editar un estado, haga clic en el nombre del estado en el flujo de trabajo. Los detalles del estado se mostrarán en el panel derecho. Edite los detalles necesarios y haga clic en Guardar.
  
• Para quitar un estado, haga clic en el nombre del estado en el flujo de trabajo y haga clic en en la esquina superior derecha del panel de detalles de estado.

Una vez que la tarea se ha actualizado con el estado, el tipo de ese estado no se puede modificar.

Configurar las transiciones

Una transición es un enlace entre dos estados que permite que una tarea se mueva de un estado a otro.

Haga lo siguiente para configurarlas:

• Haga clic en el botón + en el enlace entre dos estados.
  
• Ingrese el nombre de la transición.
  
• Habilite Transición común y seleccione los estados para los que estará disponible esta transición.
  
• Configure los ajustes de transición Antes, Durante y Después.
  

Antes de la transición

En Antes de la transición, puede definir los criterios y realizar la transición.

Por ejemplo, en el proceso de revisión de contenido, solo el gerente del equipo de Contenido puede aprobar el contenido, dada la fecha de vencimiento y el contenido adjunto. En la configuración de Antes de la transición para la transición de Aprobar, seleccione Gerente como el usuario y establezca los criterios con la fecha de vencimiento y el archivo adjunto.

Haga lo siguiente para configurar “Antes de la transición”:

1. Haga clic en el cuadro Seleccionar usuario y seleccione los usuarios que pueden realizar la transición.
   
   • Puede seleccionar Asignatario, Informador o cualquiera de los usuarios o funciones del proyecto en el cuadro Seleccionar usuario.
     
2. Haga clic en el botón Agregar criterios para establecer los criterios a fin de activar la transición.

Solo los usuarios o las funciones seleccionados podrán ver el botón de transición en la página de detalles de la tarea y realizar la transición. Si no se selecciona ningún usuario, el botón de transición estará disponible para todos los usuarios.

Durante la transición

Durante la transición se configura con campos y mensajes. Cuando el usuario realiza una transición, les dará entradas a los campos. Los mensajes se insertan como información o instrucciones que se mostrarán durante la transición.

Por ejemplo, en la configuración Durante la transición para la transición Aprobar, los comentarios se agregan como un campo obligatorio y “El proceso de revisión se completará después de esta transición” se agrega como un mensaje. Esto significa que, cuando el gerente realiza la transición Aprobar, se le pedirá que agregue un comentario y verá el mensaje que aparece en la ventana emergente. 

Haga lo siguiente para configurar “Durante la transición”:

1. Para insertar un campo, haga clic en Agregar y seleccione Campo. Seleccione el campo requerido en el cuadro de selección y haga clic en Agregar.
   
   • Los campos son los campos predeterminados y personalizados en su diseño de tareas.
     
   • Haga clic en la casilla de verificación Obligatorio para que el usuario complete este campo de manera obligatoria. 

2. Para insertar un mensaje, haga clic en Agregar y seleccione Mensaje. Ingrese el mensaje en el cuadro de texto y haga clic en Agregar.
   
3. Para reordenar los campos y los mensajes, arrastre y suelte los campos en el orden que desee. Por ejemplo, si desea mostrar un mensaje al usuario antes de que complete los campos, puede arrastrarlo antes que los campos.
   

Después de la transición

Después de la transición se configura para realizar acciones automatizadas cuando se completa una transición.

• Alertas de correo electrónico
  

Configure alertas por correo electrónico y envíelas a usuarios o equipos específicos cuando se complete una transición. Por ejemplo, en el proceso de revisión, se envía un correo electrónico automatizado al editor cuando se aprueba el contenido. 

1. Haga clic en Agregar junto a Alertas de correo electrónico. 
   
2. Haga clic en Crear alerta de correo electrónico para crear una nueva y asociarla con su transición. Obtenga más información acerca de las alertas de correo electrónico.
   
3. También puede asociar varias alertas de correo electrónico con la transición. Seleccione las alertas de correo electrónico que se deben enviar y haga clic en Asociar. 
   

• Actualizaciones de campo

• Asocie un webhook a un blueprint
  

1. Haga clic en Agregar junto a Webhooks.
2. Seleccione los webhooks que se deben asociar.
3. Haga clic en Asociar.
4. Puede quitar un webhook haciendo clic en este ícono.   

Se puede agregar un máximo de 5 webhooks a una transición de blueprint.

Transición común

Una transición común es aquella a la que se puede acceder desde algunos o todos los estados en el flujo de trabajo.

Por ejemplo, el proceso de revisión se puede poner en espera en cualquier momento. En este blueprint, solo el estado En curso puede pasar al estado En espera a través de la transición Suspender. Para permitir que otros estados utilicen esta transición, Suspender debe estar habilitado como una transición común de Todos los estados a En espera. La transición Suspender estará disponible en la página de detalles de la tarea para todas las actualizaciones de estado.

Haga lo siguiente para habilitar la transición común:

1. En el editor de blueprints, haga clic en la transición que desea establecer como transición común.
   
2. En la configuración de transición, haga clic en el botón de alternancia para habilitar Transición común.
   
   • Si seleccionó todos los estados, la transición estará disponible en la página de detalles de la tarea para todas las actualizaciones de estado.
     
   • Si seleccionó estados específicos, la transición estará disponible en la página de detalles de la tarea solo para el estado seleccionado.
     

Publicar un blueprint

Una vez configurados todos los estados y las transiciones que necesita, puede publicar el blueprint. Cuando se publica un blueprint, las tareas que coincidan con los criterios del blueprint seguirán el flujo de trabajo del proceso según se define en el blueprint.

Cuando esté listo para hacer esto, haga lo siguiente: 

1. Haga clic en Publicar en la esquina inferior izquierda del editor de blueprints.
   
2. Si no desea publicar el blueprint, puede guardarlo como borrador y continuar con la configuración de los estados y la transición.
   
3. Para guardar el blueprint como borrador, haga clic en Cancelar en la esquina inferior izquierda del editor de blueprints. En la ventana emergente que se abre, haga clic en Guardar como borrador.
   

1. Cualquier nuevo estado de tarea agregado al flujo de trabajo no se publicará hasta que publique el blueprint.
   
2. Solo puede configurar el blueprint, no probar el flujo de trabajo del proceso en la tarea.
   

Los blueprints se agrupan según los diseños de tareas. Estos se ejecutarán en el orden en que aparecen agrupados.

Puntos que debe recordar antes de publicar un blueprint:

• El estado que conecta el estado de inicio siempre debe ser Abierto, y el estado de finalización en el flujo de trabajo siempre debe ser Cerrado. Más información 
  
• Todos los estados en el blueprint deben estar conectados (mediante transiciones) desde el estado de inicio hasta el estado final. No se puede dejar ningún estado desconectado en el blueprint.
  
• Todos los estados y transiciones deben tener nombres únicos. No puede publicar un blueprint con estados y transiciones sin nombre.
  
• Cada estado en el blueprint debe tener al menos una transición entrante y una transición saliente, excepto para el estado Cerrado que puede tener transiciones salientes o ninguna transición saliente en absoluto.  
  

Ejecución de un Blueprint

Resumen rápido:

• Después de crear un blueprint, arrastre y suelte estados desde la sección Estado disponible o cree nuevos estados. Conecte los nodos entre dos estados para crear una transición.
  
• Configure todas las transiciones y publique el blueprint. Las transiciones se mostrarán como botones en la página de detalles de la tarea.
  
• Para realizar una transición, haga clic en el botón transición en la página de detalles de la tarea. En la ventana emergente, ingrese los detalles requeridos.
  
• Cuando se realiza una transición, el estado de la tarea se actualizará según el flujo de trabajo.
  

Asociar un blueprint

Puede asociar un blueprint a las tareas de un proyecto, hito o lista de tareas en particular.

1. Vaya a Automatización de tareas.
   
2. Pase el cursor sobre un blueprint y haga clic en .
   
3. Haga clic en Asociar blueprint.
   
4. Seleccione un proyecto al que desea asociar el blueprint. El blueprint se aplicará a todas las tareas del proyecto.
   
   • Si desea asociar un blueprint a las tareas de un hito o lista de tareas en particular, selecciónelo después de seleccionar el proyecto.

5. Haga clic en la casilla de verificación de criterios del blueprint si desea asociar el blueprint a las tareas que coincidan con los criterios del blueprint.
   
   • No puede continuar si no hay tareas que coincidan con los criterios del blueprint o si ya se aplicó un blueprint a las tareas.
     
6. Haga clic en Siguiente.
   
7. Asigne el estado de la tarea actual al estado disponible en el blueprint.
   
   • Las tareas asociadas con el estado actual cambiarán según el blueprint. 
     
8. Haga clic en Asignar. 

También puede asociar un blueprint de forma directa desde un hito, una lista de tareas o una tarea.

Desvincular un blueprint

1. Vaya a un proyecto y haga clic en el módulo Tarea.
   
2. Haga clic en en la parte superior derecha de la vista clásica.
   
3. Seleccione Desvincular blueprint.
   
4. Haga clic en Desvincular. Las tareas en el proyecto ya no se asociarán con el blueprint.
   

Reordenar blueprints

Los blueprints se agrupan según los diseños de tareas. Estos se ejecutarán en el orden en que aparecen agrupados. Puede reordenar los blueprints si es necesario.

1. Arrastre y suelte los blueprints en el orden en que desea que se ejecuten.
   
2. El primer blueprint en el orden se aplicará a las tareas que coincidan con los criterios del blueprint. Si los criterios del blueprint no coinciden, se ejecutará el siguiente blueprint cuyos criterios coincidan con las tareas. 
   

Clonar un blueprint

1. Pase el cursor sobre el blueprint que desea clonar y haga clic en .
   
2. Haga clic en Clonar y confirme la acción. Asigne un nombre al blueprint después de la clonación.
   

Eliminar un blueprint

1. Pase el cursor sobre el blueprint que desea eliminar y haga clic en .
   
2. Haga clic en Eliminar y confirme la acción.
   

Habilitar o deshabilitar un blueprint

Un blueprint se habilita de forma predeterminada cuando se crea. Puede deshabilitar un blueprint para que las tareas no ingresen al proceso del blueprint. Para deshabilitarlo, solo desmarque la casilla de verificación Habilitado.

No puede eliminar un blueprint mientras haya tareas activas en el proceso. En este caso, puede deshabilitar el blueprint.