こんにちは。

先週に続いて、今週もCRMのデータメンテナンスについて紹介します。

CRMの機能を最大限活用するのと同じくらい、データベースを最新かつきれいな状態に保つことは重要です。今回は、CRMの重複レコードが登録されないよう予め設定するヒントをご紹介します。

Tip #7: データの重複を未然に防ぐには事前の設定が重要

CRMを使う人が増えれば増えるほど、データの重複が発生しやすくなり、登録されているデータ数が増えると手動で重複を確認することも難しくなるでしょう。

まずは登録段階で重複を防ぐことが大事です。

一意の項目として設定する 

項目の設定で、「値の重複を許可しない」を選択すると、その項目に同じデータが登録されないように予め設定することができます。たとえば、メールアドレスの項目を一意の項目として設定しておくと、既に同様のメールアドレスがCRM上に登録されている場合、同じメールアドレスのレコードが登録できないようになります。 

パスポート番号や会員番号などをカスタム項目を使って管理する場合にも、同様の設定をすることでデータの重複を防げます。

このように、Zoho CRMではすでに存在しているデータがある場合、重複するデータを持つ見込み客や連絡先の登録ができないよう予め設定できます。

手動のやインポートでのレコード作成、API、連携、Webフォームなど、さまざまな経由で登録されるデータが重複しないよう管理する上で、一意の項目は重要な役割を果たします。

設定方法については、こちらをご覧ください。