Planification des rapports
Vous pouvez envoyer automatiquement des rapports à vos collègues, à la direction générale et aux non-utilisateurs de Zoho CRM en programmant l’envoi des rapports souhaités de façon quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. Une fois le planificateur de rapports configuré, les rapports spécifiés seront envoyés aux destinataires en pièce jointe d’un e-mail (format XLS).
Les rapports programmés peuvent être envoyés par e-mail, Cliq ou Cisco Webex.
- E-mail: Vous pouvez sélectionner des utilisateurs à partir de différents rôles, groupes, territoires, subordonnés et plus encore en tant que destinataires.
- Cliq: Les utilisateurs et les canaux peuvent être sélectionnés comme destinataires. Cependant, SEULS les canaux pour lesquels l'utilisateur est autorisé à ajouter des participants seront répertoriés.
- Cisco Webex: Les utilisateurs et les canaux pour lesquels l’intégration est activée peuvent être sélectionnés en tant que destinataires. Toutefois, seuls les canaux pour lesquels l’utilisateur est autorisé à ajouter des participants seront affichés.
Disponibilité
Autorisation requise
Les utilisateurs disposant de l’autorisation de planification des rapports dans leur profil peuvent accéder à cette fonctionnalité.
Pour configurer le planificateur de rapports
- Click the Reports tab.
- Dans la Accueil des rapports page, sélectionnez Rapports planifiés dans le volet des dossiers sur le côté gauche.
- Sur la page Rapports planifiés, cliquez sur Nouveau planificateur de rapports.
- Dans la Nouveaux rapports planifiés page, sous Informations de base, procédez comme suit :
- Sélectionnez un rapport.
- Activez la case à cocher Afficher la colonne ID d'enregistrement si vous souhaitez inclure les ID d'enregistrement du module principal dans le rapport.
- Sélectionnez la méthode d'exportation du rapport.
- Saisissez la date et l'heure de début.
- Sélectionnez le type de répétition.
- Choisissez l'heure de fin.
- Sélectionnez un rapport.
- Dans les Informations du destinataire, dans Envoyer le rapport via, sélectionnez Email, Cliq ou Cisco Webex dans la liste déroulante.
- Sous Destinataires, procédez comme suit :
- E-mail : sélectionnez la liste des destinataires parmi les utilisateurs, les rôles, les groupes, les territoires, et plus encore.
- Cliq : Sélectionnez des utilisateurs ou des canaux.
- Cisco Webex : Sélectionnez des utilisateurs ou des canaux.
- E-mail : sélectionnez la liste des destinataires parmi les utilisateurs, les rôles, les groupes, les territoires, et plus encore.
- Cliquez sur Planifier.
Remarque
- Le nombre maximal d'enregistrements pour un rapport planifié est de 2000.
Liste des champs standard
| Champs | Description | Remarques |
|---|---|---|
| Sélectionner le rapport | Sélectionnez le rapport dans la liste déroulante | Champ obligatoire |
| Exporter le fichier sous | Sélectionnez le format de l'exportation | Liste |
| Date de début | Indiquez la date de début de la planification du rapport | Champ obligatoire. Le format de date standard est mm/dd/yy |
| Heure de début | Indiquez l'heure à laquelle le rapport doit être généré et envoyé aux destinataires | Champ obligatoire. Le format d'heure standard est hh:mm |
| Type de répétition | Indiquez la fréquence du planificateur de rapports dans la liste déroulante. Vous pouvez sélectionner l'une des options : quotidien, hebdomadaire, mensuel ou annuel. | Liste déroulante |
| Envoyer le rapport via | Choisissez la méthode pour partager le rapport. | Liste |
| Modèle (uniquement pour les e-mails) | Choisissez le modèle d'e-mail pour partager le rapport | Sélectionner un modèle |
| Destinataires | Sélectionnez les destinataires dans la liste. | Liste |
| Destinataires supplémentaires | Indiquez les adresses e-mail des destinataires supplémentaires (le cas échéant), séparées par une virgule | Zone de texte |
Exporter des rapports
Vous pouvez exporter les données du rapport aux formats XLS, CSV, PDF et HTML, qui peuvent être utilisées pour des analyses de données ultérieures.
Pour exporter des rapports
- Cliquez sur l’onglet Rapports.
- Sur la page Accueil des rapports, sélectionnez le rapport dans le module requis.
Par exemple, Prospects par source dans le module Prospects. - Sur la page du rapport, cliquez sur Exporter et sélectionnez l’une des options suivantes :
- Exporter vers Excel : pour enregistrer le rapport au format .XLS
- Exporter vers CSV : pour enregistrer le rapport au format CSV
- Exporter vers PDF : pour exporter le rapport en PDF
Remarque
- Un maximum de 2 000 enregistrements seront affichés sur une page. Vous pouvez utiliser les options de navigation pour afficher les autres pages.
- Vous pouvez exporter jusqu’à 2 000 lignes dans une exportation formatée et 50 000 lignes dans une exportation détaillée.
- Par organisation, vous pourrez exporter 50 000 enregistrements par jour lors d’une exportation détaillée.
Pour recevoir une sauvegarde complète, vous pouvez demander une sauvegarde des données au tarif de 10,00 $ (USD) par demande. Voir aussi Sauvegarde des données.