Configuration des règles d'attribution

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La réussite commerciale est étroitement liée aux activités quotidiennes des commerciaux, notamment le nombre de relances, la réactivité pour répondre aux clients, la fourniture de réponses rapides à leurs questions et la gestion des tickets d'assistance. Tous ces facteurs jouent un rôle crucial dans le progression rapide des prospects dans l'entonnoir de vente, débouchant finalement sur la conclusion réussie d'une vente. Un élément important pour réaliser cet objectif dépend de la qualité de l'organisation et de la planification du processus d'attribution des prospects au sein de votre organisation.

La plupart des entreprises s'appuient sur plusieurs sources pour générer des prospects. Chaque prospect ou client ayant des besoins distincts, il est préférable d'éviter de les attribuer aléatoirement aux commerciaux. Ils pourraient plutôt être attribués à des commerciaux qui maîtrisent la gestion des prospects d'une région ou d'un produit spécifique. Cependant, procéder ainsi manuellement pourrait s'avérer très complexe.

L'outil de règle d'attribution de Zoho CRM est conçu pour vous permettre d'automatiser le processus d'attribution des prospects en définissant des règles selon lesquelles les prospects sont attribués à un ensemble de commerciaux. Vous pouvez configurer différents critères (valeur ou champ) en fonction des spécifications de votre secteur d'activité, comme le territoire, l'intérêt pour un produit, la source du prospect, etc., de sorte que seuls les prospects qui satisfont aux critères soient automatiquement attribués au commercial sélectionné. En automatisant le processus d'attribution des prospects, vous pouvez économiser beaucoup de temps et d'efforts et réduire également les erreurs involontaires qui pourraient survenir en raison des interventions manuelles.

Cette fonctionnalité peut également être configurée pour les modules d'équipe. Pour en savoir plus, consultez : Utilisation des modules d'équipe, Configuration des modules d'équipe, et Automatisation dans les modules d'équipe.

Disponibilité

Autorisation requise

Les utilisateurs disposant de l'autorisation Règles d'attribution et seuil dans leur profil peuvent accéder à cette fonctionnalité.
Les administrateurs de modules d'équipe peuvent accéder à cette fonctionnalité pour leurs modules d'équipe.

Vérifier la disponibilité et les limites de la fonctionnalité

Points importants à retenir

Vous pouvez associer jusqu'à 25 critères différents dans chaque entrée de règle.
Vous pouvez utiliser les règles d'attribution uniquement pour les enregistrements générés par l'importation, Webform et API.
Vous ne pouvez pas utiliser les règles d'attribution si vous créez les enregistrements manuellement.
Dans la vue Liste, vous pouvez réorganiser les entrées de règle pour modifier l'ordre d'exécution des entrées de règle.
Si un utilisateur est un utilisateur non confirmé, la propriété ne lui sera pas attribuée.

Création de règles d'attribution

Vous pouvez créer une règle d'attribution pour les prospects, les contacts, les comptes, les transactions, les Task, les cas, les modules personnalisés et les modules d'équipe. La configuration des règles d'attribution comprend les étapes suivantes. Accédez à Configuration > Automatisation > Attribution. Cliquez sur Créer une règle d'attribution.

Étape 1 : Saisissez les détails de base

Vous devez spécifier le module, le nom de la règle et la description.

Étape 2 : Sélectionnez les enregistrements auxquels la règle s'applique

La règle peut être créée soit pour tous les enregistrements, soit pour les enregistrements sélectionnés selon un critère. La condition peut être définie pour correspondre à la valeur d'un champ ou à un autre champ.

Remarque. Voici une liste des types de champs qui peuvent ou ne peuvent pas être comparés.

Type de champ	Comparateur	Types de champs qui peuvent être comparés	Types de champs qui ne peuvent pas être comparés
Ligne unique Multiligne Liste déroulante Numérotation automatique	est n'est pas	Ligne unique Multiligne E-mail Téléphone Numérotation automatique URL Liste déroulante Recherche	Nombre Devise Décimal Pourcentage Entier long Date Date et heure Sélection multiple Recherche multi-utilisateurs Étiquette Booléen Recherche de propriétaire Recherche d'utilisateur
Ligne unique Multiligne Liste déroulante Numérotation automatique	contient ne contient pas commence par se termine par	Ligne unique Multiligne E-mail Téléphone Numérotation automatique URL Liste de sélection Recherche Nombre Devise Décimal Pourcentage Entier long	Date Date et heure Sélection multiple Recherche multi-utilisateurs Balise Booléen Recherche de propriétaire Recherche d'utilisateur
E-mail	est n'est pas	Ligne unique Multiligne E-mail Numérotation automatique Liste de sélection Recherche	Téléphone URL Nombre Devise Décimal Pourcentage Entier long Date Date et heure Sélection multiple Recherche multi-utilisateurs Balise Booléen Recherche de propriétaire Recherche d'utilisateur
E-mail	contient ne contient pas commence par se termine par	Ligne unique Multiligne E-mail Téléphone Numérotation automatique URL Liste de sélection Recherche Nombre Devise Décimal Pourcentage Entier long	E-mail URL Nombre Devise Décimal Pourcentage Entier long Date Date et heure Sélection multiple Recherche multi-utilisateurs Étiquette Booléen Recherche de propriétaire Recherche d'utilisateur
Téléphone	est n'est pas	Ligne unique Plusieurs lignes Téléphone Numérotation automatique Liste de sélection Recherche	E-mail URL Nombre Devise Nombre décimal Pourcentage Entier long Date Date et heure Sélection multiple Recherche multi-utilisateur Étiquette Booléen Recherche de propriétaire Recherche d'utilisateur
Téléphone	contient ne contient pas commence par se termine par	Ligne unique Plusieurs lignes E-mail Téléphone Numérotation automatique URL Liste de sélection Recherche Nombre Devise Nombre décimal Pourcentage Entier long	Date Date et heure Sélection multiple Recherche multi-utilisateur Étiquette Booléen Recherche de propriétaire Recherche d'utilisateur
URL	est n'est pas	Ligne unique Plusieurs lignes URL Numérotation automatique Liste de sélection Recherche	E-mail Téléphone Nombre Devise Nombre décimal Pourcentage Entier long Date Date et heure Sélection multiple Recherche multi-utilisateur Étiquette Booléen Recherche de propriétaire Recherche d'utilisateur
URL	contient ne contient pas commence par se termine par	Une seule ligne Plusieurs lignes E-mail Téléphone Numérotation automatique URL Liste de sélection Recherche Nombre Devise Décimal Pourcentage Entier long	Date Date et heure Sélection multiple Recherche multi-utilisateur Étiquette Booléen Recherche de propriétaire Recherche d'utilisateur
Date et heure	égal à différent de inférieur à supérieur à	Date et heure	Une seule ligne Plusieurs lignes E-mail Téléphone Numérotation automatique URL Liste de sélection Date Nombre Devise Décimal Pourcentage Entier long Sélection multiple Recherche Étiquette Booléen Recherche de propriétaire Recherche d'utilisateur
Date	égal à différent de inférieur à supérieur à	Date	Une seule ligne Plusieurs lignes E-mail Téléphone Numérotation automatique URL Liste de sélection Date et heure Nombre Devise Décimal Pourcentage Entier long Sélection multiple Recherche Étiquette Booléen Recherche de propriétaire Recherche d'utilisateur
Devise	égal à non égal à inférieur à inférieur ou égal à supérieur à supérieur ou égal à	Devise	Ligne unique Multiligne E-mail Téléphone Numérotation automatique URL Liste de sélection Date Date et heure Nombre Décimal Pourcentage Entier long Sélection multiple Recherche Étiquette Booléen Recherche de propriétaire Recherche d'utilisateur
Nombre	égal à non égal à inférieur à inférieur ou égal à supérieur à supérieur ou égal à	Nombre	Ligne unique Multiligne E-mail Téléphone Numérotation automatique URL Liste de sélection Date Date et heure Devise Décimal Pourcentage Entier long Sélection multiple Recherche Étiquette Booléen Recherche de propriétaire Recherche d'utilisateur
Entier long	égal à non égal à inférieur à inférieur ou égal à supérieur à supérieur ou égal à	Entier long	Ligne unique Multiligne E-mail Téléphone Numérotation automatique URL Liste de sélection Date Date et heure Devise Décimal Pourcentage Sélection multiple Recherche Étiquette Booléen Recherche du propriétaire Recherche d'utilisateur
Pourcentage décimal	égal à non égal à inférieur à inférieur ou égal à supérieur à supérieur ou égal à	Pourcentage décimal	Une seule ligne Multiligne E-mail Téléphone Numérotation automatique URL Liste de sélection Date Date et heure Nombre Devise Entier long Sélection multiple Recherche Étiquette Booléen Recherche du propriétaire Recherche d'utilisateur
Recherche du propriétaire Recherche d'utilisateur	est n'est pas	Recherche du propriétaire Recherche d'utilisateur	Une seule ligne Multiligne E-mail Téléphone Numérotation automatique URL Liste de sélection Date Date et heure Nombre Devise Décimal Pourcentage Entier long Sélection multiple Recherche Étiquette Booléen
Booléen	est	Booléen	Une seule ligne Multiligne E-mail Téléphone Numérotation automatique URL Liste de sélection Date Date et heure Nombre Devise Décimal Pourcentage Entier long Sélection multiple Recherche Balise Recherche de propriétaire Recherche d'utilisateur
Recherche multi-utilisateur Sélection multiple Balise Source de données Mise en page Assistant	-	-	Ligne unique Multiligne E-mail Téléphone Numérotation automatique URL Liste de sélection Date Date et heure Nombre Devise Décimal Pourcentage Entier long Sélection multiple Recherche Balise Booléen Recherche de propriétaire Recherche d'utilisateur

* Non pris en charge pour les champs chiffrés.

Étape 3. Affecter l'enregistrement à

Les enregistrements peuvent être affectés aux utilisateurs en fonction d'une catégorie ou d'une condition.

Catégorie -L'enregistrement peut être affecté à des utilisateurs individuels ou à des utilisateurs dans des rôles ou des groupes. Pour les modules d'équipe, vous pouvez affecter à des utilisateurs individuels du module d'équipe ou à des profils de module d'équipe. Quand plusieurs utilisateurs sont sélectionnés, les enregistrements seront affectés selon le modèle du tourniquet.

Condition -L'utilisateur sera affecté à un enregistrement en fonction des critères définis, comme le pays qu'il gère. Par exemple, Steve gère les enregistrements de l'Inde et Jerusha gère les enregistrements des États-Unis. Quand un prospect des États-Unis arrive, il sera affecté à Jerusha.

Si vous disposez de suffisamment de données et d'activité au cours des 6 derniers mois, vous aurez également la possibilité de tirer parti de l'IA pour affecter les propriétaires d'enregistrements. Pour en savoir plus, consultez : Suggestion de propriétaire d'enregistrement par Zia dans les règles d'affectation.

Étape 4. Vérifier la disponibilité de l'utilisateur avant d'affecter un enregistrement

Lors de l'affectation d'enregistrements, vous pouvez choisir de vérifier la disponibilité de l'utilisateur. La disponibilité des utilisateurs est vérifiée en fonction du statut en ligne (connecté au CRM) et/ou des horaires de travail (s'ils sont mentionnés dans les détails de l'entreprise).

Vous pouvez choisir l'une des deux options ou cocher les deux cases—Statut en ligne et horaires de travail. Cela permet aux affectations d'être effectuées en tenant compte de la disponibilité en ligne d'un utilisateur ET quand il est activement dans ses heures de travail désignées.

Remarque : il y aura un délai maximum de 5 minutes pour récupérer le statut des utilisateurs en ligne. (Un utilisateur en ligne est un utilisateur qui est en ligne sur le web)

Étape 5.Affecter une tâche de suivi à l'utilisateur

Une fois l'enregistrement affecté à l'utilisateur, vous pouvez également ajouter une tâche de suivi. Par exemple, vous pouvez spécifier si l'utilisateur doit appeler ou envoyer un e-mail au prospect après l'affectation de l'enregistrement.

Étape 6.Affecter l'utilisateur par défaut

À l'étape 3, vous auriez sélectionné certains utilisateurs. Il peut y avoir des cas où les enregistrements ne peuvent pas être affectés à ces utilisateurs. Dans ce cas, il est conseillé de sélectionner un utilisateur (utilisateur par défaut) à qui les enregistrements seront affectés. Voici les raisons pour lesquelles l'enregistrement sera affecté à l'utilisateur par défaut :

L'utilisateur sélectionné n'est pas disponible (non connecté ou non disponible pendant son horaire de travail).
L'utilisateur est désactivé ou supprimé du compte CRM.

Remarque

Un utilisateur par défaut peut être un utilisateur connecté (qui a initié l'action d'enregistrement) ou tout autre utilisateur dans le CRM. Un utilisateur connecté pour les cas suivants est

Import : un utilisateur connecté est celui qui initie l'action
API : l'utilisateur dont l'authtoken est utilisé dans l'API
Formulaire web : utilisateur qui a créé la règle de formulaire web. Cependant, s'il est désactivé ou supprimé, le super administrateur devient l'utilisateur connecté.