1. Vos équipes en contact avec les clients doivent maintenir la qualité de leur engagement pour générer du chiffre d'affaires. S'ils sont surchargés, la qualité de l'engagement pourrait en pâtir.
   Par exemple, les responsables du développement commercial pourraient avoir des conversations de mauvaise qualité s'ils se voient attribuer trop de leads.
2. La productivité de vos équipes pourrait diminuer s'ils doivent prioriser et gérer de nombreux enregistrements.
   Par exemple, les chefs de compte pourraient trouver difficile de gérer efficacement un grand nombre de comptes.
3. Une charge de travail excessive pourrait entraîner un épuisement professionnel au fil du temps, causant une augmentation du taux de rotation du personnel et une baisse du moral des employés. Compte tenu de la période d'intégration des nouveaux salariés, cela pourrait surcharger davantage vos équipes en contact avec les clients.
   

Comment fonctionne le seuil d'attribution ?

1. Nombre maximal par période (obligatoire) : Définit le nombre maximal d'enregistrements qui peuvent être attribués à un utilisateur dans une période donnée (jour, semaine ou mois). La période par défaut est le jour.
   Par exemple, vous pouvez fixer une limite sur le nombre de nouveaux leads attribués par jour à chaque commercial. Avec une limite raisonnable, les commerciaux peuvent mener des recherches approfondies, adapter leurs approches à chaque client et assurer des suivis rapides, augmentant ainsi leurs chances de conclure des affaires.
   
2. Nombre de tâches en attente autorisé (facultatif) : Les enregistrements en attente servent à identifier les enregistrements pour lesquels un travail est en suspens. Cet élément définit le nombre maximal d'enregistrements en attente qu'un utilisateur peut posséder. Vous pouvez configurer les critères d'identification des enregistrements en attente.
   Par exemple, la charge de travail peut être élevée en raison de leads en suspens que votre équipe commerciale n'a pas encore contactés. Dans ce cas, vous pouvez inclure une limite de tâches en attente dans le seuil.

1. Le nombre d'enregistrements en attente doit être inférieur au nombre autorisé. Cette vérification ne s'effectuera que si vous avez configuré les propriétés de tâches en attente dans un seuil.
   
2. Le nombre d'enregistrements attribués au cours de la période doit être inférieur au nombre maximal par période.
   

À partir du destinataire par défaut, ces enregistrements peuvent être attribués à un utilisateur manuellement ou réaffectés automatiquement.

Vous pouvez définir la durée maximale pendant laquelle un enregistrement reste avec le destinataire par défaut. Si cette durée est dépassée pour un enregistrement, il sera attribué à un utilisateur, en fonction de votre configuration, même si cela dépasse le seuil de cet utilisateur.

Disponibilité

Les utilisateurs disposant de l'autorisation Règles d'attribution et seuil dans leur profil pourront définir les Seuils d'attribution.

Pour accéder à l'onglet Seuil d'attribution

1. Accédez à Configuration[] > Automatisation > Attribution.
   
2. Cliquez sur l'onglet Seuils .
   

Les options suivantes sont disponibles dans cet onglet :

1. Créer un seuil : Crée un nouveau seuil.
   
2. Tableau des seuils : Affiche tous les seuils de votre CRM. Utilisez cette option pour accéder aux informations suivantes :
   
1. Utilisateurs pour lesquels le seuil a été défini.
   
2. Le module pour lequel le seuil a été défini. Vous pouvez filtrer les seuils en fonction du module.
   
3. La durée du seuil ou la période au cours de laquelle le nombre maximal est vérifié.
   
4. L'heure à laquelle le seuil a été modifié pour la dernière fois et l'utilisateur qui a effectué la modification
   
5. État du seuil (Actif/Inactif). Vous pouvez filtrer les seuils en fonction de l'état.
   
3. Recherche : Recherchez les seuils par le nom d'un utilisateur.
   

Vous pouvez définir des seuils pour les modules suivants :

1. Leads
   
2. Contacts
   
3. Comptes
   
4. Transactions
   
5. Tickets
   
6. Tout module personnalisé
   

Pour créer un seuil d'attribution

1. Accédez à Configuration[] > Automatisation > Attribution > Seuils.
2. Cliquez sur Créer un seuil.
   
3. Sur la page Créer un seuil , sélectionnez le Module pour lequel vous souhaitez définir un seuil.
   
4. Cliquez sur Sélectionnez les Utilisateurs pour lesquels vous souhaitez configurer le Seuil.
   
5. Sélectionnez les utilisateurs. Cliquez sur Attribuer.
   
6. Définissez le nombre maximal d'enregistrements par utilisateur et cliquez sur Terminé.
7. Par défaut, le nombre maximal d'enregistrements est défini sur une base quotidienne. Par exemple, dix leads par jour. Si vous souhaitez modifier la période, cliquez sur Modifier la durée du seuil.
   
1. Sélectionnez Jour, Semaine, ou Mois dans la liste déroulante.
   
2. Cliquez sur Attribuer.
   
8. Si vous souhaitez définir une limite pour les enregistrements en arriéré, cliquez sur Ajouter les propriétés d'arriéré.
   
1. Dans la fenêtre contextuelle Ajouter les propriétés d'arriéré , vous pouvez cocher Définir l'arriéré en fonction des champs du [Module] et définir les critères pour un enregistrement en arriéré. Cette étape est facultative.
   
2. Définissez le nombre de jours (entre 1 et 60) après lequel un enregistrement est considéré en arriéré. Ce délai est compté à partir du moment de la création de l'enregistrement.
   
3. Définissez le nombre maximal d'enregistrements en arriéré et cliquez sur Terminé.
   
9. Choisissez le responsable par défaut.
   
10. Si vous souhaitez exclure certains enregistrements de ce seuil, cochez Exempter les paramètres de seuil pour les enregistrements correspondant aux critères ci-dessous et définissez les critères.
    
11. Cliquez sur Enregistrer.
    

Remarque : Si un utilisateur est défini comme responsable par défaut pour le seuil d'un module, vous ne pouvez pas définir de seuil pour cet utilisateur dans ce module. Cela garantit qu'il n'y a aucune restriction sur le nombre d'enregistrements excédentaires qui peuvent être attribués au responsable par défaut.

Par exemple, si Vishy est le responsable par défaut pour un seuil lié au module Leads, vous ne pouvez pas définir de seuil pour Vishy en ce qui concerne le module Leads.

Pour configurer la réaffectation automatique

1. Lors de la création d'un seuil, sélectionnez Réaffecter automatiquement les enregistrements attribués au responsable par défaut.
2. Dans Vérifier la possibilité de réaffecter les enregistrements tous les x période , définissez la fréquence à laquelle la réaffectation doit avoir lieu.
   Cela peut être défini en minutes, heures, jours, heures de travail et jours de travail. Par exemple, la réaffectation pourrait avoir lieu tous les 5 heures.
3. Sous Réaffecter à , sélectionnez comment le propriétaire de l'enregistrement est choisi. Vous pouvez choisir :
   
1. Nouveau propriétaire en fonction des règles d'affectation
   
2. L'utilisateur initialement prévu
   
4. Sous Lorsque les enregistrements restent avec le responsable par défaut après x période , définissez la durée maximale durée pendant laquelle un enregistrement peut rester attribué au responsable par défaut.
   
5. Sous Les déplacer vers , sélectionnez le propriétaire de ces enregistrements qui sont restés avec le responsable par défaut au-delà de la durée maximale. Les options sont :
   
1. Nouveau propriétaire en fonction des règles d'affectation
   
2. Utilisateurs sélectionnés en rotation circulaire
6. Sous Réaffecter les enregistrements en fonction de , définissez le ordre dans lequel les enregistrements sont automatiquement assignés :
   
1. Premier arrivé, premier servi : les enregistrements ajoutés en premier à l'assignataire par défaut sont assignés en premier.
   
2. Triez (ordre croissant ou décroissant) par un champ spécifique.
   
7. Cliquez sur Enregistrer.
   

Pour modifier un seuil

1. Accédez à Configuration [] > Automatisation > Assignation > Seuil.
2. Pour modifier un seuil, procédez de l'une des façons suivantes :
   
1. Cliquez sur un seuil, ou
   
2. Survolez un seuil, cliquez sur l' icône points de suspension (...) , et sélectionnez Modifier.
   
3. Sur la page Modifier le seuil , vous pouvez apporter les modifications nécessaires au seuil existant.
   
4. Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer.
   

Pour supprimer un seuil

1. Accédez à Configuration[] > Automatisation > Assignation > Seuil.
   
2. Survolez un seuil, cliquez sur l' icône points de suspension (...) , et sélectionnez Supprimer.
   
3. Dans la fenêtre contextuelle Supprimer le seuil , cliquez sur Supprimer.
   

Pour afficher les statistiques

1. Accédez à Configuration[] > Automatisation > Assignation > Seuil.
   
2. Survolez un seuil, cliquez sur l' icône points de suspension (...) , et sélectionnez Afficher les statistiques.
   
3. Dans la fenêtre contextuelle Statistiques du seuil qui s'affiche, vous pouvez consulter des détails tels que :
   

1. Nombre maximal par période
   
2. Nombre actuel pour cette période
   
3. Nombre de dossiers en retard autorisé
   
4. Nombre actuel de dossiers en retard
   
   

Remarque : Le nombre de dossiers en retard autorisé et le nombre actuel ne seront pas disponibles si les propriétés de dossiers en retard n'ont pas été configurées pour un seuil.

Remarque

1. Le seuil d'affectation s'appliquera dans les cas suivants :
   
1. Règles d'affectation
   
2. Leads créés via des formulaires web (si une règle d'affectation est choisie)
   
3. Modules où les données sont synchronisées du fait de l'intégration
   
4. Module Visiteurs
   
2. Le seuil d'affectation s'appliquera mais ne restreindra pas l'affectation en cas d'affectation manuelle. Une alerte s'affichera dans chacun des cas suivants :
   
1. Création manuelle d'enregistrements (y compris la création rapide dans les champs de recherche et la conversion)
   
2. Modification manuelle d'enregistrements (page de détail de l'enregistrement et modification rapide)
   
3. Création et modification d'enregistrements SalesInbox
   
4. Transfert en masse
   
5. Importation
   
3. Le seuil d'affectation peut être activé ou désactivé dans les cas suivants :
   
1. Création d'enregistrements par Workflow Rules
   
2. Conversion par Workflow Rules
   
3. Mises à jour de champs utilisant Workflow Rules et Blueprint
   
4. Macros
   
5. API
   
6. Conversion en masse
   
4. Le seuil d'affectation ne s'appliquera pas dans les cas suivants :
   
1. Affichage Zoho Sheet
   
2. Suppression d'utilisateur
   
3. Suppression des doublons
   
4. Rechercher et fusionner les enregistrements
   
5. Migration des données
   
5. Vous pouvez supprimer un utilisateur qui est un destinataire par défaut uniquement après avoir transféré les enregistrements possédés par cet utilisateur.
   
6. Un enregistrement peut rester affecté au destinataire par défaut après la durée définie dans le seuil. Cela peut être dû au fait que l'utilisateur est supprimé ou inactif. Dans ce cas, une notification par e-mail sera envoyée aux administrateurs.
   
7. Lors de la configuration des seuils, veuillez tenir compte de leur interaction avec Workflow Rules, car cela peut entraîner une surcharge de données dans de rares cas.
   Par exemple, supposons qu'un workflow soit déclenché lors de la création ou de la modification d'un enregistrement. Une fois déclenché, il crée un enregistrement dans ce même module. Voyons comment cela pourrait entraîner une boucle qui finit par créer beaucoup d'enregistrements.
1. Lorsqu'un enregistrement A est créé, il crée un autre enregistrement B selon le workflow.
   
2. Cela déclenche à nouveau le workflow (car le déclencheur inclut l'événement de création) et un autre enregistrement C est créé.
   
3. Workflow Rules empêchera la règle de s'exécuter à nouveau. Pour en savoir plus à ce sujet, consultez la section Points à retenir dans ce document d'aide .
   
4. Si vous avez activé le seuil d'affectation pour la règle de workflow et si l'enregistrement A, B ou C dépasse le seuil pour un utilisateur, il sera affecté à un destinataire par défaut. Supposons que l'enregistrement C est affecté au destinataire par défaut.
   
5. Lors de la réaffectation automatique (ou si l'enregistrement C est resté avec le destinataire par défaut au-delà de la durée configurée), l'enregistrement C est affecté à un utilisateur selon notre configuration.
   
6. Puisque le propriétaire de l'enregistrement change lors de la réaffectation, la règle de workflow est déclenchée à nouveau (car le déclencheur inclut l'événement de modification). Cela créera deux nouveaux enregistrements (D et E). Si ces enregistrements dépassent le seuil de l'utilisateur prévu, ils seront affectés au destinataire par défaut.
   
7. Lorsque ces enregistrements sont affectés aux utilisateurs lors de la réaffectation, ils déclencheront à nouveau la règle de workflow deux fois, entraînant la création de quatre nouveaux enregistrements (deux chacun pour l'enregistrement D et l'enregistrement E). S'ils dépassent le seuil, ces quatre enregistrements sont affectés au destinataire par défaut.
   
8. De nouveaux enregistrements seront créés à nouveau lorsque ces enregistrements seront réaffectés et le cycle pourrait continuer jusqu'à ce que vous atteigniez la limite de stockage des données dans votre CRM.