Liste de contrôle de mise en œuvre de la gestion des workflows

Liste de contrôle de mise en œuvre de la gestion des workflows

Résumé

  • La gestion des workflows vous permet d'automatiser vos processus de vente, de marketing et d'assistance. Elle comprend les éléments suivants :
    • Règles de Workflow – Un ensemble de règles exécutées lorsque certaines conditions sont réunies.
    • Alertes de workflow – Des notifications par e-mail automatiques sont envoyées lors du déclenchement d'une règle de workflow.
    • Tâches de workflow – Des tâches sont attribuées aux utilisateurs lorsque les règles de workflow sont déclenchées.
    • Mise à jour des champs de workflow – Mise à jour automatique des valeurs de champ spécifiées lorsque des règles de workflow sont déclenchées.
    • Fonctions  – Développer un ensemble de scripts Deluge pour recevoir des réponses d'autres applications et mettre à jour les modules CRM lorsque les critères de workflow sont remplis.
  • Lorsque vous créez une règle de workflow, spécifiez les informations suivantes :
    • Détails de base – Détails sur le type d'enregistrement auquel la règle s'applique, nom de la règle, description, et option d'activation de la règle.
    • Critères d'exécution – Critère qui spécifie par quel type d'enregistrements la règle doit être déclenchée. C'est à dire les enregistrements qui sont créés, modifiés, créés et modifiés ou des enregistrements pour lesquels certains champs sont mis à jour.
    • Critères de règle – Critère qu'un enregistrement doit satisfaire pour déclencher la règle.
    • Instant Modifier – Alertes, tâches et mises à jour de champ qui sont déclenchées immédiatement lorsque la règle est exécutée.
    • Actions programmées – Alertes, tâches et mises à jour de champ qui seront déclenchées à un moment défini.
  • Une action  d'une règle de workflow peut inclure des alertes de workflow, des tâches de workflow et des mises à jour de champs de workflow, le tout pour un type d'enregistrement particulier tel que les Leads, Contacts et Clients potentiels.
  • Il existe deux types d'actions dans une règle de workflow :
    • Instant Modifier – Alertes, tâches et mises à jour de champ qui sont déclenchées immédiatement lorsque la règle est exécutée.
    • Actions programmées – Alertes, tâches et mises à jour de champ qui seront déclenchées à une Heure d'exécution prédéfinie.
  • Les alertes de workflow sont des notifications par e-mail qui peuvent être envoyées aux :
    • Clients – En utilisant les champs Email (E-mail) dans le module
    • Utilisateurs dans le compte CRM - En sélectionnant les champs Groupes, Rôles, Rôles et subordonnés
    • Propriétaires et créateurs d'enregistrements – En sélectionnant les cases respectives
    • Autres destinataires – En spécifiant l'adresse e-mail dans la zone Autres destinataires.
  • Les tâches de workflow peuvent être attribuées à un utilisateur de votre organisation. Vous pouvez utiliser le Rappel au cessionnaire pour demander au propriétaire de l'enregistrement (par e-mail ou fenêtre contextuelle) de réaliser la tâche.
  • Les mises à jour de champs de workflow peuvent être utilisées pour mettre automatiquement à jour certaines valeurs de champ dans les enregistrements lorsque la règle associée est déclenchée.

Liste de contrôle

Avant d'utiliser des règles de workflow, veuillez consulter la liste de contrôle suivante :

Remarques importantes :

  • Lorsque vous utilisez des règles de workflow, toutes les alertes et les tâches ne seront pas nécessairement répertoriées. Si la règle est pour Leads, alors seules les mises à jour de champs, tâches et alertes créées pour Leads seront disponibles pour l'association.
  • Vous pouvez créer un maximum de 5 actions programmées pour une règle de workflow.
  • Il se peut que l'exécution des actions instantanées et planifiées soit retardée en raison de la mise en file d'attente des exécutions. Il faut généralement compter jusqu'à 10 minutes pour qu'une action se produise. 
  • Chaque action programmée peut avoir un maximum de 5 alertes, 5 tâches et 3 mises à jour de champ.
  • Si l'option  Refuser les e-mails est activée, les e-mails ne seront pas envoyés aux clients.
  • Pour la fonction de Workflow Management (Gestion des workflows), le fuseau horaire de l'organisation sera pris en compte pour le calcul d'un jour. Si le fuseau horaire n'est pas défini, c'est le fuseau horaire du Super Administrateur qui sera pris en compte
  • Les actions programmées ne sont pas minutées. Il peut y avoir un retard de quelques minutes avant le déclenchement des actions programmées.
  • Lorsque les alertes par e-mail atteignent la limite journalière, tous les e-mails restants à envoyer le jour même ne seront pas envoyés.
  • Si l'heure d'exécution qui est calculée se situe dans le passé, alors l'action sera déclenchée immédiatement. Il peut y avoir un retard de quelques minutes avant le déclenchement des actions programmées.
  • Lors de la configuration de la règle de workflow, l'administrateur CRM peut afficher tous les champs d'une mise en page. Même les champs qui ont pu être limités pour certains utilisateurs au sein de l'organisation. S'ils peuvent configurer une règle à l'aide de tels champs, seuls les utilisateurs qui ont accès à ce champ pourront le voir dans le workflow. 

Remarques sur les limites par jour :

  • (Nbre d'utilisateurs * 100) ou 5 000, selon la valeur la plus basse, sera considéré comme la limite maximale par jour pour l'envoi d'e-mails à l'aide d'alertes de workflow.
  • (Nbre d'utilisateurs * 100) ou 5 000, selon la valeur la plus basse, sera considéré comme la limite maximale par jour pour l'exécution des actions programmées (qui incluent les alertes, les tâches et les mises à jour de champs).
  • Un maximum de 300 actions seront déclenchées toutes les heures. S'il y a plus de 300 actions par heure, les actions restantes seront exécutées dans l'heure suivante.
  • Le Super administrateur de votre compte CRM sera informé si la limite d'alertes de workflow par e-mail est dépassée pour la journée.
  • Les limites par jour (par exemple : limite d'e-mails) sont calculées en fonction du PST.

Cas où les actions programmées seront reportées :

  • Le critère d'exécution de la règle est soit Modifier , soit Créer ou modifier . Lorsque le critère de la règle est satisfait pour un enregistrement, les actions instantanées sont déclenchées et les actions programmées sont planifiées pour l'enregistrement.
    Si un utilisateur modifie l'enregistrement et que les critères de la règle ne sont pas remplis, alors les actions planifiées programmées plus tôt seront supprimées. Si l'enregistrement est à nouveau modifié et que les critères sont satisfaits, alors les actions programmées seront reportées.
  • Pour les actions programmées, l'heure d'exécution  peut également être basée sur le champ personnalisé Date et heure. Lorsqu'un critère de règle est satisfait pour un enregistrement, les actions instantanées sont déclenchées et les actions programmées sont planifiées pour l'enregistrement.
    Si un utilisateur modifie l'enregistrement pour changer la valeur du champ Date et heure, les actions programmées seront reportées selon la nouvelle valeur de Date et heure.

Cas où les actions programmées ne seront pas reportées ou supprimées :

  1. Le critère d'exécution de la règle est soit Modifier , soit Créer ou modifier . Lorsque le critère de la règle est satisfait pour un enregistrement, les actions instantanées sont déclenchées et les actions programmées sont planifiées pour l'enregistrement.
    Si un utilisateur modifie l'enregistrement mais que les critères de la règle ne sont pas remplis, alors les actions programmées ne seront pas planifiées à nouveau.
  2. Lorsqu'un lead est converti, toutes les actions programmées prévues pour l'enregistrement sont supprimées.
  3. Lorsque l'Édition Entreprise est rétrogradée et passe à l'Édition Gratuite, toutes les actions qui sont programmées pour l'enregistrement seront supprimées.
  4. Lorsque les enregistrements sont supprimés, toutes les actions programmées pour l'enregistrement seront également supprimées. Si les enregistrements supprimés sont restaurés, les actions programmées ne seront pas reportées.
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