Automatiser les Workflow Rules - Une introduction

Automatiser les Workflow Rules - Une introduction

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La gestion des Workflow Rules vous permet d'automatiser votre processus commercial, vos actions marketing et votre assistance. Vous pouvez automatiquement assigner des Task aux utilisateurs en fonction des critères définis dans les règles et mettre à jour certains champs. L'automatisation des Workflow Rules comprend les composants suivants :
  • Workflow Rules- Un ensemble de règles exécutées lorsque des conditions spécifiées sont satisfaites.
  • Notifications par e-mail - Notifications par e-mail automatisées envoyées lors du déclenchement d'une Workflow Rule.
  • Task - Task assignées aux utilisateurs lorsque les Workflow Rules sont déclenchées.
  • Mises à jour de champs - Mise à jour automatique des valeurs de champs spécifiées lorsque les Workflow Rules sont déclenchées.
  • Webhooks - Communique avec des applications tierces en envoyant une notification web instantanée (unidirectionnelle) chaque fois qu'un événement se produit dans Zoho CRM.
  • Fonctions dans les Workflow Rules- Développez un ensemble de scripts Deluge pour recevoir des réponses d'autres applications et mettre à jour les modules CRM lorsque les critères de la Workflow Rule sont satisfaits.

Les Workflow Rules ne sont efficaces que si elles sont associées à des notifications par e-mail, des Task et des mises à jour de champs. Quand une règle est déclenchée, les alertes, les Task et les mises à jour de champs associées à la règle sont également déclenchées. Par exemple, pour envoyer des notifications par e-mail aux destinataires, vous devez toujours associer une alerte à la règle. Vous pouvez également associer des Task de workflow à une règle pour assigner du travail aux utilisateurs.

Un exemple de Workflow Rule dans Zoho CRM est la Big Deal Alertrègle. Cette règle est exécutée lorsque le montant commercial et la probabilité de remporter l'opportunité commerciale dépasse une valeur significative. Lorsque cette règle est déclenchée, une notification est envoyée à la direction et aux autres collègues de votre équipe commerciale. Vous pouvez éditer cette règle et ses critères pour définir votre propre alerte de bonne affaire.

Avantages

  • Améliore l'efficacité en éliminant le travail manuel d'assignation des Task.
  • Réduit les coûts opérationnels.
  • Améliore les processus métier grâce à des méthodes de travail standardisées.
Le défi avec l'automatisation des Workflow Rules est souvent de ne pas savoir par où commencer. Zia peut suggérer des opportunités d'automatisation basées sur les actions récurrentes effectuées dans votre CRM, telles que les e-mails envoyés au même type de lead, les Task assignées après des mises à jour de champs spécifiques, ou les enregistrements mis à jour selon un calendrier. Ces suggestions apparaissent sur la page des Workflow Rules sous « Afficher les suggestions » et peuvent être examinées, modifiées ou converties en règles actives. Consultez Suggestions de Workflow Rules par Zia pour plus de détails sur la façon dont les suggestions sont générées et les modules pris en charge.

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