Vous souhaitez peut-être recevoir un rappel par e-mail une semaine avant la date de clôture prévue d'une affaire, ou envoyer un e-mail aux clients pour les rappeler de leurs locations mensuelles ou renouvellements d'abonnements. Dans ces cas, il n'est pas nécessaire que les enregistrements soient créés ou modifiés pour que la règle soit déclenchée. Elle est simplement basée sur la valeur des champs de date. Cette option d'exécution vous permet de sélectionner un champ de date dans un enregistrement et de définir le jour auquel la règle sera déclenchée.

Veuillez noter qu'avec cette option, un maximum de 5000 enregistrements seront déclenchés toutes les 10 minutes. S'il y a plus de 5000 enregistrements dans une période de 10 minutes, les enregistrements restants seront exécutés les 10 minutes suivantes.

1. Entrez les informations suivantes pour spécifier le moment auquel vous souhaitez que la règle soit déclenchée.
   
   • En fonction de quel champ Date/Heure cette règle doit s'exécuter : Choisissez l'une des options parmi Heure de création, Heure de modification, Heure de dernière activité et Heure de désinscription.
     
   • Définir la date d'exécution : Spécifiez le nombre de jours, semaines ou mois après lequel le flux de travail doit être exécuté.
     
   • Heure d'exécution : Choisissez d'exécuter à l'heure de l'activité ou entrez l'heure de votre choix.
     
2. Sélectionnez Une fois , Chaque mois ou Chaque année dans la liste déroulante Récurrence .
   
3. Cliquez sur Suivant .
   
   

Exécuter en fonction du score de l'enregistrement

Les règles peuvent être déclenchées lorsque le score d'un enregistrement est augmenté, diminué ou mis à jour. Par exemple, les leads du secteur des services sont vos prospects prioritaires et vous souhaitez les hiérarchiser en fonction de leurs scores. Vous pouvez vouloir assurer un suivi étroit auprès des leads ayant un score de 10 ou plus. Dans ces cas, vous pouvez créer une règle de flux de travail basée sur les scores. Lorsque le score d'un lead est mis à jour et si le score est de 10 ou plus, une tâche peut être créée pour hiérarchiser et assurer un suivi immédiat du lead.

1. Choisissez soit Augmentation , Diminuer ou Mise à jour pour indiquer le moment auquel vous souhaitez que la règle soit déclenchée.
   

   
   

2. Cliquez sur Suivant .
   
3. Spécifiez la Condition à laquelle la règle doit être exécutée.
   
4. Cliquez Suivant .
   

   
   

Remarque

• L'ordre d'exécution de l'automatisation est le suivant : Règle d'affectation > Processus de révision >   Règles de notation > Workflow Rule > Processus d'approbation > Blueprint > Règles de notation > CommandCenter . La règle de notation s'exécute deux fois dans la boucle pour garantir que le score est mis à jour lors de l'exécution des actions.
  
• L'exécution des actions aura lieu dans l'ordre suivant : Mise à jour de champ > Étiquettes > Notification e-mail > Tâche > Notification Slack , Notification Cliq , Webhook , Fonction personnalisée , Action personnalisée , Créer un enregistrement (S'exécute en parallèle) > Convertir .
  
• Les règles créées pour le même module s'exécutent dans l'ordre chronologique. Si vous souhaitez modifier l'ordre d'exécution, vous pouvez réorganiser les règles. Cliquez ici pour en savoir plus sur la réorganisation.
• Toutes les actions ne sont pas exécutées dans cet ordre. Pour améliorer les performances, nous avons déporté certaines actions. Autrement dit, certaines actions s'exécutent en parallèle et non séquentiellement.
  
• Actions s'exécutant en parallèle : Alerte, tâche, webhook, fonction, création d'enregistrement et notification Cliq/Slack.
  
• Actions s'exécutant en séquence : Mise à jour de champ, balises et conversion.
  
• Workflow Rules exécute une action dès qu'elle est déclenchée. Lorsqu'un grand volume d'enregistrements — satisfaisant la condition de déclenchement entrent dans le système, Workflow Rules peut nécessiter un certain temps pour traiter leurs actions, les unes après les autres.
• L'exécution de Workflow Rules basée sur les scores est disponible dans tous les forfaits payants.
• Les notifications via Cliq, Slack et Cisco peuvent être déclenchées par des actions instantanées et programmées.
  

Remarque

1. Un workflow ne peut être créé que pour le module cible, c'est-à-dire le module où se trouvent vos clients ou auquel s'applique la recommandation.
   
2. Les recommandations affichées pour un produit ou une affaire déjà achetés ou associés au contact sont applicables à Workflow Rules. Autrement dit, si le contact a acheté un ordinateur portable, Zia recommande le même produit à nouveau ; pour cette recommandation, vous pouvez créer un workflow.
   

1. Accédez à Paramètres[] > Automatisation > Workflow Rules.
   
2. Cliquez sur Créer.
   Seuls les modules cibles ou ceux pour lesquels une recommandation est suggérée seront disponibles.
3. Dans Quand voulez-vous exécuter la règle ? sélectionnez En fonction de la recommandation.
   
4. Dans Exécuter , sélectionnez le nombre de jours et avant/après/sur dans la liste déroulante.
   
5. Cliquez sur Suivant.
   
6. Dans Voulez-vous ajouter des conditions supplémentaires à cette règle ? sélectionnez Oui ou Non.
   Si vous sélectionnez Oui , entrez les conditions de workflow souhaitées.
7. Cliquez sur Terminé.
   
8. Sélectionnez une action instantanée ou une action programmée.
   
9. Cliquez sur Enregistrer.
   

Exécuter selon les notes

Partie 3 - Créer une condition de workflow

Les conditions multiples dans une Workflow Rule vous aident à traiter les cas où vous disposez d'éléments d'action clairement définis pour les enregistrements qui répondent aux critères spécifiés et pour ceux qui n'y répondent pas.

Pour chaque règle, vous pouvez ajouter un maximum de 10 conditions dans les éditions Enterprise et Ultimate et 5 conditions chacune dans les éditions Standard et Professional .

Exemple : Dans un scénario de suivi d'affaire, vous pouvez avoir les exigences suivantes qui peuvent être mieux configurées avec les conditions de Workflow.

Conditions de Workflow	Enregistrements qui correspondent aux critères : Le montant de l'affaire est >= 6000 USD, la source de la campagne est Trade Show	Enregistrements qui correspondent aux critères : Le montant de l'affaire est >= 2000 USD, la source de la campagne est Trade Show	Enregistrements qui ne correspondent à aucun des critères :
Action 1	Envoyer un e-mail au responsable des ventes concernant l'affaire importante.	Assigner une tâche au propriétaire de l'enregistrement pour fermer l'affaire d'ici une semaine.	Attribuez une tâche au propriétaire de l'enregistrement pour conclure l'affaire dans une semaine et également pour proposer un essai de 15 jours.
Action 2	Attribuez une tâche au propriétaire de l'enregistrement pour vérifier les lignes directrices relatives aux remises et la valeur de remise finale.	-	Mettez à jour la valeur du champ en tant que Éligible , pour le champ - Essai de 15 jours .

1. Choisissez l'une des options suivantes :
   
   • Enregistrements correspondant aux conditions - La règle ne sera déclenchée que pour les enregistrements qui correspondent aux critères donnés.
     
   • Tous les enregistrements - La règle sera déclenchée pour tous les enregistrements.
     
   • Enregistrements qui ne répondent à aucune des conditions ci-dessus - Au lieu de Tous les enregistrements , cette option sera disponible à partir de la deuxième condition.
     
2. Spécifiez les critères.
   Vous pouvez cliquer sur l'icône Ajouter pour ajouter plusieurs critères.
   
   Vous pouvez spécifier des balises dans le cadre des critères de workflow.
   
   Lorsque vous ajoutez plus d'un critère, vous aurez la possibilité de modifier le modèle de critères .
   
   
   
3. Cliquez sur Suivant et ajoutez des actions instantanées ou des actions programmées.
   
4. Cliquez sur le lien Ajouter une autre condition pour ajouter une autre condition de workflow et répétez les étapes mentionnées ci-dessus.
   
   Veuillez noter que cette option sera disponible uniquement lorsqu'au moins une action (immédiate ou programmée) aura été ajoutée à la condition.
   

Modifier les modèles de critères

L'éditeur de modèle de critères dans la vue de liste personnalisée vous aide à développer des filtres avancés en utilisant des opérateurs logiques simples tels que et / ou .

Remarque

• Vous pouvez spécifier un maximum de 25 critères pour une vue de liste.
  
• Si vous associez une action de conversion (une action immédiate) à la règle, la spécification des critères est obligatoire.
  
• Un maximum de 5 champs de recherche peut être ajouté aux critères.
  

Pour modifier les modèles de critères

1. Accédez à Configuration[]   > Automatisation > Workflow Rules .
   
2. Dans la page Workflow Rules , cliquez sur un Workflow Rules.
   
3. Dans la page Modifier la règle dans la page, examinez vos critères existants et cliquez sur le lien Modifier le modèle .
   
4. Dans la boîte Éditeur de modèles , modifiez les filtres et cliquez sur Enregistrer .
   

Exemple :
Vous souhaitez déclencher un Workflow Rules pour tous les potentiels dont le type est Nouvelle affaire, l'étape est Analyse des besoins ou Qualification, et le montant est supérieur à 50 000 $.

Type = Nouvelle affaire ; Étape = Analyse des besoins ou Qualification ; Montant > 50 000 $

Vous pouvez créer ce critères facilement en utilisant l'option Critères fournie ci-dessous :

Le modèle de critères sera automatiquement défini comme :

Puisque le modèle de critères ne correspond pas à la exigence, vous pouvez le modifier comme suit :
  

Vous pouvez utiliser les caractères suivants dans l'éditeur de modèle de critères :

• Parenthèses : ( )
  
• et / ou opérateurs
  
• Numéro de ligne des critères
  

Partie 4 - Associer les actions instantanées et programmées

Une règle de workflow n'a de sens que si une action y est associée. Ces actions incluent les notifications par e-mail, les tâches, les mises à jour de champs, les webhooks, les fonctions personnalisées, les activités (tâches, réunions et appels) et la création d'enregistrement. À l'exception de la création d'enregistrement, toutes les autres actions sont regroupées sous Actions   (sous Automations)   qui peuvent être Instantanées ou Programmées . Ces actions, une fois créées, peuvent être associées à plusieurs règles.

1. Dans Actions de la règle de workflow, procédez comme suit :
   
   • Actions instantanées - Cliquez pour associer les actions instantanées qui sont déclenchées immédiatement quand la règle de workflow est déclenchée. Vous pouvez également en créer une et l'associer à la règle.
     
   • Actions programmées - Cliquez pour associer les actions programmées qui seront déclenchées à une heure précisée une fois que la règle est déclenchée. Un maximum de 5 actions programmées peut être créé.
     
2. Cliquez sur Enregistrer .
   
   Notez que vous ne pouvez pas enregistrer une règle sans créer une action instantanée ou programmée.
   

Associer des actions aux règles

Ajouter des actions instantanées

L'action instantanée inclut les notifications par e-mail, les tâches, les réunions, les appels, les mises à jour de champs, les webhooks, les fonctions personnalisées et la création d'enregistrement qui sont déclenchés immédiatement quand la règle est exécutée. Il existe deux options pour associer ces actions.

• Créer des notifications par e-mail, des tâches, des réunions, des appels, des mises à jour de champs, des balises, des webhooks, des fonctions personnalisées ou un enregistrement et les associer à la règle. Vous pouvez également créer une action pour convertir des leads, des devis ou des commandes.
  
• Sélectionner des notifications par e-mail, tâches, mises à jour de champs, webhooks ou fonctions personnalisées existants à associer à la règle.
  

Pour associer une action instantanée

Si vous créez une règle de workflow, allez directement à étape 4

1. Accédez à Configuration[]   > Automation > Workflow Rules.
   
2. Dans la page Workflow Rules , cliquez sur la règle pour laquelle vous souhaitez créer une action.
   
3. Cliquez sur Modifier pour modifier les paramètres de la règle.
   
4. Sous une Condition , cliquez sur Instant Action/Action et sélectionnez l'action dans la liste déroulante.
   
5. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez les actions listées ou cliquez sur Nouvelle [Action] pour en créer une, puis l'associer.
   
6. Cliquez sur Associer .
   

Remarque

• Pour une Workflow Rules, toutes les actions (notifications e-mail, tâches, mises à jour de champs, tags, webhooks et fonctions) ne seront pas listées. Si la règle concerne les Leads, seules les actions créées pour les Leads seront disponibles pour l'association.
  
• Si les enregistrements sont supprimés via Workflow, vous ne pouvez pas récupérer leurs informations via l'API get, car l'enregistrement est déjà supprimé.
  
• Les déclencheurs de modification ou de suppression ne fonctionnent pas lorsque les enregistrements sont fusionnés automatiquement. Ces déclencheurs fonctionnent si les enregistrements sont fusionnés manuellement.
• Un seul ensemble d'action instantanée peut être créé avec des notifications e-mail, des tâches, des réunions, des appels, etc., qui y sont associés.
  
• Vous pouvez associer un maximum de 5 notifications e-mail, 5 tâches, 5 mises à jour de champs, 1 fonction personnalisée, 1 webhook et 1 création d'enregistrement à l'action instantanée.
  

Création d'enregistrement en tant qu'action instantanée et programmée

Disponible pour l'édition Professional et supérieure uniquement.

Vous pouvez configurer une action instantanée ou programmée pour créer des enregistrements lorsque certaines conditions sont remplies, telles que :

1. Vous pouvez créer une affaire si le statut du contact passe à intéressé.
   
2. Vous pouvez créer un ticket un jour après la création de la demande du client.
   

Les enregistrements peuvent être créés dans les modules standard et personnalisés . Seuls les modules standard suivants sont pris en charge : Leads , Contacts , Accounts , Deals et Cases . Le paramètre d'exécution peut être défini uniquement sur une action d'enregistrement ou sur un champ Date/Heure.

Lors de la configuration de la règle, vous devez :

• Sélectionnez le module et la mise en page auxquels le nouvel enregistrement sera ajouté.
  

• Sélectionnez le propriétaire de l'enregistrement. Vous pouvez sélectionner l'utilisateur connecté (la personne qui crée la règle de workflow) ou tout autre utilisateur CRM.
  
  De la même manière, vous pouvez sélectionner un utilisateur de référence . C'est-à-dire tout champ de recherche d'utilisateur que vous avez ajouté dans la mise en page. Par exemple, si le Contacts module dispose d'une recherche d'utilisateur pour Accounts et Vendors , vous pouvez alors sélectionner un utilisateur parmi ces modules de recherche comme propriétaire de l'enregistrement. Vous pouvez même sélectionner un utilisateur à partir du champ personnalisé d'utilisateur (seul un champ utilisateur unique peut être utilisé) comme propriétaire de l'enregistrement, mais il doit s'agir d'un champ utilisateur unique.
  
  

• Entrez les valeurs pour les champs comme le nom de l'enregistrement, le montant, etc. Les valeurs que vous entrez ici seront préremplies pour l'enregistrement créé. Par défaut, les champs obligatoires (champs standard et personnalisés) de la mise en page s'afficheront ici. Vous pouvez également ajouter les champs supplémentaires présents dans la mise en page et entrer une valeur. Vous pouvez entrer les valeurs directement ou utiliser des champs de fusion. Par exemple, les valeurs du champ e-mail peuvent être saisies en utilisant des champs de fusion.
  

Remarque

1. Vous ne pouvez créer qu'une seule action/condition de création d'enregistrement.
   
2. Lorsque vous ajoutez d'autres champs à une page d'action de création d'enregistrement, le champ nouvellement ajouté deviendra obligatoire.
   

Pour configurer la création d'enregistrement

1. Accédez à Configuration[]   > Automatisation > Workflow Rules.
   
2. Créez une règle et définissez son exécution.
   
3. Seules Sur une action d'enregistrement ou Sur une date/heure peuvent être sélectionnées.
   
4. Cliquez sur Suivant et définissez la condition.
   
5. Dans Action instantanée , sélectionnez Créer un enregistrement et choisissez le module.
   
   
   
6. Sélectionnez la mise en page dans la liste déroulante.
   
7. Dans Propriétaire de l'enregistrement , sélectionnez Utilisateurs ou Référence dans la liste déroulante.
   Sélectionnez le champ utilisateur approprié si vous choisissez l'option de référence.
8. Entrez les valeurs pour les autres champs.
   Cliquez sur Ajouter d'autres champs pour invoquer des champs et des valeurs supplémentaires à partir de la mise en page de l'enregistrement.
9. Cliquez sur Enregistrer .

Ajouter des tags pour l'action instantanée de conversion

1. Dans Instantanées Actions , sélectionnez Convertir dans la liste déroulante.
   
2. Dans la Convertir fenêtre contextuelle, procédez comme suit :
   
3. Dans Convertir les leads, cochez l'une ou les deux options suivantes : Contact, Compte, et Affaire .
   
4. Choisissez un propriétaire pour les nouveaux enregistrements si nécessaire
   
5. Dans Conserver les tags, cochez l'une ou les deux options suivantes : comptes, contacts et affaire.
   
6. Cliquez sur Terminer .
   

Créer des activités en tant qu'actions instantanées d'enregistrement

Cas où les actions planifiées seront reprogrammées :

• Les critères d'exécution de la règle sont soit Modifier ou Créer ou Modifier. Lorsque les critères de la règle sont satisfaits pour un enregistrement, les actions instantanées sont déclenchées et les actions planifiées sont programmées pour l'enregistrement.
  
  Si un utilisateur modifie l'enregistrement et que les critères de la règle ne sont pas satisfaits, les actions planifiées programmées antérieurement seront supprimées. Si l'enregistrement est modifié à nouveau et que les critères sont satisfaits, les actions planifiées seront reprogrammées.
  
• Pour les actions planifiées, le moment d'exécution peut également être basé sur le champ Date et heure personnalisé. Lorsque les critères de la règle sont satisfaits pour un enregistrement, les actions instantanées sont déclenchées et les actions planifiées sont programmées pour l'enregistrement.
  
  Si un utilisateur modifie l'enregistrement pour changer la valeur du champ date et heure, les actions programmées seront reprogrammées selon la nouvelle valeur de date et heure.
  

Cas où les actions programmées seront supprimées ou ne seront pas reprogrammées :

• Le critère d'exécution de la règle est soit Modifier ou Créer ou modifier . Lorsque le critère de la règle est satisfait pour un enregistrement, les actions instantanées sont déclenchées et les actions programmées sont programmées pour l'enregistrement.
  
  Si un utilisateur modifie l'enregistrement mais que le critère de la règle n'est pas satisfait, les actions programmées ne seront pas reprogrammées.
  
• Lorsque l'édition Enterprise est rétrogradée en édition gratuite, toutes les actions programmées prévues pour l'enregistrement seront supprimées.
  
• Lorsque les enregistrements sont supprimés, toutes les actions programmées programmées pour l'enregistrement seront également supprimées. Si les enregistrements supprimés sont restaurés, les actions programmées ne seront pas reprogrammées.
  

Cas où les actions programmées ne seront pas exécutées :

• Lorsqu'un événement est annulé, toutes les actions programmées prévues pour l'événement ne seront pas exécutées.
  
• Lorsqu'un lead est converti, toutes les actions programmées prévues pour l'enregistrement ne seront pas exécutées.
  

Points à retenir

• Lorsque la modification du motif est utilisée pour modifier, vous ne pouvez pas ajouter ou supprimer une ligne de critère dans la section Spécifier les critères .
  
• La précédence des opérateurs ne sera pas prise en compte si vous ne spécifiez pas de parenthèses. Par exemple, si vous spécifiez le critère comme 1 ou 2 et 3 , il sera considéré comme ((1 ou 2) et 3)
  
• Vous pouvez modifier le et ou ou des lignes de critère et cela sera mis à jour dans l'éditeur ci-dessous.
  
• Vous pouvez modifier le et ou ou condition dans le motif et cela sera mis à jour dans les lignes ci-dessus.
  
• Si vous spécifiez 1 et 2 et l'enregistrez, lors de la modification de la vue, le motif s'affichera comme (1 et 2) . Pour (1 et 2) ou 3 le motif s'affichera comme suit ( (1 et 2) ou 3 )
  
• Si vous ajoutez d'autres lignes dans l'éditeur et que vous les supprimez une par une, des crochets supplémentaires s'afficheront dans le motif. Par exemple, si vous avez ajouté 4 lignes et que vous supprimez la 3e ligne, le motif de critères s'affichera comme suit ( ( ( ( 1 et 2 ) ) ) ou 3 ) . Si la première ligne est supprimée, elle s'affichera comme suit ( ( ( ( 1 ) ) ) ou 2 ) . Cependant, lors de l'enregistrement des critères, cela changera en ( 1 ou 2 ) .
  
• Assurez-vous de ne pas utiliser les éléments suivants car ils sont invalides : () , (et) , (ou) .
  
• Si les crochets ne correspondent pas, ils seront considérés comme invalides.
  
• Un message d'erreur s'affichera si le nombre de lignes et les numéros figurant dans le motif ne correspondent pas, ainsi que s'il manque des numéros dans le motif.
  
• Si les crochets finaux sont manquants, il y aura une différence entre l'Éditeur de motifs de critères et son mode d'affichage.
  

  Votre motif de critères dans l'Éditeur	Votre motif de critères en mode d'affichage
  ( 1 et 2 ) ou ( 3 et 4 )	(( 1 et 2 ) ou ( 3 et 4 ))
  1 et 2 et 3 et 4	(1 et 2 et 3 et 4 )
  ( 1 ou 2 ) et ( 3 ou 4 )	( ( 1 ou 2 ) et ( 3 ou 4 ) )

1. Lorsque des workflows sont déclenchés lors de la modification d'un enregistrement, cela peut créer des boucles. Voici comment Zoho CRM gère ces boucles :
   
1. Un workflow déclenchant lui-même : Lorsqu'un contact est mis à jour, il déclenche le Workflow A. Ce workflow met ensuite à jour le même contact. Comme il s'agit d'une mise à jour du contact, cela déclenche à nouveau le Workflow A. Dans ce cas, le Workflow A s'exécutera deux fois (Workflow A → Workflow A) avant d'être arrêté.
   
2. Plusieurs workflows se déclenchant mutuellement : Supposons que la mise à jour d'un contact déclenche le Workflow A, qui met ensuite à jour une transaction. Cette action déclenchera le Workflow B. Si le Workflow B met à jour un contact, cela déclenchera à nouveau le Workflow A. Après l'exécution des workflows trois fois (Workflow A → Workflow B → Workflow A), la boucle est arrêtée.
   
3. Ce comportement d'arrêt de la boucle se produira pour les déclencheurs basés sur la date également.
   

Verrouiller Workflow Rules

Lorsque vous souhaitez vous assurer que personne ne modifie une Workflow Rules à moins que ce ne soit absolument nécessaire, vous pouvez verrouiller la règle. Lorsqu'une règle est verrouillée, elle ne peut pas être modifiée. Il faut déverrouiller la règle pour pouvoir la modifier à nouveau. Une règle verrouillée envoie un message aux autres administrateurs indiquant qu'elle n'est pas destinée à être modifiée à moins que cela ne soit absolument nécessaire. Une Workflow Rules peut être verrouillée après sa création.

Pour verrouiller une Workflow Rules

1. Accédez à Configuration[] > Automatisation > Workflow Rules.
   
2. À partir de la Workflow Rules vue liste sous l'onglet Règles , cliquez sur la règle que vous souhaitez verrouiller.
   
3. Dans la page de détails de la Workflow Rules sélectionnée, cliquez sur l'icône Verrouiller à côté du nom de la règle.
   
   
   
4. Dans Verrouiller la règle , saisissez la raison du verrouillage de la règle. Ce message s'affichera pour les autres administrateurs qui tentent de déverrouiller la règle pour la modifier.
   
   
   
   
5. Cliquez sur Verrouiller .
   

Remarque

• Seuls les administrateurs peuvent verrouiller/déverrouiller une Workflow Rules. Cette option est disponible pour que les autres utilisateurs ne puissent pas modifier ou supprimer la règle. Si nécessaire, d'autres peuvent cloner la Workflow Rules.
  
• Une règle peut être déverrouillée en suivant la même procédure. Dans la page de détails d'une Workflow Rules, vous pouvez cliquer sur l'icône Déverrouiller et procéder à la modification de la règle. Une règle verrouillée ne peut pas être modifiée par d'autres utilisateurs. Si nécessaire, ils peuvent cloner la règle pour en créer une autre.
  
• Les actions telles que les notifications par e-mail, les mises à jour de champs, les tâches, etc. associées à une règle verrouillée sont également verrouillées et ne peuvent pas être modifiées ou supprimées par les utilisateurs.
  
• Pour qu'une règle soit déclenchée à l'aide de l'option Mise à jour de champ , les critères de la règle et les critères d'exécution doivent être vrais.
  
• Si votre compte Zoho CRM est rétrogradé ou si l'abonnement a expiré, les Workflow Rules seront désactivées. Si vous renouvelez l'abonnement, vous devrez réactiver manuellement les règles.
  
• Lorsque l'option Supprimer est sélectionnée comme critère d'exécution, un Workflow Rules ne sera pas déclenché si des enregistrements sont supprimés de la Corbeille.
  
• Vous pouvez configurer et associer uniquement des notifications par e-mail, des fonctions et des webhooks à un Workflow Rules avec le critère d'exécution Supprimer.
  
• Les Workflow Rules seront déclenchés lorsque des enregistrements sont modifiés à l'aide de la mise à jour en masse, des macros et lorsque la propriété des enregistrements est modifiée. Les règles sont également déclenchées lorsque des tâches sont créées via une macro.
  
• Lorsque vous configurez un Workflow Rules pour le module Événements , vous verrez un autre déclencheur de règle appelé Annuler.
  
• Le déclencheur Annuler peut être choisi lorsque vous souhaitez configurer une action de workflow lors de l'annulation d'un événement.
  
• Lorsque vous configurez un Workflow Rules pour le module Visites , vous ne verrez que le déclencheur de règle Créer . Les autres déclencheurs de règle comme Modifier , Mise à jour de champ , etc. ne sont pas disponibles pour le module Visites .
  
• Lorsque les Actions de workflow sont configurées à la création Visites , ces actions seront exécutées pour les leads/contacts associés à la visite et non pour la visite elle-même. Par exemple, lorsque des notifications par e-mail sont configurées pour la visite, les e-mails sont envoyés aux leads/contacts associés à la visite. De même, une tâche créée lors de la création de la visite est assignée au propriétaire de l'enregistrement du lead/contact associé.
  

Utiliser la vue Liste et la vue Résumé

Il existe deux vues pour les Workflow Rules créés : la Vue Liste et la Vue Résumé. Par défaut, vous verrez la vue Liste, qui est une liste de tous les Workflow Rules pour tous les modules/module sélectionné.
    
La vue Résumé énumère les critères et les mises à jour de champs associés aux règles, ce qui vous aidera à avoir une vision claire de toutes les règles et des endroits où elles sont utilisées, afin d'éviter toute confusion.

Remarque

• Vous devez sélectionner un module pour consulter la vue Résumé. Cette vue n'est pas disponible lorsque vous sélectionnez l'option « Tous les modules ».
  
• La vue Résumé n'est disponible que pour les Workflow Rules et non pour les notifications par e-mail, les tâches et les mises à jour de champs.
  
• En mode Liste, vous pouvez réorganiser les règles pour modifier l'ordre d'exécution. L'option Réorganiser ne sera disponible qu'après avoir sélectionné un module dans la liste déroulante.
  

Pour utiliser la vue Résumé

1. Accédez à Configuration[]   > Automatisation > Workflow Rules .
   
2. Dans la page Workflow Rules , sélectionnez un module dans la liste déroulante.
   
3. Cliquez sur Vue Résumé icon.
   
   Toutes les règles du module sélectionné s'affichent avec les critères et les mises à jour de champs associées. Vous pouvez cliquer sur Afficher plus pour voir les autres éléments associés à la règle.
   
   
   

Pour réorganiser les Workflow Rules

1. Accédez à Configuration[]   > Automatisation > Workflow Rules .
   
2. Dans Workflow Rules , sélectionnez un module dans la liste déroulante.
   
   Assurez-vous d'avoir sélectionné le mode Liste et non la vue Résumé.
   
3. Cliquez sur Réorganiser les règles .
   
4. Glissez-déposez les règles dans l'ordre que vous souhaitez.
      
   

Afficher l'utilisation des Workflow Rules

Vous pouvez consulter des données analytiques sur l'utilisation de vos Workflow Rules associées à des actions d'envoi de notifications e-mail. En fonction du taux d'ouverture du modèle e-mail associé à vos Workflow Rules, les meilleures règles de performance sont listées chaque semaine.

Disponibilité

Permission requise

Tous les utilisateurs ont la permission de consulter l'utilisation des Workflow Rules.

Vérifier la disponibilité et les limites des fonctionnalités

Pour suivre l'utilisation des Workflow Rules,

1. Accédez à Configuration[] > Automatisation > Workflow Rules.
   
2. Dans la page Workflow Rules page, cliquez sur l'onglet Utilisation .
   
3. Dans la page Utilisation page, vous pouvez :
   

• Afficher la liste des meilleures Workflow Rules selon le taux d'ouverture e-mail des 7 derniers jours.
  
• Suivre le taux d'ouverture de chaque modèle e-mail via la Workflow Rule correspondante ainsi que le taux d'ouverture global.
  
• Ouvrez les règles pour voir des détails plus détaillés sur l'utilisation.
  
  
  
  

Supprimer les Workflow Rules

Vous pouvez supprimer les Workflow Rules depuis le mode Liste ainsi que lors de la consultation d'une règle. Lorsque vous supprimez une Workflow Rule, toutes les actions programmées associées aux enregistrements sont également supprimées.

Pour supprimer les Workflow Rules

1. Accédez à Configuration[]   > Automatisation > Workflow Rules .
   
2. Dans la page Workflow Rules page, placez votre pointeur de souris sur la règle que vous souhaitez supprimer et cliquez sur l'icône Supprimer .
   
   Vous pouvez également cliquer sur la règle à supprimer. Sur la page des détails de la règle, cliquez sur le bouton « Plus d'options » puis sur Supprimer .
   
   
   

Remarque

1. Vous pouvez consulter les détails de chaque mise à jour apportée au workflow dans le journal d'audit. Voir aussi Journal d'audit .