Conversion d'enregistrements à l'aide de Workflow Rules

Conversion d'enregistrements à l'aide de Workflow Rules

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La conversion de leads, devis ou bons de commande peut être automatisée à l'aide de Workflow Rules. Quand un enregistrement répond aux critères définis dans la Workflow Rule, toutes les actions associées sont déclenchées pour cet enregistrement. Les Workflow Rules créées pour les leads, devis et bons de commande ont une action supplémentaire pour convertir les enregistrements qui correspondent aux critères. Par exemple, si vous souhaitez automatiser le processus de conversion de leads dont le statut passe à Qualifié, vous pouvez créer une Workflow Rule avec une action pour convertir l'enregistrement.
Notes
Remarque

L'action de conversion peut être ajoutée à une Workflow Rule, uniquement si :
  1. La Workflow Rule est créée pour les Leads, Devis ou Bons de commande.
  2. Les actions de déclenchement de la règle sont Créer, Modifier, Créer ou Modifier ou Mise à jour de champ.
  3. Un critère est spécifié dans la Workflow Rule. De plus, si l'option « Exécuter la Workflow Rule uniquement quand le critère est satisfait pour la première fois » est sélectionnée.

Pour ajouter une action de conversion à une Workflow Rule

  1. Accédez à Configuration[] > Automatisation > Workflow > Rules.
  2. Dans la page Workflow Rules , cliquez sur Créer une règle.
    Vous pouvez également modifier une règle existante et ajouter l'action de conversion si les points mentionnés ci-dessus sont pris en compte.
  3. Spécifiez les Informations de base, à savoir le Module, le Nom de la règle et la Description, puis cliquez sur Suivant.

    L'action de conversion est disponible pour les Leads, Devis et Bons de commande.
  4. Pour la section Quand sélectionnez Sur un Enregistrement Action et sélectionnez n'importe quelle option sauf Supprimer.
  5. Pour la section Lequel, spécifiez un critère de règle.
    Cela détermine les enregistrements auxquels la règle doit être appliquée.
    Assurez-vous que la case à cocher Exécuter la Workflow Rule chaque fois que cette condition est satisfaite est décochée. La conversion ne sera PAS déclenchée chaque fois que le critère est satisfait.
  6. Cliquez sur Actions instantanées et sélectionnez Conversion.
  7. Spécifiez les détails suivants pour créer une action de conversion.
    • Sélectionnez la case à cocher Deal si vous souhaitez créer un enregistrement de deal lors de la conversion d'un lead. En cas de conversion de devis, sélectionnez Bon de commande ou Facture.
      Dans une Workflow Rule pour les leads, les champs de deal seront énumérés. Les champs obligatoires seront pré-remplis en fonction du Mappage de conversion.
    • Remplissez les champs pour les deals. Vous pouvez soit spécifier une valeur, soit utiliser des champs de fusion pour ajouter une variable pour les champs de deal.
      Pour la conversion de devis ou de bons de commande, vous n'avez besoin de remplir aucun champ.
    • Cliquez sur le lien Modifier pour sélectionner un propriétaire pour les contacts, comptes ou deals vers lesquels les leads sont convertis. Par défaut, tous les contacts, comptes et deals convertis ou bons de commande et factures seront assignés aux utilisateurs qui possèdent les leads respectifs. Il en va de même lors de la conversion de devis ou de bons de commande.
    • Cliquez Terminé.
  8. Cliquez Enregistrer.