Workflow Rules pour les sous-formulaires

Workflow Rules pour les sous-formulaires

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Les Workflow Rules pour les sous-formulaires dans Zoho CRM constituent un ensemble d'actions (mises à jour de champs, notifications par e-mail, notifications par SMS et webhooks) qui s'exécutent lorsque des conditions définies sur une ligne de sous-formulaire, ou sur son enregistrement parent, sont remplies. Ces règles vous permettent d'automatiser des actions au niveau de la ligne, et pas seulement au niveau de l'enregistrement parent.

Par exemple, dans le module Transactions, les commerciaux répertorient chaque ligne de produit associée à une transaction dans le sous-formulaire Détails du produit. Vous pouvez configurer une règle de workflow afin qu'elle se déclenche dès que le champ Remise (%) d'une ligne de produit dépasse 50 %, en notifiant instantanément le responsable commercial et en mettant à jour le champ Statut d'approbation de la transaction parente avec la valeur « En attente de validation ».



Une règle de workflow basée sur un sous-formulaire comprend les éléments suivants :
  1. Informations générales - Indiquez si la règle s'applique à un module ou à un sous-formulaire, ainsi que le nom et la description de la règle.
  2. Déclencheur de la règle - Définissez à quel moment et selon quel critère la règle doit se déclencher. Deux options sont disponibles :
    1. L'action sur une ligne de sous-formulaire - Les règles peuvent se déclencher lorsqu'une ligne est ajoutée, modifiée, ajoutée ou modifiée, ou supprimée.
    2. La valeur d'un champ date/heure - La règle se déclenche en fonction de la valeur d'un champ date/heure de création, de modification ou personnalisé sur le sous-formulaire, avec une heure d'exécution et une récurrence définies.
  3. Condition du workflow - Vous pouvez définir des conditions à deux niveaux pour une règle basée sur un sous-formulaire :
    1. Conditions au niveau du sous-formulaire - Appliquez des conditions directement sur les champs du sous-formulaire, afin que la règle ne se déclenche que pour les lignes répondant à vos critères.
    2. Conditions au niveau du module parent - Appliquez des conditions sur les champs de l'enregistrement parent (tous les enregistrements, ou les enregistrements correspondant à certains critères) afin de contrôler les enregistrements parents pris en compte par la règle.
  4. Actions - Définissez l'action à automatiser pour les lignes (et leurs enregistrements parents) qui répondent aux critères configurés.
    1. Actions instantanées - Ajoutez des mises à jour de champs, des notifications par e-mail, des notifications par SMS, des webhooks et des fonctions qui se déclenchent immédiatement lors de l'exécution de la règle.
    2. Actions planifiées - Ajoutez des mises à jour de champs, des notifications par e-mail, des notifications par SMS, des webhooks et des fonctions qui seront planifiés et déclenchés en fonction d'une heure définie.

Créer une règle de workflow pour un sous-formulaire

  1. Accédez à Configuration > Automatisation > Workflow Rules.
  2. Sur la page Workflow Rules, cliquez sur Créer une règle.
  3. Dans la fenêtre contextuelle Créer une nouvelle règle, cliquez sur la liste déroulante Module , puis faites défiler jusqu'à la section Sous-formulaires, ou recherchez le sous-formulaire par son nom.
  4. Sélectionnez le sous-formulaire sur lequel vous souhaitez créer la règle. Les sous-formulaires sont répertoriés avec le nom de leur module entre parenthèses, par exemple Détails du produit (Transactions).
  5. Saisissez un nom pour la règle (par exemple, « Approbation des remises élevées pour les produits ») ainsi qu'une description facultative expliquant l'objet de la règle.
  6. Cliquez sur Suivant pour configurer le déclencheur, les conditions et les actions.

Définir le déclencheur (QUAND)

Pour une règle basée sur un sous-formulaire, choisissez ce qui doit la déclencher :

  1. Ligne ajoutée : Exécute la règle lorsqu'une nouvelle ligne est ajoutée au sous-formulaire.
  2. Ligne modifiée : Exécute la règle lorsqu'une ligne existante est modifiée. Choisissez l'une des options suivantes :
    1. Un champ quelconque est modifié : Exécute la règle lorsqu'un champ quelconque de la ligne est modifié.
    2. Un ou plusieurs champs spécifiques sont modifiés : Exécute la règle lorsque les valeurs des champs spécifiés sont modifiées dans une ligne.
      1. Sélectionnez le nom du champ dans la liste déroulante.
      2. Sélectionnez les critères applicables à la valeur du champ mis à jour, par exemple Remise (%).
      3. Sélectionnez la valeur du champ mis à jour, par exemple Remise (%) est modifiée vers une valeur supérieure à 50.
      4. Choisissez entre tous ou n'importe lequel pour basculer entre la correspondance avec tous les champs spécifiés ou avec l'un d'entre eux.
  3. Ligne ajoutée ou modifiée : Exécute la règle lorsqu'une ligne est ajoutée ou modifiée.
    Cochez l'option Répéter ce workflow à chaque modification des détails du produit si nécessaire.
  4. Ligne supprimée : Exécute la règle lorsqu'une ligne est supprimée du sous-formulaire.
  5. Champ date/heure : Exécute la règle en fonction de la valeur d'un champ date/heure de création, de modification ou personnalisé sur le sous-formulaire, avec une heure d'exécution et une récurrence définies.

Définir les conditions (CONDITION)

  1. Conditions au niveau du sous-formulaire - Dans la section Souhaitez-vous définir des conditions pour les champs <subform> ?, appliquez des conditions directement sur les champs du sous-formulaire.
    1. Choisissez Oui si la règle doit s'appliquer uniquement aux lignes qui correspondent à vos critères (par exemple, uniquement les lignes où Remise (%) est supérieure à 50). Ajoutez vos critères de champ un par un et choisissez entre tous ou l'un pour basculer entre la correspondance avec tous les champs spécifiés ou l'un d'entre eux.
    2. Choisissez Non si vous ne souhaitez pas définir de conditions pour les champs du sous-formulaire. La règle s'appliquera alors à toutes les lignes, quelle que soit la valeur des champs.
  2. Conditions au niveau du module parent - Sous À quels enregistrements <module> souhaitez-vous appliquer cette règle ?, appliquez des conditions sur les champs du module parent.
    1. Choisissez Tous les <module> enregistrements si vous ne souhaitez pas définir de conditions pour les champs de l'enregistrement parent. La règle s'appliquera alors à tous les enregistrements, quelle que soit la valeur des champs.
    2. Choisissez <Module> enregistrements correspondant à une condition spécifique pour filtrer les enregistrements parents que la règle doit prendre en compte, en fonction des champs du module principal tels que le statut de la commande, le type de client ou la priorité. Ajoutez vos critères de champ un par un et choisissez entre tous ou l'un pour basculer entre la correspondance avec tous les champs spécifiés ou l'un d'entre eux.

La combinaison des deux vous permet de contrôler précisément les enregistrements parents auxquels s'applique votre automatisation, ainsi que les lignes spécifiques du sous-formulaire qu'ils contiennent.

Configurer des actions instantanées

Dès qu'un déclencheur et ses conditions sont satisfaits, vous pouvez associer une série d'actions instantanées au niveau du sous-formulaire : Mise à jour de champ, notifications (Notification par e-mail, Notification par SMS et autres canaux intégrés), Webhook et Fonction, qui s'activent au moment où la règle s'exécute.
Il existe deux façons d'associer ces actions à la règle :
  1. Créez de nouvelles mises à jour de champs, notifications, webhooks ou fonctions, puis associez-les à la règle.
  2. Sélectionnez des mises à jour de champs, notifications, webhooks ou fonctions existants, puis associez-les à la règle.
Mise à jour de champ
Vous pouvez mettre à jour des champs sur :
  1. Le sous-formulaire - La ligne spécifique qui a déclenché la règle
  2. Le module parent - L'enregistrement auquel appartient le sous-formulaire
  3. Un module de liaison - Un enregistrement associé lié au parent


Par exemple, dans le module Transactions, lorsqu'une ligne du sous-formulaire Produits est modifiée et que Remise (%) dépasse 50 %, une seule règle peut déclencher simultanément plusieurs mises à jour de champs :
  1. Champ du sous-formulaire : Mettez à jour Approbation requise sur cette même ligne de produit à « Oui », signalant ainsi l'élément de ligne spécifique qui a déclenché la vérification.
  2. Champ du module principal : Mettez à jour Statut d'approbation de la remise sur l'enregistrement Transaction parent à « En attente de vérification », accélérant ainsi le traitement de la transaction pour approbation.
  3. Champ du module de liaison : Mettez à jour Date du dernier signalement de remise élevée sur l'enregistrement du module Produits lié à la date d'exécution.

Notifications
Vous pouvez ajouter l'envoi d'une notification en tant qu'action. Survolez Notifier et choisissez le canal par lequel envoyer la notification, parmi les canaux que vous avez intégrés à votre CRM. Vous pouvez créer une nouvelle notification ou en sélectionner une existante, telle qu'une notification par e-mail, une notification par SMS ou un autre canal intégré.

Les actions que vous créez via la règle de workflow sont enregistrées et répertoriées sous l'onglet correspondant dans Actions.

Webhook
Vous pouvez créer un nouveau webhook ou en sélectionner un existant à associer à la règle. Les actions Webhook vous permettent de configurer des URL HTTP qui automatisent le processus lors de l'exécution de la règle. En savoir plus sur la création de webhooks.

Fonction
Vous pouvez créer une nouvelle fonction ou en sélectionner une existante à associer à la règle. Les fonctions vous permettent de mettre à jour des données dans des modules CRM associés ou des applications tierces en exécutant des scripts de programme personnalisés à l'aide de Deluge, Java, NodeJS et Python. Lorsque le déclencheur et les conditions sont satisfaits, le moteur de workflow exécute automatiquement la fonction pour mettre à jour les enregistrements CRM.

Actions planifiées

Vous pouvez également planifier ces actions pour qu'elles se produisent à une heure précise une fois la règle déclenchée. Cinq actions planifiées au maximum peuvent être créées.

Notes
Remarque :
  1. Lors de l'association d'actions à une règle de workflow de sous-formulaire, toutes les actions existantes ne sont pas répertoriées. Seules les actions créées pour le module parent du sous-formulaire sont disponibles. Par exemple, si la règle concerne un sous-formulaire du module Transactions, seules les actions créées pour Transactions peuvent être associées.
  2. Les actions peuvent être effectuées sur les lignes du sous-formulaire ainsi que sur les enregistrements parents et associés du sous-formulaire.
  3. Vous pouvez associer au maximum cinq notifications par e-mail, cinq mises à jour de champs, une fonction et un webhook à une seule action instantanée.
  4. Les actions s'exécutent dans l'ordre suivant : Mise à jour de champ > Notification par e-mail > Notification Slack, Notification Cliq, Webhook, Fonction.
  5. Les règles créées pour le même module ou sous-formulaire s'exécutent dans l'ordre chronologique. Pour modifier l'ordre d'exécution, vous pouvez réorganiser les règles. Cliquez ici pour en savoir plus sur la réorganisation.
  6. Les notifications via Cliq, Slack et Cisco peuvent être déclenchées par des actions instantanées et planifiées.

Filtrer les règles par module et sous-formulaires

Sur la page d'accueil de Workflow Rules, vous pouvez filtrer la liste des règles par module ou sous-formulaire. Recherchez le nom ou faites défiler la liste pour affiner les résultats aux règles créées pour un module ou un sous-formulaire spécifique.

Chronologie

Toutes les actions effectuées sur le sous-formulaire d'un enregistrement via une règle de workflow sont regroupées et répertoriées sous l'onglet Chronologie de l'enregistrement, accompagnées du nom de la règle de workflow.

Par exemple, si une règle de workflow associée au sous-formulaire Détails du produit apporte une modification au sous-formulaire, la Chronologie affiche une entrée du type : Des actions de workflow ont été effectuées pour le sous-formulaire Détails du produit via la règle de workflow High Discount Escalation. Cliquez sur Afficher les détails pour développer et consulter l'ensemble des actions. Les actions au niveau du module parent sont répertoriées séparément en dessous.

Les actions au niveau du module de liaison sont enregistrées dans l'onglet Chronologie de l'enregistrement de liaison.

Limitations

  1. Les e-mails issus des workflows de sous-formulaire ne sont pas répertoriés dans la liste associée.
  2. Les déclencheurs d'enregistrement parent ne déclenchent pas les workflows de sous-formulaire.
  3. Les modèles d'e-mail pour les actions de notification de sous-formulaire :
    1. Sont stockés par défaut dans le dossier Modèles d'e-mail publics
    2. Ne sont pas répertoriés sur la page de liste des modèles d'e-mail
    3. Ne peut pas être créé directement depuis la page Modèles
  4. Les workflows de sous-formulaires ne sont pas pris en charge pour les sous-formulaires CPQ.
  5. Les Workflow Rules de sous-formulaires ne s'appliquent pas aux modifications de numéro de série.