La configuration des règles de workflow facilite la gestion des activités quotidiennes, car une grande partie du travail est automatisée. Par exemple, chaque fois qu'un contact entre dans le système CRM, une tâche est automatiquement attribuée au représentant commercial pour l'appeler et recueillir des détails. Deux jours après l'appel, un e-mail est automatiquement envoyé au contact, si le contact exprime un intérêt pour votre produit, son statut sera automatiquement mis à jour et passera à « Intéressé ». Ainsi, les activités quotidiennes de l'entreprise peuvent être rationalisées afin de réduire le travail manuel des membres de l'équipe et de s'assurer que chaque tâche est effectuée dans les délais impartis. 

Scénario métier

Cas 1 : Automatisation de la création de tâches si un e-mail est adressé à un expéditeur spécifique ou ne reçoit pas de réponses pendant quelques jours

Imaginez qu'une de vos employées est indisponible pendant une semaine. Pendant ce temps, elle reçoit un courriel de l'un des clients, Mike, qui demande le remplacement urgent d'un produit. Mike ne reçoit pas de réponse pendant deux jours et envoie un autre e-mail au responsable des ventes. L'e-mail reste sans réponse pendant un jour de plus, délai après lequel il appelle l'équipe d'assistance pour obtenir de l'aide. Bien que le problème ait été résolu le même jour, les retards incessants causés dans l'intervalle ont dû laisser une impression négative au client. De telles occurrences peuvent être évitées en déclenchant les actions automatiques par le biais de règles de workflow.

Il peut s'agir des conditions suivantes :

• Lorsqu'un e-mail entrant n'a pas obtenu de réponses dans un délai deux jours
• Et l'e-mail est envoyé à support@zylker.com

Il peut s'agir de l'action suivante :

• Une tâche sera attribuée à l'envoi d'une réponse immédiate au client.
  
• Une notification par e-mail sera envoyée au groupe de pairs pour signaler l'e-mail du client qui n'a pas été traité.
  

Cas 2 : Arrêt de l'envoi de campagnes automatiques par e-mail aux leads qui ont répondu à l'une des campagnes par e-mail

Imaginez que vous ayez défini une règle de workflow pour envoyer des campagnes ciblées par e-mail tous les deux jours aux leads non qualifiés et que vous souhaitez cesser d'envoyer les e-mails une fois que le lead a répondu à l'un de ces e-mails. Vous pouvez créer deux règles de workflow :

1. Règle de workflow pour l'envoi de campagnes ciblées par e-mail tous les deux jours :
   
   • Règle de workflow pour le module Leads. Donnez la condition suivante - Lorsqu'un lead est créé et que son état est « Non qualifié »
   • Envoyer des notifications instantanées par e-mail
   • Définissez une notification par e-mail planifiée le jour 2, le jour 4, le jour 6, le jour 8, etc. à partir de l'heure de déclenchement de la règle.
2. Règle de workflow permettant d'interrompre la campagne ciblée par e-mail une fois la réponse d'un lead reçue :
   
   • Définissez la règle pour les e-mails entrants avec les conditions suivantes - les e-mails doivent être envoyés à promotional-events@zylker.com et le type d'événement est promotionnel.
   • Définissez l'action instantanée - mettez à jour le champ de statut du lead sur Qualifié
     

Configuration de la règle de workflow pour les e-mails

Tout service de messagerie tel que Gmail, MS Outlook, Yahoo mail, Zoho Mail etc. qui a été intégré à Zoho CRM en utilisant IMAP peut être utilisé pour la définition de règles de workflow. La configuration comprend les trois étapes suivantes :

La règle de workflow pour les e-mails n'est pas encore prise en charge dans Sandbox. 

Partie I : Exécution des règles

Vous pouvez définir des règles pour les e-mails entrants et sortants. La règle peut être exécutée pour les e-mails à différentes étapes, notamment :

• Pour les e-mails entrants : Reçus, Sans réponse, Ouverts et sans réponse.
  

• Pour les e-mails sortants : Envoyés, Retournés, Ouverts, Ayant engendré un clic, Ouvert et sans réponse, Sans réponse.
  

Partie II : Spécifier la condition

Une fois que vous avez défini quand une règle doit être exécutée, vous devez spécifier la ou les conditions qui doivent être remplies pour que la règle s'exécute. Vous pouvez définir des conditions pour un champ d'e-mail spécifique ou un module.

• En fonction du champ E-mail : vous pouvez sélectionner un champ d'e-mail spécifique comme condition. Par exemple, si la pièce jointe contient une « proposition » ou si l'expéditeur est « someone@zylker.com », exécutez la règle. Les champs de l'e-mail que vous pouvez choisir sont les suivants : Nom de la pièce jointe, CC, Expéditeur, Envoyé à, A une pièce jointe et Objet. En outre, si vous avez défini plusieurs conditions, vous pouvez choisir si la règle doit s'exécuter lorsque « toutes » les conditions ou « une » condition sont satisfaites.
• En fonction du module : vous pouvez sélectionner le module pour lequel vous souhaitez que la règle soit exécutée. Vous pouvez sélectionner les modules Leads, Contacts, Inconnu ou Personnalisé. Vous pouvez choisir un module inconnu lorsque l'expéditeur est nouveau ou n'est pas encore ajouté à votre compte CRM. Notez que, si vous avez sélectionné un module inconnu, il est obligatoire de définir des conditions en fonction des champs d'e-mail. Par exemple, vous pouvez définir des règles telles que, si un e-mail provenant d'un expéditeur inconnu est envoyé à l'adresse e-mail du PDG, certaines actions doivent être effectuées.
  

Remarque

1. Vous pouvez sélectionner un module inconnu uniquement pour les e-mails entrants.
   
2. L'expéditeur inconnu peut être ajouté en tant que lead ou contact dans CRM. Une fois l'enregistrement de l'expéditeur créé, les e-mails suivants seront considérés comme des e-mails reçus de ce lead/contact. C'est-à-dire que l'expéditeur ne sera plus considéré comme un expéditeur inconnu.
   

Partie III : Spécifier l'action immédiate (instantanée)

1. Notification par e-mail
   
2. Task
   
3. Mises à jour des champs
   
4. Créer un enregistrement – Uniquement pour Inconnu
   
5. Webhook
   
6. Fonction
   
7. Notifier – Via Slack ou Cliq

Remarque

1. Pour un Inconnu, seules les actions Webhook, Fonctions et Créer un enregistrement seront disponibles. Une fois l'expéditeur ajouté en tant qu'enregistrement dans CRM, vous pouvez définir d'autres actions telles que : Envoi de notifications par e-mail, Mise à jour des champs et Création d'une tâche.
   
2. E-mail n'est pas considéré comme un module autonome dans CRM. Par conséquent, vous ne pourrez pas créer de tâches sous Automatisation > Actions > Tâches.
   

Pour définir une règle de workflow pour les e-mails

1. Accédez à Configuration > Automatisation > Règles de workflow.
2. Cliquez sur Créer une règle.
3. À la page Créer une nouvelle règle , procédez comme suit :
   
   • Sélectionnez E-mail dans la liste déroulante Module.
   • Entrez le nom de la règle et la description.
   • Cliquez sur Suivant.
4. Sélectionnez E-mail entrant ou E-mail sortant et la condition sous Quand voulez-vous exécuter la règle ?
5. Cliquez sur Suivant.
6. Dans condition , procédez comme suit :
   
   • Dans Voulez-vous définir des conditions pour les champs d'e-mail ? Cliquez Oui/Non
   • Mentionnez les champs d'e-mail si vous choisissez Oui.
   • Dans Appliquer cette règle à, sélectionnez le module.
   • Dans À quel module voulez-vous appliquer cette règle , sélectionnez Tous ou spécifiez les conditions.
   • Cliquez sur Suivant.
7. Sélectionnez une action instantanée.
8. Cliquez sur Enregistrer.