Workflow pour les rendez-vous
Cette fonctionnalité est déployée progressivement et sera bientôt disponible pour tous les utilisateurs.
Dans les organisations de services, la main-d'œuvre se compose principalement de personnel de back-office et d'agents de terrain qui prennent des rendez-vous et fournissent des services aux clients. Il est essentiel d'avoir une bonne coordination entre les équipes afin que les membres du service soient conscients des rendez-vous auxquels ils doivent assister.
Par exemple, lorsqu'un client envoie une demande de service par téléphone, l'agent du centre d'appels note les besoins, sélectionne le service approprié et prend rendez-vous à la date et à l'heure voulues. Si le membre du service reçoit une alerte par e-mail lorsqu'un rendez-vous est réservé, il peut s'y préparer. De même, si un service est confié à un fournisseur tiers, le fait de l'avertir à l'avance du rendez-vous lui donnera le temps de rassembler le matériel et de se préparer, afin d'éviter tout retard.
La satisfaction des clients est un facteur important pour assurer le bon fonctionnement d'une entreprise de services. Il est donc important de veiller à ce que les clients soient informés de toute annulation ou reprogrammation bien à l'avance. Une communication continue à chaque point de contact renforcera les relations avec les clients.
Zoho CRM permet aux utilisateurs de configurer des workflows pour les rendez-vous, ce qui leur permet d'automatiser un grand nombre de ces actions.
Configuration des workflows pour les rendez-vous
Vous pouvez configurer des actions automatiques par le biais de workflows lorsque les cas suivants se produisent :
- Un rendez-vous est planifié, replanifié, annulé, réattribué, modifié, et supprimé.
- Un rendez-vous planifié est marqué comme terminé ou en retard.
- Un rendez-vous est modifié ou créé à une date ou une heure particulière.
Pour configurer un workflow :
Partie 1 : Définir l'exécution de la règle
Spécifiez la condition précisant le moment où la règle est exécutée. Par exemple, lorsque :
- Un rendez-vous est planifié, replanifié, annulé, réattribué, modifié ou supprimé.
- Un rendez-vous planifié est marqué comme terminé ou en retard.
- Un rendez-vous est modifié. Par exemple, le champ d'adresse est modifié.
- Un rendez-vous est créé ou reporté.
Vous pouvez également définir la règle pour qu'elle se répète chaque mois ou année en fonction des besoins de votre entreprise.
Partie 2 : Spécifier la condition d'enregistrement
Choisissez un critère pour spécifier les enregistrements auxquels la règle s'applique. Par exemple, si l'entretien des pelouses est confié à un fournisseur tiers, vous pouvez l'avertir par un webhook lorsqu'un rendez-vous pour l'entretien des pelouses est créé. Cela lui permettra de se préparer.
Partie 3 : Spécifier des actions instantanées et planifiées
Spécifiez les actions instantanées et planifiées qui doivent être déclenchées lorsque la condition est remplie. Vous pouvez choisir parmi les actions suivantes :
- Webhook
- Notification par e-mail
- Fonction
- Mises à jour des champs
- Balise (pour les actions instantanées uniquement)
Pour configurer une règle de workflow pour les rendez-vous
- Accédez à Configuration > Automatisation > Règles de workflow.
- Cliquez sur Créer une règle.
- Sur la page Créer une nouvelle règle :
- Sélectionnez Rendez-vous dans la liste déroulante Module.
- Saisissez Rule Name (Nom de la règle) et Description.
- Cliquez sur Next (Suivant).
- Dans Quand voulez-vous exécuter cette règle ? :
- Sélectionnez Lors d'une action d'enregistrement et cochez l'une des options suivantes :
- Lorsqu'un rendez-vous est, puis sélectionnez planifié, replanifié, annulé ou l'une des autres options dans la liste déroulante.
- Lorsqu'un rendez-vous planifié est, puis sélectionnez marqué comme terminé ou en retard.
- Lorsque l'une des actions ci-dessus se produit.
- Sélectionnez À une date/heure et sélectionnez un champ dans la liste déroulante En fonction du champ Date/heure que cette règle doit exécuter.
- Cliquez sur Done (Terminé).
- Dans la boîte de dialogue À quels rendez-vous voulez-vous que cette règle s'applique ? , sélectionnez Oui ou Non.
Si vous sélectionnez Oui, spécifiez la condition. - Dans Appliquer cette règle à , sélectionner un module si vous souhaitez que la règle soit appliquée aux enregistrements d'un module spécifique.
Si vous ne sélectionnez pas un module, la règle sera appliquée à tous les modules. - Si vous choisissez un module sous Appliquer cette règle à, vérifiez si la règle doit s'appliquer à tous les enregistrements ou à des enregistrements spécifiques.
- Spécifiez les conditions pour appliquer cette règle à des enregistrements spécifiques uniquement.
- Cliquez sur Done (Terminé).
- Sélectionner une action instantanée ou planifiée.
- Cliquez sur Enregistrer .
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