Les règles d'affectation vous permettent d'attribuer automatiquement des enregistrements à un utilisateur. Imaginons que vous ayez 2 500 leads à importer et que vous souhaitez les attribuer tous à James, un utilisateur de votre compte CRM. Vous pouvez le faire sans difficulté en utilisant des règles d'affectation.
Certains processus métier nécessitent l'approbation des supérieurs avant que l'action soit exécutée. Obtenir une approbation manuelle peut prendre beaucoup de temps. Zoho CRM facilite les choses pour vous en automatisant ce processus.
Prenons un exemple simple : les développeurs de Zylker doivent obtenir l'approbation du manager avant de mettre à niveau un appareil ou d'acheter un nouvel équipement. L'envoi de cette demande par e-mail peut être risquée car il est facile pour le manager de ne pas la remarquer dans sa boîte de réception. Afin d'éviter ce type de situation, créez un processus d'approbation qui permettra au manager d'approuver la demande d'un simple clic.
Dans tout processus métier, certaines actions comme le suivi d'un client, la mise à jour du statut d'un lead après l'avoir contacté et l'ajout de tâches pour un lead sont effectuées régulièrement et prennent beaucoup de temps. Vous pouvez utiliser des règles de workflow afin d'automatiser ces processus et de réduire les interventions manuelles.
Examinons le scénario suivant :
lorsque des leads de haute priorité sont capturés dans Zoho CRM, leur propriétaire doit effectuer les actions suivantes :
Ce processus peut être assez rapide si le nombre de leads de haute priorité est faible, mais plus vous aurez de leads, plus il y aura de travail à faire.
Voici comment les règles de workflow peuvent résoudre le problème.
Créez une règle de workflow dans Zoho CRM afin que, lorsqu'un lead est créé et étiqueté Haute priorité, le gestionnaire associé soit immédiatement informé et le statut devienne Contacté . Cela sera fait automatiquement à chaque fois qu'un lead de haute priorité sera ajouté au compte.
Un Blueprint est une représentation visuelle fonctionnelle de tous les éléments essentiels à la réussite d'un processus de vente. Élaborer un Blueprint pour votre processus revient à planifier le parcours le plus efficace avant de commencer un voyage ; cela vous permet de rester sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs.
Prenons l'exemple de la maturation des leads. Vous devez d'abord recueillir des informations sur un lead pour l'ajouter à votre compte, puis établir le contact. Lorsque vous essayez de le contacter, le lead peut ne pas répondre à votre appel, auquel cas vous devrez réessayer le lendemain. Une fois que vous aurez réussi à établir la communication avec votre lead, il y a plusieurs issues possibles :
Il est important de déterminer à quelle catégorie appartient un lead afin d'identifier ceux qui valent la peine d'être poursuivis et par quelles méthodes. En catégorisant les leads dans CRM, vous garantissez que le niveau d'attention approprié est accordé à chacun et que les commerciaux sauront quelles sont les prochaines étapes à suivre.
La planification vous permet de définir des actions automatisées à exécuter instantanément ou à une heure spécifiée. Vous pouvez aussi choisir la fréquence d’exécution des tâches planifiées : quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. La planification vous permet également d'intégrer et de synchroniser les données avec des applications tierces.
La fonction Actions peut vous aider à automatiser plusieurs activités intervenant dans un processus de vente. Zoho CRM vous permet d'effectuer cinq actions différentes. Il s'agit de :
Il arrive que certaines tâches ne puissent pas être réalisées par la personne à laquelle elles ont attribuées, pour diverses raisons. Vous pouvez configurer des règles de remontée de dossier qui font remonter une tâche à la personne de rang supérieur dans la hiérarchie de l'organisation, afin de s'assurer qu'elle sera néanmoins exécutée à temps.
Les règles de notation vous aident à identifier les dossiers qui méritent que vous leur consacriez du temps pour que vous puissiez vous concentrer sur les dossiers qui nécessitent votre attention. Vous pouvez également déterminer les actions appropriées pour les enregistrements qui ne progressent pas dans votre pipeline de ventes.