La nouvelle ère du travail a redéfini notre façon de fonctionner et de travailler. À mesure que de nouveaux styles de travail se répandent, les organisations adoptent avec enthousiasme les espaces de co-working, le travail à domicile, le travail en déplacement et le travail à distance comme alternatives aux environnements de travail traditionnels.
Aujourd'hui, il n'est plus obligatoire d'être au bureau pour collaborer avec vos collègues, assurer le suivi de vos prospects ou entretenir des conversations vidéo avec vos clients. Grâce à Internet et au stockage d'informations sur le cloud, vous pouvez travailler efficacement, où que vous soyez et sans baisse de productivité.
Cette évolution de l'environnement de travail attire notre attention sur les chefs d'entreprise et les responsables qui doivent désormais se préparer à mettre en place de meilleurs moyens de coordination avec leurs équipes ne travaillant pas aux mêmes horaires, situées dans des lieux et des fuseaux horaires différents. Dans le même temps, l'accent doit également être mis sur l'approfondissement des liens de votre organisation avec ses clients et sur l'établissement de relations plus solides avec la nouvelle clientèle.
Si la communication numérique est le seul moyen de rester connecté, alors il vaut la peine d'investir dans des technologies qui promettent d'améliorer vos compétences de gestion à distance.
Nous avons dressé une liste des fonctionnalités de Zoho CRM qui aideront les entreprises d'aujourd'hui :
- Collaboration d'équipe et partage de données
- Organisation de réunions virtuelles
- Intégrations de Zoho CRM à d'autres services
- Processus automatisés qui guident votre équipe
- Accès rapide aux données client et commerciales
- Organisation de réunions du conseil d'administration perspicaces et axées sur les données
- Proposer à vos clients des solutions en libre-service
Collaboration d'équipe et partage de données
Partager des données CRM via Zoho Cliq : CRM peut être intégré à l'application de messagerie instantanée Zoho Cliq. Les utilisateurs CRM peuvent l'utiliser pour partager des enregistrements, des rapports et des tableaux de bord. Les responsables peuvent définir des règles de workflow, des rappels d'activité et des notifications d'anomalies pour les membres de leur équipe via Cliq. Les notifications par e-mail peuvent ne pas être remarquées pendant un certain temps, mais les notifications instantanées garantissent une action rapide. Les membres de l'équipe peuvent également discuter, faire un partage d'écran et passer des appels audio ou vidéo à leurs collègues à partir de l'interface Zoho Cliq pour des discussions individuelles.
Envoyer des messages instantanés via Flux CRM : Flux est un outil de collaboration intégré qui permet aux utilisateurs CRM de communiquer avec d'autres utilisateurs ou des personnes ayant des rôles, des groupes et des secteurs différents. Si des groupes sont créés pour différentes équipes, telles que le marketing, les ventes ou l'assistance, l'utilisateur peut directement publier des messages pour le groupe afin d'obtenir une attention rapide de la part des membres concernés.
Partager des enregistrements et des tableaux de bord à l'aide de MS Teams : CRM permet l'intégration à Microsoft Teams, qui aide les responsables à partager des tableaux de bord avec d'autres utilisateurs qui ne font pas partie de leur compte CRM et qui utilisent MS Teams comme plateforme de collaboration.
Par exemple, si un responsable discute de son argumentaire de vente avec un groupe de parties prenantes, il peut partager son tableau de bord des ventes en utilisant l'extension MS Teams. Les responsables peuvent même partager des enregistrements CRM à l'aide de l'outil d'extension Message.
Partager des enregistrements à l'aide de Slack : il s'agit d'un autre outil de collaboration instantanée qui peut être utilisé pour partager des enregistrements, transmettre des messages, démarrer une discussion et partager des rapports ou des tableaux de bord. Les membres de votre équipe peuvent recevoir des notifications de workflow et d'anomalies, ainsi que des rappels d'activité via Slack. Votre équipe peut rester sur son lieu de travail et suivre les discussions importantes via un canal commun.
Partager des données via Google Drive : les équipes de vente peuvent synchroniser leurs comptes CRM avec leurs comptes Google Drive et partager facilement des pièces jointes, des dossiers et des fichiers avec les parties prenantes, les partenaires ou les clients. Cette extension crée un dossier pour tout lead, compte ou transaction nouvellement créé(e) dans le compte Google Drive, où un utilisateur CRM peut charger des pièces jointes, des dossiers ou des fichiers et accorder l'accès à d'autres personnes.
Découvrez d'autres
extensions qui peuvent vous aider à partager des données.
Organisation de réunions virtuelles
Rester en contact avec les équipes à distance est un excellent moyen de se tenir au courant du travail de chacun et de préserver l'esprit d'équipe. Il en va de même pour les ventes. L'organisation de réunions virtuelles, de sessions de formation ou de démos de produits peut être utile pour conserver l'engagement des clients.
Outils de conférence Web : Zoho CRM s'intègre aux principaux fournisseurs de réunions en ligne tels que BlueJeans, GoToMeeting, Join.me, TeamViewer et Zoho Meeting. Les réunions peuvent être créées depuis votre compte CRM. Les représentants peuvent inviter des prospects, sauvegarder un enregistrement de la réunion, suivre le nombre de participants et même démarrer la réunion à partir d'un enregistrement CRM.
L'application Zoho Meeting peut être utilisée pour organiser des réunions d'équipe et des discussions individuelles avec les membres de votre équipe afin d'obtenir des mises à jour sur le statut des projets et les calendriers de travail.
Connectez-vous via des webinaires : la préparation d'une campagne marketing implique de jongler entre les activités et, avec des personnes qui travaillent depuis différents sites, cela peut représenter un véritable défi. En intégrant Zoho Webinar à CRM, les équipes de vente peuvent créer des webinaires à partir du module Campagnes, inviter des leads ou des contacts intéressés, créer des sondages et afficher les discussions des participants dans les enregistrements de la campagne.
Les webinaires sont une excellente plateforme qui offre une synchronisation bidirectionnelle, permettant aux représentants commerciaux d'ajouter des clients intéressés à CRM en tant que leads. Le statut de votre service de webinaire et celui de vos membres peut être conservé sans changer de plateforme.
Gérer les événements et la logistique dans CRM : la coordination d'un événement nécessite la collaboration de plusieurs équipes pour recueillir des informations sur les participants, les lieux, les tickets, etc. Facilitez la tâche de votre équipe de vente en lui permettant de stocker toutes ses informations au même endroit, et synchronisez votre outil de gestion des événements avec CRM.
L'intégration de Zoho Backstage à CRM permet aux organisateurs de recueillir des informations telles que le nombre de tickets vendus, le nombre de participants enregistrés, les coordonnées des sponsors, des intervenants et des organisateurs, et même le flux financier de l'événement dans les campagnes CRM.
Les invitations à un événement Backstage peuvent être envoyées depuis CRM et les statistiques de performance peuvent être consultées dans les campagnes CRM. En outre, votre équipe de vente recevra une notification dans CRM à chaque achat ou annulation de ticket, ou dès qu'un événement est enregistré, ce qui lui permettra de prendre des mesures en temps opportun.
Donner à votre équipe les moyens d'être plus autonome en intégrant Zoho CRM à d'autres services
La productivité de votre équipe doit être en phase avec les objectifs de vente de la société, qui peuvent aller de la réalisation d'objectifs à long terme à la mise en œuvre d'actions au niveau de l'équipe. En tant que chefs d'entreprise, il est important que vous décomposiez ces objectifs en éléments plus petits, mesurables et réalisables qui se traduisent facilement en activités quotidiennes pour votre personnel.
Synchronisation des services de téléphonie avec CRM : qu'il s'agisse d'expliquer un coût supplémentaire encouru dans une facture ou de planifier des réunions d'accueil avec un client, il est essentiel de conserver la trace de toute information échangée par téléphone dans un référentiel commun que les autres utilisateurs peuvent consulter pour prendre des décisions.
Grâce à l'intégration de Zoho CRM aux services de téléphonie les plus populaires tels que Twilio, RingCentral, Jive, etc., les représentants commerciaux peuvent passer et recevoir des appels depuis CRM. Tous les appels entrants et sortants sont automatiquement consignés dans le module Appels. Une fois l'appel terminé, les représentants peuvent même prendre des notes, créer des activités de suivi ou transférer un client vers un autre service. Ils peuvent également définir des rappels pour les appels à venir ou ajouter un appel de suivi.
Obtenez des signaux à chaque point de contact client : surveiller chaque point de contact et engager rapidement le dialogue avec les prospects intéressés est un moyen efficace d'augmenter votre nombre de clients. Plus tôt les leads qualifiés sont transmis à votre équipe marketing, plus vite ils peuvent entrer dans le processus de vente.
Cependant, lorsque les équipes de vente travaillent à partir de différents endroits et fuseaux horaires, les risques de négliger la correspondance avec le client sont plus importants. Vous pouvez éviter cette lacune en intégrant SalesSignals à votre compte CRM afin que vos représentants soient informés chaque fois qu'un client visite votre site Web, ouvre un e-mail ou mentionne la marque de votre société sur les réseaux sociaux.
Regroupez les e-mails en fonction du contexte de vente : facilitez la recherche des e-mails par les vendeurs en les classant par catégorie en fonction du contexte de vente. Utilisez SalesInbox pour regrouper les e-mails en fonction des transactions ouvertes, des collaborateurs, des leads et des contacts afin de hiérarchiser votre réponse et de déterminer vos prochaines actions.
Centre commun pour les e-mails provenant de différents services : en utilisant vos données client stockées dans CRM, il est facile de compiler une base de données commune qui contient à la fois vos e-mails et vos données de vente. Zoho CRM offre des intégrations à plusieurs applications de messagerie, telles que Gmail, Zoho Mail, MS Outlook et MailMagnet. Cette intégration permet aux représentants d'envoyer et de recevoir des e-mails dans CRM et d'y accéder facilement à partir de la liste associée.
Intégration aux plateformes sociales : votre équipe est à distance, tout comme vos clients, mais cela ne doit pas changer leur façon de communiquer. Outre les e-mails, les réseaux sociaux comme Twitter, Facebook et LinkedIn sont des plateformes populaires sur lesquelles les clients peuvent exprimer leur intérêt. Zoho CRM propose des intégrations aux réseaux sociaux, ce qui permet aux représentants d'ajouter directement des prospects intéressés en tant que leads ou contacts dans CRM. Un lead ou un contact peut être ajouté à partir de mentions, de J'aime, de tweets ou de retweets.
Recueillir les leads à partir des visites de site Web : la conversation en direct sur les pages Web de la société est un autre moyen d'interagir avec vos clients. Intégrez SalesIQ à CRM pour collecter les informations sur les visiteurs directement dans CRM. Les représentants de l'assistance peuvent ajouter des visiteurs intéressés en tant que leads ou contacts directement à partir de la fenêtre de conversation.
Mettre en place des processus qui guident votre équipe
Voici quelques outils qui peuvent être utilisés pour définir des directives pour les différents processus qui aideront le personnel à distance à maintenir la cohérence et la précision.
Créer des directives pour vos processus métier : de la génération de leads à la conversion, en passant par le suivi des transactions, quel que soit le processus, il faut suivre des étapes cohérentes du début à la fin. En créant des directives dans CRM à l'aide de Blueprints, vous pouvez vous assurer que votre personnel reste concentré sur son travail et que les nouveaux membres de l'équipe adoptent vos processus.
Envoyer des notifications automatiques aux approbateurs : configurez un processus d'approbation afin que les membres de votre équipe n'aient pas à envoyer manuellement des demandes d'approbation à leurs responsables. Le système notifiera automatiquement l'approbateur concerné via une notification par e-mail.
Configurer des activités répétitives pour qu'elles se produisent automatiquement : les activités exécutées pour tous les nouveaux clients, comme l'envoi d'e-mails de confirmation, la mise à jour des statuts des enregistrements et la création de tâches, peuvent être automatisées en configurant une macro. Pour cela, un représentant doit simplement sélectionner les enregistrements CRM et appuyer sur le bouton pour que votre workflow se déroule automatiquement.
Configurer des rappels d'activité : si vous planifiez un événement auquel doivent participer des membres travaillant dans des fuseaux horaires différents, vous devez vous assurer que chacun d'entre eux a configuré le rappel au bon moment. Un événement mis en place dans le fuseau PST aura lieu à une heure différente dans IST. Pour éviter toute confusion, il est préférable de configurer les rappels lors de la création de l'événement dans CRM. Un rappel peut être configuré pour un appel, une tâche ou un événement par e-mail, et une notification contextuelle s'affiche dans CRM.
Laisser les règles de workflow automatiser les activités : configurez les règles de workflow pour garantir le suivi du protocole, quel que soit l'endroit où vos équipes travaillent. Si le premier e-mail de suivi est censé être envoyé dans les deux jours à un nouveau prospect, la meilleure façon de s'assurer que l'e-mail approprié est envoyé au bon moment est de mettre en place un workflow qui se déclenche automatiquement lorsque les conditions sont remplies.
Accès rapide à vos données client et commerciales
CRM est un centre d'informations contenant des informations sur les ventes, les notes du représentant, les exigences du projet, les documents, les déclarations de proposition, les e-mails, etc. Toutefois, votre équipe de vente est-elle dotée des bons outils pour extraire rapidement les informations appropriées de votre base de données ? Ou bien, est-ce qu'elle a plutôt l'impression de chercher une aiguille dans une botte de foin ?
Voici quelques outils qui aideront votre personnel à trouver les bonnes informations en un rien de temps.
Utiliser les affichages natifs ou créer des affichages personnalisés : utilisez les affichages de module pour trier, classer et afficher uniquement les enregistrements souhaités. Zoho CRM propose des affichages standard : Liste, Kanban et Canvas.
Utilisez les affichages Liste standard pour classer les enregistrements dans les catégories suivantes : favoris, « créés par moi », « partagés avec moi », « affichages publics » et d'autres affichages d'utilisateurs.
Créez des affichages personnalisés à l'aide de critères tels que le montant des transactions supérieur à 20 000 dollars, les transactions avec des experts ou les transactions pour lesquelles le statut du lead est « Contacté ». Tous les enregistrements qui répondent aux critères sont filtrés et répertoriés sous Créés par moi.
Utilisez les affichages Kanban basés sur des cartes pour organiser les données en catégories définies par l'utilisateur, comme les leads filtrés par statut ou les données de vente filtrées par étape.
Rechercher des enregistrements à l'aide de filtres avancés : les filtres de recherche peuvent être utilisés pour extraire tous les enregistrements qui correspondent à des critères définis, par exemple en triant les demandes provenant de Californie ou en recherchant exclusivement les propriétés locatives. Utilisez les filtres avancés pour spécifier plus de détails, comme la recherche d'enregistrements de propriétés locatives ayant des transactions ouvertes et des activités en retard. Cela permet d'extraire uniquement les enregistrements qui correspondent à ces trois critères spécifiques. Vos représentants peuvent enregistrer jusqu'à cinq filtres avancés pour trouver rapidement vos enregistrements importants.
CRM sur mobile : à mesure que le personnel s'éloigne du bureau, il est important de déléguer l'accès aux données client, aux analyses commerciales, aux détails sur les projets et à d'autres informations connexes à tout moment.
Les applications mobiles Zoho CRM et Analytics aident vos équipes à rester informé de leurs activités quotidiennes, à rester à l'écoute des informations de vente et à collaborer avec leurs pairs tout en travaillant à distance.
Laissez les représentants s'enregistrer à distance chaque fois qu'ils rencontrent des clients. Leurs responsables sont informés lorsqu'un enregistrement est effectué afin de faciliter le suivi de leurs rendez-vous.
L'application mobile affiche tous les leads ou contacts à proximité de l'emplacement actuel d'un représentant, afin qu'il puisse rapidement prendre un rendez-vous avec eux.
Demander à Zia : vos représentants peuvent discuter avec Zia et obtenir rapidement de l'aide pour trouver ce qu'ils recherchent. Tous les enregistrements pertinents s'affichent instantanément. Ils peuvent demander si des transactions sont en attente ce mois-ci, si des enregistrements approchent de la date d'échéance, si des leads n'ont pas été contactés, etc.
Organisation de réunions du conseil d'administration perspicaces et axées sur les données
Les réunions de vente sont un élément important de la gestion de vos équipes de vente. Assurez-vous que vos réunions sont productives et axées sur les résultats en préparant des rapports et des tableaux de bord qui reprennent l'ordre du jour.
Grâce à Zoho CRM, vous pouvez préparer des rapports et des tableaux de bord avec une variété de composants analytiques importants.
Rapports : utilisez les rapports standard de Zoho CRM avec des indicateurs prédéfinis, tels que les transactions conclues ce mois-ci, les ventes par source de leads, les rapports sur le statut des appels et bien plus encore. Vous pouvez également générer des rapports personnalisés en définissant vos propres indicateurs. Par exemple, un rapport sur les activités de vente programmées peut donner un aperçu du secteur de chaque représentant commercial et de ses activités programmées. Définissez des objectifs clairs pour que les membres de votre équipe rationalisent leur travail et libèrent du temps pour réaliser des ventes de qualité.
Tableau de bord : un graphique ou un diagramme à barres illustrant l'activité de vente du mois est souvent plus facile à comprendre qu'une longue liste de chiffres. Créez des tableaux de bord à l'aide de divers composants analytiques tels que les KPI (indicateurs clés de performance), les comparateurs, les indicateurs d'objectifs, etc. Utilisez des détecteurs d'anomalies pour isoler les problèmes dans vos tendances commerciales et définissez des notifications afin que les représentants concernés soient informés des anomalies. Un tableau de bord des performances consultable à tout moment par les travailleurs à distance peut favoriser une concurrence saine et motiver ces derniers à conclure davantage de transactions.
Proposer à vos clients des solutions en libre-service
Il s'agit peut-être du bon moment pour ouvrir une partie de votre CRM et donner aux clients la possibilité de soumettre directement leurs données.
Zoho CRM prend en charge le portail et la réservation du calendrier qui vous permettent d'étendre l'accès CRM aux clients.
- Laissez les gestionnaires de stock vérifier votre stock et mettre à jour les informations sur le stock directement dans CRM, ou autorisez les partenaires commerciaux à visualiser les transactions à forte valeur ajoutée en accédant au module Transactions quand ils le souhaitent.
- Les administrateurs d'école peuvent permettre aux personnes inscrites de remplir et de soumettre des demandes via des portails. Les parents peuvent consulter les rapports de performance de leurs enfants, les frais pour le semestre ou les informations relatives au programme dans un portail des élèves, plutôt que d'attendre un e-mail de l'administration scolaire.
- Les clients peuvent enregistrer des réclamations ou signaler des produits défectueux en remplissant un formulaire. Vos représentants peuvent vérifier et mettre à jour le statut de la réclamation dans un portail que le client peut consulter et utiliser pour rester informé.
Les portails peuvent vous aider à réduire les dépendances et à contrôler les erreurs accidentelles causées par des entrées groupées.
Permettre aux clients de réserver des réunions à l'heure qui leur convient : au lieu de passer un appel téléphonique ou d'envoyer un e-mail pour demander le meilleur moment pour une réunion, donnez à vos clients la possibilité de réserver des réunions au moment à l'horaire de leur choix. Partagez votre lien de réservation du calendrier avec vos clients via les réseaux sociaux, par SMS ou par e-mail, en l'intégrant à votre site Web ou en l'incluant dans votre signature d'e-mail.
Ils peuvent ainsi sélectionner la date et l'heure de la réunion et recevoir un e-mail une fois la réservation terminée. Le cas échéant, ils peuvent reprogrammer ou même annuler la réunion à partir de l'e-mail. Vous pouvez créer un groupe d'experts en produits ou d'assistants techniques et organiser une réunion au cours de laquelle vos clients peuvent partager directement leurs problèmes et discuter des meilleurs moyens de les résoudre.
Zoho CRM vous souhaite de réussir à améliorer les compétences de gestion à distance de votre organisation grâce à ces fonctionnalités.