Définition des notifications par e-mail
Les utilisateurs CRM effectuent diverses activités en fonction de leur poste au sein de l'organisation et dans le cadre de la responsabilité professionnelle de l'individu. Pour accomplir ces activités, les administrateurs fournissent aux utilisateurs des niveaux d'accès appropriés à divers modules, enregistrements ou champs.
En matière de partage d'e-mails, il peut être fastidieux de décider et de définir les niveaux d'accès de chaque utilisateur à chaque fois qu'un nouvel utilisateur rejoint l'organisation, change de service ou est promu à un rôle supérieur. En tant que solution, Zoho CRM dispose de préférences de messagerie, ce qui facilite la configuration des autorisations de partage d'e-mails telles qu'elles sont définies au niveau du rôle.
Configuration du partage des e-mails
La préférence d'e-mail permet aux utilisateurs disposant d'un profil d'administrateur de définir des autorisations de partage d'e-mails en fonction des rôles. Par exemple, si l'organisation exige que tous les responsables adjoints partagent des e-mails avec leurs collègues en fonction des besoins, il est beaucoup plus facile de définir l'autorisation de partage d'e-mails pour ce rôle comme préférence de l'utilisateur. Ainsi, tout utilisateur qui occupe le rôle d'assistant Manager aura le même privilège.
Ainsi, dès qu'un rôle est attribué à un utilisateur, l'autorisation de partage d'e-mails prédéfinie est automatiquement appliquée. En outre, les domaines exclus et la liste des utilisateurs ou des rôles avec lesquels les e-mails peuvent être partagés seront également applicables.
Remarque
- Les e-mails des utilisateurs d'un rôle seront partagés par défaut avec les membres du rôle supérieur immédiat. Cette valeur ne peut pas être modifiée.
- Si l'autorisation de partage est modifiée pour les utilisateurs existants, leurs autorisations précédentes seront écrasées.
- Si l'autorisation de partage d'un utilisateur existant est mise à jour, de sorte qu'il existe une incohérence entre les autorisations accordées à l'utilisateur et son rôle, l'autorisation basée sur les rôles prévaut.
Pour configurer les paramètres de partage des e-mails
- Accédez à Setup > Channels > emails > Email Configuration > Email Sharing.
- Cliquez sur Préférences.
- Accédez à un rôle particulier et, sous partage, sélectionnez une autorisation dans la liste déroulante.
- Saisissez les domaines exclus et cliquez sur terminé.
Cette option s'affiche uniquement si vous choisissez l'autorisation de partage public. - Sous emails Shared with(E-mails partagés avec), cliquez pour mettre à jour la hiérarchie
Vous ne recevrez pas de clic pour mettre à jour la hiérarchie si l'autorisation de partage est définie sur privé. - Dans la page Email Sharing Setting (Paramètres de partage d'e-mails), sélectionnez Roles (rôles), Peers (pairs) ou Subordin
- Cliquez sur Afficher les utilisateurs et sélectionnez les utilisateurs souhaités, si vous souhaitez partager avec quelques utilisateurs.
- Cliquez sur Done (Terminé).
- Cliquez sur Apply Now (appliquer maintenant) et sélectionnez New & Existing users (utilisateurs nouveaux et existants) ou New user's only (nouvel utilisateur uniquement).
- Si vous choisissez utilisateurs nouveaux et existants, cliquez sur Continuer dans la fenêtre contextuelle d'alerte.
- Cliquez sur rétablir pour réinitialiser les autorisations de partage.
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