À propos des alertes de retour d'e-mails

Si vous avez reçu une alerte de retour d'e-mails, cela signifie que votre taux de retour d'e-mails a dépassé les limites acceptables. Il peut être frustrant de découvrir que vos e-mails n'ont pas été remis. Cependant, il est plus important de comprendre ce qui a causé ces échecs et comment les éviter à l'avenir. Zoho CRM prend au sérieux les retours car ils affectent non seulement la distribution de vos e-mails, mais aussi la réputation du service de messagerie utilisé pour envoyer les e-mails, dans ce cas Zoho.

Surveiller un taux élevé de retour

Le « taux de retour » désigne le pourcentage de destinataires qui n'ont pas reçu les e-mails envoyés. Bien qu'il soit généralement normal d'observer une certaine proportion de retours lors de la diffusion de mailings, une alerte est émise lorsque le taux de retour franchit une certaine limite. Pour définir un point de référence, un taux de retour inférieur à 5 % dans Zoho CRM est acceptable et tout dépassement doit être traité immédiatement.

Lisez la suite pour comprendre les méthodes permettant d'éviter le retour des e-mails.

Comment éviter le retour des e-mails

Diverses raisons peuvent expliquer pourquoi vos e-mails n'ont pas été remis. En fonction de ces raisons, le retour est classé en retour permanent ou temporaire.

•  Retour permanent : les adresses e-mail sont marquéesHard bounce (Retour permanent) quand Zoho CRM conclut que les e-mails ne peuvent définitivement pas être envoyés à ces adresses. Dans ce cas, ces adresses e-mail sont bloquées. Cela signifie que vous ne pourrez plus leur envoyer d'e-mails à partir de Zoho CRM.
•  Retour temporaire : les adresses e-mail sont marquées Soft bounce (Retour temporaire)quand Zoho CRM conclut que les e-mails ne peuvent temporairement pas être envoyés à ces adresses. Dans ce cas, vous pourrez envoyer un message à ces adresses cinq fois supplémentaires. Si, au bout de la cinquième fois, l'e-mail n'est pas livrable, il sera marqué comme retour permanent et l'adresse e-mail sera bloquée.

Quel que soit le type d'e-mail retourné, il est utile de suivre les suggestions ci-dessous afin de pouvoir continuer à envoyer des e-mails depuis Zoho CRM sans problème.

Éviter les problèmes de formatage lors de l'importation d'une liste dans Zoho CRM

Souvent, lorsque vous importez des prospects et contacts dans Zoho CRM, votre feuille d'importation peut comporter des erreurs de formatage que vous n'avez pas vues. Assurez-vous de vérifier les points suivants lorsque vous importez une liste.

• Dans votre feuille d'importation, trouvez et supprimez les caractères supplémentaires dans le champ de l'adresse e-mail (virgule, guillemet, espace, etc.).
• Assurez-vous que chaque colonne porte le bon intitulé, selon les noms de champs respectifs. Par exemple, First Name (Prénom), Last Name (Nom), Email Address (Adresse e-mail) et ainsi de suite.

Éviter d'envoyer des e-mails à des listes de diffusion datées et non actualisées

L'une des raisons les plus courantes du retour d'e-mails est le manque d'actualisation de votre liste de contacts.

Quand nous parlons de « liste datée », cela peut faire référence à ces éléments :

• Les adresses e-mail ne sont plus valides.
• Les contacts n'ont pas reçu d'e-mails de votre part pendant une longue période, disons plus de six mois.
• Vos leads et contacts ont modifié leur adresse e-mail depuis longtemps.
• Vos contacts n'ont pas utilisé leur compte de messagerie depuis trop longtemps, de sorte que le compte a été désactivé et a commencé à renvoyer les e-mails.
• Le domaine de l'adresse e-mail du destinataire a expiré.

Dans tous ces cas, vos e-mails risquent fortement de ne pas être remis. Par conséquent, il est recommandé de vérifier et de mettre à jour la liste des prospects et contacts à intervalles réguliers. Si vous n'avez pas envoyé de mailing depuis longtemps, vérifiez votre liste de contacts avant d'envoyer une nouvelle série d'e-mails.

Éviter d'utiliser une adresse de domaine public dans le champ d'adresse From (De)

Il est très probable que vos e-mails ne soient pas remis si vous utilisez une adresse de messagerie Web publique dans le champ From (De).

Les domaines Web gratuits ont des politiques strictes pour éviter le spam. Cependant, lorsque vous utilisez une de ces adresses e-mail pour envoyer vos e-mails  via Zoho CRM, il est très probable que vos e-mails ne soient pas remis. Par exemple, si vous envoyez des e-mails via Zoho CRM en utilisant  example-id@yahoo.com, les serveurs de réception identifieront que l'e-mail ne provient pas directement de Yahoo, mais d'une autre plateforme. Dans ce cas, il y a une possibilité que les serveurs rejettent les e-mails, d'où le retour.

Par conséquent, il est fortement recommandé d'utiliser votre propre adresse e-mail basée sur un domaine privé dans Zoho CRM pour envoyer des e-mails groupés à des clients.

Éviter d'acheter des adresses e-mail à des sources illégitimes

Si les adresses e-mail de vos prospects et contacts ont été recueillies à différents moments à partir de sources non fiables, il est probable qu'elles soient fausses ou non valides. Il est préférable de ne rien envoyer à des listes achetées ou recueillies. Il est fortement recommandé de vérifier et de confirmer l'intérêt de vos prospects et contacts concernant la réception d'e-mails avant de leur envoyer des e-mails groupés.

Supprimer les adresses e-mail non valides

Pour vous assurer que vos listes de contacts ne deviennent pas obsolètes, vérifiez les adresses e-mail à intervalles réguliers. Au fil du temps, il est probable que certaines adresses e-mail aient été désactivées en raison d'une inactivité prolongée et ne soient plus valides. Assurez-vous de supprimer ces adresses e-mail non valides.

Pour vérifier les e-mails retournés, Zoho CRM vous propose par défaut un rapport des e-mails retournés. Ce rapport peut être consulté depuis  Reports (Rapports)   Email Reports (Rapports sur les e-mails)     Bounce Report (Rapport de retours).