Configuration du partage des e-mails
- Stocker les e-mails : pas tous, mais peu d'entreprises sont tenues de stocker des copies des e-mails envoyés aux destinataires dans le cadre de leurs objectifs de conformité. Si les e-mails sont acheminés via le serveur relais, vous pouvez toujours conserver une sauvegarde des e-mails envoyés sur le serveur.
- Conserver une sauvegarde : souvent, les transactions et messages importants sont partagés par e-mail avec les clients. Il est préférable d'avoir accès à tous les e-mails et pièces jointes envoyés par vos employés, même après leur interruption de service au sein de votre entreprise. Vous en aurez peut-être besoin pour référence à l'avenir.
- Exécuter une vérification antivirus : parfois, les e-mails sont sujets à une menace de virus et, pour éviter une attaque potentielle contre un logiciel malveillant, il est préférable d'exécuter des vérifications antivirus sur les e-mails sortants avant de les envoyer aux clients.
- Modifier le contenu avant l'envoi : les e-mails groupés sont destinés à traiter une grande population et sont donc constitués d'un contenu commun à tous les destinataires. Au cas où vous souhaiteriez partager des informations supplémentaires telles que des avis de non-responsabilité, des avis ou des promotions avec des ensembles de clients sélectionnés, vous pouvez simplement ajouter ces informations aux e-mails sortants avant de les envoyer au lieu d'envoyer des e-mails séparés.
- Empêcher l'usurpation d'e-mails : souvent, les e-mails sont sujets à l'usurpation, où l'en-tête de l'e-mail est altéré pour donner l'apparence d'un e-mail indésirable. L'envoi d'e-mails depuis le serveur relais peut vous aider à l'éviter.
- Accès aux e-mails rejetés ou échoués : les e-mails de livraison rejetés et échoués sont accessibles depuis le serveur relais.
Points à prendre en compte avant de configurer un serveur relais
- Vous pouvez uniquement envoyer des e-mails provenant de Zoho CRM via le serveur relais. C'est-à-dire les e-mails de workflow, les e-mails individuels et les e-mails en masse. Vous pouvez choisir d'envoyer tous ces e-mails ou l'un de ces e-mails à partir d'un serveur relais.
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Vous pouvez définir manuellement des limites au nombre d'e-mails (uniquement les e-mails mentionnés ci-dessus) pouvant être envoyés depuis le serveur relais.
- Le nombre d'e-mails pouvant être envoyés à partir du compte CRM sera conforme à l'édition que vous avez souscrite. L'utilisation de serveurs relais pour envoyer des e-mails ne modifiera pas la limite d'e-mails autorisée.
Par exemple, selon l'édition CRM souscrite, si votre limite quotidienne d'envoi d'e-mails est de 5000 e-mails/jour, vous pouvez mettre de côté un certain nombre d'e-mails, comme 2000, à envoyer depuis le serveur relais. Les 3000 e-mails restants seront envoyés depuis le serveur Zoho CRM.
- Les e-mails envoyés à partir du serveur Zoho CRM continueront d'être envoyés à partir de ce serveur et les limites quotidiennes des e-mails sortants dépendront de votre abonnement.
- Il est conseillé de mettre toutes les adresses IP de Zoho CRM sur liste blanche dans votre serveur relais pour éviter tout problème de livrabilité. Notez toutefois que la mise en liste blanche des adresses IP peut être nécessaire si vous configurez un serveur relais ouvert (un serveur SMTP qui permet non seulement d'envoyer des e-mails à des utilisateurs connus, mais aussi à tous les utilisateurs d'envoyer des e-mails).
- Par défaut, l'option Bounce Management with Zoho CRM (gestion des rebonds avec Zoho CRM) est activée et définit Zoho CRM comme chemin de retour.
- Sila configuration ou les protocoles du serveur relais ne permettent pas à Zoho CRM d'agir comme un chemin de retour , vous devez désactiver la gestion des rebonds avec l'option Zoho CRM et l'adresse de l'expéditeur sera définie comme chemin de retour par défaut.
Authentification des protocoles de messagerie dans le serveur relais
Remarque : si vous souhaitez accéder aux e-mails rejetés (stockés dans le serveur relais) dans CRM, vous pouvez le faire en récupérant les données de gestion des rebonds du serveur relais et en les intégrant à CRM à l'aide de l'API. - Si le chemin de retour est conservé en tant que serveur de Zoho CRM
- L'e-mail sortant est envoyé du serveur Zoho CRM au serveur relais. À ce stade, l'adresse IP de l'e-mail d'origine est authentifiée par rapport à l'adresse IP mentionnée dans le chemin de retour. Étant donné que le chemin de retour est conservé sur le serveur de Zoho CRM, les deux adresses IP correspondent, ce qui entraîne la validation SPF.
- L'e-mail est ensuite envoyé au destinataire à partir du serveur relais, À ce stade, une autre authentification par adresse IP sera effectuée entre l'origine de l'e-mail et le chemin de retour. Cette fois, l'adresse IP de l'e-mail d'origine est le serveur relais et l'adresse IP du chemin de retour est le serveur de Zoho CRM, ce qui entraîne un échec SPF en raison d'une non-correspondance des adresses IP. De ce fait, la réception de l'e-mail sera infructueuse et l'e-mail peut apparaître comme un spam dans la boîte de réception du destinataire.
- Si le chemin de retour est défini sur serveur relais
- L'e-mail sortant est envoyé du serveur Zoho CRM au serveur relais. Une authentification par adresse IP est effectuée et l'adresse IP de l'e-mail d'origine correspond à celle du chemin de retour, ce qui entraîne une validation SPF.
- L'e-mail est envoyé au destinataire à partir du serveur relais et l'authentification IP affiche une correspondance d'adresses IP, car dans ce cas, les chemins d'e-mail d'origine et de retour ont les mêmes adresses IP (serveur relais). Cela entraînera une validation SPF et l'e-mail sera envoyé avec succès.
Le chemin de retour est défini par défaut sur l'adresse de Zoho CRM et de nombreux fournisseurs ne le modifient pas pour l'adresse du serveur relais. Dans ce cas, la défaillance SPF étant inévitable, il est obligatoire d'activer DKIM et de s'assurer que la politique DMARC est signée.
Nous vous recommandons de signer DKIM avec Zoho CRM pour exclure toute possibilité d'échec de livraison. Cependant, vous pouvez également l'activer auprès du fournisseur.
Ajoutez des adresses IP Zoho CRM à la liste blanche dans le serveur relais
Des e-mails peuvent être envoyés au serveur relais à partir de différentes adresses IP de Zoho CRM. Pour éviter tout échec de livraison en raison d'une non-correspondance d'adresses IP, il est essentiel de mettre toutes nos adresses IP sur liste blanche dans le serveur relais. Il est obligatoire de mettre les adresses IP sur liste blanche si un serveur relais ouvert (il utilise les adresses IP comme critère pour filtrer les e-mails entrants) est utilisé. Bien qu'il ne soit pas nécessaire de mettre ces adresses IP sur liste blanche dans les serveurs relais qui utilisent le nom d'utilisateur et le mot de passe de l'hôte comme mécanisme d'authentification, il est toujours recommandé de publier ces adresses IP dans les serveurs relais.
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Nom du serveur (accès à l'URL) |
Adresses IP : |
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DC US (crm.zoho.com) |
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DC UE (crm.zoho.eu) |
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IN
(crm.zoho.in)
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AU
(crm.zoho.com.au)
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CC CN (crm.zoho.cn) |
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Configuration d'un serveur relais
Numéro de port : numéro de port du serveur SMTP de votre entreprise. Le relais de messagerie prend en charge les numéros de port suivants : 25, 465, 587.
Connexion sécurisée : que vous choisissiez un certificat SSL ou TLS, il est conseillé d'authentifier le certificat (l'authentification des certificats n'est pas une étape obligatoire). Pour ce faire, vous devrez mentionner le nom d'hôte et le mot de passe sur le certificat.
Définition du type d'e-mails envoyés depuis le serveur relais
Vous pouvez sélectionner le type d'e-mails à envoyer via le serveur relais. Seuls les e-mails provenant de CRM, tels que les e-mails de workflow, les e-mails en masse ou les e-mails individuels, peuvent être envoyés via un serveur relais. Vous pouvez utiliser différents serveurs relais pour chaque type d'e-mail. Par exemple, vous pouvez utiliser le serveur un pour envoyer tous les e-mails en masse et le serveur deux pour envoyer tous les e-mails liés au workflow.
Définition de la limite d'envoi maximale à partir du serveur relais
Gestion des e-mails reçus
Accédez à Setup > Channels > Email > EmailDeliverability > Email Relay.
Sur la page Email Relay Settings, cliquez sur + New Server.
Sur la page New Server Details (Détails du nouveau serveur), saisissez le Nom du serveur.
Choisissez une mise en page dans la liste déroulante.
Spécifiez la limite maximale.
Remarque : si la limite maximale d'envoi d'e-mails dans un serveur relais est atteinte, les e-mails suivants seront envoyés depuis le serveur CRM.
- Choisissez l'une des connexions sécurisées : SSL ou TLS ou Never (jamais).
Cliquez sur Oui ou non dans authentification requise.
Si vous choisissez Oui , saisissez le nom d'utilisateur et le mot de passe de l'hôte pour l'authentification.Dans Détails avancés , procédez comme suit :
- domaine sur ce serveur : Sélectionnez un domaine dans la liste déroulante.
Tous les domaines que vous avez ajoutés pour l'authentification par e-mail seront répertoriés ici. Vous pouvez également ajouter un nouveau domaine.
- Type d'e-mail : sélectionnez les types d'e-mail dans la liste déroulante.
- authentification DKIM : cochez Activer pour permettre à Zoho de signer DKIM pour les e-mails acheminés via le serveur relais.
- cliquez sur Copiez dans le presse-papiers et collez la clé publique dans votre paramètre DNS.Cliquez sur configurer .
Grâce à la gestion des rebonds with L'option Zoho CRM, Zoho CRM, sera définie comme le chemin de retour pour recevoir les e-mails de rebond. Par exemple, chaque fois qu'un e-mail est retourné, le rapport de rebond est envoyé à la boîte aux lettres Zoho CRM et le statut de l'e-mail est mis à jour comme « retourné ».
Certains serveurs relais acceptent les adresses comme chemins de retour déjà configurés avec le serveur relais. Dans ce cas, les utilisateurs peuvent configurer le serveur pour autoriser les domaines suivants. Mettez à jour ces domaines spécifiques au DC Dans votre serveur relais pour continuer à recevoir le rapport de messages de retour vers Zoho CRM.
CN
UEUSINAULorsque le serveur relais n'autorise pas Zoho CRM comme chemin de retour, l' utilisateur doit désactiver la gestion des rebonds dans l'option Zoho CRM et définir le chemin de retour comme serveur relais de deux manières :
Définissez « adresse d'expéditeur » comme chemin de retour par défaut : les expéditeurs « adresse e-mail d'expéditeur » seront définis comme chemin de retour et le rapport de retour (si le courrier est retourné) sera directement envoyé à cette adresse.
Définir l'adresse e-mail personnalisée comme chemin de retour par défaut : l'utilisateur peut définir une adresse e-mail appartenant au domaine configuré avec le serveur relais, comme chemin de retour. Cette option est idéale lorsque l'utilisateur souhaite recevoir les rapports d'e-mails rejetés provenant d'adresses d'expéditeur différentes dans une boîte aux lettres commune. Par exemple, vous avez les adresses e-mail suivantes : amelia@zylker.com, patricia@zylker.com, jennie@zylker.com. Vous pouvez définir une adresse e-mail commune bounce@zylker.com en tant que chemin de retour qui reçoit les rapports d'e-mails retournés, provenant des adresses e-mail mentionnées ci-dessus.
Afficher les informations sur le serveur
Sous Server information (informations sur le serveur) sur la page Email Relay Settings (Paramètres de relais de messagerie), vous pouvez afficher tous les serveurs configurés. Si vous n'utilisez pas temporairement un serveur, vous pouvez le désactiver. Vous pouvez également supprimer un serveur si vous souhaitez cesser d'envoyer des e-mails à partir de celui-ci.
- Vous pouvez définir un maximum de cinq domaines en fonction de votre abonnement CRM. Vous pouvez configurer plusieurs serveurs relais (jusqu'à cinq) pour un seul domaine.
- Pour quelque raison que ce soit, si les e-mails sortants ne parviennent pas à être envoyés depuis le serveur relais, ils seront envoyés via le serveur de Zoho CRM.
- Après trois échecs répétés (dans une journée), l'utilisateur reçoit un e-mail d'avertissement l'informant. Le serveur relais ne sera pas utilisé pour envoyer des e-mails avant le jour suivant.
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