1. Partage public : chaque e-mail envoyé ou reçu sera accessible à tous les utilisateurs de l'entreprise.
   
2. Partage personnalisé : l'utilisateur peut partager les e-mails à l'aide de l'option de partage d'enregistrements. 
   
3. Partage privé : les e-mails ne seront accessibles à personne au sein de l'organisation, à l'exception de l'utilisateur auquel ils sont envoyés. Même si l'enregistrement est partagé avec d'autres utilisateurs, les e-mails qu'il contient ne seront pas affichés.
   
4. Choix de l'utilisateur : les utilisateurs peuvent configurer leurs propres autorisations de partage (privées, publiques ou personnalisées). 
   

Type de partage	Description
Privé	Qu'est-ce que cela signifie ? Si l'option de partage d'e-mails est définie sur privé, les e-mails reçus ou envoyés à partir de cet e-mail ne seront pas visibles par les autres membres de l'organisation. Même si l'enregistrement est partagé avec d'autres utilisateurs, ils ne pourront pas afficher les e-mails associés. Avec cette option, votre compte de messagerie configuré dans Zoho CRM est privé. Les autres utilisateurs ne peuvent pas consulter les e-mails reçus de vos leads et contacts. Qui peut utiliser cette option ? Les PDG et autres membres de l'équipe de direction qui ne veulent pas préserver la confidentialité de leurs communications.
Personnalisé	Qu'est-ce que cela signifie ? Les utilisateurs peuvent partager des e-mails uniquement via l'option de partage d'enregistrements. Ils peuvent choisir des enregistrements individuels et cocher la case partager l'e-mail sous la liste associée à l'e-mail. L'administrateur lors de la définition de l'autorisation de partage, vous pouvez spécifier les utilisateurs ou les rôles avec lesquels les e-mails peuvent être partagés.  Qui peut utiliser cette option ? Les commerciaux et les responsables directement responsables des interactions quotidiennes avec les clients peuvent partager les e-mails avec les membres de l'équipe concernés uniquement.
Public	Qu'est-ce que cela signifie ? Les e-mails reçus ou envoyés aux utilisateurs dont l'option de partage est publique seront visibles par les autres membres de l'organisation. Qui peut utiliser cette option ? Les commerciaux et les responsables directement chargés de l'interaction quotidienne avec les clients peuvent utiliser cette option.
Choix de l'utilisateur	Qu'est-ce que cela signifie ? Les utilisateurs qui n'ont pas de rôle administratif ont l'autorisation de définir leurs préférences de partage d'e-mails sur public, privé ou personnalisé. Ils peuvent également décider des domaines à exclure.  Qui peut utiliser cette option ? Les utilisateurs qui travaillent de manière indépendante et peuvent avoir besoin de partager des e-mails avec quelques collègues ou d'autres membres de l'équipe, selon les besoins dans le cadre de leur activité.

Comment les e-mails sont-ils partagés dans Zoho CRM ?

Dans Zoho CRM, les e-mails peuvent être partagés de deux manières :

1. Lorsque l'autorisation de partage d'e-mails est définie sur personnalisé, les utilisateurs peuvent partager les e-mails à l'aide de l'option de partage d'enregistrements.
2. E-mails provenant de CRM tels que les notifications de workflow, les refus d'approbation, l'envoi d'e-mails (directement à partir d'un enregistrement), etc
   
3. E-mails joints via le plug-in Outlook.

Autorisations de partage des e-mails

1. Type de partage : pour chaque utilisateur, un type de partage doit être mentionné en fonction des besoins de l'entreprise. Vous pouvez sélectionner privé, public, personnalisé, au choix de l'utilisateur.
   
2. Domaines exclus : les e-mails reçus des domaines exclus ne seront pas partagés avec d'autres. Par exemple, si zylker.com est exclu, tous les e-mails reçus ou envoyés à ce domaine ne seront pas affichés aux autres. Un maximum de 10 champs peut être sélectionné.

Remarque

L'administrateur peut afficher les domaines exclus pour son profil et pour d'autres utilisateurs. Ils peuvent exclure des domaines pour leur propre profil. Cependant, les super administrateurs ou les utilisateurs occupant le rôle le plus élevé dans l'organisation peuvent exclure des domaines pour les autres utilisateurs dont l'autorisation de partage d'e-mails est définie sur « public ».

1. E-mail partagé avec : à l'exception du partage privé, vous pouvez mentionner les rôles et les utilisateurs avec lesquels l'utilisateur peut partager les e-mails. 
   

Remarque

Par défaut, les e-mails seront partagés avec les rôles supérieurs immédiats. Cette valeur ne peut pas être modifiée.

1. Accédez à Configuration > canaux > E-mail > Configuration de la messagerie > partage de la messagerie.
   
2. Sur la page Email Sharing (partage d'e-mails), pour chaque utilisateur, procédez comme suit :
   
1. Sélectionnez le type de partage : privé, personnalisé, public, choix de l'utilisateur.
   
2. Dans le champ Exclude Domains (Exclure les domaines), indiquez les domaines de messagerie à exclure du partage.
   
3. Sous emails shared with (E-mails partagés avec), cliquez sur Roles (rôles) et sélectionnez les rôles dans la liste.
   Cliquez sur utilisateurs et passez le curseur sur un rôle, sélectionnez Afficher les utilisateurs et sélectionnez les utilisateurs dans la liste.
3. Cliquez sur Enregistrer.
   

Filtrer les utilisateurs ou les rôles

Mise à jour en masse des paramètres de partage

1. Ajoutez ou supprimez des domaines qui doivent être exclus des règles de partage.
   
2. Modifiez les autorisations de partage d'e-mails en une autorisation de votre choix. Par exemple, si l'autorisation de partage est définie sur privé, elle peut être mise à jour selon le choix de l'utilisateur ou publique selon les besoins.
   
3. Modifiez l'autorisation de partage des rôles ou des utilisateurs en fonction des besoins actuels de l'entreprise en les ajoutant ou en les supprimant de la hiérarchie.
   

1. Accédez à Configuration > canaux > E-mail > Configuration de la messagerie > partage de la messagerie.
   
2. Sur la page Email Sharing (partage d'e-mails), sélectionnez les utilisateurs souhaités dans la vue de liste.
   Vous pouvez également utiliser le filtre de recherche ou de colonne pour rechercher des utilisateurs.
3. Cliquez sur mise à jour en masse.
   
4. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez un champ dans la liste déroulante.
   
1. Si vous sélectionnez exclure des domaines, cochez la case Supprimer un domaine existant ou Ajouter un nouveau domaine.
   
2. Mentionnez les domaines et cliquez sur Enregistrer.
   
3. Si vous sélectionnez E-mails partagés avec, cliquez pour mettre à jour la hiérarchie.
   
4. Sélectionnez ou désélectionnez des rôles et des utilisateurs. Cliquez sur Enregistrer.
   
5. Si vous sélectionnez autorisation de partage d'e-mails, sélectionnez une autorisation dans la liste déroulante sous autorisation de mise à jour. Cliquez sur Enregistrer.
   
6. Dans le message contextuel, sélectionnez Proceed (Continuer).