Configuration des préférences de messagerie
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Les utilisateurs de CRM effectuent diverses activités selon leur position au sein de l'organisation et en fonction de leurs responsabilités professionnelles. Pour accomplir ces activités, les administrateurs accordent aux utilisateurs les niveaux d'accès appropriés aux différents modules, enregistrements ou champs.
En matière de partage de messagerie, il peut être fastidieux de définir les niveaux d'accès de chaque utilisateur à chaque fois qu'un nouvel utilisateur rejoint l'organisation, change de département ou est promu à un rôle supérieur. Pour résoudre ce problème, Zoho CRM propose des préférences de messagerie qui simplifient la configuration des autorisations de partage de messagerie, car elles sont définies au niveau du rôle.
Configuration des préférences de messagerie
La préférence de messagerie permet aux utilisateurs ayant le profil d'administrateur de définir les autorisations de partage de messagerie en fonction des rôles. Par exemple, si l'organisation exige que tous les Assistant Managers partagent des e-mails avec leurs collègues selon les besoins, il est beaucoup plus simple de définir l'autorisation de partage de messagerie pour ce rôle comme préférence utilisateur. Ainsi, tout utilisateur disposant du rôle d'Assistant Manager aura le même privilège.
Ainsi, dès qu'un utilisateur se voit attribuer un rôle, l'autorisation de partage de messagerie prédéfinie est automatiquement appliquée. De plus, les domaines exclus et la liste des utilisateurs ou rôles avec lesquels les e-mails peuvent être partagés s'appliqueront également.
Remarque
- Les e-mails des utilisateurs d'un rôle seront partagés par défaut avec les membres du rôle immédiatement supérieur. Cela ne peut pas être modifié.
- Si l'autorisation de partage est modifiée pour les utilisateurs existants, leurs autorisations précédentes seront remplacées.
- Si l'autorisation de partage d'un utilisateur existant est mise à jour de manière à créer une discordance entre les autorisations accordées à l'utilisateur et son rôle, l'autorisation basée sur le rôle prendra la priorité.
Pour définir les préférences de partage de messagerie
- Accédez à Configuration > Canaux > E-mails > Configuration de la messagerie > Partage de messagerie.
- Cliquez sur Préférences.
- Accédez à un rôle particulier et, sous Partage, sélectionnez une autorisation dans la liste déroulante.
- Entrez les Domaines exclus et cliquez sur Terminé.
Cette option n'apparaîtra que si vous choisissez l'autorisation de partage comme Public. - Sous E-mails partagés avec Cliquez pour mettre à jour la hiérarchie.
Vous n'obtiendrez pas Cliquez pour mettre à jour la hiérarchie si l'autorisation de partage est définie comme Privé. - Dans la Paramètre de partage de messagerie page, sélectionnez Rôles, Pairs ou Rôles subordonnés.
- Cliquez sur Afficher les utilisateurs et sélectionnez les utilisateurs souhaités, si vous souhaitez partager avec quelques utilisateurs.
- Cliquez sur Terminé.
- Cliquez sur Appliquer maintenant et sélectionnez Nouvel utilisateur et utilisateur existants ou Nouvel utilisateur uniquement.
- Si vous choisissez Nouvel utilisateur et utilisateur existant, cliquez sur Continuer dans la fenêtre contextuelle d'alerte.
- Cliquez sur Rétablir pour rétablir les autorisations de partage.