Configuration du relais d'e-mails
Comprendre le relais d'e-mails et ses avantages
- Peu d'organisations, mais certaines, sont tenues de conserver des copies des e-mails envoyés aux destinataires dans le cadre de leurs objectifs de conformité. Si les e-mails sont acheminés via le serveur de relais, vous pouvez toujours conserver une sauvegarde des e-mails envoyés sur le serveur.
- Souvent, les transactions importantes et les messages sont partagés avec les clients par e-mail. Il est préférable d'avoir accès à tous ces e-mails et pièces jointes envoyés par vos employés, même après qu'ils quittent votre organisation. Vous pourrez en avoir besoin à titre de référence à l'avenir.
- Parfois, les e-mails sont sujets à des menaces de virus et, pour prévenir une attaque par logiciel malveillant potentielle sur les systèmes des destinataires, il est préférable de lancer des vérifications antivirus sur les e-mails sortants avant de les envoyer aux clients.
- Les e-mails en masse sont destinés à un large public et contiennent donc du contenu commun à tous les destinataires. Si vous souhaitez partager des informations supplémentaires, comme des clauses de non-responsabilité, des avis ou des promotions avec certains groupes de clients, au lieu d'envoyer des e-mails séparés, vous pouvez simplement ajouter l'information aux e-mails sortants avant l'envoi.
- Souvent, les e-mails sont sujets à l'usurpation d'adresse, où l'en-tête de l'e-mail est modifié pour donner l'apparence d'un e-mail de spam. L'envoi d'e-mails via le serveur de relais peut vous aider à l'éviter.
- Les e-mails renvoyés et ceux dont la livraison a échoué peuvent être consultés depuis le serveur de relais.
Points à considérer avant de configurer un serveur de relais
- Vous pouvez uniquement envoyer des e-mails provenant de Zoho CRM via le serveur de relais. À savoir, les e-mails de workflows, les e-mails individuels et les e-mails en masse. Vous pouvez choisir d'envoyer tous ces e-mails ou certains d'entre eux via un serveur de relais.
- Vous pouvez définir manuellement des limites quant au nombre d'e-mails (uniquement les e-mails mentionnés ci-dessus) qui peuvent être envoyés depuis le serveur de relais.
Notez que l'envoi d'e-mails via le serveur de relais ne modifie pas la limite d'e-mails définie pour une édition. Par exemple, selon l'édition CRM à laquelle vous êtes abonné, si votre limite quotidienne d'envoi d'e-mails est de 5 000 e-mails/jour, vous pouvez réserver un certain nombre d'e-mails, comme 2 000, à envoyer depuis le serveur de relais. Les 3 000 e-mails restants seront envoyés depuis le serveur Zoho CRM.
- Les e-mails envoyés depuis le serveur Zoho CRM continueront à être envoyés depuis ce serveur et les limites quotidiennes des e-mails sortants dépendront de votre abonnement.
- Il est conseillé de mettre en liste blanche toutes les adresses IP de Zoho CRM sur votre serveur de relais pour éviter tout problème de délivrabilité. Notez cependant que la mise en liste blanche des adresses IP peut être nécessaire si vous configurez un serveur de relais ouvert (un serveur SMTP qui permet non seulement aux e-mails destinés à ou provenant d'utilisateurs connus, mais à tous les utilisateurs d'envoyer des e-mails).
Authentification des protocoles d'e-mail sur le serveur de relais
Quand un serveur de relais n'est pas configuré
Quand un serveur de relais est configuré
- Si le chemin de retour est conservé comme serveur Zoho CRM
- L'e-mail sortant est envoyé depuis le serveur Zoho CRM vers le serveur de relais. À ce moment, l'adresse IP de l'e-mail source est authentifiée par rapport à l'adresse IP mentionnée dans le chemin de retour. Puisque le chemin de retour est conservé pour le serveur Zoho CRM, les deux adresses IP correspondront, ce qui entraînera la validation SPF.
- L'e-mail est alors envoyé au destinataire depuis le serveur de relais, à ce moment, une autre authentification d'adresse IP sera effectuée entre l'origine de l'e-mail et le chemin de retour. Cette fois, l'adresse IP de l'e-mail source est le serveur de relais et l'adresse IP du chemin de retour est le serveur Zoho CRM, ce qui provoquera un échec SPF en raison d'une discordance d'adresses IP. De ce fait, la délivrabilité de l'e-mail sera infructueuse et l'e-mail peut finir en spam dans la boîte de réception du destinataire.
- Si le chemin de retour est défini sur le serveur de relais
- L'e-mail sortant est envoyé depuis le serveur Zoho CRM vers le serveur de relais. Une authentification d'adresse IP est effectuée et l'adresse IP de l'e-mail source correspondra à celle du chemin de retour, ce qui entraînera la validation SPF.
- L'e-mail sera envoyé au destinataire à partir du serveur relais et l'authentification IP affichera une correspondance des adresses IP car dans ce cas, le chemin d'origine et le chemin de retour de l'e-mail ont les mêmes adresses IP (serveur relais). Cela entraînera une validation SPF et l'e-mail sera livré avec succès.
Le chemin de retour est par défaut défini sur l'adresse de Zoho CRM et de nombreux fournisseurs ne le modifient pas pour utiliser l'adresse du serveur relais. Puisque l'échec SPF est inévitable dans ces cas, il est obligatoire d'activer DKIM et de s'assurer que la politique DMARC est signée.
Nous vous recommandons de signer DKIM avec Zoho CRM pour écarter toute possibilité de livraison infructueuse. Toutefois, vous pouvez également l'activer auprès du fournisseur.
Ajouter les adresses IP de Zoho CRM à la liste blanche du serveur relais
Les e-mails peuvent être envoyés au serveur relais à partir de différentes adresses IP de Zoho CRM et pour éviter les livraisons infructueuses résultant d'une incompatibilité d'adresses IP, il est essentiel d'ajouter à la liste blanche toutes nos adresses IP sur le serveur relais. Il est obligatoire d'ajouter à la liste blanche les adresses IP si un serveur relais ouvert (qui utilise les adresses IP comme critère de filtrage des e-mails entrants) est utilisé. Bien que cela ne soit pas nécessaire pour les serveurs relais qui utilisent le nom d'utilisateur et le mot de passe de l'hôte comme mécanisme d'authentification, il est néanmoins recommandé de publier ces adresses IP sur les serveurs relais.
Configuration d'un serveur relais
Numéro de port - Le numéro de port de votre serveur SMTP. Le relais de messagerie prend en charge les numéros de port suivants : 25, 465, 587.
Connexion sécurisée - Que vous choisissiez un certificat SSL ou TLS, il est recommandé d'authentifier le certificat (l'authentification des certificats n'est pas une étape obligatoire). Pour ce faire, vous devrez mentionner le nom d'hôte et le mot de passe du certificat.
Configuration du type d'e-mails envoyés par le serveur relais
Vous pouvez sélectionner le type d'e-mails à envoyer via le serveur relais. Seuls les e-mails provenant du CRM, tels que les e-mails de workflow, les e-mails en masse ou les e-mails individuels, peuvent être envoyés via un serveur relais. Vous pouvez utiliser différents serveurs relais pour chaque type d'e-mail. Par exemple, vous pouvez utiliser le serveur un pour envoyer tous les e-mails en masse et le serveur deux pour envoyer tous les e-mails liés aux workflows.
Configuration de la limite quotidienne d'e-mails du serveur relais
Gestion des e-mails non livrés
- Avec l'option « Gestion des rebonds avec Zoho CRM », Zoho CRM sera défini comme l'adresse de retour pour recevoir les e-mails de rebond. C'est-à-dire que chaque fois qu'un e-mail est rejeté, le rapport de rebond sera envoyé à la boîte de messagerie Zoho CRM et le statut de l'e-mail sera mis à jour en « Non livré ».
- Certains serveurs relais acceptent les adresses comme adresses de retour qui sont déjà configurées avec le serveur relais. Dans ce cas, les utilisateurs peuvent configurer le serveur pour autoriser les domaines suivants. Mettez à jour ces domaines spécifiques à chaque centre de données dans votre serveur relais pour continuer à recevoir les rapports de rebond directement dans Zoho CRM.
CN
catchall@relay.zoho-crm.com.cn
EU
US
IN
AU
catchall@relay.zoho-crm.com.au
JP
- Lorsque le serveur relais n'autorise pas Zoho CRM comme adresse de retour, l'utilisateur doit désactiver la gestion des rebonds dans l'option Zoho CRM et définir l'adresse de retour comme serveur relais de deux façons :
- Définir « l'adresse d'expédition » comme adresse de retour par défaut – L'adresse e-mail d'expédition « De » sera définie comme adresse de retour et le rapport de rebond (si le courrier est rejeté) sera envoyé directement à cette adresse.
- Définir une adresse e-mail personnalisée comme adresse de retour par défaut – L'utilisateur peut définir une adresse e-mail, appartenant au domaine configuré avec le serveur relais, comme adresse de retour. Cette option est idéale lorsque l'utilisateur souhaite recevoir les rapports d'e-mails non livrés, provenant de différentes « adresses d'expédition » dans une boîte de messagerie commune. Supposons par exemple que vous ayez les adresses e-mail suivantes - amelia@zylker.com, patricia@zylker.com, et jennie@zylker.com. Vous pouvez définir une adresse e-mail commune bounce@zylker.com comme adresse de retour qui reçoit les rapports d'e-mails non livrés, provenant des adresses e-mail mentionnées ci-dessus.
Accédez à Configuration > Canaux > E-mail > Délivrabilité des e-mails > Relais de messagerie.
Dans la page Paramètres du relais de messagerie, cliquez sur + Nouveau serveur.
Dans la Ajouter un nouveau serveur page, entrez les détails.
Dans la Détails du serveur section, procédez comme suit :
Entrez le Nom du serveur.
Choisissez un Port parmi la liste déroulante.
Spécifiez la Limite quotidienne d'e-mails.
Choisissez l'une des options Connexions sécurisées : SSL, TLS ou Jamais.
Dans la Paramètres du domaine section, procédez comme suit :
Domaine sur ce serveur : Sélectionnez un Domaine parmi la liste déroulante.
Tous les domaines que vous avez ajoutés pour l'authentification e-mail seront répertoriés ici. Vous pouvez également ajouter un nouveau Domaine.
Type d'e-mail : Sélectionnez les types d'e-mail parmi la liste déroulante.
Authentification DKIM : Cochez Activer pour permettre à Zoho de signer DKIM pour les e-mails acheminés via le serveur relais.
Cliquez sur Copier dans le presse-papiers et collez la clé publique dans vos paramètres DNS. Choisissez un Port parmi la liste déroulante.
Cochez Gestion des rebonds avec Zoho CRM si vous souhaitez que les e-mails rejetés soient renvoyés à Zoho CRM.
Décochez si vous souhaitez définir le Chemin de retour souhaité : Entrez l'adresse e-mail souhaitée si vous choisissez une adresse e-mail personnalisée comme chemin de retour par défaut.Dans la Authentification section, procédez comme suit :
Cliquez sur Oui ou Non pour indiquer si l'authentification est requise ou non.
Si vous choisissez Oui, entrez le Fournisseur de services, Nom d'utilisateur et Mot de passe du serveur pour l'authentification.
Pour les fournisseurs de services e-mail pris en charge, vous serez invité à vous connecter via OAuth.
Si votre fournisseur de services n'est pas répertorié, choisissez autres dans la liste déroulante, et connectez-vous via la méthode traditionnelle de connexion par mot de passe.
Cliquez sur Configurer.
Remarque : Si la limite maximale d'e-mails à envoyer sur un serveur relais est atteinte, les e-mails suivants seront envoyés à partir du serveur CRM.
Afficher les informations du serveur
Dans la section Informations du serveur de la page Paramètres du relais de messagerie, vous pourrez visualiser tous les serveurs configurés. Si vous n'utilisez pas temporairement un serveur, vous pouvez le désactiver. Vous pouvez également supprimer un serveur si vous souhaitez cesser d'envoyer des e-mails via celui-ci.
- Vous pouvez définir un maximum de cinq domaines selon votre abonnement CRM. Vous pouvez configurer plusieurs serveurs relais (jusqu'à cinq) pour un seul domaine.
- Pour quelque raison que ce soit, si les e-mails sortants ne parvenaient pas à être livrés par le serveur relais, ils seront envoyés via le serveur Zoho CRM.
- Après trois défaillances répétées (en un jour), l'utilisateur recevra un e-mail d'avertissement le signalant. Le serveur relais ne sera pas utilisé pour envoyer des e-mails jusqu'au jour suivant.
