Email Parser 2.0 — Les nouveautés et les changements

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Email Parser est un outil d'extraction de données dans Zoho CRM qui aide une organisation dans diverses fonctions métier telles que la génération de leads, les mises à jour d'informations et les activités de suivi client. Il est conçu pour automatiser le processus d'ajout d'enregistrements à Zoho CRM en extrayant des informations à partir des e-mails entrants. La source des données est l'e-mail, et la destination est vos modules CRM. Grâce à Email Parser, vous pouvez automatiser l'ajout de demandes de leads et la modification des informations de leads mises à jour reçues par e-mail.

Jusqu'à présent, vous avez peut-être créé plusieurs Email Parsers pour vos e-mails entrants afin de générer des enregistrements dans différents modules. En pensant aux intérêts de nos utilisateurs, nous avons apporté plusieurs améliorations à cette fonctionnalité qui rendront, nous en sommes certains, votre expérience beaucoup meilleure et plus simple.

Ce guide vous fournit les informations utiles pour vous approprier les nouveaux flux Email Parser. Vous y trouverez également des points clés sur les différences entre le nouveau parser et la version précédente, afin de vous adapter facilement aux nouveaux flux.

Pourquoi le nouveau parser est-il meilleur que l'ancien ?

Facteur de différence	Ancien parser (Avant)	Nouveau parser (Après)
1. Expérience de configuration	Difficile à configurer. L'utilisation correcte des délimiteurs impliquait une courbe d'apprentissage importante. Les e-mails HTML devaient être convertis en e-mails en texte brut avant de pouvoir être analysés.	Facile à configurer. Le nouveau parser utilise un mappage direct champ-valeur qui est simple. Vous pouvez analyser les e-mails HTML directement sans les convertir en e-mails en texte brut.
2. ID du parser	L'ancien parser vous obligeait à configurer plusieurs IDs parser — une pour chaque règle.	Le nouveau parser dispose désormais d'un ID parser unique qui est commun à toutes les règles du parser.
3. Respect des modèles rigides	L'ancien parser exigeait le respect de formats de modèles d'e-mail très rigides utilisant des délimiteurs. Cela rendait la configuration difficile et parfois source d'erreurs.	Le nouveau Email Parser n'exige pas le respect de modèles très rigides — en réalité, la configuration est beaucoup plus simple, donc il y aura nécessairement beaucoup moins d'erreurs qu'avant.
4. Adresses e-mail approuvées	Les adresses approuvées sont configurées pour chaque règle à titre de dernière étape de configuration.	Les adresses e-mail approuvées sont configurées au préalable, ce qui facilite la réception réussie des e-mails.
5. Prise en charge des fonctions personnalisées (NOUVEAU !)	Non disponible dans la version précédente	Email Parser offre une extensibilité et une interopérabilité grâce aux fonctions personnalisées. Vous pouvez créer des données dans plusieurs modules (extensibilité) et effectuer des actions spécifiques sur une application tierce en fonction des données analysées (interopérabilité) en utilisant des actions personnalisées).
6. Prise en charge des mises en page (NOUVEAU !)	Non disponible dans la version précédente	Les règles Email Parser prennent désormais en charge les mises en page. C'est-à-dire que vous pouvez avoir une règle parser différente pour différentes mises en page dans un module donné.
7. Métriques d'analyse (NOUVEAU !)	Non disponible dans la version précédente	Vous disposez désormais de rapports parser clairs, introduits dans cette version
8. Mettre à jour l'enregistrement et envoyer pour approbation (NOUVEAU !)	Non disponible dans la version précédente.	Vous pouvez mettre à jour les valeurs d'un enregistrement existant via Email Parser, le champ e-mail agissant comme identifiant unique. Vous pouvez également envoyer des enregistrements analysés pour approbation manuelle.
9. Réorganiser et filtrer les règles (NOUVEAU !)	Non disponible dans la version précédente	Vous pouvez réorganiser les règles du parser pour dicter l'ordre de priorité afin de déterminer quelle règle exécuter en premier. Vous pouvez également filtrer les règles en fonction de leur statut et du module.

Comparaison en images

Expérience de configuration

AVANT

APRÈS

ID du parser

AVANT

APRÈS

Respect des modèles rigides

AVANT

APRÈS

Adresses e-mail approuvées

AVANT

APRÈS

Prise en charge des fonctions personnalisées (NOUVEAU !)

Email Parser prend désormais en charge l'exécution de fonctions personnalisées en fonction des données analysées. Dans ce cas, la règle du parser n'est pas attribuée à un module particulier. L'utilisation de fonctions personnalisées vous aide à bénéficier de l'extensibilité et de l'interopérabilité dans Zoho CRM. Vous pouvez étendre la fonction Email Parser à plusieurs modules au sein de Zoho CRM, et même vous connecter à d'autres services Zoho. Vous pouvez également effectuer des actions ponctuelles dans des applications tierces en fonction des données analysées.

Par exemple, en fonction d'une demande de renseignements reçue par e-mail, une entreprise de gestion immobilière appelée Zylker souhaite mettre à jour les enregistrements Contact et Compte dans le CRM. Le nom de l'expéditeur de l'e-mail, son numéro de téléphone et son adresse iront au module Contacts, tandis que les informations de son entreprise devraient aller au module Comptes. La même entreprise a une autre exigence — en fonction d'un e-mail entrant d'un client concernant le statut de sa propriété, elle souhaite mettre à jour automatiquement les informations correspondantes sur un site d'annonces tiers.

Ils peuvent réaliser cela via Email Parser en utilisant des fonctions personnalisées. Une fois que vous avez écrit les fonctions personnalisées requises, vous pouvez les associer à la règle du parser et faire exécuter l'action pour les e-mails entrants ultérieurs.

Prise en charge des mises en page (NOUVEAU !)

Vous pouvez désormais configurer des règles Email Parser pour différentes mises en page au sein du même module. Par exemple, si vous avez deux mises en page — Demandes de renseignements sur les produits et Demandes de renseignements sur les services — sous le module Leads, vous pouvez désormais analyser les données dans les mises en page respectives et avoir vos données organisées directement à partir de la source de la demande.

Mettre à jour l'enregistrement et envoyer pour approbation (NOUVEAU !)

Mettre à jour l'enregistrement est une fonction qui vous permet de mettre à jour les dernières informations sur un enregistrement à partir d'un e-mail analysé entrant.

Par exemple, supposons que vous receviez un e-mail entrant d'une prospect appelée Jane Evans. Normalement, un nouvel enregistrement de lead serait créé pour un e-mail de nouvelle demande, mais si Jane est déjà dans le système CRM, vous souhaiterez que le CRM mette à jour les informations de Jane sur le même enregistrement au lieu de créer un enregistrement en double. Si tel est votre attente, vous pouvez cocher Mettre à jour l'enregistrement option dans Configuration avancée paramètres de la règle du parser. Remarque : le CRM utilisera le champ e-mail pour détecter les enregistrements en double.

Pour que l'option Mettre à jour l'enregistrement s'affiche, vous devez d'abord avoir mappé le champ « Email » du contenu de l'email, qui sert d'identifiant principal ou de « champ unique » pour un enregistrement.

Vous pouvez également choisir l'option Envoyer pour approbation , auquel cas, les enregistrements créés via l'analyseur d'email n'entreront pas dans la base de données CRM active sauf s'ils sont manuellement « approuvés ». Pour approuver les enregistrements, accédez au module correspondant (par exemple, Leads) > Actions > Approuver les leads.

Dans la page d'approbation des leads, sélectionnez les enregistrements EmailParser dans la liste déroulante. Tous les enregistrements créés via l'analyseur d'email sont listés. Vous pouvez approuver manuellement ceux que vous souhaitez, et ces enregistrements feront maintenant partie de la base de données CRM.

Métriques d'analyse (NEW!)

Dans la nouvelle version de l'analyseur d'email, vous disposez d'informations précises et détaillées sur le nombre d'emails analysés par règle, les champs extraits et une liste d'actions personnalisées associées aux enregistrements créés via l'analyseur. Ce résumé vous donne une vue claire de l'efficacité de vos règles et indique les révisions que vous devrez apporter à ces règles en fonction des informations obtenues. Des rapports de performance hebdomadaires détaillés peuvent être envoyés au créateur de ces règles ou à une adresse email personnalisée. Des rapports email sont également envoyés en cas d'échec de création d'enregistrement, pour que les utilisateurs puissent intervenir immédiatement.

Options de réorganisation et de filtrage (NEW!)

Vous avez maintenant la possibilité de réorganiser la liste des règles d'analyse en fonction de votre ordre de préférence. C'est important, car le système d'analyseur d'email est conçu pour exécuter la première règle dont les critères correspondent à un email entrant. Par conséquent, l'ordre des règles d'analyse devient essentiel pour une performance efficace de l'analyseur d'email.

Vous pouvez également filtrer les règles par statut (actif/inactif) et par module.

Au final, les nouveaux flux d'analyseur offrent une expérience beaucoup plus conviviale avec des configurations sans tracas et des résultats plus efficaces.

Passage au nouvel analyseur depuis l'ancien analyseur — Guide d'intégration

Si vous passez au nouvel analyseur depuis l'ancien analyseur, vous devez suivre les étapes ci-dessous.

C'est un processus sans effort et court. C'est aussi une action unique.

Pour basculer vers le « Nouvel analyseur »

Accédez à Paramètres > Configuration > Canaux > Email > Analyseur d'email et cliquez sur Basculer vers le nouvel analyseur.
Confirmez le basculement en cliquant sur Basculer vers le nouvel analyseur.

Vous pouvez revenir à l'ancienne version à tout moment.

Points à retenir :

Lors du basculement vers le nouvel analyseur, vos règles d'analyse continueront d'exister et de fonctionner sans tracas.
Vous pouvez créer une nouvelle règle d'analyse depuis la page Règles d'analyse ou en cliquant sur Créer une règle option à partir de l'un des emails entrants sous l'onglet Emails.

Questions fréquemment posées

1. Mes anciennes règles d'analyse resteront-elles intactes et fonctionnelles même après avoir basculé vers le nouvel analyseur ?

Oui, vos anciennes règles d'analyse resteront intactes et continueront de fonctionner même après que vous ayez basculé vers le nouvel analyseur sans aucun tracas. Les emails répondant aux critères des anciennes règles d'analyse continueront à être analysés même lorsque vous avez activé le nouvel analyseur.

2. Les règles d'analyse des deux versions de l'analyseur d'email peuvent-elles coexister ?

Oui, les deux anciennes et nouvelles versions de l'analyseur d'email coexisteront et continueront à fonctionner sans tracas ni perte de données jusqu'à ce que l'ancien analyseur soit en fin de vie. Il vous est demandé de modifier l'ID d'analyseur en conséquence pour vos emails entrants.

3. Si j'utilise les ID d'analyseur des deux versions dans le champ CC d'un seul email, où l'email sera-t-il reçu ?

Si vous mettez deux ID d'analyseur dans le champ CC, l'ID d'analyseur mentionné en premier sera traité comme le point de destination et l'email sera analysé en conséquence.