Recommandations de Google, Yahoo et Outlook pour la sécurité et la livraison des e-mails

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Remarque : Ce document contient une combinaison de recommandations s'appliquant à tous les expéditeurs d'e-mails et aux « expéditeurs en masse » tels que classifiés par Google, Yahoo, et Outlook. Un expéditeur en masse est défini comme une organisation qui envoie plus de 5000 e-mails par jour à des destinataires disposant d'adresses Gmail, Yahoo ou Outlook via l'ensemble des plateformes de messagerie de son organisation. Puisque votre organisation peut être classifiée comme expéditeur en masse même si vous envoyez moins de 5000 e-mails via Zoho CRM, en raison des e-mails envoyés par votre organisation à partir d'autres plateformes de messagerie, Zoho CRM recommande que tous les expéditeurs d'e-mails appliquent les recommandations attendues des expéditeurs en masse.

Pour optimiser la livraison des e-mails envoyés via Zoho CRM, nous demandons activement à tous les clients utilisant des domaines personnalisés d'authentifier tous leurs domaines via les méthodes d'authentification SPF et/ou DKIM. De même, Gmail, Yahoo, et Outlook ont établi de nouvelles recommandations à suivre par ceux qui envoient 5000 e-mails ou plus quotidiennement à des destinataires disposant de comptes Gmail, Yahoo ou Outlook. Leur politique d'expéditeur établit la nécessité d'authentifier les domaines de messagerie, d'empêcher l'envoi d'e-mails non sollicités ou importuns, et de garantir que les destinataires peuvent se désabonner facilement de tous les e-mails. Il est important de noter que ce qui était auparavant considéré comme des recommandations est désormais exigé par ces fournisseurs pour une meilleure livraison des e-mails.

Examinons chaque point brièvement pour une meilleure compréhension. Nous vous demandons de suivre toutes ces recommandations pour améliorer la livraison des e-mails de votre organisation et protéger vos pratiques d'envoi d'e-mails contre les risques potentiels. Vos actions nous aideront également à maintenir une meilleure infrastructure de messagerie partagée entre tous les clients Zoho CRM.

Authentification des e-mails

Gmail, Yahoo et Outlook exigent désormais l'authentification de vos domaines d'envoi d'e-mails par une ou plusieurs méthodes d'authentification, selon le nombre d'e-mails que vous envoyez par jour. Si les e-mails sont envoyés à partir de domaines non authentifiés, ils peuvent rebondir avec une erreur 5.7.26 pour Google et 5XX pour Yahoo, ou être marqués comme indésirables. Pour Outlook, les e-mails rebondiront avec une erreur 550 ; 5.7.15 Access Denied.

Si les e-mails sont rejetés par le fournisseur de services de messagerie, ils seront marqués comme temporairement rejetés dans Zoho CRM, avec la raison du rejet « Échec de l'authentification ». Les utilisateurs pourraient débloquer manuellement ces enregistrements après que l'administrateur ait configuré les paramètres d'authentification nécessaires.

Actions à entreprendre par tous les expéditeurs d'e-mails :

Authentifiez votre domaine via DKIM
Tous les expéditeurs d'e-mails sont tenus d'assurer l'authentification de leurs domaines d'envoi d'e-mails avec les enregistrements DKIM disponibles dans Zoho CRM. Il s'agit d'une étape obligatoire pour utiliser les domaines personnalisés de votre organisation afin d'envoyer des e-mails. Si vos domaines ne sont pas authentifiés, tous les e-mails envoyés à partir de Zoho CRM auront automatiquement leur adresse FROM : remplacée par les domaines authentifiés de Zoho.
Configurez la politique DMARC et l'alignement de votre domaine
DMARC (Domain-Based Message Authentication, Reporting, and Conformance) est construit comme une combinaison des normes DKIM et SPF avec des fonctionnalités supplémentaires telles que les rapports, la définition de politique et la notion d'alignement d'identité. Une politique DMARC aide les serveurs de messagerie et les systèmes utilisés par vos destinataires à décider des mesures à prendre pour les e-mails de votre domaine qui ne réussissent pas l'authentification SPF ou DKIM, protégeant votre domaine contre les acteurs malveillants et les tentatives de hameçonnage qui tentent d'utiliser votre domaine pour envoyer des e-mails.
Puisque Zoho CRM exige que les domaines d'envoi d'e-mails de votre organisation soient authentifiés en ajoutant des enregistrements DKIM, votre domaine satisfera à la norme DMARC attendue si votre organisation n'est pas un expéditeur en masse, une fois que vous aurez terminé l'authentification DKIM. Aucune étape supplémentaire n'est requise dans ce cas. Cependant, dans l'intérêt de protéger votre organisation contre les risques futurs, nous vous recommandons de compléter les étapes DMARC comme recommandé pour les expéditeurs en masse, dans les sections suivantes de ce document.

Actions à entreprendre par tous les expéditeurs d'e-mails en masse :

Authentifiez tous les domaines d'envoi d'e-mails avec les enregistrements DKIM et SPF
Pour une protection supplémentaire et pour respecter les exigences définies par Google et Yahoo, tous les expéditeurs en masse sont censés authentifier leurs domaines d'envoi d'e-mails à l'aide des enregistrements SPF et DKIM.
Publiez une politique DMARC valide
Tous les expéditeurs d'e-mails en masse doivent configurer une politique DMARC. Pour réussir l'authentification DMARC, vos domaines doivent d'abord être authentifiés via DKIM et SPF. Votre organisation satisfera à cette exigence tant que vous suivrez les étapes précédentes mentionnées dans ce document.
Lors de la publication d'une politique DMARC, tous les expéditeurs en masse sont censés publier une politique avec au moins « p=none » pour que les e-mails ne se retrouvent pas dans les indésirables.
Il existe d'autres types de politiques DMARC que vous pouvez choisir de définir si vous recherchez des résultats spécifiques qui accompagnent ces types de politiques. Ces types sont les suivants :

« p=quarantine » – Les systèmes de messagerie de votre destinataire marqueront le message entrant comme indésirable et l'enverront vers le dossier indésirables du destinataire. L'e-mail sera toujours livré, mais ne sera pas disponible dans le dossier de boîte de réception de votre destinataire.
« p=reject » – L'e-mail entrant sera complètement rejeté par les systèmes de messagerie de votre destinataire et ne sera pas livré.

Remarque : Il est important de vous assurer que vous avez authentifié tous vos domaines via SPF et DKIM avant de choisir d'implémenter une politique DMARC de quarantaine ou de rejet. Cela est nécessaire pour éviter les situations où votre propre politique DMARC arrête complètement votre organisation d'envoyer des e-mails sortants via certains systèmes ou domaines.

Après la configuration de DMARC, vous avez la possibilité d'activer BIMI, qui vous permet d'inclure votre logo de marque dans les e-mails envoyés à partir de votre domaine.

Remarques :

Pour en savoir plus sur l'authentification de vos domaines d'envoi d'e-mails dans Zoho CRM, cliquez ici.
Pour la configuration et la publication de la politique DMARC, cliquez ici.

Évitez d'utiliser des adresses e-mail publiques de fournisseurs tels que Gmail, Yahoo ou Outlook pour envoyer des e-mails via Zoho CRM

Cette étape est nécessaire pour tous les types d'expéditeurs d'e-mails, y compris les expéditeurs en masse.

Lors de l'envoi d'e-mails depuis CRM, en particulier pour l'envoi d'e-mails promotionnels, il est essentiel d'utiliser des « adresses d'expédition » connectées à votre domaine d'envoi d'e-mails au lieu d'utiliser des adresses e-mail gratuites. L'utilisation d'adresses publiques pour envoyer des e-mails depuis Zoho CRM peut entraîner des problèmes de livraison en raison de Gmail ou Outlook de leur politique de mise en quarantaine DMARC. Il est important de noter que Yahoo dispose déjà d'une politique similaire. Zoho CRM n'autorise actuellement pas l'envoi d'e-mails en masse en utilisant les en-têtes « De » de Yahoo via Zoho CRM, et cette restriction s'appliquera bientôt également aux adresses Gmail et Outlook. La meilleure façon d'envoyer des e-mails en masse via Zoho CRM consiste à utiliser des domaines d'envoi d'e-mails personnalisés.

Désinscription en un clic

Cette étape est attendue des organisations qui sont des expéditeurs en masse, mais nous recommandons à tous les expéditeurs d'utiliser les fonctionnalités de lien de désinscription et d'exclusion d'e-mails de Zoho CRM pour mettre cela en place.

On s'attend à ce que nos clients utilisent principalement Zoho CRM pour envoyer des e-mails transactionnels. Cela dit, si vous envoyez des e-mails de vente pour des activités promotionnelles, il est recommandé de permettre à vos destinataires de se désinscrire facilement. L'option de désinscription doit être clairement visible dans l'e-mail et doit être exécutée en un seul clic.

Un en-tête « List Unsubscribe » sera automatiquement ajouté à tous les e-mails en masse et à tout modèle d'e-mail contenant un lien de désinscription lorsque le modèle est envoyé via les fonctionnalités d'envoi d'e-mails de Zoho CRM. Cela garantit que tous les e-mails promotionnels envoyés à partir de comptes Zoho CRM respectent les normes RFC.

Fournir une option de désabonnement facile réduira les plaintes liées au spam contre votre domaine d'envoi d'e-mails.

Veillez à n'envoyer que des e-mails pertinents

Cette étape est nécessaire pour tous les types d'expéditeurs d'e-mails, y compris les expéditeurs en masse.

Les fournisseurs d'e-mails exigent que tous les expéditeurs maintiennent un taux de spam inférieur à 0,1 % et ne jamais dépasser 0,3 % en toute circonstance. Dépasser ces limites exposera votre organisation au risque d'être complètement bloquée lors de l'envoi d'e-mails.

La façon dont vos e-mails sont perçus par vos destinataires est importante. Cela dépendra largement du contenu que vous envoyez. Les e-mails mal formatés et composés sont plus susceptibles d'être marqués comme spam par les fournisseurs d'e-mails. Il est important d'éviter d'utiliser des balises ouvertes dans vos e-mails. Les équipes de vente doivent être prudentes lors de l'utilisation d'URL malveillantes ou trop courtes, car cela peut entraîner le marquage des e-mails comme spam. Le langage urgent ou de type spam doit être évité dans le contenu des e-mails, même lorsqu'on vise les conversions. Il est crucial de maintenir des normes élevées pour le contenu des e-mails afin d'améliorer les taux de livraison et d'affiner la liste de diffusion pour engager les destinataires intéressés.

Zoho CRM fournit à votre organisation un tableau de bord de crédibilité des e-mails pour les administrateurs pour surveiller les performances des e-mails de leur organisation et suivre régulièrement le taux de rebond des e-mails et le taux de plaintes liées au spam. En savoir plus.

Bien que le respect de toutes les directives ci-dessus puisse sembler difficile, nous sommes là pour vous aider et vous guider tout au long du processus. Veuillez nous contacter à support@zohocrm.com si vous souhaitez obtenir de l'assistance ou besoin que vos questions soient répondues.