Gestion des rebonds d'e-mail

Cette page a été traduite à l'aide d'outils d'IA et peut contenir des erreurs. Pour les informations les plus précises et à jour, veuillez consulter la version anglaise originale.

Un avertissement de rebond indique qu'un ou plusieurs de vos e-mails ont été rejetés par le serveur de messagerie du destinataire. Cela peut être causé par divers facteurs, notamment une adresse e-mail invalide, une boîte aux lettres pleine ou un domaine bloqué. Il est important de comprendre la cause du rebond et de prendre des mesures pour l'empêcher de se reproduire. Cela peut inclure la mise à jour de votre liste de contacts pour supprimer les adresses e-mail invalides, s'assurer que vos e-mails ne sont pas marqués comme du courrier indésirable et éviter d'envoyer trop d'e-mails en peu de temps. De plus, Zoho CRM fournit des outils pour vous aider à surveiller votre taux de rebond et à prendre des mesures correctives. Grâce à ces outils, vous pouvez rapidement identifier et résoudre tous les problèmes qui pourraient causer le rebond de vos e-mails.

Surveiller un taux de rebond élevé

Le « taux de rebond » désigne le pourcentage de destinataires d'e-mails qui n'ont pas reçu les e-mails que vous leur avez envoyés. Bien qu'un petit nombre de rebonds soit attendu dans les envois en masse, un avertissement sera émis lorsque le taux de rebond dépasse une certaine limite. Pour fixer un point de référence, un taux de rebond inférieur à 5 % dans Zoho CRM est acceptable. Tout ce qui dépasse cela doit être traité immédiatement.

Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur la façon d'éviter les rebonds d'e-mail.

Éviter les rebonds d'e-mail

Vos e-mails peuvent rebondir pour plusieurs raisons. Selon la raison, les rebonds peuvent être largement classés en rebonds définitifs et rebonds temporaires.

Les adresses e-mail sont classées comme rebonds définitifs lorsque Zoho CRM détermine que les e-mails ne peuvent pas être livrés de façon permanente à ces adresses. Par conséquent, ces adresses e-mail seront bloquées, empêchant tout e-mail futur de Zoho CRM.
Les adresses e-mail sont classées comme rebonds temporaires lorsque Zoho CRM détermine que les e-mails ne peuvent pas être livrés temporairement à ces adresses.

Dans Zoho CRM, les rebonds d'e-mail sont divisés en deux types : Temporaire et Permanent. Les rebonds temporaires incluent les rebonds temporaires et certains types de rebonds définitifs. Si une adresse e-mail est temporairement bloquée, vous pouvez la débloquer directement. Cependant, les rebonds définitifs sont généralement permanents et ne peuvent pas être débloqués dans CRM.

Si vous pensez qu'une adresse e-mail qui a rebondi de façon permanente est maintenant livrable, vous pouvez demander l'assistance de notre équipe d'assistance à l'adresse support@zohocrm.com avec les détails pertinents et nous prendrons les mesures nécessaires pour ajouter Zoho CRM à la liste blanche.

Vérifier les détails des adresses e-mail qui ont rebondi

Vous pouvez trouver les détails du type et de la catégorie de rebond pour les adresses e-mail qui ont rebondi dans les sections suivantes de votre CRM :

Page Détails de l'enregistrement
Si une adresse e-mail de la page Détails de l'enregistrement rebondit, une icône d'avertissement s'affichera. Survolez l'icône d'avertissement pour afficher les détails concernant la catégorie de rebond.
Liste des e-mails associés
Si un e-mail ne peut pas être livré, la liste des e-mails associés affichera son statut ainsi que des informations sur le type de rebond.
Vue du module/Vue de liste
Lorsque vous appliquez le filtre au champ e-mail bloqué de la page Vue du module/Vue de liste des enregistrements, vous verrez des icônes d'avertissement similaires pour les différents types de rebond.

Comprendre les différents types et catégories de rebond

Le tableau suivant présente différents messages d'avertissement de rebond qui peuvent être rencontrés pour les adresses e-mail bloquées. Avant de résoudre les e-mails qui ont rebondi, nous vous conseillons d'examiner les approches suggérées pour les rebonds temporaires et permanents.

Catégories de rebonds temporaires et rebonds définitifs temporaires

Catégorie	Définition	Recommandations
Défaillance temporaire du domaine	Impossible de trouver le domaine associé à cette adresse e-mail.	Certaines raisons pour lesquelles il est impossible de trouver un domaine sont si l'enregistrement du domaine a expiré ou a été interrompu, les enregistrements DNS du domaine sont incomplets, ou le nom de domaine est mal orthographié dans l'adresse e-mail. Pour résoudre ce problème, nous vous recommandons de vous assurer que le domaine e-mail est valide, puis de contacter le destinataire par d'autres modes de communication pour vérifier l'état de son domaine.
Absent du bureau	Le destinataire n'est pas disponible pour consulter ses e-mails ou est en vacances.	Lorsque le destinataire a configuré un paramètre « Absent du bureau » dans sa boîte aux lettres, vous recevrez un message de rebond automatique, mentionnant son absence. Nous vous recommandons soit d'attendre que le destinataire soit à nouveau disponible, soit de contacter une autre personne mentionnée dans sa réponse automatique pour toute question supplémentaire.
Échec de l'authentification	L'e-mail a rebondi ou est bloqué en raison des restrictions de politique du serveur du destinataire ou de vos serveurs de relais de messagerie.	Si vous n'avez pas authentifié vos domaines d'envoi d'e-mails dans Zoho CRM via les protocoles SPF, DKIM ou les deux, tout e-mail que vous envoyez à partir de domaines non authentifiés pourrait rebondir pour des raisons liées à la politique. Ce problème pourrait également survenir lorsque la politique d'e-mail définie par l'organisation de votre destinataire rejette vos adresses IP ou domaines. Assurez-vous que vous avez terminé l'authentification de vos domaines dans Zoho CRM, ou contactez vos destinataires et demandez-leur de vérifier l'état de leurs politiques et, de préférence, d'ajouter à la liste blanche les adresses IP d'expéditeur utilisées par votre compte pour envoyer des e-mails (à la fois les adresses IP Zoho CRM par défaut mentionnées dans la section suivante et vos adresses IP si votre organisation a configuré des serveurs de relais de messagerie).
Boîte aux lettres pleine	La boîte aux lettres du destinataire a atteint sa limite de stockage.	Lorsque la boîte aux lettres du destinataire a atteint sa limite de stockage ou s'en approche, ou lorsque le destinataire reçoit des e-mails avec de grandes pièces jointes que son fournisseur d'e-mail ne prend pas en charge, vos e-mails pourraient rebondir en mentionnant « Boîte aux lettres pleine ». Nous vous recommandons de contacter le destinataire et de lui demander de libérer de l'espace de stockage. Vous pouvez également vérifier si les e-mails que vous leur avez envoyés contiennent de grandes pièces jointes dont vous pourriez vous passer.
Erreur réseau temporaire	Votre serveur de relais de messagerie n'a pas réussi à envoyer l'e-mail à la boîte aux lettres prévue.	Le relais de courrier électronique est le processus de transfert d'e-mails d'un serveur de courrier à un autre pour les livrer au destinataire. Si des problèmes surviennent lors de l'exécution de cette action via les serveurs de relais d'e-mails que vous avez configurés dans Zoho CRM, l'e-mail peut faire l'objet d'un retour avec le message « Erreur réseau temporaire » comme raison. Nous vous recommandons de diagnostiquer votre serveur de relais d'e-mails configuré et de contacter également le destinataire pour lui demander si ses fournisseurs de courrier électronique, ses domaines ou ses systèmes internes ont récemment subi des modifications ou des interruptions majeures.
Contenu associé	Cet e-mail a été marqué comme indésirable par le serveur de courrier électronique du destinataire.	Lorsqu'un e-mail est marqué manuellement comme indésirable par votre destinataire, ou s'il est automatiquement filtré par les filtres de courrier indésirable du serveur du destinataire, ces e-mails peuvent faire l'objet d'un retour avec le message « Contenu associé » comme raison. Nous vous recommandons de vérifier votre e-mail pour identifier les raisons pour lesquelles il aurait pu être marqué comme indésirable. Cela inclut le contenu que vous envoyez, les URL de votre e-mail, le type de pièces jointes que vous tentez d'envoyer, et ainsi de suite. Assurez-vous également que vous avez authentifié les domaines associés à vos adresses e-mail via SPF, DKIM, ou les deux via Zoho CRM, afin de réduire la possibilité que vos e-mails se retrouvent dans le dossier indésirable.
Autres	La boîte aux lettres du destinataire n'est pas accessible pour des raisons inconnues.	Lorsqu'une raison de retour d'e-mail ne correspond à aucune des catégories énumérées ci-dessus, elle est marquée comme « Autres ». L'une des solutions possibles consiste à demander à l'organisation de votre destinataire d'ajouter à la liste blanche les adresses IP utilisées par votre compte Zoho CRM pour envoyer des e-mails. Cela inclut les adresses IP par défaut, comme indiqué dans la section ci-dessous, mais pourrait également inclure vos adresses IP si vous avez configuré des serveurs de relais d'e-mails. Nous vous recommandons de résoudre le problème avec vos destinataires avant de les débloquer dans Zoho CRM pour les futurs envois d'e-mails. Continuez à surveiller les e-mails qui leur sont envoyés pour éviter les futurs blocages, qui auront également un impact sur votre taux de livraison.

Adresses IP par défaut de Zoho CRM

États-Unis
135.84.80.0/24

Union européenne
185.20.211.0/24
31.186.226.0/24

Inde
103.117.158.0/24

Chine
163.53.94.0/27

Japon
103.163.153.0/25

Australie
103.138.129.0/24

Catégories de retour définitif

Catégorie	Définition
Expéditeur refusé	Impossible d'envoyer un e-mail à cette adresse, car votre domaine d'expéditeur a été bloqué par le destinataire.
Domaine invalide	L'adresse e-mail du destinataire contient un domaine qui n'existe pas ou n'est plus actif.
Boîte aux lettres invalide	L'adresse e-mail du destinataire n'existe pas ou n'est plus active.
Politique applicable	Impossible d'envoyer un e-mail à cette adresse en raison de restrictions imposées par le serveur du destinataire ou par vos serveurs de relais d'e-mails.
Erreur de protocole	Impossible d'envoyer un e-mail à cette adresse en raison de problèmes techniques dans vos protocoles de messagerie et/ou vos serveurs SMTP.
Relais interdit	Impossible d'envoyer des e-mails à cette adresse, car les serveurs de relais d'e-mails que vous avez configurés ne vous reconnaissent pas comme utilisateur authentifié.
Erreur d'acheminement	Impossible d'envoyer un e-mail à cette adresse, car le destinataire a des problèmes avec la configuration de son serveur de courrier électronique.
Potentiel indésirable	Cela se produit lorsqu'un e-mail est détecté comme indésirable par le serveur de courrier électronique du destinataire.
Autre	La boîte aux lettres du destinataire n'est pas disponible, ou nous recevons des raisons de retour qui ne peuvent pas être expliquées à l'aide des catégories énumérées ci-dessus.

Déblocage des adresses e-mail en retour

Pour les adresses e-mail principales et secondaires qui font l'objet d'un retour pour des raisons temporaires, vous pouvez les débloquer depuis votre CRM.

Vous pouvez débloquer les e-mails en retour à partir des emplacements suivants :

Page des détails de l'enregistrement
Affichage du module/Affichage en liste
Action en masse pour débloquer les e-mails

Pour débloquer les e-mails en retour à partir de la page Détails de l'enregistrement :

Accédez au champ d'e-mail pour lequel l'adresse e-mail a fait l'objet d'un retour.
Survolez l'icône d'information pour obtenir des détails sur le type de retour.
Cliquez sur Débloquer l'adresse e-mail.
Cochez la case de confirmation indiquant que la raison du blocage a été résolue.
Cliquez sur Confirmer.

Pour débloquer les e-mails en retour à partir de la page d'affichage en liste :

Accédez à l'affichage en liste du module.
Appliquez des filtres pour les e-mails bloqués :

Sélectionnez Temporaire, Définitif, ou Les deux.
Vous pouvez en outre appliquer des filtres pour le type de retour spécifique ou filtrer par n'importe quel type.

Survolez le symbole d'avertissement à côté de l'e-mail en retour et suivez les étapes de déblocage des e-mails en retour à partir de la Détails de l'enregistrement page.

Pour débloquer les e-mails en retour à l'aide d'une action en masse :

Sélectionnez les enregistrements à débloquer.
Sur le bouton Actions, cliquez sur Débloquer l'adresse e-mail.
Cochez la case de confirmation après avoir résolu la raison du rejet.
Cliquez sur Confirmer.

Si les adresses e-mail principale et secondaire sont toutes deux temporairement rejetées, vous pouvez sélectionner l'adresse e-mail principale, l'adresse e-mail secondaire ou les deux à débloquer lors de l'action en masse.

Déblocage périodique en fonction de conditions

Nous avons établi un examen périodique tous les six mois selon lequel le système débloquera automatiquement les adresses e-mail précédemment bloquées si les problèmes ayant entraîné leur blocage ont été résolus.

Par exemple, les adresses qui ont été bloquées pour des raisons de politique seront rétablies si nous pouvons confirmer une authentification e-mail appropriée.

Bonnes pratiques pour éviter les rejets d'e-mails

Quel que soit le type de rejet d'e-mail, il est recommandé de suivre les suggestions mentionnées ci-dessous pour continuer à envoyer des e-mails depuis Zoho CRM sans difficulté.

Évitez les problèmes de formatage lors de l'importation d'une liste dans Zoho CRM

Souvent, lorsque vous importez des leads et des contacts dans Zoho CRM, il peut y avoir des erreurs de formatage dans votre feuille d'importation que vous avez oubliées. Assurez-vous de vérifier les points suivants lors de l'importation d'une liste :

Dans votre feuille d'importation, trouvez et supprimez tous les caractères supplémentaires dans le champ Adresse e-mail, tels que les virgules, les guillemets, les espaces, et ainsi de suite.
Assurez-vous que chaque colonne est intitulée correctement, selon les noms de champs respectifs. Par exemple, Prénom, Nom, Adresse e-mail, et ainsi de suite.

Évitez d'envoyer des e-mails à des listes d'e-mails anciennes et obsolètes

L'une des raisons les plus courantes des rejets d'e-mails pourrait être que votre liste de contacts est obsolète.

Lorsque nous parlons de « liste obsolète », cela pourrait signifier l'un des éléments suivants :

Les adresses e-mail ne sont plus valides
Les contacts n'ont pas reçu d'e-mails de votre part pendant une longue période (disons plus de six mois).
Vos leads et contacts ont changé leur adresse e-mail il y a un certain temps.
Vos contacts n'ont pas utilisé leur compte e-mail depuis trop longtemps, de sorte que le compte a cessé de fonctionner et a commencé à retourner des rejets.
Les domaines e-mail du destinataire ont expiré.

Dans l'un de ces cas, il y a une bonne chance que vos e-mails soient rejetés. Il est recommandé de vérifier et de mettre à jour régulièrement votre liste de leads et de contacts. Si cela fait trop longtemps que vous avez envoyé un lot d'e-mails, confirmez à nouveau votre liste de contacts avant d'envoyer un autre ensemble d'e-mails.

Évitez d'utiliser une adresse de domaine public comme votre adresse « De »

Vos e-mails risquent très probablement d'être rejetés si vous avez utilisé une adresse de courrier web public comme votre adresse « De ».

Les domaines web gratuits disposent en effet de politiques strictes pour éviter le spam. Cependant, lorsque vous utilisez une telle adresse e-mail pour envoyer vos e-mails via Zoho CRM, vos e-mails risquent très probablement d'être rejetés. Par exemple, si vous envoyez des e-mails via Zoho CRM en utilisant example-id@yahoo.com, les serveurs de réception identifieront que l'e-mail ne provient pas directement de Yahoo, mais via une autre plateforme. Dans ce cas, les serveurs peuvent rejeter les e-mails, ce qui entraîne un rejet d'e-mail.

Pour cette raison, nous vous recommandons vivement d'utiliser votre propre adresse e-mail basée sur un domaine privé dans Zoho CRM pour envoyer des e-mails en masse à vos clients.

Évitez d'acheter des adresses e-mail auprès de sources douteuses

Si les adresses e-mail de vos leads et de vos contacts ont été collectées à différents moments auprès de sources non fiables, elles sont probablement fausses ou invalides. Il est préférable de ne pas envoyer à des listes achetées ou collectées. Il est fortement recommandé de vérifier et de confirmer l'intérêt de vos leads et de vos contacts à recevoir les e-mails avant de leur envoyer des e-mails en masse.

Supprimez les adresses e-mail invalides

Pour vous assurer que vos listes de contacts ne deviennent pas obsolètes, vérifiez régulièrement les adresses e-mail. Au fil du temps, il est probable que certaines adresses e-mail se désactivent en raison d'une inactivité prolongée et deviennent invalides. Assurez-vous de supprimer ces adresses e-mail invalides.

Pour vérifier vos rejets d'e-mails, Zoho CRM vous offre un rapport de rejet d'e-mail par défaut. Ce rapport est accessible à partir de Rapports > Rapports e-mail > Rapport de rejet.