Association des e-mails aux transactions

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La visualisation des e-mails des rôles de contact dans l'enregistrement d'une transaction et leur association aux transactions est disponible pour tous les utilisateurs dans tous les centres de données, pour les organisations dont les utilisateurs sont tous passés à la dernière configuration de messagerie.

Les conversations par e-mail jouent un rôle essentiel dans le processus de conclusion des transactions dans différents contextes commerciaux. Leur rentabilité est attrayante pour les petites entreprises. La capacité à maintenir des conversations avec plusieurs parties prenantes dans différents départements est utilisée par les entreprises du marché intermédiaire. Les grandes entreprises l'utilisent comme un moyen de communication formel et vérifiable lors de négociations stratégiques.

Dans Zoho CRM, une transaction peut être associée aux parties prenantes suivantes :

Un contact principal, qui est la personne avec laquelle vous travaillez principalement pour conclure cette transaction. Par exemple, il peut s'agir du champion des ventes dans certains contextes, du décideur dans d'autres, et ainsi de suite. Une transaction ne peut avoir qu'un seul contact principal.
Rôles de contact sont d'autres parties prenantes impliquées dans cette transaction. Par exemple, les experts techniques, les membres des équipes juridique, financière ou achats, et ainsi de suite sont généralement marqués comme rôles de contact. Pour les grandes transactions, il est normal que plusieurs parties prenantes d'une entreprise soient impliquées dans le processus de finalisation d'une transaction.

Il est donc possible d'associer une seule transaction à plusieurs contacts. Il est également vrai qu'un seul contact peut avoir plusieurs transactions associées (soit en tant que contact principal, soit en tant que rôle de contact).

Les e-mails sont associés aux contacts, mais pour assurer le suivi ou conclure une transaction particulière, vous trouverez probablement fastidieux de parcourir tous les e-mails d'un contact, de filtrer ceux liés à cette transaction et de recommencer pour tous les intervenants. À la place, vous préférerez peut-être voir les e-mails clairement marqués comme étant liés à une transaction, plutôt que d'avoir tous les e-mails d'un contact listés ensemble.

Dans Zoho CRM, vous pouvez associer chaque e-mail à une transaction pour suivre facilement les conversations relatives à cette transaction particulière. Cette association peut être effectuée de l'une des deux façons suivantes :

Automatiquement selon un modèle de prédiction prédéfini
Manuellement depuis les modules Transactions ou Contacts.

Le tableau suivant présente les actions prises en charge pour les contacts principaux et les rôles de contact lors de l'association de leurs e-mails à une transaction.

Action	Contact principal	Rôle de contact
Afficher les e-mails dans l'enregistrement d'une transaction associée	Oui	Oui
Association automatique d'un e-mail à une transaction	Oui	Non
Association manuelle d'un e-mail à une transaction	Oui	Oui
Remplacement ou modification de la transaction associée à un e-mail	Oui	Oui
Suppression de l'association entre une transaction et un e-mail	Oui	Oui

Remarque
Les e-mails provenant des rôles de contact seront disponibles sous « E-mails associés aux contacts associés ».

Disponibilité

Permission requise

Les utilisateurs qui ont configuré l'intégration IMAP peuvent accéder à cette fonctionnalité.

Vues des e-mails du module Transactions

La communication par e-mail pour une transaction est listée dans les listes associées aux e-mails de la transaction et du contact associé. Dans le module Transactions, il existe deux options pour afficher les e-mails associés :

E-mails associés à cette transaction - Il s'agit d'une option par défaut qui affichera uniquement les e-mails liés à la transaction particulière.
E-mails associés au contact associé - Cette option affichera tous les e-mails liés au contact associé ou aux rôles de contact.

Pour sélectionner une vue des e-mails

Accédez au module Transactions et sélectionnez un enregistrement.
Accédez à la liste associée aux e-mails, puis sélectionnez l'une des options suivantes dans la liste déroulante :
- E-mails associés à cette transaction.
- E-mails associés au contact associé.

Association automatique des e-mails selon le mécanisme de prédiction de transactions

Zoho CRM associe automatiquement les e-mails entrants d'un contact aux transactions à l'aide de la méthode de prédiction de transactions. Cette association des e-mails ne se produit que pour les transactions où le contact est le contact principal. Les e-mails ne seront pas automatiquement associés aux transactions où le contact joue un rôle de contact.

Quand vous recevez un e-mail :

Si le contact n'a qu'une seule transaction dans Zoho CRM

Si la transaction est ouverte/ Gagnée, l'e-mail sera associé à cette transaction.
Si la transaction est Perdue, l'e-mail ne sera pas associé à cette transaction et sera conservé dans la liste des e-mails associés du contact.

Si le contact a plusieurs transactions dans CRM

Si la dernière transaction modifiée est ouverte/ Gagnée, l'e-mail sera associé à cette transaction.
Si la dernière transaction modifiée est Perdue et qu'il n'y a aucune ouverts transactions, l'e-mail ne sera lié à aucune transaction et sera conservé dans la liste des e-mails associés du contact.
Si la dernière transaction modifiée est Closed-Lost et qu'il y a ouverts transactions, l'e-mail sera lié à la dernière ouverts transaction modifiée.

Remarque

Lors d'une nouvelle configuration IMAP, les e-mails antérieurs seront liés à la transaction uniquement si le contact avait une seule transaction associée au moment de la réception de l'e-mail.
Si le contact avait plus d'une transaction ouverte, l'e-mail ne sera pas lié et sera répertorié dans la liste des e-mails associés du contact. L'utilisateur peut alors le lier manuellement à la transaction. Dans le module Deals, ces e-mails s'afficheront sous « E-mails associés au contact ».
Une fois qu'un e-mail est lié à une transaction, dans les modules Deals et Contacts, ces e-mails affichent l'icône « lié ». En cliquant sur l'icône, vous pouvez choisir de modifier ou de délier la transaction.

Lier, délier ou modifier manuellement une transaction

Le mécanisme de prédiction de transactions de Zoho CRM lie automatiquement les e-mails aux transactions respectives. Cependant, si nécessaire, vous pouvez choisir de remplacer la transaction à laquelle l'e-mail est déjà lié. Vous pouvez également lier ou délier manuellement un e-mail à une transaction selon vos besoins.

Notez qu'une fois qu'un e-mail est lié à une transaction, l'association sera conservée sauf si l'e-mail est délié ou si la transaction est supprimée du compte CRM.

Pour lier une transaction

Accédez au Deals et sélectionnez un enregistrement.
Accédez à la liste des e-mails associés, puis sélectionnez E-mails associés au contact associé dans la liste déroulante.
Sélectionnez le contact ou le rôle du contact dans la liste déroulante.
Cliquez sur l'icône Lier () à côté de l'e-mail.
Dans la fenêtre contextuelle, choisissez la transaction à laquelle vous souhaitez lier l'e-mail.
Seules les transactions associées au contact ou au rôle du contact s'afficheront.

Pour délier ou modifier la transaction à partir de E-mails associés au contact associé

Accédez au Deals et sélectionnez un enregistrement.
Accédez au Liste des e-mails associés, sélectionnez E-mails associés au contact associé dans la liste déroulante.
Sélectionnez le contact ou le rôle du contact dans la liste déroulante.
Cliquez sur Transaction liée dans l'e-mail et choisissez l'une des options suivantes :
- Délier la transaction – Cliquez ici pour supprimer le lien.
- Modifier la transaction – Choisissez une nouvelle transaction pour remplacer la transaction actuellement liée.

Pour délier ou modifier la transaction à partir de E-mails associés à cette transaction

Accédez au Deals et sélectionnez un enregistrement.
Accédez au Liste des e-mails associés, sélectionnez E-mails associés à cette transaction dans la liste déroulante.
Cliquez sur Plus dans l'e-mail et choisissez l'une des options suivantes :
- Délier la transaction – Cliquez ici pour supprimer le lien.
- Modifier la transaction – Choisissez une nouvelle transaction pour remplacer la transaction actuellement liée.

Remarque

Vous pouvez également choisir de lier, délier ou modifier la transaction directement dans un e-mail.

Sélectionnez un e-mail à partir de Deals/Contacts.
Dans l'e-mail, effectuez les opérations suivantes :
- Cliquez sur la flèche vers le bas et choisissez l'une des options suivantes Lier ou Délier ou Modifier.
- Cliquez sur le Plus lien dans les informations Affaire liée et sélectionnez Modifier ou Dissocier.

Lorsn de la gestion de plusieurs affaires avec des fils de conversation e-mail volumineux, identifier les conversations qui nécessitent une attention immédiate peut s'avérer difficile. L'intelligence e-mail d'Zia analyse les e-mails entrants en fonction du sentiment (positif, négatif, neutre) et de l'intention (demande, question, réclamation) pour vous aider à prioriser vos réponses. Ceci est particulièrement utile pour détecter les problèmes urgents dans les communications liées aux affaires.

Pour en savoir plus sur l'activation et l'utilisation de ces fonctionnalités, consultez Zia for Emails.

Désactiver l'intégration IMAP

À la désactivation d'IMAP, les e-mails liés aux affaires, qu'ils l'aient été manuellement ou selon une prédiction, seront dissociés et une nouvelle prédiction aura lieu lors de la reconfiguration d'IMAP.

VOIR AUSSI

E-mails : vue d'ensemble

Options de messagerie

Envoi et réception d'e-mails