Modules d'équipe dans l'application Zoho CRM iOS

Modules d'équipe dans l'application Zoho CRM iOS

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Dans Zoho CRM, un module est l'endroit où vous stockez et gérez des types spécifiques d'informations. Par exemple :
  1. Le module Leads vous aide à suivre les prospects.
  2. Le module Contacts stocke les informations clients.
  3. Le module Deals gère les opportunités commerciales.
Chaque module contient des enregistrements liés à un processus particulier, et il est personnalisable selon vos besoins métier.
   

Types de modules dans Zoho CRM

Zoho CRM offre deux types de modules :

1. Modules organisationnels (modules Org)

Il s'agit de modules standard et personnalisés disponibles pour toute l'organisation CRM. Les exemples incluent :
  1. Leads
  2. Contacts
  3. Comptes
  4. Deals
Ceux-ci sont partagés entre tous les utilisateurs disposant des permissions d'accès.
 

2. Modules d'équipe

Un module d'équipe dans Zoho CRM est un module géré par les utilisateurs pour suivre le travail qui ne rentre pas nécessairement dans les modules CRM standard comme Leads, Deals ou Contacts.

Contrairement aux modules CRM réguliers contrôlés par les administrateurs CRM, les modules d'équipe sont entièrement gérés par l'administrateur du module d'équipe.

Notes
Remarque :La gestion du module d'équipe et des utilisateurs s'effectue entièrement sur le web CRM.
En savoir plus sur le module d'équipe

Qui peut utiliser les modules d'équipe ?

Chaque module d'équipe est fourni avec des rôles utilisateur définis :
 
 
Rôle
 
Ce qu'ils peuvent faire
 
Admin
Afficher, créer, modifier et supprimer des enregistrements, gérer les utilisateurs.
Responsables
 
Afficher, créer, modifier et supprimer tous les enregistrements d'équipe.
Membres
Afficher tous les enregistrements ; créer, modifier et supprimer leurs propres enregistrements
Participants
Afficher, créer, modifier et supprimer leurs propres enregistrements.
Demandeurs
Créer et suivre leurs demandes via l'onglet Mes demandes sans accéder au module d'équipe
 

Pourquoi utiliser un module d'équipe ?

Les modules d'équipe simplifient les processus internes en :
  1. Intégrer le travail et les processus des équipes dans CRM
  2. Permettre la collaboration entre les utilisateurs internes
  3. Permettre aux demandeurs (par exemple, la réception ou le service commercial) de soumettre et suivre les demandes facilement sans avoir besoin d'un accès complet au module.

Scénario

Comprendre les modules d'équipe à travers un exemple.

Zylker Cakes est une pâtisserie en ligne qui distribue des gâteaux dans un rayon de 20 kilomètres et accepte les commandes par téléphone, WhatsApp et site web. Ils utilisent le web Zoho CRM et l'application mobile pour gérer l'ensemble du processus.

Comment Zylker Cakes a géré les commandes

Chez Zylker Cakes, Zoho CRM a été utilisé pour gérer les commandes clients du début à la fin. Chaque équipe jouait un rôle dans le processus :
  1. La réception saisissait les commandes dans le CRM.
  2. L'équipe de cuisine était informée des nouvelles commandes par des messages, des appels ou en personne.
  3. L'équipe de cuisine tenait ses propres feuilles de calcul pour suivre les gâteaux en préparation, en décoration ou prêts.
  4. Une fois prêt, la réception était mise à jour manuellement.
  5. La réception transmettait ensuite la commande à l'équipe de livraison
  6. L'équipe de livraison suivait les tâches indépendamment, en fonction des mises à jour de la réception.

Défis

  1. Les équipes communiquaient par appels ou messages, ce qui causait souvent des retards.
  2. La cuisine et la livraison suivaient les commandes en dehors du CRM.
  3. La réception ne pouvait pas voir l'état des commandes en temps réel.
  4. Les malentendus et les commandes manquées étaient courants.
Ces défis ont montré clairement que Zylker Cakes avait besoin d'une meilleure façon de coordonner le travail entre les équipes, d'assurer des mises à jour opportunes et de gardez tout le monde sur la même longueur d'onde, les poussant à explorer une solution plus efficace au sein de Zoho CRM.
 

Solution

  1. Zylker a créé des modules d'équipe pour la cuisine et la livraison afin d'inclure les équipes non-CRM dans le processus.
  2. La réception a été ajoutée en tant que demandeur dans les deux modules et pouvait assigner les commandes confirmées en tant que demandes.
  3. Ils ont suivi la progression via l'onglet Demandeur dans le CRM.
 
Une fois que l'équipe de cuisine marquait la commande comme prête, la réception levait une demande auprès de l'équipe de livraison pour le retrait.
 
Voici un aperçu visuel de la façon dont Zylker Cakes a structuré son processus de commande :
 

Résultat

  1. Les transferts de commandes étaient clairs et faciles à suivre à l'aide des demandes.
  2. La réception pouvait voir les mises à jour en temps réel sur chaque commande.
  3. Les équipes n'avaient pas besoin d'appeler ou d'envoyer des messages pour obtenir des mises à jour.
  4. Les commandes ont été complétées plus rapidement avec chacun connaissant son rôle.
  5. Aucun détail important n'a été manqué dans le processus.

Utiliser les modules d'équipe dans l'application iOS


Les modules d'équipe sont accessibles comme n'importe quel autre module dans votre application mobile. Si vous avez été ajouté en tant qu'utilisateur par l'administrateur du module, les modules d'équipe pertinents seront visibles et accessibles pour vous dans l'application.
 

Pour accéder au module d'équipe

  1. Ouvrez l'application.
  2. Appuyez surl'icône Plus en bas de l'écran.
  3. Sélectionnez le Team Module dans la liste ou le dossier.
 

Notes
Remarque :
  1. Assurez-vous d'avoir basculé vers l'espace d'équipe approprié pour afficher les modules qui y ont été ajoutés.
  2. Si le Team Module a été ajouté à la barre de navigation, vous pouvez y accéder directement depuis là.
  3. Les Team Modules sont identifiés par .

Mes demandes

Les utilisateurs ajoutés en tant que demandeurs dans un Team Module (via l'application web Zoho CRM) peuvent soumettre des demandes à cette équipe directement depuis l'application mobile.

L'onglet Mes demandes est principalement utilisé par les équipes qui ont besoin d'aide ou d'une action de la part d'une autre équipe.
Par exemple, dans le scénario Zylker Bakes, le personnel de la réception agit en tant que demandeurs - ils soumettent des demandes à l'équipe Cuisine pour commencer à préparer les gâteaux.

Les demandeurs peuvent suivre la progression en utilisant le champ d'état s'ils en ont la permission.
 

Pour créer une demande

  1. Appuyez sur l'icône Plus d'options.
  2. Appuyez sur l'icône Mes demandes.
  3. Choisissez le Team Module dans lequel vous souhaitez soumettre une demande.
  4. Appuyez sur l'icône Plus.
  5. Entrez les détails requis.
  6. Appuyez sur la coche pour enregistrer.