Champ de recherche avancée

Champ de recherche avancée

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Aperçu

Les champs de recherche permettent aux utilisateurs d'associer des enregistrements entre deux modules. Supposons, par exemple, que vous disposez de deux modules : Étudiants et Cours. En ajoutant un champ de recherche appelé Type de cours dans le module Étudiants, les utilisateurs peuvent sélectionner un cours lors de la création ou de l'ajout d'un nouvel enregistrement d'étudiant dans Zoho CRM, ainsi que consulter la liste des étudiants inscrits à un cours particulier dans la liste associée du module Cours.
 
Tandis que le champ de recherche Type de cours affiche les noms des cours qui intéressent un étudiant, dans les cas où vous souhaitez consulter plus de détails—tels que le tarif du cours, la durée du cours, les matières, l'instructeur du cours, etc.—vous pouvez utiliser l'option Champ de recherche avancée du module.

Cas d'usage métier

  1. Consulter des détails supplémentaires d'un contact dans le module Transactions
    Les commerciaux peuvent consulter l'adresse e-mail d'un contact, son numéro de téléphone, son référent, ainsi que—aux côtés du champ de recherche principal—le nom du contact. Ils peuvent également consulter les valeurs de ces champs dans un rapport créé pour le module Transactions.
  2. Trouver les demandes de prêt approuvées par un approbateur spécifique
    Dans le module Applications, l'ajout d'un champ approbateur de prêt peut aider les agents à trouver rapidement l'adresse e-mail, le rôle et d'autres détails de la personne qui a approuvé une demande. L'ajout d'un champ adresse e-mail de l'approbateur de prêt dans la mise en page via l'option Champ de recherche avancée du module peut également s'avérer utile. Les agents peuvent également filtrer les enregistrements sur les pages de vue en liste des modules en fonction du champ de recherche ou du champ Champ de recherche avancée du module ajouté.

Disponibilité

Autorisation requise
  1. Les utilisateurs ayant les autorisations Personnalisation des modules peuvent configurer les champs de recherche avancée.
  2. Disponible dans les éditions Enterprise et supérieures.

Utilisation du champ de recherche avancée

Les champs de recherche avancée des modules peuvent être utilisés selon les étapes suivantes.
  1. Identifier et sélectionner le champ - Selon vos besoins métier, vous devez identifier et sélectionner les champs spécifiques du module de recherche qui doivent être ajoutés.
    Par exemple, tarif du cours, durée du cours, instructeur, etc.
  2. Choisir la méthode pour associer les champs - Une fois que vous avez identifié et sélectionné le champ du module de recherche à associer, vous devez choisir si vous souhaitez mapper ce champ avec un champ existant dans le module principal, par exemple, instructeur du cours, ou l'ajouter comme nouveau champ, comme le tarif du cours ou la durée du cours.
Notes
REMARQUES :
  1. Lors du mappage des champs, seuls les types de champs similaires seront proposés à la sélection. De même, lors de l'ajout de nouveaux champs, des champs ayant des types de données similaires seront créés.
  2. Vous aurez le choix entre des types de champs similaires lors du mappage des champs. Cependant, certaines exceptions existent, comme Picklist, Multi-Select, Auto-Number, Lookup, Formula, User Lookup et Record owner, etc.
    Champs du module de recherche (module parent)
    Type de champ créé ou champs proposés pour le mappage
    Picklist
    		 Texte d'une seule ligne
    Multi-Select
    Texte multi-ligne (petit)
    Auto-Number
    Texte d'une seule ligne
    Lookup
    Lookup ou texte d'une seule ligne
    Formula
    Le type de champ sera déterminé selon le type de retour du champ Formula
    User lookup et Record owner
    User lookup ou texte d'une seule ligne

Ajouter un champ de recherche avancée

Pour ajouter un champ de recherche avancée
  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec les privilèges d'administrateur, puis cliquez sur l'icône de configuration ( )
  2. Accédez à Personnalisation, puis à Modules et Champs.
  3. Sélectionnez le module et accédez à l'éditeur de mise en page.
  4. Cliquez sur l'icône Plus à côté du champ de recherche.
  5. Cliquez sur Ajouter un champ de recherche avancée du module.
  6. Sur la page Champ de recherche avancée du module, cliquez sur Ajouter des champs.
  7. Choisissez un champ du module de recherche.
  8. Dans Comment souhaitez-vous associer la valeur du champ au module [Contacts] ?, cochez Ajouter comme nouveau champ ou Mapper avec les champs existants.
  9. Si vous choisissez Ajouter comme nouveau champ, saisissez le nom du champ où vous souhaitez que la valeur soit ajoutée.
  10. Si vous choisissez Mapper avec les champs existants, sélectionnez le champ avec lequel vous souhaitez effectuer le mappage.

  11. Cliquez sur Terminé.
  12. Le ou les champs ajoutés s'afficheront sur la page Champ de recherche avancée du module. Le type de relation indiquera si le champ a été ajouté ou mappé.
  13. Cliquez sur + Ajouter des champs pour inclure d'autres champs.
  14. Vous pouvez ajouter jusqu'à 5 champs.
  15. Cliquez sur Enregistrer.
  16. Cliquez sur Enregistrer et Fermer pour quitter l'éditeur de mise en page.

Points à retenir

Population des données

  1. Pour l'importation d'enregistrements - Lors de l'importation, les valeurs des champs de recherche avancée sont remplies en fonction des valeurs présentes dans le fichier importé. Uniquement si la valeur est vide, elle sera remplie en fonction de l'enregistrement de recherche. Si la valeur du champ est vide, le système vérifiera s'il y a des valeurs pour ces champs dans les enregistrements de recherche existants et les remplacera. Par exemple, lors de l'importation de transactions, si le téléphone du contact est vide dans le champ, le numéro de téléphone présent dans l'enregistrement du contact sera capturé directement.
  2. Lors de la conversion - Lors de la conversion d'un lead pour créer un Contact, Compte ou Transaction, les valeurs des champs associés sont remplies à partir des champs mappés dans le module Leads. Cependant, si ces champs sont vides, la valeur du module de recherche sera remplie. Ceci s'applique également à la conversion d'inventaire des Devis, Commandes de vente et Factures.
    Remarque :     Ceci s'applique pour la conversion en masse de lead et de Devis, et uniquement pour la conversion individuelle de leads.
  3. Mise à jour des enregistrements dans le module de recherche - Les valeurs du champ FOL seront remplies uniquement lorsque l'enregistrement est mis à jour dans le champ de recherche.
    Lorsque le champ associé dans l'enregistrement du module parent est mis à jour, cela ne modifie pas la valeur dans le champ de recherche.
    De même, lorsque le champ de recherche est mis à jour, cela ne modifie pas la valeur du champ mappé dans le module parent.
  4. Le champ de recherche du module ne sera pas répertorié dans Rechercher et fusionner - Lors de la recherche et de la fusion, seuls les champs de recherche seront répertoriés et, en fonction de la valeur de recherche mise à jour dans l'enregistrement maître, les données du FOL seront remplies.
  5. Lors des mises à jour en masse du propriétaire, les données associées seront remplies dans tous les champs FOL.
  6. La valeur dans un champ de recherche sera remplie s'il dispose à la fois de Lecture-écriture et Lecture seule permission.

Côté configurations

  1. Champs non pris en charge - Le champ de recherche n'est pas pris en charge pour la recherche multi-sélection, l'upload de fichier, les champs multi-utilisateurs ou les champs d'upload d'image.
  2. Le champ de recherche parent est déplacé vers les champs non utilisés/supprimé - Les champs dépendants ajoutés à la mise en page du module en tant que champs de recherche seront également déplacés vers les champs non utilisés. Cependant, la relation existera toujours.
    Si le champ de recherche parent est supprimé de la mise en page, les champs dépendants seraient toujours disponibles, mais la relation pour le champ de recherche n'existera pas.
  3. Ces champs ne peuvent pas être marqués en tant que champs « Uniques ».
  4. La limite de caractères des champs FOL est déterminée en fonction du champ parent - Après la création des champs de recherche, la limite de caractères de ces champs ne peut pas être modifiée et dépendra du champ parent.
  5. Les champs ajoutés à une mise en page via l'option de champ de recherche ne peuvent pas être mis à jour via l'option de mise à jour de champ disponible dans l'automatisation ou la gestion des processus tels que les workflows, Blueprint, CommandCenter, etc.
    De même, si un champ est utilisé dans l'une de ces actions de mise à jour de champ, il ne sera pas répertorié pour être mappé dans un champ de recherche.
  6. Les champs définis par le système ne peuvent pas être un champ de recherche.
  7. Lorsque la multi-devise est activée, la valeur de devise remplie dans le FOL est basée sur la devise de l'enregistrement et le taux de change présent dans l'enregistrement actuel.
  8. Si la valeur est modifiée dans le champ parent, la valeur du FOL ne sera pas modifiée, et si la valeur dans l'enfant est modifiée, la valeur dans le parent ne sera pas modifiée, c'est-à-dire que la synchronisation bidirectionnelle n'est pas possible.