Filtres de recherche
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Certaines fonctionnalités ne sont disponibles que pour des clients spécifiques.
Vue d'ensemble
Les filtres de recherche dans Zoho CRM rationalisent la sélection des données en s'assurant que les utilisateurs ne peuvent choisir que les enregistrements pertinents lors de l'association de données entre modules. Cela réduit le risque d'erreurs en sélectionnant les options disponibles selon des critères spécifiques.
En appliquant les filtres de recherche, les organisations peuvent :
- Garantir des associations plus précises et pertinentes entre les enregistrements.
- Simplifier le processus de sélection des utilisateurs en limitant les options à celles qui répondent aux critères prédéfinis.
- Améliorer la cohérence des données et réduire les erreurs manuelles, car les utilisateurs sont orientés vers les bonnes options.
Les filtres de recherche sont particulièrement utiles dans les scénarios où seuls certains enregistrements d'un autre module sont valides ou nécessaires pour la tâche en cours, garantissant une meilleure intégrité des données.
Disponibilité
Permission requise
- Les utilisateurs ayant les autorisations Personnalisation des modules peuvent configurer les filtres de recherche.
- Disponible dans les éditions Enterprise et supérieures.
Scénarios métier
Scénario 1
Scénario 2
Scénario 1
Supposons que vous souhaitiez que votre champ de recherche affiche uniquement les comptes actifs dans le module Transactions. En conséquence, vous pouvez créer une condition de filtre de recherche qui filtrera les enregistrements quand le champ de case à cocher Business Active est coché.
Lors de la création d'une transaction, lorsque le représentant commercial recherche des comptes, seuls les comptes actifs s'affichent.
Ainsi, le représentant commercial n'a pas besoin de parcourir une liste exhaustive d'enregistrements pour sélectionner les comptes actifs.
Scénario 2
Imaginez ce scénario où un responsable des ventes finalise une transaction complexe et a besoin d'impliquer un expert en la matière pour un soutien supplémentaire. Le champ de recherche peut filtrer les résultats dynamiquement et lister les experts dont l'expertise correspond aux exigences de service de la transaction.
Donc, si le Service requis est Product Customization, le filtre de recherche listera automatiquement uniquement les SMEs dont l'Expertise correspond à l'Service exigence, Product Customization.
Ajouter un filtre de recherche
Vous pouvez configurer les filtres de recherche en définissant les critères de deux façons :
- Critères basés sur des valeurs : Spécifiez les valeurs que les enregistrements doivent respecter pour apparaître dans le champ de recherche. Par exemple, vous pouvez configurer le filtre pour afficher uniquement les comptes où le champ « Secteur d'activité » est « Technologie ». Cela signifie que seuls les enregistrements correspondant aux valeurs prédéfinies seront disponibles pour la sélection.
- Critères basés sur des champs : Utilisez les valeurs des champs de l'enregistrement actuel pour filtrer dynamiquement les options de recherche. Par exemple, si vous modifiez un enregistrement de contact, vous pouvez configurer le filtre pour afficher uniquement les comptes où le champ « Ville » correspond à la valeur du champ « Ville » du contact. Cela rend les options de recherche contextspécifiques et réactives aux données saisies.
Pour ajouter un filtre de recherche
- Pointez sur le module souhaité dans la barre latérale et cliquez sur l'icône ... Sélectionnez + Champs.
Vous pouvez également accéder à Configuration > Personnalisation > Modules et champs.
Le module fait référence aux onglets Leads, Comptes, Contacts, etc. Sélectionnez le module et la mise en page souhaités. - Dans l'éditeur de mise en page, sélectionnez un champ de recherche et cliquez sur l'icône Plus .
- Cliquez sur Modifier les propriétés.
- Dans la fenêtre contextuelle Propriétés de recherche , cochez Filtrer les enregistrements de recherche.
- Sélectionnez le champ souhaité pour le critère et sélectionnez l'opérateur de comparaison.
- Sélectionnez la condition et choisissez si vous souhaitez la faire correspondre à une valeur ou un champ.
- Pour les critères basés sur des champs, sélectionnez le champ du module dont la valeur doit être prise en compte.
- Vous pouvez ajouter/supprimer des critères à l'aide du bouton +/-.
- Cliquez sur Enregistrer.
-
Cochez Valider le filtre de recherche lors de la modification de l'enregistrement, si nécessaire.
Remarque :
L'option « Valider le filtre de recherche lors de la modification de l'enregistrement » lors de la modification d'un enregistrement est utile lorsque les valeurs ou champs associés ont changé suite à des mises à jour. Elle permet aux utilisateurs de re-vérifier et de confirmer que les enregistrements corrects sont toujours liés lors de la modification de l'enregistrement. - Cliquez sur Terminé .
Points à retenir
- Champs pris en charge pour le filtre de recherche :
- Champs de recherche dans les deux mises en page et les sous-formulaires.
- Champs utilisateur dans les deux mises en page et les sous-formulaires
- Les filtres de recherche sont spécifiques au module - Le filtre de recherche appliqué à un champ sera automatiquement appliqué à toutes les mises en page d'un module particulier si le champ est présent dans ces mises en page.
- Conversion d'enregistrement - Les filtres de recherche ne sont pas validés lorsque les enregistrements sont créés via conversion. Cependant, après la conversion — si un tel enregistrement est modifié — le système invitera l'utilisateur à apporter des modifications pour correspondre aux critères de recherche.
Vous pouvez prévenir cela en configurant les mêmes critères de recherche dans les modules Leads et Contacts, ou dans les modules Accounts et Deals, ainsi que dans le cas des modules Quotes, Sales Orders et Invoices. - Au cours de l'importation, les données du champ de recherche seront importées uniquement si elles correspondent aux critères de filtre configurés dans le module. Si les critères ne correspondent pas, la valeur ne sera pas importée.
- Si un enregistrement est créé à l'aide d'une règle de flux de travail, la validation ne sera pas effectuée pour les critères du filtre de recherche.
- Pour les filtres de recherche avec critères basés sur des champs, les champs du module actuel seront du même type que le champ sélectionné dans le champ de recherche. Par exemple, si un Date, ou un champ de type Date/Heure comme Added Time du module de recherche est sélectionné pour le filtre, les champs similaires du module parent comme Last Activity Time, Converted Date Time, etc. seront listés pour la correspondance des types de champs.